Ata de Reunião Plenária Extraordinária do CONARQ (21/2/2024)
MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS
ARQUIVO NACIONAL
ATA DE REUNIÃO
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
REUNIÃO PLENÁRIA EXTRAORDINÁRIA
Aos vinte e um dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e vinte e quatro, às nove horas, na sala virtual do Microsoft Teams associada à conta conarq@an.gov.br, com transmissão pelo link: https://www.youtube.com/live/bwPbxhV9o9E, realizou-se a reunião extraordinária do plenário do Conarq. Participaram da reunião os/as seguintes conselheiros/as: a Presidenta do Conarq, Ana Flávia Magalhães Pinto; o Representante do Poder Judiciário Federal, Marcelo Jesus dos Santos (suplente), pelo Supremo Tribunal Federal; o Representante dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal, Daniel Guimarães Elian dos Santos (titular), pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro; as Representantes dos Arquivos Públicos Municipais, Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), pelo Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), pelo Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; a Representante de Associações de Arquivistas, Leide Mota de Andrade (titular), pelo Fórum Nacional das Associações de Arquivologia do Brasil (Fnarq); os Representantes das instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história, ciências sociais ou ciência da informação, Beatriz Kushnir (titular), pela Associação Nacional de História (Anpuh); Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (titular), pela Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (Anpocs) e Thiago Henrique Bragato Barros (titular), pelo Fórum Nacional de Ensino e Pesquisa em Arquivologia (Fparq). A reunião foi aberta pela presidenta, Ana Flávia Magalhães Pinto, que saudou todas as pessoas presentes na primeira reunião extraordinária do ano de 2024. O Secretário-Executivo do Conarq, Alex Pereira de Holanda, apresentou a pauta da reunião. Foi apresentado o Sr. Fábio Costa de Souza, coordenador de Articulação Institucional do Arquivo Nacional, como substituto eventual do Secretário-Executivo do Conarq, Alex Pereira de Holanda. Fábio informou sobre sua participação em uma intensa agenda de atividades promovidas pela Secretaria Nacional de Participação Social (SNPS), da Secretaria Geral da Presidência da República, em Brasília, explicou seu papel e destacou a importância do Grupo de Trabalho ministerial formado em novembro de 2023 para discutir temas ligados aos conselhos e colegiados e elaborar um relatório com proposições e atos normativos sobre esse tema, fazendo referência ao recente Seminário sobre Conferências Nacionais, promovido pela SNPS, em 23 de janeiro de 2024. A conselheira Leide Mota de Andrade queixou-se por não ter recebido convite para o evento mencionado. O Secretário Executivo do Conarq esclareceu que o convite foi feito apenas para membros do Conarq residentes em Brasília, em razão da pouca distância entre a convocação e a realização do evento, o limitou a capacidade logística para garantir outras representações. De tal sorte, o Conarq esteve representado pelo Conselheiro José Rivaldo Cadete Imbeloni e a Presidenta Ana Flávia Magalhães Pinto. Fazendo referência ao evento, a presidenta do Conarq reforçou a importância do engajamento de todos os conselheiros no processo organizacional da II Conferência Nacional de Arquivos e a relevância dos relatos de conferências anteriores de outras áreas, ali apresentados, para a atualização do formato e inovação dos instrumentos de participação social na II Cnarq. Destacou experiências relatadas a respeito de conferências temáticas e conferências livres, que não haviam sido experimentadas anteriormente, considerando que essas modalidades permitiram, em diferentes caso, maior participação e identificação de propostas relevantes. A presidenta do Conarq elogiou o trabalho da Assessoria de Participação Social e Diversidade do Ministério da Gestão e Inovação (MGI) pela sua valiosa contribuição na articulação do Conarq com a Secretaria de Participação Social da Presidência da República para dar visibilidade à agenda da política nacional de arquivos e garantir a periodicidade das conferências nacionais de arquivos. A conselheira Beatriz Kushnir ressaltou a importância da Conferência para a comunidade arquivística, destacando ser uma demanda muito valorizada por essa comunidade e possuir especificidades que precisariam ser consideradas, sem entrar em detalhes; enfatizou a importância de ouvir os agentes diretamente vinculados ao trabalho arquivístico no país. O Sr. Fábio Costa de Souza comentou as observações da conselheira Beatriz Kushnir ressaltando ser importante entender o papel social dos arquivos, de modo que a Conferência não seja limitada à discussão de questões operacionais; defendeu ser crucial trazer os trabalhadores dos arquivos para a discussão, posicionando esse segmento num cenário mais amplo de participação social, voltando a ampliar o alcance dos arquivos na sociedade brasileira. A presidenta do Conarq explicou que nos processos conferenciais, as experiências acumuladas não são desconsideradas; destacou a que composição da comissão organizadora, por exemplo, está sendo pensada justamente para assegurar isso; ressaltou a importância da Conferência Nacional, em si, e do processo conferencial, como algo mais amplo, como instrumentos de promover a visibilidade da atuação das instituições, dos profissionais, dos pesquisadores e de toda a rede que alimenta o Sistema Nacional de Arquivos (Sinar) e a Política Nacional de Arquivos. O conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros perguntou se a discussão sobre a Conferência já estava em pauta e se havia mais alguma apresentação ou material adicional que seria compartilhado antes de avançar na reunião. A presidenta do Conarq respondeu que aquele momento da reunião estava sendo utilizado para recapitular os passos já dados e que os documentos importantes para a discussão e debate seriam apresentados; informou sobre avanços na tramitação do Prodoc; mencionou a necessidade de o Conselho aprovar minutas de portarias relativas à convocação da II Cnarq. Destacou a importância de compartilhar essas informações, pois há procedimentos necessários à realização da conferência que são responsabilidade das equipes do MGI, evitando, assim, inseguranças e a manutenção de dúvidas de fácil resolução. A conselheira Leide Mota de Andrade expressou que, embora estejam sendo trazidas atualizações, gostaria que a definição dessas questões fosse feita pelo conselho; além disso, embora tenha feito parte do comitê impulsor, que definiu o tema, os objetivos gerais e específicos e outros aspectos definidores do projeto da II Cnarq, queixou-se pelo fato de o comitê impulsor não ter tido o encerramento previamente estabelecido, antes da orientação do MGI em relação ao Prodoc. A presidenta do Conarq reiterou a necessidade de ajuste na condução do processo de elaboração do projeto da II Cnarq, a importância de dinamizar os processos, diante dos prazos curtos e dos limites decorrentes do defeso eleitoral de 2024, a fim de evitar a desmobilização do processo conferencial; ressaltou que, após o diálogo com a Faculdade Latino-Americana de Ciências Sociais (FLACSO), do qual participaram os integrantes do Comitê Impulsor, ficou estabelecido que o trabalho realizado pelo comitê impulsor seria aproveitado na construção do projeto da conferência. O conselheiro Marcelo Jesus dos Santos expressou preocupação com relação ao tempo até a realização da Conferência Nacional, programada para dezembro de 2024; destacou a importância de ter um esboço do projeto do evento neste momento, bem como um cronograma de trabalho que possa ser apresentado e aprovado pelos conselheiros. A presidenta do Conarq abordou a questão do tempo disponível para a realização da Conferência, destacando a necessidade de formalizar os processos para garantir o acesso aos recursos necessários; foi enfatizada a importância de evitar atrasos, ressaltando que a publicação da portaria de convocação pela ministra representará o início oficial dos trabalhos. O Sr. Fábio Costa de Souza comentou sobre o conceito de tempo em relação à realização da Conferência, citando exemplos como a Conferência Nacional de Juventude, que teve apenas meses para ser realizada, e a Conferência Nacional de Cultura, que teve mais de um ano de prazo; ressaltou que a questão envolve não apenas o tempo disponível, mas também os recursos e estratégias utilizados para a realização do evento, incluindo o uso de plataformas virtuais para otimização do alcance. O conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros, também integrante do Comitê Impulsor, ressaltou a importância de ter uma compreensão das decisões tomadas e se sentiu excluído do processo, pois não considerou suficiente o repasse das atividades em andamento; destacou a necessidade de uma comunicação que garantisse a participação permanente de todos os envolvidos nas decisões relacionadas à Conferência. A presidenta do Conarq explicou que a decisão de avançar com o projeto da Conferência dependia da formalização do Prodoc com o Pnud, que incluía a assessoria da Flacso, pois nem o Arquivo Nacional, nem o Conarq, nem mesmo o MGI como um todo, possuem a expertise e os recursos humanos suficientes para lidar com as atividades relativas ao pré, à conferência em si, e ao pós-conferência. O conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros expressou compreensão em relação ao trabalho realizado para organizar a Conferência, mas destacou a preocupação com a falta de participação da comunidade arquivística nas decisões; ressaltou a necessidade de um processo de escuta e participação mais inclusivo desde as fases iniciais do projeto. Considerando as manifestações, a presidenta do Conarq propôs duas possibilidades para a condução do processo de construção do lançamento da II Cnarq: seguir estritamente o plano de entregas do comitê impulsor, que previa a elaboração de um projeto-piloto completo, ou seguir com o ajuste de rota decorrente da determinação pela assinatura de Prodoc com Pnud, que prevê assessoria da Flacso para o desenvolvimento da tarefa. Salientou que em cada opção estavam presumidas diferentes cronogramas e previsão de tempo necessário. Sem que a proposta de encaminhada fosse apreciada, o conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros questionou por que a minuta da convocação não havia sido compartilhada por e-mail anteriormente para que os conselheiros pudessem analisar e consultar suas respectivas comunidades antes da deliberação. A presidenta do Conarq explicou que o documento passou por etapas anteriores de pré-elaboração e validação, a fim de evitar retrabalho e dissonâncias em relação às orientações recebidas da SNPS. Dada a resistência quanto à apresentação da minuta da Portaria de Convocação, a presidenta sugeriu que a apresentação fosse feita e a deliberação se desse em reunião extraordinária posterior. A conselheira Beatriz Kushnir reforçou a ideia de a Conferência refletir os pontos de vista dos profissionais de arquivologia, ressaltando a necessidade de ouvir esses trabalhadores para garantir que a Conferência seja representativa da área; apresentou o argumento de que o regimento interno do Conarq não teria sido observado, uma vez que a minuta de portaria não havia sido enviada aos conselheiros com 10 dias de antecedência, afirmando que não gostaria de ser responsabilizada por decisões decorrentes da falta de cumprimento dos prazos regimentais. A conselheira Leide Mota de Andrade enfatizou que, durante a última reunião do comitê impulsor, discutiu-se objetivos, o perfil da comissão organizadora e os eixos temáticos para consulta pública; ressaltou que o prazo para apresentar o projeto piloto foi perdido; argumentou que se for necessário mais tempo para finalizar o projeto, isso não deve ser visto como um atraso. A presidenta novamente recapitulou informações prestadas ao longo do processo vivenciado nos últimos meses e repetidas na reunião extraordinária; recobrou o caráter de urgência por meio do qual a realização da II Cnarq foi apresentada pelo colegiado no primeiro semestre de 2023 e salientou que as consequências das decisões tomadas não remeteriam a culpa, mas a admissão de responsabilidade. A conselheira Leide Mota de Andrade destacou que a responsabilidade pela elaboração do projeto era uma tarefa conjunta que não foi realizada devido à falta da última reunião; ressaltou a importância de cumprir os objetivos agora, apresentando o projeto ao Conarq e à comunidade de arquivistas para aprovação e consulta pública; também sugeriu a realização de mais reuniões para discutir adequadamente o assunto. O Secretário Executivo do Conarq fez uso da palavra propondo que as propostas de encaminhamento apresentadas pela presidenta fossem consideradas e se deliberasse sobre as questões levantadas; ressaltou que não houve decisões sem o consentimento do Conselho, apenas encaminhamentos necessários para obter recursos. O conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros afirmou que a minuta de convocação da Conferência não foi encaminhada previamente para análise dos membros do Conselho, e que seria um desrespeito ao regimento interno do Conarq. O conselheiro Daniel Guimarães Elian dos Santos fez uma recapitulação dos episódios do comitê impulsor, mencionando que a última reunião para entrega do projeto foi adiada duas vezes; perguntou se o comitê impulsor ainda está funcionando ou se as atividades já foram encerradas. A presidenta do Conarq novamente lembrou que, conforme informado em reunião do conselho, em nenhum momento se falou em anulação do trabalho realizado pelo comitê impulsor, que a incorporação dos resultados seria feita pela futura assessoria da Flacso; e ponderou a respeito dos sentidos estavam sendo construídos ao se estabelecer um ambiente de acusações e desconfiança diante de encaminhamentos dados pelo ministério para demandas apresentadas pelo colegiado do Conarq. A conselheira Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira enfatizou a importância de alinhar os processos com o Ministério, ao mesmo tempo em que defendeu que a conferência seja conduzida com base em sua especificidade; destacou a necessidade de respeitar os procedimentos estabelecidos, promovendo um ambiente de colaboração, e sugeriu que o Conselho assumisse o protagonismo do processo, representando as entidades envolvidas. O conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros questionou sobre como a Conferência está no Prodoc com o PNUD, destacando que essa parte do documento poderia ter sido compartilhada com o comitê impulsor para garantir transparência. A presidenta do Conarq fez uma explanação sobre os objetivos das conferências nacionais, sua natureza de oportunizar a atualização de políticas nacionais que considere a viabilidade de implementação das propostas. A conselheira Beatriz Kushnir afirmou que se o plenário decidir que os documentos devem ser lidos na reunião, que conste em ata a sua posição de desconforto por não ter recebido a documentação com antecedência. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio afirmou entender que a presidência do Conarq propôs a apresentação do documento considerando a urgência de se formalizar o início da mobilização para a II Cnarq, sugeriu, então, que pelo menos o documento fosse lido para que todos tivessem noção do que estava em discussão. A presidenta do Conarq reafirmou que o processo está sendo conduzido tal como determina a metodologia adotada nos atuais modelos de conferência nacional assessorados pela Flacso, o que havia sido informado anteriormente, sem que isso significasse ignorar as deliberações do comitê impulsor ou excluir os conselheiros do Conarq do processo de construção. Sinalizou a disponibilidade para realização de outra reunião extraordinária no início de março para que possa fazer a pauta avançar. Explicou que, mesmo com o início da vigência do Prodoc, a Flacso só começará a assessorar após a aprovação das minutas de portaria de convocatória e criação da comissão organizadora pelo Conselho. A conselheira Elina Gonçalves da Fonte Pessanha expressou desconforto e desacordo com a forma como o processo foi encaminhado, destacando que os membros do comitê impulsor são os autores intelectuais da proposta; defendeu que esses autores intelectuais tenham tempo e capacidade de avaliar e produzir um documento final adequado. A presidenta do Conarq explicou que, como previsto, a comissão organizadora contará com integrantes do Conarq, com ampla participação de representantes de governo e sociedade civil, e que os conselheiros podem se candidatar para integrá-la. A conselheira Leide Mota de Andrade explicou que, no segmento das associações de arquivistas, há uma seleção interna para indicar representantes no Conselho, garantindo que esses representantes tenham autonomia e capacidade para participar e deliberar nas reuniões. O Secretário-Executivo do Conarq recuperou trecho do Regimento Interno do Conarq por meio do qual se comprovou não ter havido descumprimento de regras relativas a reuniões extraordinárias, solicitando destaque no registro da informação em ata. Reforçou que a Secretaria-Executiva seguirá à disposição dos conselheiros para esclarecer dúvidas e receber críticas. A pedido da conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio, o Secretário Executivo do Conarq leu a proposta de minuta de Portaria de Convocação da II Cnarq, documento sintético no qual é exposta a natureza da coordenação, da comissão organizadora e da coordenação executiva nacionais, das etapas preparatórias, e da previsão de realização. O conselheiro Thiago Henrique Bragato Barros expressou preocupação em relação às etapas preparatórias municipais, intermunicipais, estaduais e distritais para a conferência, destacando a falta de definição sobre como essas etapas serão realizadas. A presidenta do Conarq explicou que essa uma tarefa da comissão organizadora nacional, que tende a orientar um processo voltado à ampla participação social dos segmentos envolvidos com a Política Nacional de Arquivos. A conselheira Beatriz Kushnir reafirmou seu desconforto com o debate sobre a minuta de convocação da conferência na reunião sem o recebimento prévio do documento. A presidenta do Conarq explicou sobre os pressupostos que orientam a definição dos itens básicos que compõem uma portaria de convocação de conferência nacional e suas etapas preparatórias. A partir disso, colocou-se em votação e foi aprovada por unanimidade a realização de uma reunião extraordinária em 13 de março 2024 para apreciar as minutas relativas às Portarias de Convocação e constituição de Comissão Organizadora e Coordenação Executiva da II Conferência Nacional de Arquivos. A conselheira Elina Gonçalves da Fonte Pessanha solicitou a participação dos integrantes do comitê impulsor na reunião extraordinária no dia 13 de março de 2024, o que foi aprovado. Em seguida, colocou-se em votação as propostas sobre a condução do processo de construção do lançamento da II Cnarq, sendo aprovada por unanimidade a opção seguir com o ajuste de rota decorrente da determinação pela assinatura de Prodoc com Pnud, que prevê assessoria da Flacso para o desenvolvimento da tarefa. Dando continuidade à pauta da reunião, a conselheira Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira informou sobre os trabalhos da Câmara Técnica Consultiva com a finalidade de elaborar diretrizes para o tratamento técnico de acervos relacionados à arquitetura e ao ambiente construído. Nada mais havendo a tratar, a Presidenta do Conarq, Sra. Ana Flávia Magalhães Pinto, deu por encerrada a reunião, da qual, para constar, eu, Alex Pereira de Holanda, Secretário-Executivo do Conselho Nacional de Arquivos, lavrei a presente Ata, que, lida e aprovada, vai assinada eletronicamente.