A declaração
Os arquivos privados, pessoais ou institucionais podem ser declarados de interesse público e social pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Aqueles que, em razão do conteúdo de seus documentos, registram marcos ou dimensões significativas da história social, econômica, técnica ou cultural do país, podem ser assim reconhecidos por meio de ato declaratório.
A solicitação de declaração de interesse público e social pode ser realizada por qualquer pessoa física ou jurídica, ou órgão, ou entidade da administração pública da União, dos Estados, do Distrito Federal ou dos Municípios.
Seguem abaixo os procedimentos para a solicitação de abertura de processo solicitando a Declaração de Interesse Público e Social de Arquivos Privados:
A solicitação deverá ser dirigida à presidência do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e endereçada a esse Conselho, situado à Praça da República n.º 173, bloco P, 2º Andar, Centro, Rio de Janeiro – CEP: 20.211-350. Caso a solicitação seja em formato digital, ela deve ser encaminhada através do e-mail: conarq@gestao.an.gov.br.
A solicitação deve estar acompanhada das seguintes informações e documentação:
I - identificação e qualificação do solicitante ou de quem o represente, nesse caso, com respectiva procuração;
II - domicílio, endereço ou sede do solicitante e do representante, quando o caso, e local para recebimento de comunicações;
III - justificativa da solicitação, com demonstração do interesse específico;
IV - identificação e qualificação do proprietário ou do detentor do arquivo;
V - localização do arquivo privado; e
VI - descrição do acervo, e de suas condições de conservação física.
A verificação quanto ao atendimento das informações e documentação acima previstas deverá ser efetuada pela Comissão de Avaliação de Acervos Privados (CAAP) com o auxílio da Secretaria-Executiva do CONARQ.
Na ausência de alguma das informações ou documentação referidas nos itens I-VI, o solicitante será notificado para, no prazo de 15 (quinze) dias, proceder à complementação de informações ou documentação, sob pena de não prosseguimento da análise da solicitação e arquivamento do processo administrativo.
A decisão pelo não prosseguimento da análise da solicitação e arquivamento do processo administrativo será proferida pelo presidente da CAAP e dela caberá recurso, em única instância, a ser apresentado no prazo de 15 (quinze) dias ao Presidente do CONARQ, que decidirá ouvido o Conselho.
No caso de seguimento da solicitação, os autos serão submetidos à CAAP, que promoverá instrução mediante emissão de parecer técnico contendo fundamentação e opinião favorável ou não sobre a solicitação.
A solicitação deverá ser apresentada ao CONARQ, com processamento técnico da CAAP, que emitirá parecer técnico pela declaração ou não do interesse público e social do arquivo. Em caso de parecer favorável, o CONARQ tomará as providências cabíveis, que culminará com a apreciação da declaração pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
Os proprietários ou detentores dos arquivos privados declarados de interesse público e social devem zelar por sua preservação, comunicar ao CONARQ qualquer mudança de local de guarda e notificar a União em caso de venda ou doação do arquivo.
A Declaração de interesse público e social é estabelecida na Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002 e ainda, disciplinada na Resolução n.º 47 do CONARQ, onde se encontram os procedimentos a serem seguidos.