Ata da 97ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (29/10/2020)
Ministério da Justiça e Segurança Pública
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ
ATA DA 97ª REUNIÃO PLENÁRIA ORDINÁRIA DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ
Aos vinte e nove dias do mês de outubro de 2020, às quinze horas, na sala virtual meet.jit.si/Conarq2020, foi realizada a 97ª reunião ordinária do CONARQ. Participaram da reunião: a presidente do Conselho, Sra. Neide Alves Dias De Sordi; representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros José Rivaldo Cadete Imbeloni (titular) e Liane Lasmar Correia (suplente), da Secretaria-Geral da Presidência da República; representando o Poder Judiciário Federal: a conselheira Ana Paula Alencar Oliveira (suplente), do Supremo Tribunal Federal; representando o Poder Legislativo Federal: o conselheiro Vanderlei Batista dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; representando os arquivos públicos estaduais e distrital: as conselheiras Maria Teresa Villela Bandeira de Mello (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, e Maria Teresa Navarro de Britto Matos (suplente), do Arquivo Público do Estado da Bahia; representando os arquivos públicos municipais: as conselheiras Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), do Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), do Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; representando as associações de arquivistas: o conselheiro Jonas Ferrigolo Melo (titular); representando as instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história, ciências sociais ou ciência da informação: os conselheiros Beatriz Kushnir (titular) e Paulo Roberto Elian dos Santos (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH-Brasil, Luiz Eduardo Ferreira (titular), da Universidade Federal da Paraíba, Maria Leandra Bizello (suplente), da Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho”, Adalson de Oliveira Nascimento (suplente), da Universidade Federal de Minas Gerais, e Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (titular), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS. Registrou-se a presença da Sra. Cíntia Moura, como ouvinte do Ministério da Economia pela conselheira Priscila Andressa Correa Cabral (titular). A Presidente iniciou os trabalhos e com a concordância dos conselheiros quanto à ordem e pontos de pauta, prosseguiu-se a reunião. A secretária, Carolina de Oliveira, solicitou a permissão, que foi concedida, para apresentação de cronograma de atividades dos grupos de trabalho aprovados na 96ª reunião. A conselheira Beatriz Kushnir solicitou que a minuta de regimento interno seja enviada para o correio eletrônico dos membros do Plenário. Sobre o ponto de pauta 01. Formação de grupo de trabalho (GT) para realizar a avaliação da Política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159/1991) – aplicação da metodologia ex ante e ex post de avaliação de políticas públicas, a palavra foi dada ao servidor da Coaco/AN, Eliezer Pires, para breve explicação em que consiste essa metodologia elaborada pela Casa Civil e outros órgãos. Os conselheiros Nádia Kojio e Rivaldo Imbeloni perguntaram sobre capacitação para o GT; há curso autoinstrucional no portal da Escola Nacional de Administração Pública – Enap <https://www.escolavirtual.gov.br/curso/142>. A Presidente citou como regulamento para a análise de políticas públicas o Decreto nº 9.834, de 12 de junho de 2019. Ela comentou também, enquanto Diretora-Geral do Arquivo Nacional, a respeito da consulta pública da “Política de Gestão de Documentos e Arquivos do Poder Executivo federal” realizada no âmbito do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – SIGA. A Presidente passou a palavra ao servidor do GABIN/AN, André Bucar, para complementações. Ele destacou que o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, tem uma regulamentação incipiente ao tratar de uma política pública dos arquivos, pois não detalha os elementos de uma política pública. O conselheiro Paulo Elian citou o diagnóstico da I Conferência Nacional de Arquivos – CNARQ, de 2011, apontando as necessidades de atualização da Lei nº 8.159/1991 e defendeu que esse ponto deveria estar atrelado ao planejamento estratégico do CONARQ. A conselheira Elina Pessanha sugeriu que o cronograma de trabalho do GT Planejamento estratégico seja estendido para depois do mês de dezembro de 2020, considerando a densidade dos estudos e preparação de uma proposta a ser apresentada para discussão e deliberação do Plenário. A Presidente explicou que não há prejuízo do GT a ser constituído para realizar a avaliação de políticas públicas trabalhar em paralelo ao GT Planejamento estratégico. A conselheira Elina Pessanha solicitou esclarecimento sobre qual política será avaliada pelo Plenário: a política nacional de arquivos, vigente, ou outra a ser elaborada no contexto do planejamento estratégico? A Presidente explicou que será avaliada a política sobre a qual dispõe a Lei nº 8.159/1991 para identificar quais disposições exigem aprimoramento. A conselheira Nádia Kojio discorreu seu entendimento de que os objetos de trabalho dos GTs citados são separados, mas complementares e no marco dos 30 anos de criação do CONARQ é fundamental uma nova política nacional de arquivos. O conselheiro Paulo Elian comentou ser importante o CONARQ ter uma cartografia de todas as questões que envolvem a realidade arquivística no país para uma revisão do marco regulatório vigente. André Bucar salientou que o planejamento estratégico e a realização de avaliação de política pública são etapas de um mesmo processo ao qual os conselheiros se dedicarão durante os próximos exercícios. Quanto à metodologia de avaliação de políticas públicas, ele entende ser prioritária a ex post. A conselheira Liane Lasmar sugeriu que a elaboração do planejamento estratégico se inicie após a aprovação do regimento interno, ficando para fevereiro/2021 a conclusão da minuta para apreciação do Plenário. Os conselheiros Rivaldo Imbeloni, Paulo Elian, Liane Lasmar e Monica Ferreira concordam com uma prorrogação do cronograma do GT Planejamento estratégico até abril de 2021 quando seria aprovado o planejamento pelo Plenário. A conselheira Elina Pessanha questionou se a avaliação ex post da política nacional de arquivos será realizada desde agora. A Presidente esclareceu que sim, pois o resultado dessa análise oferecerá subsídios para futuras proposições de atualização da Lei nº 8.159/1991. Aprovou-se a formação do GT, sendo composto pelos conselheiros Nádia Kojio (relatora), Jonas Ferrigolo, Leolíbia Linden, Luiz Eduardo Ferreira e Priscila Cabral e Eliezer Pires, do Arquivo Nacional. O prazo de funcionamento do grupo foi estipulado em 90 dias para apresentação de uma proposta preliminar ao Plenário. Na sequência foi apresentado o ponto 02. Proposta de resolução estabelecendo diretrizes para elaboração e uso dos instrumentos técnicos de gestão de documentos pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Em dezembro de 2019, os conselheiros à época não apresentaram contribuições ao documento redigido pela ex-coordenadora-geral da Coged/AN, Larissa Costa. Devido ao processo de seleção pública para vagas de conselheiros do CONARQ, em 2020, não foi dado seguimento ao trabalho. A conselheira Beatriz Kushnir lembrou que na 94ª reunião ordinária do CONARQ aventou-se que poderia haver um vácuo jurídico caso não fosse aprovada a resolução em 120 dias. A Presidente pontuou que o atraso ocorreu em decorrência da reestruturação do funcionamento do CONARQ. A conselheira Elina Pessanha manifestou seu não entendimento do ponto de pauta nº 01 em detrimento da discussão sobre o planejamento estratégico do CONARQ e incompreensão quanto ao objetivo do GT Planejamento estratégico. Sua preocupação é com uma possível hierarquização entre GT Planejamento estratégico e GT Avaliação de políticas públicas – o Conselho guiará seus trabalhos com base no primeiro ou no segundo? A Presidente explicou, novamente, as definições feitas no ponto de pauta nº 01, mas colocou aos presentes se havia a necessidade de retomar a discussão. O conselheiro Jonas Ferrigolo manifestou que o ponto nº 01 estava aprovado. O conselheiro Rivaldo Imbeloni retomou a sugestão apresentada pela conselheira Liane Lasmar de que o cronograma do GT Planejamento estratégico fosse até fevereiro/2021. A conselheira Beatriz Kushnir manifestou sua preocupação quanto aos resultados dos trabalhos dos GTs citados terem visões antagônicas. A conselheira Teresa Bandeira de Mello esclareceu que, ao final da 96ª reunião, houve uma concordância entre os presentes de que os pontos sobre planejamento estratégico e prazos seriam retomados na reunião de hoje. Esclarecidas as contestações, retomou-se a discussão deste ponto nº 02. O conselheiro Vanderlei Batista sugeriu a alteração de redação do art. 2º, da Resolução nº 45/2020. Foi aprovada nova redação de prorrogação do prazo, por igual período, tendo-se em conta a vacância do CONARQ no início de 2020 e também a instituição de uma câmara técnica consultiva – sob o eixo da gestão de documentos – , com prazo de 120 dias, com objetivo de rever o documento apresentado em dezembro/2019. O conselheiro Jonas Ferrigolo questionou qual foi a deliberação feita na 94ª reunião e a Presidente explicou não ter havido deliberação. Os conselheiros Vanderlei Batista e Elina Pessanha concordam sobre ter um conselheiro e especialistas convidados compondo uma câmara técnica consultiva. O conselheiro Jonas Ferrigolo ponderou que na 96ª reunião compreendeu-se ser necessária uma metodologia e alinhamento ao planejamento estratégico para serem instituídas câmaras técnicas. No entanto, com a prorrogação do prazo de aprovação do planejamento para abril/2021, neste ínterim, concorda com a instituição de algumas câmaras técnicas. E comentou que gostaria de indicar nomes de especialistas para comporem a câmara técnica consultiva em tela. A Presidente está de acordo com indicações feitas pelos conselheiros, ainda que o Regimento Interno vigente (art. 23, V) preveja a designação ad referendum pelo Presidente do CONARQ e, de sua parte, sugeriu para a composição Larissa Costa, servidora do Arquivo Nacional e coordenadora do SIGA. A Coaco receberá, via correio eletrônico <conarq@an.gov.br>, as sugestões dos conselheiros de outros nomes. O próximo ponto é 03. Revisão da Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003 que “Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional”. A conselheira Nádia Kojio fez um paralelo dessa questão com a dos bens edificados (regulamentados pelo IPHAN), apresentando a realidade do Arquivo Público de São José dos Campos – que não declara o acervo como de interesse público e social, porém faz o recolhimento após análise de sua equipe. Ela questionou sobre a possibilidade de alteração do art. 7º para constar medidas quanto aos casos de descumprimento do Termo de Doação do acervo privado, especialmente com relação ao estado de conservação, a uma instituição arquivística devido ao lapso de tempo entre a declaração de interesse público social pelo CONARQ e a efetivação da doação do acervo. A Presidente ponderou a conveniência de se ter alguma previsão a esse respeito; que a Comissão de Avaliação de Acervos Privados não teria fôlego para esse monitoramento. A conselheira Beatriz Kushnir lembrou que foram identificados, em avaliações passadas, acervos cujos detentores não eram os seus produtores/proprietários; é essencial ter um cuidado para reconhecer se o acervo privado a ser declarado de interesse público e social tem procedência duvidosa; é necessária uma comprovação de parte do interessado. A Presidente recomendou que a Comissão de Avaliação de Acervos Privados tenha como membros especialistas de diferentes unidades da federação e que ela fosse independente de qualquer comissão do Arquivo Nacional. O conselheiro Vanderlei Batista questionou como o CONARQ lidaria com a situação da Comissão de Avaliação identificar, proativamente, um acervo passível de ser declarado como de interesse público e social e o seu detentor recusar-se a protocolizar a solicitação ou organizá-lo. A conselheira Liane Lasmar relatou a experiência no IBRAM para normatizar a Declaração de Interesse Público (DIP) e a dificuldade em se diferenciar os acervos arquivístico/bibliográfico/museal custodiados por museus e fez a sugestão de estabelecer contato com o Instituto. O conselheiro Paulo Elian considerou pertinente ter-se uma avaliação dos resultados dos processos de declaração de interesse público social já efetivados pelo CONARQ, contribuindo para a revisão da política nacional de arquivos públicos e privados. A conselheira Nádia Kojio relatou que o Arquivo Público de São José dos Campos também recolhe acervo de terceiros. Por isso, sente falta de um amparo jurídico para as instituições arquivísticas nesses casos. Relatou, ainda, que o Arquivo Público do Estado de São Paulo publicou documento que os permite declarar acervo privado como de interesse público. A Presidente reconheceu a necessidade de uma discussão mais ampla sobre a questão da declaração de interesse público e social do que apenas alteração de forma da Resolução nº 17/2003 e perguntou aos conselheiros quem poderia ser o relator desta questão, tendo como uma referência a Resolução Normativa nº 2, de 29 de maio de 2019, do IBRAM, que Regulamenta a Declaração de Interesse Público de bens culturais musealizados ou passíveis de musealização; ninguém se voluntariou e ficou indefinido se será formado um GT de conselheiros ou uma câmara técnica consultiva para revisão dos procedimentos quanto à declaração de interesse público e social do CONARQ. Enquanto Diretora-Geral do Arquivo Nacional, Neide De Sordi relatou a decisão de se ter como novo critério para a entrada de acervos privados, na forma de doação, de que sejam declarados de interesse público e social pelo CONARQ. O conselheiro Jonas Ferrigolo concordou que seja feita a alteração de forma da Resolução nº 17 e questionou a urgência desta aprovação. O conselheiro Paulo Elian sugeriu que fosse feito o convite aos especialistas que já atuaram ou atuam com o processamento técnico e preservação de acervos privados ou compuseram a Comissão de Avaliação de Acervos Privados do CONARQ. A Presidente indicou a servidora Beatriz Monteiro, do Arquivo Nacional, ex-membro da referida Comissão, para participar da 98ª reunião a ser realizada em 15/12/2020. O conselheiro Paulo Elian indicou que a questão dos acervos privados também está inserida no planejamento estratégico. Foi colocada em votação e aprovada a alteração de forma da Resolução nº 17/2019 em decorrência do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019. Para o próximo ponto 04. Solicitação de fundos extrajudiciais, por cartórios, recolhidos à instituições arquivísticas públicas, foi dada a palavra à conselheira Maria Teresa Matos para relatar a situação vivenciada pelos Arquivos Públicos Municipais baianos, para que procedam a devolução de livros de registro transferidos e sob a guarda dos mesmos. A Fundação Pedro Calmon, vinculada da Secretaria de Cultura do Estado da Bahia, órgão que dirige o Arquivo Público do Estado da Bahia, encaminhou solicitação de orientação ao CONARQ sobre requerimentos enviados por cartórios particulares, em razão da Lei nº 6.015, de 31/12/1973, que “dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências”, à instituições arquivísticas de Santo Amaro e de Rio de Contas. As transferências dos livros de registro produzidos pelo Poder Judiciário nas Comarcas de Santo Amaro e de Rio de Contas para os seus Arquivos Municipais, encontram-se respaldadas pela lei delegada nº 52, de 31/05/1983, que dispõe sobre a proteção dos arquivos públicos e privados, e dá outras providências. A Presidente Neide De Sordi considerou relevante esse relato pois poderá ocorrer ou já ocorreu com alguma outra instituição arquivística do país. Ela fez o encaminhamento para redação de um ofício ou uma moção ou, ainda, uma resolução definindo diretivas de que o acervo de natureza extrajudicial ao ser recolhido a uma instituição arquivística, devido ao seu valor histórico, não seja devolvido ao cartório/órgão produtor. O conselheiro Jonas Ferrigolo também apoia a elaboração de uma resolução. A conselheira Beatriz Kushnir relatou que no Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro faz-se o tombamento, em nível do órgão municipal e estadual, do acervo que entra na instituição. Assim, impossibilita a retirada de qualquer conjunto documental. A Presidente comentou que a Associação dos Notários e Registradores do Brasil – Anoreg/BR apresentou ao CNJ proposição de criação de um centro de referência de documentos cartorários do Brasil que, se aprovada, seria outra justificativa para solicitarem a devolução do acervo extrajudicial custodiado pelas instituições arquivísticas. A conselheira Maria Teresa Bandeira de Mello se dispôs a contribuir na redação da moção. Na oportunidade, ela reapresentou a solicitação de indicação de representantes do CONARQ para compor o CONEARQ/RJ, sendo indicados Paulo Elian e Elina Pessanha como titular e suplente, respectivamente. A conselheira Nádia Kojio relatou que no estado de São Paulo, o Poder Judiciário firmou um convênio para o tratamento e guarda do acervo na instituição arquivística, além de inventário para disponibilização ao público. O importante é ter como prioritário o acesso devido ao interesse público. A Presidente pensou na possibilidade de ser amicus curi do CNJ referente a essa questão do acervo extrajudicial. As conselheiras Beatriz Kushnir e Elina Pessanha solicitaram ao Plenário a aprovação de uma moção de apoio para a Cinemateca Brasileira, fechada há 300 dias; elas se dispuseram a redigir o documento. O conselheiro Paulo Elian destacou a realização de um diálogo com órgãos do Poder Judiciário a respeito da jurisdição arquivística que envolve os acervos judiciais e extrajudiciais. A conselheira Maria Teresa Matos agradeceu o apoio dos conselheiros e comentou que o interesse dos cartórios pelos acervos é mais comercial e menos pela preservação e acesso ao patrimônio arquivístico. Na oportunidade, também se dispôs a participar da atividade referente ao censo do SINAR. A Presidente relatou as inciativas que fez junto à SECULT/MTurismo, enquanto Diretora-Geral do AN, para apoiar a reabertura da Cinemateca Brasileira. Os conselheiros apoiaram e aprovaram uma moção aos arquivos públicos municipais da Bahia e outra para a Cinemateca Brasileira. Na sequência, a Presidente fez um 05. Informe sobre a Cartilha de emendas parlamentares do Ministério da Justiça e Segurança Pública 2021, tendo como proposta de emenda a “Aquisição de equipamentos (escâner e arquivo deslizante) para modernização de arquivos públicos” https://www.justica.gov.br/Acesso/acoes-e-programas/cartilha-de-emendas-parlamentares-2021. O objetivo é modernizar as instituições arquivísticas por meio de recursos provenientes de emendas individuais ou de bancada/comissão. Ela recomendou aos conselheiros que tenham contato com parlamentares que apresentem o conteúdo da Cartilha. Devido ao avançar da hora, a decisão sobre instituição de uma câmara técnica consultiva “Memória do Judiciário” ficará para a próxima reunião do Plenário. Nada mais havendo a tratar, a Presidente agradeceu a todos e deu por encerrada a reunião, da qual, para constar, eu, Carolina de Oliveira, coordenadora da Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos, lavrei a presente Ata, que, lida e aprovada, vai por todos assinada eletronicamente.
Neide De Sordi
Presidente do CONARQ