Portaria nº 2.420, de 24 de outubro de 2011

           O MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA, no uso de suas atribuições previstas nos incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e considerando o disposto no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, no Decreto 6.061, de 15 de março de 2007, e no Decreto nº 7.430, de 17 de janeiro de 2011, resolve:

          Art. 1º Fica aprovado, na forma do Anexo desta Portaria, o Regimento Interno da Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal.

         Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

         JOSÉ EDUARDO CARDOZO

ANEXO

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - SIGA, DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

         CAPÍTULO I

         NATUREZA E FINALIDADE

         Art. 1º A Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, instituída junto ao Arquivo Nacional, órgão central, na forma do art. 6º do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, tem por finalidades:

         I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;

         II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após aprovação do Ministro de Estado da Justiça;

         III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;

         IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA;

         V - propor ao Ministro de Estado da Justiça a alteração neste Regimento Interno; e

         VI - criar e extinguir Grupos Técnicos de Trabalho - GTT - bem como definir suas competências e seu prazo de duração.

         CAPÍTULO II

           ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

           Seção I

           Composição

Art. 2º São membros natos da Comissão de Coordenação do SIGA:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;

        II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

        III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão;

        IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão; e

        V - os presidentes ou coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

        § 1 º Poderão participar das reuniões, como membros ad hoc, especialistas e consultores, sem direito a voto, por solicitação do Presidente da Comissão, quando julgado necessário pela maioria absoluta dos seus membros.

        § 2º O exercício das atividades como membro da Comissão de Coordenação do SIGA é de natureza relevante e não sujeito à remuneração.

Seção II

Funcionamento e Deliberação

         Art. 3º A Comissão de Coordenação do SIGA obedecerá às seguintes regras de uncionamento:

         I - a Comissão deliberará pela maioria absoluta dos seus membros titulares;

        II - nas deliberações da Comissão, caberá ao Presidente o voto de qualidade;

        III - a cada reunião, o Presidente indicará um dos membros para secretariá-la;

        IV - o Presidente, em seus impedimentos, será substituído pelo representante previsto no art. 2º, inciso II, deste Regimento Interno;

        V - cada membro titular da Comissão de Coordenação do SIGA será substituído, em suas faltas e impedimentos, por suplente designado pela autoridade competente;

        VI - é obrigação do membro titular, impossibilitado de comparecer à reunião da Comissão de Coordenação do SIGA, providenciar o comparecimento do seu respectivo suplente;

        VII - a ausência do membro titular e do respectivo suplente a mais de duas reuniões no período de um ano será comunicada à autoridade responsável pela designação; VIII - o arquivo produzido pela Comissão, no exercício de suas atividades, será gerido pela Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional; e

        IX - as reuniões da Comissão de Coordenação serão realizadas, preferencialmente, em Brasília.

        Seção III

        Reuniões da Comissão

        Art. 4º A Comissão se reunirá trimestralmente, em caráter ordinário, e, extraordinariamente, por convocação do seu Presidente ou requerimento de pelo menos dois terços dos seus membros.

        Art. 5º Lavrar-se-ão registros das reuniões da Comissão, os quais serão aprovados pelos membros presentes e posteriormente arquivados na Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional.

        Art. 6º A pauta das reuniões será encaminhada aos membros da Comissão com antecedência mínima de dez dias, devendo ser acompanhada pela documentação necessária para subsidiar as deliberações desse colegiado.

         Parágrafo único. A pauta das reuniões deverá incluir, entre outros, os seguintes itens:

         I - abertura da sessão;

         II - leitura e aprovação do registro da reunião anterior;

         III - leitura do expediente e das comunicações da ordem do dia; e

         IV - votação e deliberação de matérias.

         Seção IV

         Grupos Técnicos de Trabalho – GTT

        Art. 7º A Comissão de Coordenação constituirá Grupos Técnicos de Trabalho - GTT, de caráter temporário, visando elaborar estudos e normas necessárias à implementação do SIGA.

        Art. 8º Os GTT serão compostos por membros da Comissão de Coordenação e das Subcomissões de Coordenação dos Ministérios e órgãos equivalentes.

         Art. 9º Os GTT serão supervisionados por um de seus membros, eleito em reunião de trabalho por maioria simples dos votos de seus integrantes.

         Art. 10. Os GTT apresentarão relatórios de suas atividades à Comissão de Coordenação do SIGA para exame e deliberação.

         Art. 11. Os GTT reunir-se-ão por convocação dos respectivos supervisores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.

         Art. 12. Lavrar-se-ão registros das reuniões dos GTT, os quais serão aprovados pelos membros presentes e posteriormente arquivados na Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional.

         Art. 13. Os supervisores dos GTT poderão, caso julguem necessário, convidar profissionais para tratar de assuntos específicos nas reuniões, com direito a voz, mas sem direito a voto.

CAPÍTULO III

ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DA COMISSÃO

         Seção I

         Presidente

         Art. 14. Ao Presidente da Comissão de Coordenação do SIGA compete dirigir, coordenar e supervisionar as suas atividades e, especificamente:

         I - representar a Comissão nos atos em que se fizer necessário;

         II - convocar e presidir as reuniões;

         III - receber os expedientes dirigidos à Comissão, encaminhando, para decisão, aqueles pendentes de deliberação;

         IV - submeter à votação as matérias a serem decididas, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessário;

         V - indicar, dentre os membros da Comissão, os relatores das matérias;

        VI - indicar membros da Comissão para realização de estudos, levantamentos e emissão de pareceres necessários à consecução das finalidades do SIGA;

        VII - proferir voto de qualidade nas matérias submetidas à Comissão;

         VIII - assinar os registros das reuniões;

        IX - criar, em caso de urgência, GTT ad referendum da Comissão;

        X - encaminhar ao Ministro de Estado da Justiça as proposições e informações sobre matérias deliberadas pela Comissão;

        XI - cumprir e fazer cumprir as deliberações da Comissão; e

        XII - expedir atos administrativos e normativos internos, de acordo com as deliberações da Comissão.

        Seção II

        Membros da Comissão

        Art. 15. Compete aos membros da Comissão:

        I - comparecer às reuniões;

        II - apreciar e votar os registros de reunião;

        III - debater e votar as matérias em discussão;

        IV - requerer informações, providências e esclarecimentos ao Presidente da Comissão;

        V - realizar estudos, apresentar proposições, apreciar e relatar as matérias que lhes forem distribuídas;

        VI - disseminar entre os integrantes das Subcomissões de Coordenação, criadas no âmbito dos Ministérios ou órgãos equivalentes, as deliberações aprovadas pela Comissão de Coordenação; e

        VII - realizar, no seu âmbito de atuação, na qualidade de presidentes ou coordenadores das Subcomissões de Coordenação, reuniões trimestrais, bem como encaminhar à Coordenação do SIGA, com a mesma periodicidade, os relatórios de atividades.

        CAPÍTULO IV

        DISPOSIÇÕES GERAIS

        Art. 16. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação deste Regimento serão dirimidos pela Comissão de Coordenação do SIGA.

[Diário Oficial da União, de 25 de outubro de 2011]