O arquivo público municipal

O arquivo público municipal é um órgão especificamente dedicado e responsável pelo conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos municipais no exercício de suas atividades, ou seja, pelos poderes Executivo e Legislativo, representados, respectivamente, pela prefeitura e pela câmara dos vereadores, em decorrência de suas funções administrativas e legislativas. O arquivo público municipal tem por finalidade implementar, avaliar e monitorar políticas públicas de gestão de documentos e informações, envolvendo importante conjunto de programas de gestão, tratamento técnico, transferência, recolhimento, preservação, disponibilização e divulgação de documentos e informações produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público municipal, em qualquer suporte ou formato.

Nesse sentido, o arquivo público municipal destaca-se como um órgão indispensável para o planejamento, controle, transparência, eficácia e efetividade da administração municipal, assegurando o cumprimento da Constituição Federal de 1988.

Arquivo público municipal – serviços e cidadania

No arquivo público municipal, o gestor público e os cidadãos poderão ter acesso a diversos tipos de serviço, como:

• Instrumento de gestão e transparência pública;
• Serviço de informações aos cidadãos;
• Serviços de pesquisa em Diário Oficial;
• Serviços de pesquisa histórica;
• Serviço de memória local;
• Serviços de ação cultural;
• Visita guiada;
• Emissão de certidões probatórias;
• Reprodução de documentos.

Dever e responsabilidade

É importante destacar:

O município que não tem um arquivo público institucionalizado em sua estrutura administrativa está descumprindo a Constituição Federal de 1988 e a Lei de Arquivos, de 1991, obstaculizando e/ou inviabilizando a aplicabilidade das leis de Responsabilidade Fiscal – LRF (lei complementar 101/2000), da Transparência (lei complementar 131/2009) e da lei nº 12.527, de 2011 – Lei de Acesso à Informação, bem como evidencia a ausência de gestores públicos comprometidos com uma administração eficiente, eficaz e transparente dos documentos gerados e acumulados pelo poder público municipal.
A inexistência de um programa de gestão de documentos e informações de forma integrada tem como consequência grave a perda, o extravio ou a destruição indiscriminada do patrimônio documental público, podendo acarretar danos irreparáveis à administração pública, ao direito fundamental dos cidadãos de acesso aos documentos públicos e às informações neles contidas, ao direito à história e à memória cultural do município e do país. A Lei de Arquivos determina, em seu art. 9º, que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, no âmbito do município, será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Desta forma, a ausência do arquivo público
municipal, torna vulnerável a Administração, uma vez que a eliminação de documentos públicos municipais se faz em desrespeito à Lei federal de Arquivos.
Portanto, a eliminação de documentos públicos, sem amparo legal e embasamento técnico, provoca o descarte de documentos de valor permanente ou histórico protegidos por lei, sujeitando o gestor público que a autoriza à responsabilidade penal, civil e administrativa. Outras informações sobre o Arquivo Público Municipal podem ser encontradas na cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais.