Ata de Reunião Plenária Extraordinária do CONARQ (27/9/2023)
MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS
ARQUIVO NACIONAL
ATA DE REUNIÃO
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
REUNIÃO PLENÁRIA EXTRAORDINÁRIA
Aos 27 dias do mês de setembro do ano de 2023, às 13 horas e trinta minutos, na sala virtual do Microsoft Teams associada à conta conarq@an.gov.br, realizou-se a reunião extraordinária do plenário do Conarq, convocada em 22 de setembro de 2023. Participaram da reunião: a Presidenta do Conarq, Sra. Ana Flávia Magalhães Pinto; representando o Poder Executivo Federal o conselheiro Marco Aurélio Braga (suplente), do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, o conselheiro José Rivaldo Cadete Imbeloni (titular) e a conselheira Liane Lasmar Correia (suplente), da Secretaria-Geral da Presidência da República; representando o Poder Judiciário Federal: o conselheiro Marcelo Jesus dos Santos (suplente), do Supremo Tribunal Federal; representando o Poder Legislativo Federal a conselheira Samanta Nascimento da Silva Santos (titular), do Senado Federal, e o conselheiro Vanderlei Batista dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; representando os arquivos públicos estaduais e distrital o conselheiro Daniel Guimarães Elian dos Santos (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, e o conselheiro Jorge da Cruz Vieira (suplente), do Arquivo Público do Estado da Bahia; representando os arquivos públicos municipais as conselheiras Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), do Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), do Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; representando as associações de arquivistas a conselheira Leide Mota de Andrade (titular) e o conselheiro Eduardo Luiz dos Santos (suplente); representando as instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história, ciências sociais ou ciência da informação os conselheiros Luiz Eduardo Ferreira (titular), da Universidade Federal da Paraíba; Renato Pinto Venâncio (suplente), da Associação Nacional de História (ANPUH-Brasil), e Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (titular), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (ANPOCS); Secretariou os trabalhos o Secretário-Executivo do Conarq, Sr. Alex Pereira de Holanda. A Presidenta do Conarq, Sra. Ana Flávia Magalhães Pinto, deu início à reunião e registrou seu pesar pelo falecimento da professora Ana Maria de Almeida Camargo, reconhecendo suas relevantes contribuições para a História e a Arquivologia nas últimas décadas. Foi anunciado o primeiro item de pauta: Apresentação da experiência de parceria entre o Arquivo Público do Estado de São Paulo e órgãos de controle. A Presidenta do Conarq expressou gratidão pela presença dos convidados, o Sr. Thiago Lima Nicodemo, Coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, e a Sra. Ieda Pimenta Bernardes, que atua como Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo. O Sr. Thiago Nicodemo iniciou sua apresentação expressando sua satisfação em compartilhar a experiência do Arquivo Público do Estado de São Paulo e abordou a importância da fiscalização das normas arquivísticas, com destaque para a distância entre as normas estipuladas e a realidade da gestão de documentos de arquivo no Brasil. Foi ressaltada a necessidade de parcerias para viabilizar essa fiscalização. Foram apontadas possibilidades sobre competências legais de órgãos como o Ministério Público, corregedorias e controladorias na fiscalização da gestão de documentos de arquivo. O Sr. Thiago Lima Nicodemo expôs a evolução das controladorias e sua concentração de poderes na fiscalização de aspectos relacionados à Lei de Acesso à Informação e à Lei Geral de Proteção de Dados, identificando a importância da gestão de documentos na proteção de dados privados e na transparência pública. Considerou-se fundamental a existência de leis, mas enfatizou-se ser essencial que essas leis sejam acompanhadas de condições mínimas de cumprimento. Isso foi identificado como um desafio no estabelecimento de parcerias eficazes. Foi mencionada a trajetória dos tribunais de contas e a importância da gestão de documentos para a fiscalização das contas públicas. Ressaltou-se que na realidade digital o desafio da fiscalização permanece uma questão relevante, à medida que diversos órgãos adotam sistemas eletrônicos de informações. O Sr. Thiago Lima Nicodemo prestou uma homenagem à Professora Ana Maria Camargo, destacando a perda significativa para a área. A Sra. Ieda Pimenta Bernardes agradeceu o convite e afirmou que o Arquivo Público do Estado de São Paulo considera as parcerias como uma oportunidade de fortalecimento institucional, com destaque para projetos desenvolvidos com universidades e a Associação de Arquivistas de São Paulo; relatou sobre o termo de cooperação técnica celebrado com o Ministério Público estadual desde em 2000, com o objetivo de promover políticas arquivísticas no estado, abrangendo gestão de documentos, preservação do patrimônio histórico-cultural e acesso à informação, incluindo recentemente a proteção de dados. Destacou-se os resultados positivos da parceria com o Ministério Público, reconhecendo a contrapartida demandada pelos promotores ao identificarem irregularidades em relação a documentos públicos; recorre-se ao arquivo para obter orientação e pareceres técnicos que envolvem deslocamentos consideráveis em todo o Estado. Associou-se o apoio do Ministério Público ao aumento de visibilidade do arquivo por meio de procedimentos para verificar irregularidades em relação aos documentos públicos. A Sra. Ieda Pimenta Bernardes apresentou também a parceria com Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, que permitiu a publicação do Guia da Transparência Municipal, que é um instrumento pedagógico para orientar os gestores no processo de se tornarem mais transparentes; explicou ser uma atuação junto aos municípios para vincular a gestão documental e o acesso à informação às políticas públicas. Vislumbra-se estabelecer um indicador de gestão documental nos instrumentos do Tribunal de Contas, tornando a gestão de documentos um ponto de destaque no índice de efetividade da gestão municipal. A Sra. Ieda Pimenta Bernardes ressaltou que a colaboração entre os órgãos de controle e os arquivos é fundamental para garantir a eficiência da fiscalização, destacando que o apoio a municípios que não possuem arquivo instituído é uma prática valiosa, na qual o Arquivo do Estado pode fornecer orientação, treinamento e assistência técnica para ajudar na implantação e na melhoria da gestão de documentos nos municípios. Foi enfatizada a importância de criar modelos de governança para regular a gestão de informações e dados nos governos, com os arquivos públicos desempenhando um papel estratégico e a necessidade de produzir modelos, manuais, cartilhas e cursos para ajudar os municípios na implementação de políticas arquivísticas. A Presidenta do Conarq apontou o desafio de demonstrar o papel dos arquivos como agentes de política pública e informou que o Arquivo Nacional tem acompanhado os esforços de sensibilização, especialmente em relação às estratégias de Governo Digital no âmbito federal; indicou que arquivos públicos devem buscar fortalecer sua legitimidade e serem reconhecidos como órgãos orientadores, considerando a diversidade de realidades regionais no Brasil. A Presidenta do CONARQ pediu para ouvir mais sobre as experiências do Arquivo Público do Estado de São Paulo em relação às resistências encontradas entre os parceiros. O conselheiro Renato Pinto Venâncio informou que orientou uma tese sobre o Ministério Público Federal e a proteção dos direitos fundamentais, a implantação das políticas públicas de arquivo e a defesa do patrimônio documental; afirmou que o "Brasil Transparente" gera indicadores de transparência para cidades com mais de 50.000 habitantes e poderia incluir uma pergunta sobre a implementação da gestão de documentos no seu questionário para incentivar as prefeituras a se adequar às normas de arquivo e gestão de documentos. A Sra. Ieda Pimenta Bernardes explicou que, na busca pela melhoria da gestão de documentos em São Paulo, os acordos entre o Ministério Público e as prefeituras envolvem uma abordagem mais pedagógica do que punitiva, visando ao cumprimento das normas; mesmo em condições desfavoráveis, as parcerias têm permitido que as instituições arquivísticas de São Paulo se desenvolvam, beneficiando tanto os arquivos quanto a sociedade em geral. O Professor Thiago Lima Nicodemo mencionou o desafio enfrentado pelos municípios em relação à falta de recursos financeiros e seu impacto arquivístico, destacando ainda a importância do Ministério Público na implementação de políticas de memória e no reconhecimento de eventos históricos a partir dos documentos, particularmente aqueles relacionados à violência. O conselheiro Marco Aurélio Braga destacou o potencial da proposta de índice de maturidade que tem sido elaborada no âmbito do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga). A Presidenta do Conarq agradeceu a contribuição dos convidados e encerrou a discussão do ponto de pauta. Segundo item de pauta: Apresentação do Parecer da Comissão de Avaliação de Acervos Privados do Conarq sobre a solicitação de declaração de interesse público e social referente ao Acervo Privado Spirito Santo. A presidente da Comissão de Avaliação de Acervos Privados, Sra. Maria Elizabeth Brea Monteiro, relatou que Antonio José do Espírito Santo, conhecido como Spirito Santo, é um músico, pesquisador, escritor e arte-educador brasileiro com uma carreira diversificada. Construiu um acervo etnográfico significativo, registrando manifestações culturais negras como jongos e congadas. Participou de projetos sociais, como o Projeto Diamante Negro, que visava à inclusão social de emigrados e refugiados angolanos no Brasil. Seu acervo etnográfico, incluindo gravações e materiais relacionados à cultura afro-brasileira, é de grande importância para a compreensão da história e memória do Brasil. Para a Comissão de Avaliação de Acervos Privados a declaração de interesse público e social do acervo Spirito Santo representa um passo importante para sua preservação e disseminação. O parecer favorável a declaração de interesse público e social referente ao Acervo Privado Spirito Santo foi aprovado por unanimidade. Terceiro item de pauta: Consolidação de informações sobre acompanhamento do planejamento estratégico do Conarq. O Secretário-Executivo do Conarq, Sr. Alex Pereira de Holanda, propôs e foi aprovado o encerramento da entrega “1.1.3) Criação do Portal dos Arquivos Públicos Brasileiros” e do subprojeto “10.1) Mapeamento e modelagem do macroprocesso finalístico Gestão da Política Nacional de Arquivos”. O Sr. Alex Pereira de Holanda informou que a Secretaria-Executiva do Conarq possui uma proposta de articulação entre o Diretório Brasil de Arquivos (DIBRARQ), o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (Codearq) e os resultados do GT Diagnóstico sobre arquivos públicos brasileiros, no âmbito do Planejamento Estratégico do Arquivo Nacional. A conselheira Leide Mota de Andrade informou que convidou os professores Rayan Aramís de Brito Feitoza, Ana Claudia Medeiros de Sousa e Gleise da Silva Brandão para auxiliá-la na elaboração do projeto de Câmara Técnica Consultiva sobre estudos de usuários, a ser submetido ao Conarq. A Presidenta do Conarq propôs que a professora Maria Aparecida Moura fosse incluída no grupo para elaboração do projeto de Câmara Técnica Consultiva. O conselheiro Luiz Eduardo Ferreira questionou sobre resoluções aprovadas que ainda não foram publicadas e parabenizou. O Secretário-Executivo do Conarq informou que a resolução sobre LGPD está sob análise no âmbito do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos e a resolução sobre preservação de websites encontra-se na etapa de editoração para publicação. Informes. O Secretário-Executivo do Conarq informou que está em vias de marcar nova reunião com o diretor do Arquivo Público de Pernambuco com a participação da Presidenta do Conarq. O Secretário-Executivo do Conarq informou que ainda não foi assinado pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro - UERJ o aditivo ao acordo de cooperação técnica para execução de projeto no âmbito da Seção Brasileira da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental, incluindo os termos pactuados com a Direção do Arquivo Nacional. A conselheira Elina Gonçalves da Fonte Pessanha saudou a retomada das ações do Projeto Memórias Reveladas, noticiada pela Presidenta do Conarq. Nada mais havendo a tratar, a Presidenta do Conarq, Sra. Ana Flávia Magalhães Pinto deu por encerrada a reunião, da qual, para constar, eu, Alex Pereira de Holanda, Secretário-Executivo do Conarq, lavrei a presente Ata, que, lida e aprovada, vai assinada eletronicamente.