Metodologia do Escritório de Processos

I.  Levantar Informações para Modelagem;

II.  Mapear e Diagnosticar Situação Atual dos Processos (AS IS);

III.  Redesenhar Processos (TO BE);

IV.  Planejar Implantação de Processos;

V.  Monitorar e Analisar o Desempenho de Processos.

I - Levantar as Informações para Modelagem

Durante o levantamento inicial são abordados os seguintes pontos:

• Apresentar a metodologia de trabalho a área de negócio.
• Designar a equipe de trabalho.
• Definir cronograma de trabalho.
• Levantar informações sobre os processos a serem mapeados.
• Elaborar o relatório da primeira fase da iniciativa a partir das informações obtidas - 1º Evento, de acordo com Template estabelecido pelo EGEPRO)

II – Mapear e Diagnosticar Situação Atual dos Processos (AS IS);

O mapeamento é a principal ferramenta para entender o processo de trabalho e tem como produto a representação visual das atividades nas diversas funções da organização. O mapeamento permite entender a situação atual e identificar possíveis melhorias. O EGEPRO utiliza a notação BPMN para a diagramação de processos por meio da ferramenta Oracle BPA.

• Analisar o relatório de planejamento da iniciativa.
• Mapear a situação atual do processo.
• Registrar informações relevantes para o diagnóstico.
• Registrar problemas
• Levantar as causas dos problemas.
• Aplicar critério de priorização nos problemas identificados.
• Elaborar o relatório da segunda fase da iniciativa de processos – 2° evento, consolidando o diagnóstico dos processos mapeados, registrando os resultados de acordo com o template fornecido pelo EGEPRO.

III – Redesenhar Processos (TO BE);

Redesenhar os processos com base nas diretrizes e nos problemas identificados na fase anterior, visando sanar problemas, reduzir possíveis gargalos, pontos de conflito e aumentar a eficiência na execução de suas atividades.

• Analisar o relatório de diagnóstico.
• Identificar possíveis soluções para os problemas.
• Identificar oportunidades de melhoria.
• Classificar melhorias propostas.
• Elaborar o diagrama do processo TO-BE.
• Propor indicadores de desempenho.
• Elaborar recomendações para o plano de implantação.
• Elaborar o relatório de redesenho dos processos, consolidando as informações acerca dos processos redesenhados, dos indicadores propostos, bem como as recomendações para implantação de cada processo, seguindo o template fornecido pelo EGEPRO – 3º evento.

IV – Planejar Implantação de Processos;

Com o redesenho feito e manual produzido serão realizados treinamentos, caso necessário, políticas devem ser revisadas para adequação ao novo processo e as funcionalidades desenvolvidas para o mesmo (sistemas, pessoal, materiais).

• Determinar os processos a serem implantados.
• Definir estratégia e logica de implantação.
• Detalhar cronograma do projeto de implantação.
• Executar ações planejadas.
• Publicar manuais.
• Publicar portarias de instauração dos processos

 V – Monitorar e Analisar o Desempenho de Processos;

Após a implantação dos processos mapeados deve-se fazer a primeira medição do novo processo. A ideia é comparar a situação anterior (mapeamento) com a situação atual (processo melhorado), a fim de verificar os ganhos obtidos com o gerenciamento do processo de trabalho. No monitoramento será identificada a conformidade do que foi implementado, se as metas estabelecidas foram atingidas e se a eficiência do processo foi melhorada.

•  Coletar os dados de medição de cada processo
• Analisar o desempenho dos processos
• Descrever os resultados
• Reportar à análise de desempenho

Assim, é fundamental continuamente medir, monitorar e controlar o processo de modo a melhorar os resultados apresentados para o DNIT e a sociedade.

A melhoria contínua é um ciclo, depois de concluídas todas essas etapas, novas oportunidades de melhorias poderão ser encontradas e implementadas.

Caberá à equipe técnica do EGEPRO apoiar e acompanhar todas as iniciativas de gestão de processos empreendidas pelas unidades do DNIT, em qualquer das etapas de trabalho instituídas nos processos relacionados, seja para mapeamento, redesenho ou implantação de processos, fornecendo todo o referencial de conhecimentos e esclarecimentos necessários para a plena condução e conclusão dos trabalhos.

Deve-se identificar pelo menos um interlocutor da área que está sendo mapeada com interesse, iniciativa e capacitado na ferramenta – Oracle BPA, para que possa atuar na sua unidade como agente multiplicador e facilitador do Escritório de Processos, aplicando a metodologia de mapeamento na área e abastecendo a ferramenta.