Orientações sobre interações de trabalho em meios digitais: reuniões virtuais

Pontualidade e preparação: procure não se atrasar. Antes do início da reunião, verifique se você possui todas as ferramentas necessárias para participar, a funcionalidade dos equipamentos, como microfone, câmera, conexão com internet e bateria do notebook.  Problemas técnicos podem causar interrupções e prejudicar o andamento da reunião. Por isso, é essencial garantir que todos os equipamentos estejam funcionando corretamente antes de iniciar a sessão.  Isso demonstra respeito pelo tempo das outras pessoas.  

Vestuário adequado: apresente-se com vestuário adequado para o ambiente de trabalho, conforme o contexto da reunião. Evite o uso de vestimentas como bonés, camisas de time ou roupas excessivamente casuais. Tenha o cuidado de não comparecer de pijamas, com roupa íntima à mostra ou sem camisa, por exemplo. O vestuário deve refletir a seriedade e o profissionalismo que seriam esperados em uma reunião presencial.  

Microfone e câmera: mantenha o microfone desativado quando não estiver falando, a fim de evitar eco, ruídos de fundo (ex.: vozes de outras pessoas, sons de dispositivos eletrônicos, animais de estimação etc.) e outras interferências que possam prejudicar a qualidade do áudio e a concentração dos participantes da reunião. A câmera deve, preferencialmente, estar ligada, permitindo maior interação entre os participantes.  

Ambiente profissional: assegure-se de que o ambiente ou a imagem de fundo sejam apropriados e profissionais, não expondo demasiadamente o ambiente familiar ou doméstico. Desative o vídeo caso haja possibilidade de captação de imagens íntimas, como familiares transitando de pijama.  

Foto de perfil de usuário: recomenda-se incluir uma foto no perfil, permitindo o reconhecimento e uma maior interação entre os participantes. Selecione a foto com cuidado, pois ela pode impactar a sua reputação profissional e, consequentemente, a da instituição.   

Uso do chat: o ideal é não escrever mensagens ou textos inteiros em letras maiúsculas (caixa alta) para não passar a impressão de que o autor está gritando. O chat da reunião ainda pode ser lido por todos os seus participantes, inclusive após o encerramento da reunião. Portanto, quando desejar enviar uma mensagem específica para apenas um, ou para um grupo restrito de participantes, envie uma mensagem direta para os destinatários desejados.    

Gravação, transcrição automática, respeito à privacidade e segurança da informação: quando a ferramenta de gravação for utilizada, ela deve ser informada e autorizada previamente, e os participantes devem ser avisados de que a permanência no ambiente de reunião implica consentimento tácito em serem gravados. A gravação pode continuar após a saída de uma ou mais pessoas da reunião e ela estará disponível ao final para todos os participantes pelo chat. O recurso de transcrição automática também só dever ser utilizado se comunicado previamente e com a anuência dos participantes. Não fotografe a tela ou imagens dos demais participantes sem autorização. Respeite a privacidade dos participantes e não compartilhe ou divulgue, sem prévia autorização, informações confidenciais discutidas durante a reunião. Cada um de nós é responsável por garantir a segurança dos dados e informações, sejam pessoais ou relacionados à instituição.  

Compartilhamento de tela: antes de compartilhar a sua tela pessoal, informe e solicite permissão aos demais. Apenas conteúdo pertinente ao trabalho deve ser compartilhado ou transmitido.   

Representação institucional: especialmente em reuniões com o público externo, tenha em mente que você está representando a instituição e utilizando seus recursos e ferramentas.  

Escuta ativa: ouça com atenção os demais participantes enquanto estiverem falando, evitando interrompê-los desnecessariamente ou de maneira recorrente. Porém, sempre que necessário, faça perguntas para esclarecer pontos e aprofundar a compreensão. Essa abordagem promove uma comunicação mais eficaz.  

Turno de fala: aguarde a sua vez ou sinalize previamente o interesse em falar, seja por meio de gesto ou utilizando as funções disponíveis nas plataformas de videoconferência para esse fim.  

Linguagem corporal: fique atento à sua linguagem corporal e ao comportamento não verbal durante a reunião, pois esses aspectos exercem um impacto significativo na comunicação com os participantes e na formação de suas percepções. Faça contato visual e mostre interesse nas opiniões das outras pessoas.   

Respeito e convivência: permita que todos os participantes possam se expressar, respeitando suas opiniões e perspectivas, mesmo que não concorde com elas. Priorizar o respeito, a convivência harmoniosa e a empatia nas relações é fundamental, mesmo em ambientes virtuais.  

Valor do tempo: procure refletir, sempre que for marcar alguma reunião, se ela é realmente necessária. Caso chegue à conclusão de que o assunto pode ser facilmente resolvido por e-mail, dê preferência a essa via de comunicação.  

Manifestações políticas, religiosas e comerciais: não faça manifestações de caráter político-partidário e ideológico, assim como propagandas comerciais ou religiosas.  

Falas longas e interrupções: evite a prática de falar por períodos excessivamente longos sem permitir que outros participantes tenham a chance de se manifestar. Também é importante respeitar a “fila virtual” e não interromper os colegas durante as suas falas. Evite trazer à discussão assuntos que não estão na pauta, pois isso pode desviar o foco da reunião e diminuir a sua eficácia. Garantir que todos tenham a oportunidade de contribuir de maneira equilibrada e objetiva é fundamental para uma reunião produtiva.  

Multitarefas durante a reunião: evite realizar outras atividades enquanto participa da reunião, como usar o celular, ler ou responder e-mails, realizar outras atividades ou manter conversas paralelas. A atenção dividida pode resultar em perda de informações importantes e comprometer a eficácia da reunião.   

Saídas antecipadas e necessidade de se ausentar: evite sair da reunião durante o seu andamento. Caso precise sair ou se ausentar por algum tempo, avise para os participantes.  

Definição de assédio virtual: no ambiente de trabalho virtual, também é possível ocorrerem práticas de assédio, conhecidas como “assédio virtual”, “teleassédio” ou “cyberbullying”. Práticas sistemáticas que configurem intimidação, ameaça e perseguição, mesmo que de maneira velada, e que atentem contra a dignidade e a integridade moral, psíquica ou física de uma pessoa, são consideradas assédio. Tais situações são passíveis de ocorrer durante reuniões virtuais.   

Respeito à diversidade: as pessoas com as quais interagimos e nos relacionamos no ambiente virtual são múltiplas e diversas. Suas identidades refletem diferentes experiências, valores, crenças, personalidade e emoções, resultando em uma ampla variedade de opiniões, perspectivas e interesses. Por isso, é importante adotar uma conduta respeitosa, tolerante e cordial, evitando comentários que possam ser entendidos como inapropriados, constrangedores, depreciativos, discriminatórios ou qualquer tipo de comportamento que possa ser considerado ofensivo ou abusivo, tanto quando a câmera ou microfone estiverem ligados, quanto nos comentários publicados no chat.