Ata da 98ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (15/12/2020)
Ministério da Justiça e Segurança Pública
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ
ATA DA 98ª REUNIÃO PLENÁRIA ORDINÁRIA DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ
Aos quinze dias do mês de dezembro de 2020, às quinze horas e vinte minutos, na sala virtual https://meet.google.com/mdx-jhef-wiu, foi realizada a 98ª reunião ordinária do CONARQ. Participaram da reunião: a presidente do Conselho, Sra. Neide Alves Dias De Sordi; representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros José Rivaldo Cadete Imbeloni (titular) e Liane Lasmar Correia (suplente), da Secretaria-Geral da Presidência da República; representando o Poder Judiciário Federal: a conselheira Ana Paula Alencar Oliveira (suplente), do Supremo Tribunal Federal; representando o Poder Legislativo Federal: o conselheiro Vanderlei Batista dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; representando os arquivos públicos estaduais e distrital: as conselheiras Maria Teresa Villela Bandeira de Mello (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, e Maria Teresa Navarro de Britto Matos (suplente), do Arquivo Público do Estado da Bahia; representando os arquivos públicos municipais: as conselheiras Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), do Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), do Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; representando as associações de arquivistas: o conselheiro Jonas Ferrigolo Melo (titular), e Leolíbia Luana Linden (suplente); representando as instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história, ciências sociais ou ciência da informação: os conselheiros Beatriz Kushnir (titular) e Paulo Roberto Elian dos Santos (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH-Brasil; Luiz Eduardo Ferreira (titular), da Universidade Federal da Paraíba, e Thiago Henrique Bragato Barros (titular), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (titular) e Regina Maria do Rego Monteiro de Abreu (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS. Registrou-se a presença do servidor do Arquivo Nacional, André Bucar, assistente da Direção-Geral. A Presidente iniciou os trabalhos anunciando que as reuniões do CONARQ serão transmitidas via canais de comunicação do colegiado na Internet; após consultar o Plenário nesta data e com a aprovação dos membros, ela destacou ser mais uma medida de transparência como aquela realizada com o Edital de Seleção Pública para vagas de conselheiros. A secretária, Carolina de Oliveira, realizou a leitura da pauta desta reunião. As conselheiras Nadia Kojio e Monica Ferreira, representantes dos arquivos municipais, sugerem incluir na pauta a aprovação de uma moção de apoio aos arquivos públicos municipais a ser destinada aos prefeitos eleitos em 2020. O enfoque do documento é a sensibilização sobre o reconhecimento dos Arquivos Permanentes, integrantes do SINAR, como um órgão responsável pela gestão, avaliação, eliminação, preservação, além de ações de transparência. A minuta foi enviada aos conselheiros na data de hoje, por correio eletrônico, para colaboração na redação. O conselheiro Thiago Bragato, com a ressalva de que tais propostas precisam ser enviadas com antecedência, manifestou sua concordância com esse tipo de iniciativa. A conselheira Beatriz Kushnir sugeriu que a minuta do documento fosse apresentada ao Fórum Nacional de Arquivos Municipais, além de ser definida uma estratégia de monitoramento do resultado pretendido. A conselheira Monica Ferreira apresentou sua preocupação quanto aos novos prefeitos desconhecerem os Arquivos e, por isso, numa reforma administrativa transformá-los em núcleos ou diretorias de Secretarias de Cultura, por exemplo. Ela compreende que o monitoramento do resultado poderia constar como uma ação do planejamento estratégico do CONARQ. O conselheiro Paulo Elian saúda a decisão dos presentes pela transmissão on-line das reuniões plenárias. Sobre o ponto em discussão, ele destaca a necessidade de uma ação política junto à Confederação Nacional de Municípios e à Frente Nacional de Prefeitos, por exemplo, podendo ser uma agenda permanente de articulação do Conselho. O conselheiro Rivaldo Imbeloni sugeriu que as contribuições sejam com base na minuta apresentada pelas conselheiras representantes dos arquivos municipais. Ele também citou que as ações políticas poderiam ser junto ao legislativo municipal. A conselheira Elina Pessanha destacou a necessidade do estreitamento na comunicação do CONARQ com os representantes dos arquivos do país, assim, após o seu aprimoramento o documento seria enviado aos poderes Executivo e Legislativo municipais. A conselheira Maria Teresa Matos manifestou sua concordância com a iniciativa proposta. Em consenso, devido a exiguidade de tempo para leitura prévia da minuta, foi aprovada a elaboração da moção, cuja redação do texto realizar-se-á de forma colaborativa e por correio eletrônico. Prosseguindo-se com a reunião e sendo dispensada a leitura das Atas das 96ª e 97ª reuniões, realizadas em outubro de 2020, cujas minutas foram distribuídas previamente para análise dos conselheiros, após votação, os documentos foram aprovados com ressalvas (correção de nome de conselheiro). O ponto de pauta 1. Aprovação da proposta de novo Regimento Interno teve a relatoria da conselheira Beatriz Kushnir. Ela citou a composição do grupo de trabalho - a própria, Thiago Bragato, Nadia Kojio e André Bucar - responsável pela revisão da minuta do documento elaborada por outro GT instituído em 2019. Durante o desenvolvimento da atividade, o GT deteve-se no debate dos seguintes pontos que foram apreciados e convalidados pelo colegiado: a. Conferência Nacional de Arquivos cujas diretrizes para sua realização passariam pelo CONARQ: Art. 2º, Parágrafo único. O CONARQ, em articulação com os demais integrantes do SINAR, promoverá a realização de conferência nacional de arquivos, de periodicidade quadrienal, com o objetivo de propor diretrizes para o aprimoramento da política nacional de arquivos públicos e privados. A opção pelo período quadrienal é para ter-se melhor preparação do evento e adequação ao plano plurianual e orçamentário; b. Planejamento estratégico plurianual e agenda regulatória como importantes instrumentos de transparência: Art. 7º, Parágrafo único. Para a consecução das competências previstas no caput o Plenário deverá estabelecer o seu planejamento estratégico plurianual e agenda regulatória, formular e aprovar projetos, implementar ações e avaliar resultados; c. Relatório anual de atividades do colegiado com a colaboração dos membros do colegiado na sua elaboração: Art. 29. Os conselheiros deverão apresentar informações sobre as atividades realizadas no âmbito do seu respectivo segmento de representação para implementação da política nacional de arquivos públicos e privados, com o objetivo de subsidiar o relatório anual de atividades do CONARQ; d. Diretrizes para a seleção pública de conselheiros no Regimento Interno incluindo Ciências Sociais e a pertinência de atuais conselheiros fazerem a seleção de candidatos: os presentes argumentaram ser inapropriado um conselheiro com mandato vigente selecionar seu futuro par. Foi alterada a redação do inciso III, do Art. 4º de "[...] entre conselheiros e especialistas convidados" para "[...] especialistas convidados"; e. Mandatos referenciais de dois anos com possibilidade de única recondução: Art. 3º, § 6º Os membros do CONARQ de que tratam os incisos V a VIII do caput e respectivos suplentes terão mandato referencial de dois anos, renováveis uma única vez por igual período. A inclusão dos segmentos dos arquivos estaduais e municipais supre a ausência no art. 3º, § 4º do Decreto nº 4.073/1991; f. As representações no Conselho são institucionais e não pessoais: o conselheiro Vanderlei Santos, tendo integrado a Comissão de Seleção de 2020, ponderou que na seleção foi considerado o currículo do candidato indicado pela sua instituição e se houver a substituição dele por outro menos qualificado não estaria mantendo o nível da representatividade. André Bucar sugeriu o aperfeiçoamento do edital para detalhamento das regras de seleção pública. O conselheiro Paulo Elian destacou que as instituições a serem representadas no Conselho devem indicar profissionais que tenham clareza de qual é o seu papel no CONARQ. O conselheiro Jonas Ferrigolo questionou o Art. 12 quanto à substituição de conselheiros ser alheia ao resultado do processo de seleção pública. Foi alterada a redação do § 1º, do Art. 12 de "§ 1º A ausência do conselheiro [...] será comunicada à autoridade responsável pela indicação do conselheiro, para a sua substituição" para "§ 1º A ausência injustificada do conselheiro [...] será comunicada à autoridade ou instituição responsável pela indicação do conselheiro, para a sua substituição"; g. Possibilidade de participação e manifestação dos suplentes nas reuniões plenárias; h. Câmaras técnicas consultivas temporárias: com relação à duração de cada câmara, registrou-se o tempo máximo regulado pelo Decreto nº 9.759/2019. O conselheiro Vanderlei Santos questionou se era possível criar comissões por meio de Regimento Interno - devido ao citado decreto, não se prevê a criação de subcolegiados por ato do colegiado principal; i. Instituição da Comissão de Avaliação de Acervos Privados; j. Reuniões do CONARQ deverão ser públicas - ato efetivado na data de hoje com transmissão via Facebook do CONARQ; k. Disposições sobre as competências e vedações na atuação dos conselheiros e dos membros de câmaras técnicas consultivas e da Comissão de Avaliação de Acervos Privados: incisos I, II e III do Art. 30 É vedado ao Conselheiro; l. Convênios firmados com o CONARQ via Arquivo Nacional: o conselheiro Paulo Elian sugeriu que outras instituições poderiam fazer convênios com o CONARQ por isso a redação deveria ser mais genérica. Para fins de ritos processuais da administração pública, o convênio precisa ser entre órgãos com CNPJ. André Bucar, assessor do Arquivo Nacional, comentou que, dentro de um consenso possível, nesta proposta de regimento interno estão soluções concretas e objetivas quanto aos pontos elencados pela relatora. A Presidente informou que o regimento interno do CONARQ será publicado por portaria do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública após apreciação da Assessoria Especial de Assuntos Legislativos - AEAL/MJSP e destacou que os ritos administrativos perante o Ministério da Justiça e Segurança Pública devem ser seguidos pela presidência do CONARQ. Por unanimidade, o novo Regimento Interno do CONARQ foi aprovado pelo Plenário. No ponto 2. Informe do GT Planejamento estratégico 2021-2024 + agenda regulatória, a relatora Elina Pessanha discorreu sobre as seguintes ações: duas reuniões realizadas (17/11 e 01/12), escolha de metodologia de trabalho, promoção de oitivas com especialistas da área de arquivos, estudo do Relatório da I CNARQ (2011). A conselheira Monica Ferreira sugeriu o envio por correio eletrônico do quadro síntese com as resoluções da CNARQ e o quadro da agenda regulatória. A conselheira Elina Pessanha argumentou não ser ainda o momento oportuno para compartilhar as ideias do GT com o Plenário, pois entende que geraria um retrabalho. A Presidente indagou quais seriam os próximos passos para o trabalho do GT e lembrou que para elaboração de um planejamento estratégico há metodologia já estabelecida; sugeriu também o contato com a equipe de Assessoria de Planejamento e Modernização do Arquivo Nacional. Elina Pessanha respondeu que seria a realização de um balanço das oitivas, elaboração de proposta para envio aos conselheiros. O conselheiro Paulo Elian chamou atenção para qual seria o plano estratégico do CONARQ no cumprimento de suas competências. No ponto 3. Instituição de câmaras técnicas consultivas foi reapresentada a solicitação do Dr. Carlos Alexandre Böttcher (TJ-SP) para criação da Câmara Técnica de Memória do Judiciário, com o objetivo de subsidiar a implantação de um Centro de Referência Digital de Memória do Poder Judiciário. A Presidente advertiu não ter sido incluído neste ponto a sua demanda para criação de uma câmara técnica para a elaboração de diretrizes para a certificação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis (RDC-Arq); enquanto Diretora-Geral do Arquivo Nacional - AN, órgão central do SIGA, ela instituirá um grupo com esse objetivo e o resultado poderá ser enviado ao CONARQ para apreciação e adoção como uma resolução, se oportuno. Ela também informou que o AN integra o Comitê de Governança do Sistema único de Processo Eletrônico em Rede (SUPER.BR) junto com a Advocacia Geral da União - AGU, Presidência da República - PR e Ministério da Economia - ME. O conselheiro Paulo Elian, por questão de ordem, sinalizou que pela forma como foi apresentado o ponto de pauta não favoreceu a discussão pelo Plenário e recomendou a indicação de relatores para as próximas reuniões. Carolina de Oliveira explicou que a Coordenação de Apoio ao CONARQ - Coaco/AN preparou um Caderno de Reunião com detalhes de cada ponto da pauta, disponibilizado aos conselheiros com a antecedência devida. A conselheira Beatriz Kushnir sugeriu que houvesse uma avaliação dos conselheiros sobre as demandas recebidas do público interessado em criação de câmaras técnicas consultivas. O conselheiro Thiago Bragato se dispôs a ser relator desta matéria de câmara técnica do judiciário. Os conselheiros Jonas Ferrigolo e Vanderlei dos Santos chamaram atenção quanto ao adiamento, novamente, na tomada de decisão sobre a criação da câmara técnica em pauta. A conselheira Nadia Kojio destacou a importância em ter-se uma câmara técnica sobre acervos do judiciário, mas importante mesmo é o apoio dos Tribunais de Justiça aos arquivos públicos municipais que custodiam os acervos do judiciário para fins de desenvolvimento de projetos para descrição e acesso. A Presidente comunicou a todos que integra o Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname). Por questão de ordem, o conselheiro Paulo Elian solicitou o encaminhamento da pauta propondo a aprovação ou não da câmara técnica. A conselheira Maria Teresa Mello comentou ser fundamental que o Plenário tenha esclarecido quais serão os critérios de criação de câmaras técnicas consultivas para, então, decidir-se sobre essa questão no âmbito do CONARQ. André Bucar pontuou que câmaras técnicas são instrumentos de apoio ao trabalho do deste Colegiado e os objetos de seus estudos deverão estar alinhados com o seu planejamento estratégico e sua agenda regulatória. Em sua análise, neste novo modelo de funcionamento das câmaras técnicas é condizente que os estudos e as propostas tenham um caráter lato e não estrito como acontecia anteriormente a 2019. O conselheiro Vanderlei Santos manifestou sua preocupação quanto à possibilidade do CONARQ rejeitar uma proposta de procedimento técnico estabelecido no âmbito do Poder Executivo federal pelo Arquivo Nacional, órgão central do SIGA. Os conselheiros deliberaram não instituir as câmaras técnicas de Memória do Judiciário e a de diretrizes para certificação de RDC-ARQ nesta reunião; ter a relatoria sobre a Câmara Técnica de Memória do Judiciário; aprovaram a criação de um GT para definir uma metodologia de criação de câmaras técnicas consultivas, composto por Maria Teresa Mello, Beatriz Kushnir e Thiago Bragato com prazo de 15 dias após dezembro/2020. Considerando a premência do tema, decidiu-se pela realização de uma reunião extraordinária em 03/02/2021. O ponto 4. Votação de moções cuja elaboração foi aprovada na 97ª reunião foi apresentado e, sem oposições, aprovado. As moções serão divulgadas nos canais de comunicação do CONARQ; no caso da moção para os arquivos públicos municipais baianos também será encaminhada aos prefeitos e dirigentes dos arquivos públicos. A conselheira Maria Teresa Matos destacou a importância de interlocução com o Poder Judiciário sobre tratamento técnico e mapeamento dos acervos do Judiciário e lembrou sobre a iniciativa do DIBRARQ. A conselheira Nadia Kojio manifestou ser necessário o CONARQ acompanhar as iniciativas de outros setores nas questões afetas às atividades dos arquivos. Com relação ao ponto 5. Análise de solicitação para recriação do Comitê Nacional do Brasil da Memória do Mundo da UNESCO - MoW Brasil (MEMOJUS e MEMOJUTRA). A solicitação foi feita pelo Dr. Carlos Alexandre Böttcher (TJ-SP) de apoio do CONARQ ao pleito dos representantes de MEMOJUS BRASIL e MEMOJUTRA, Redes Nacionais de Memória do Poder Judiciário, apresentado ao Secretário Especial da Cultura para a reativação do Comitê do Programa Memória do Mundo (MoW Brasil) da UNESCO e inclusão de um representante do segmento dos arquivos judiciários no referido Comitê. Quanto ao ponto de pauta 6. Realização de eventos comemorativos dos 30 anos da Lei nº 8.159/1991, enquanto Diretora-Geral do Arquivo Nacional, Neide De Sordi fez ao Plenário um convite de parceria para a definição da programação do evento em 08/01/2021. Após a aprovação dos presentes, criou-se um GT com os conselheiros Paulo Elian, Maria Teresa Matos e o servidor Eliezer da Silva Pires, da equipe de Coordenação de Apoio ao CONARQ/AN para desenhar a seção da parte neste dia. No último ponto de pauta 7. Definição da agenda de reuniões em 2021 foi sugerido e aprovado que sejam realizadas as reuniões ordinárias na última quarta-feira dos meses de abril, agosto e dezembro. Os conselheiros compreendem serem necessárias reuniões extraordinárias no interstício das ordinárias. A conselheira Maria Teresa Bandeira de Melo informou sobre a notícia de que o arquivo do Jornal do Brasil está em processo de deterioração e há preocupação, especialmente de fotógrafos, quanto à destinação desse importante acervo para a história do Brasil. Ela sugere que o CONARQ manifeste-se sobre essa questão; o Ministério Público também poderia ser acionado. Nada mais havendo a tratar, a Presidente agradeceu a todos e deu por encerrada a reunião, da qual, para constar, eu, Carolina de Oliveira, coordenadora da Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos, lavrei a presente Ata, que, lida e aprovada, vai por todos assinada eletronicamente.
Neide De Sordi
Presidente do CONARQ