Ata da 8ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (12/05/1997)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas e trinta minutos do dia doze de maio de mil novecentos e noventa e sete, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Tenente-Coronel Dielson Freitas de Lima, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (titular) e Pedro Paulo Lemos Machado, do Ministério da Administração e Reforma do Estado - MARE/DINFOR (titular); representantes do Poder Judiciário Federal: Neuzi Coutinho dos Santos, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular) e Josiane Cury Nasser Loureiro - STJ (titular); representantes do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena de Vasconcellos, da Câmara dos Deputados (titular) e Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado Federal (titular); representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira ( titular); representante dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Eliana Rezende Furtado de Mendonça, do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (titular); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Maria Aparecida Rodrigues Manzan, do Arquivo Público de Uberaba - MG (titular); Alexandre Mendes Nazareth, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (suplente); Waney Tadeu Motta, do Arquivo Geral do Município de Vitória - ES (titular) e Janice Gonçalves, da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba - SP (suplente); representantes da Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB: Mariza Bottino (titular) e Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente); representantes de instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Luiz Cleber Gak, da Universidade do Rio de Janeiro - UNI-RIO (titular) e Jorge Eduardo Enríquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria - RS (suplente); representantes de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais : Ismênia de Lima Martins (titular) e Lana Lage Gama Lima (suplente), da Associação Nacional de Professores Universitários de História - ANPUH; Angela Castro Gomes (titular) e Maria de Fátima Silva Gouveia (suplente), da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC; Joaquim Falcão (titular) e Maria Eduarda Marques (suplente), da Fundação Roberto Marinho. Justificaram suas ausências o Conselheiro titular Márcio Augusto Freitas de Meira e sua suplente Regina Rottemberg Gouvêa . Foi convidada para secretariar os trabalhos da 8ª reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, Assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR. O Presidente abriu a sessão, saudando os Conselheiros e agradecendo a participação de todos em nome do Ministério da Justiça. Em seguida, nomeou os novos Conselheiros, informou sobre as alterações ocorridas nas representações das instituições que integram o CONARQ e passou a palavra aos novos Conselheiros para que se apresentassem e falassem sobre suas instituições. Em seguida, convidou os novos Conselheiros para assinarem o Livro de Posse. Finda essa formalidade, o Conselheiro Joaquim Falcão, representante da Fundação Roberto Marinho, fez um breve retrospecto sobre sua participação em reuniões promovidas pelo Arquivo Nacional, à época em que Celina do Amaral Peixoto dirigia a instituição, quando se discutia a posição do Arquivo na estrutura governamental, isto é, se o Arquivo passaria a ser subordinado ao Ministério da Cultura ou se ficaria no Ministério da Justiça. Continuando, informou sobre a possibilidade de se preparar uma edição do programa de televisão Globo Ciência (duração de 30 minutos) sobre arquivos. Informou, ainda, que, em setembro, entrará no ar a TV Futura, canal de TV a cabo, voltado para a Educação e a Cultura, que manterá programas de telecursos e mini telecursos. Propõe que o CONARQ prepare material para cinco mini telecursos (duração de 15 minutos), com enfoque para o usuário. Esclarece que uma das características desses mini telecursos é que os mesmos estão isentos de pagamento de direitos autorais. Em seguida, pediu licença para se retirar em virtude de se encontrar muito gripado, ficando, entretanto, representado pela sua suplente Maria Eduarda Marques. O Presidente agradeceu o valioso oferecimento do Conselheiro Joaquim Falcão e prosseguiu dando cumprimento à agenda de trabalho programada. Colocou em discussão a ata da sétima reunião do CONARQ, a qual foi aprovada com pequenas sugestões apresentadas pelas Conselheiras Gracinda de Vasconcellos e Maria Izabel de Oliveira. Em seguida, colocou em pauta a revisão do Regimento Interno do CONARQ, com a apreciação das alterações sugeridas pela Conselheira Gracinda, designada relatora da matéria. O Presidente passou, então, a ler o Regimento, o qual, juntamente com os demais documentos a serem examinados durante a realização desta oitava reunião, foi encaminhado antecipadamente aos Conselheiros para exame prévio. Solicitou aos mesmos que fossem apresentando suas sugestões na medida em que se desenvolvesse a leitura. Assim, foram propostas as seguintes alterações: - o parágrafo 8ª do artigo 4º passou a ter a seguinte redação: "§ 8º Perderão o mandato o membro do Conselho e o respectivo suplente que faltarem, independente de justificativa, a três reuniões consecutivas ou intercaladas no período de um ano." No item III do art. 8ª, "Sistema Nacional de Arquivos" foi substituído por SINAR. No item IV do mesmo artigo, onde se lê "Conselheiros ou representantes da sociedade civil", leia-se "Conselheiros e representantes de sociedade civil". No art. 9º, onde se lê "O CONARQ constituirá Câmaras Técnicas com a finalidade de elaborar estudos e normas...", leia-se "O CONARQ constituirá Câmaras Técnicas, de caráter permanente, com a finalidade de elaborar estudos e normas...". Foi também suprimida do artigo a expressão "Sistema Nacional de Arquivos", permanecendo a sigla "SINAR". O Parágrafo único se transformou em parágrafo 1º. Foram incluídos mais dois parágrafos, a saber: "§ 2º O Presidente da Câmara Técnica poderá, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos específicos, não tendo o mesmo direito a voto". "§ 3º O membro de Câmara Técnica que faltar, independente de justificativa, a três reuniões consecutivas ou intercaladas no período de um ano, será desligado". No Parágrafo único do art. 11, onde se lê "eleito na primeira reunião ordinária", leia-se "eleito em reunião ordinária". O art. 14 passou a ter a seguinte redação: "Das reuniões das Câmaras Técnicas serão lavradas atas, assinadas pelo Secretário e Presidente, após aprovação de seus membros, e integrarão os arquivos do CONARQ". No art. 15 foram feitas as seguintes alterações: o parágrafo 3º se transformou em parágrafo 5º com a mesma redação. Foram inseridos dois novos parágrafos, a saber: "§ 3º O Presidente da Comissão Especial poderá, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos específicos, não tendo o mesmo direito a voto". "§ 4º O membro da Comissão Especial que faltar, independente de justificativa, a três reuniões consecutivas ou intercaladas, será desligado". No art. 16, onde se lê "O Presidente da Comissão designará o relator", leia-se "O Presidente da Comissão Especial designará o relator". Após o art. 16 foi inserido novo artigo, alterando, conseqüentemente, toda a numeração do Regimento, a partir do art. 17. Assim, o novo art. 17 recebeu a seguinte redação: "Das reuniões das Comissões Especiais serão lavradas atas, assinadas pelo Secretário e Presidente, após aprovação de seus membros, e integrarão os arquivos do CONARQ". O antigo art. 17, agora art. 18, recebeu a inclusão de dois novos itens: um deles, após o II, e o outro após o VI, alterando-se, desta forma, a numeração dos itens. Assim, o novo item III tem a seguinte redação: "receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenário aqueles pendentes de deliberação" e o novo item VIII ficou assim redigido: "decidir, por voto de qualidade, matérias submetidas ao Plenário". No antigo art. 18, agora art. 19, foi inserido, após o item I, o seguinte item "II - apreciar e votar ata de reunião". No antigo art. 19, agora art. 20, e no seu parágrafo 2º, substituiu-se a sigla CONARQ por Plenário, conforme se segue: "Art. 20 - O Plenário reunir-se-á..." "§ 2º O Plenário somente se reunirá...". No antigo art. 21, agora art. 22, foram feitas as seguintes alterações: o item I ficou com a seguinte redação. "I - abertura da sessão. Leitura e aprovação da ata da reunião anterior". Foi incluído novo item, após o antigo item III que, por sua vez, teve sua redação alterada para "deliberação de matéria". O novo item foi, assim, redigido: "IV - votação de matéria". O antigo art. 22, agora art. 23, passou a ter a seguinte redação "Art. 23 - As atas, redigidas de forma sucinta, depois de aprovadas pelo Plenário e assinadas pela Secretária e pelo Presidente, integrarão os arquivos do CONARQ". A redação final ficou para ser apreciada na sessão do dia seguinte. Dando prosseguimento à programação constante da Agenda, o Presidente submeteu ao Plenário consulta formulada pela Secretaria de Cultura e Esporte do Governo do Distrito Federal sobre sua pretensão de dar ao Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF a condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF. Passou, então, a palavra à Conselheira Eliana Furtado de Mendonça, a quem havia designado para relatar a matéria. Concluída a apresentação do relatório preparado pela Conselheira Eliana, o assunto foi colocado em discussão, ficando aprovada a recomendação da Conselheira, qual seja, a de que o órgão central do SIARDF deve ser o Arquivo Público do Distrito Federal, aprovação essa que deverá ser consubstanciada em Parecer deste Conselho a ser encaminhado ao órgão interessado. O Presidente agradeceu à valiosa e competente colaboração da Conselheira Eliana Mendonça. Em seguida, submeteu à consideração do Plenário minuta de Resolução referente à atualização do Código de Classificação e Tabela Básica de Temporalidade de Documentos, aprovados pela Resolução nº 4, de 28.3.96, publicada no Suplemento nº 62 do DOU, de 29.3.96. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira solicitou que na classificação 025.11 Processos Disciplinares fosse substituído o termo "acumulação ilegal" por "acumulação ilícita", retificado-se, por via de conseqüência, o Índice. O Conselheiro Pedro Paulo informou que a Procuradoria Geral da República, após examinar a Tabela Básica, se pronunciou favorável a sua aplicação, por não ter constatado nenhum conflito legal. O Conselheiro reiterou a posição do Poder Executivo Federal - MARE de fazer cumprir, fielmente, naquilo que diz respeito à administração civil, as Resoluções aprovadas no CONARQ, das quais os seus representantes tenham participado e votado. O Conselheiro Luiz Cleber Gak reiterou solicitação anterior, no sentido de que a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos complementasse a Tabela de Temporalidade com as referências da legislação consultada pela Câmara Técnica, conferindo-lhe maior confiabilidade. Concluídas as sugestões, foram as mesmas aprovadas e incorporadas ao texto da Resolução. Prosseguindo, o Presidente procedeu à leitura da minuta de Resolução que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Os Conselheiros solicitaram informações adicionais. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira, com o objetivo de esclarecer dúvidas leu o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos a ser publicado no Diário Oficial da União referente à documentação do extinto Instituto do Açúcar e do Álcool. Concluída a discussão a minuta da Resolução foi aprovada. Após o intervalo para almoço, às 14h:30min, o Plenário voltou a se reunir. Antes de iniciar os trabalhos, a Coordenadora da Coordenação de Conservação de Documentos do Arquivo Nacional, Srª Ingrid Beck, fez uma apresentação do projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, da qual é Coordenadora. Em seguida, procedeu à distribuição, a cada Conselheiro, de 52 textos técnicos, abordando diversos enfoques da área de conservação preventiva. Esses textos são o resultado do referido projeto, que conta com a parceria da Commission on Preservation and Access, uma organização não governamental norte-americana, que tem por objetivo estimular e dar apoio à colaboração entre bibliotecas, arquivos e instituições acadêmicas, bem como com o suporte financeiro da The Andrew W. Mellon Foundation e da Fundação Vitae, Apoio à Cultura, Educação e Promoção Social. Concluída a explanação da Srª Ingrid Beck, o Presidente deu prosseguimento à agenda programada, passando a palavra à Conselheira Janice Gonçalves, por ele designada para visitar a Fundação Cultural Simonense, a Prefeitura Municipal de São Simão e a Câmara de Vereadores, com vistas a reunir dados sobre a demanda entre as três instituições envolvidas na "doação" do acervo da Prefeitura de São Simão, pela administração anterior, à Fundação Cultural Simonense. A Conselheira apresentou, então, um resumo de seu exaustivo relatório sobre a matéria, encaminhado ao Presidente do CONARQ. Vários Conselheiros se manifestaram, havendo consenso de que lugar de documento público é na instituição arquivística pública. Assim, foi proposto, que o Presidente do CONARQ encaminhasse, à Prefeitura Municipal de São Simão e à Fundação Cultural Simonense, parecer manifestando a posição do CONARQ sobre o assunto, evocando-se os dispositivos da lei nº 8.159, de 8.1.91, e recomendando à Prefeitura providências urgentes no sentido de que seja criado o Arquivo Municipal de São Simão, dotando-o das instalações, recursos humanos e materiais adequados para garantir a conservação da documentação produzida, recebida ou acumulada em decorrência de suas atividades. O Presidente, na qualidade de Diretor-Geral do Arquivo Nacional, acrescentou que o Arquivo poderia colaborar com a Prefeitura na implantação do Arquivo Municipal, oferecendo cursos de treinamento ou assistência técnica na construção/adaptação de prédios e na organização do acervo. O Presidente manifestou seus agradecimentos à Conselheira Janice Gonçalves, cumprimentando-a pela qualidade de seu relatório. Continuando, o Presidente passou para o item 7.1.1. da Agenda, submetendo ao Plenário o documento, previamente distribuído aos Conselheiros, intitulado "Subsídios para atualização da NBR - 10.519, da Associação Brasileira de Normas Técnicas, referente aos critérios de avaliação de documentos de arquivo", elaborado pela Câmara Técnica de Avaliação de Documentos do CONARQ. Tendo presente que a Conselheira Gracinda Assucena de Vasconcellos também integra a referida Câmara, o Presidente solicitou que a mesma fizesse um relato sobre o trabalho. A Conselheira Gracinda informou sobre os conceitos que nortearam o trabalho, esclarecendo que a preocupação da Câmara se concentrou nos aspectos técnicos da norma, deixando para a ABNT a formatação do texto. Após o exame do documento, decidiu-se submeter o glossário que o integra ao grupo de trabalho do Arquivo Nacional responsável pela elaboração de uma terminologia brasileira. Uma vez aprovada pelo grupo de trabalho, o documento deverá ser, então, encaminhado à ABNT. A seguir, a Conselheira Gracinda pediu a palavra para apresentar o documento "Recomendações da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos Relativas à Terceirização dos Serviços Arquivísticos", elaborado, em reunião de 30.4.97, em virtude do crescimento do número de instituições que se utilizam dos serviços de empresas privadas para organização de arquivos, bem como do interesse de alguns órgãos públicos em terceirizar o armazenamento de documentos, principalmente em Brasília. Tendo em vista a gravidade do assunto, o Presidente, solicitou à Conselheira que procedesse à leitura do documento, o qual foi detalhadamente apreciado. Outros Conselheiros ratificaram os termos do documento, informando que já haviam sido procurados por representantes dessas empresas prestadoras de serviços, na maioria dos casos despreparadas para realizar trabalhos na área de arquivos. Concluído o exame do documento, o Presidente propôs que se organizasse um pequeno grupo para, encerrada a sessão, elaborar uma Resolução do CONARQ, disciplinando a matéria a ser submetida ao Plenário na sessão do dia seguinte. Compuseram o grupo os seguintes Conselheiros: Eliana Furtado de Mendonça, Maria Izabel de Oliveira e Gracinda A. de Vasconcellos. Tendo em vista o avançado da hora, foi encerrada a sessão às 18 horas. Às 9 horas do dia 13 de maio, foi reaberta a sessão com a apresentação do texto da Resolução preparado pelo grupo de trabalho constituído na véspera. O Presidente procedeu à leitura da Resolução, colocando-a em discussão, a qual foi aprovada, passando a integrar esta ata como anexo. Foi feita, em seguida, a leitura da redação final do Regimento Interno do CONARQ, a qual foi aprovada. Continuando, o Presidente informou ao Plenário que o Ministério da Aeronáutica havia apresentado ao Ministério da Justiça um questionamento sobre o Decreto nº 2.134, de 24.1.97, que regulamenta o art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispondo sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, cuja minuta foi preparada pela Comissão Especial de Acesso à Informação de Arquivos e encaminhada pelo CONARQ para sanção presidencial. Para habilitá-lo a dar uma resposta consistente, o Presidente informou que constituiu, pela Portaria nº 23, de 30 de abril de 1997, uma Comissão Especial, integrada por dois membros da referida Comissão Especial de Acesso à Informação de Arquivos - Ana Maria Brandão (Presidente) e Célia Maria Leite Costa - e por Eliana da Silveira Mattar, da assessoria jurídica do Arquivo Nacional para redigir um parecer técnico sobre as contestações então apresentadas. Neste momento, o Conselheiro Pedro Paulo L. Machado, informou que tinha que se retirar, lamentando não poder participar da reunião até o seu término, em virtude de compromissos inadiáveis de trabalho, tendo de retornar à Brasília para a reunião final com a missão do BID sobre propostas de financiamentos na área de informação e informática. Entretanto, antes de se retirar, informou que não se manifestaria sobre o questionamento do Ministério da Aeronáutica e que, na próxima reunião do CONARQ traria uma posição oficial do Poder Executivo Federal. O Tenente-Coronel Dielson Freitas de Lima endossou a posição do Conselheiro Pedro Paulo. A propósito do assunto, lembrou que, na 5ª reunião do Conselho, já manifestara sua posição contrária aos trabalhos da Comissão Especial de Acesso à Informação de Arquivos do CONARQ, sem a articulação com o representante do Ministro da Justiça no Grupo Técnico Interministerial - GTI, criado para elaborar uma proposta de Política Nacional de Privacidade e Sigilo das Informações e Comunicações (Dec. 1906/96), temendo pelos resultados de iniciativas distintas e das quais participava diretamente, a saber: a do CONARQ e a do GTI. O Presidente convocou, então, a Srª Ana Maria Brandão, para apresentar ao Plenário o parecer técnico mencionado, seguido de esclarecimentos complementares. Concluída a exposição, o Plenário endossou os termos do parecer e propôs um voto de louvor à Comissão Especial pelo brilhante trabalho realizado. O referido parecer integra esta ata como anexo. O Presidente informou que o Parecer seria encaminhado imediatamente ao Ministério da Justiça. Em seguida, apresentou duas Recomendações da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos, de 18 de abril de 1997, a saber: nº 1 - que o CONARQ faça gestões junto ao Ministério da Administração e Reforma do Estado - MARE, no sentido de que a ENAP implemente, com urgência, propostas de capacitação de recursos humanos na área de arquivos, em articulação com a Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos; nº 2 - que o CONARQ faça gestões junto às instituições públicas e privadas com poder da comunicação de massa, visando a uma ampla campanha nacional de sensibilização sobre o papel e importância dos arquivos brasileiros. Os Conselheiros acolheram com interesse as Recomendações da Câmara Técnica, que, juntamente com a Coordenação do CONARQ, deverá preparar projetos específicos a serem encaminhados à ENAP/MARE. Prosseguindo, o Conselheiro Waney Tadeu Motta referiu-se ao anúncio sobre compra de documentos históricos, publicado em diversos jornais, sugerindo que o CONARQ se posicionasse sobre a matéria, fazendo publicar, também em jornais de grande circulação, comunicado alertando o autor do anúncio, e a sociedade em geral, sobre as implicações judiciais sobre o assunto, caso se efetivem operações comerciais com documentos públicos. Dando cumprimento à agenda, o Presidente prestou informações sobre o andamento do projeto n. 22, de 1996, de autoria do Senador Sebastião Rocha, sobre documentos eletrônicos, passando a palavra ao Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, Carlos Augusto Ditadi, para relatar o resultado dos estudos que vem empreendendo sobre a legislação de outros países relativamente a tão controvertido tema, seja pelas suas implicações legais, seja pelas suas implicações técnicas. Face aos esclarecimentos prestados por Carlos Augusto Ditadi, o Conselheiro Waney indagou dos demais Conselheiros presentes sobre a oportunidade de se sugerir aos senadores o adiamento da votação da matéria, uma vez que os resultados da aplicação da informática na gestão de documentos ainda é pouco conhecida. O assunto foi bastante discutido com os Conselheiros e, finalmente, em virtude da complexidade das questões colocadas por Carlos Augusto Ditadi, e por alguns Conselheiros, sugeriu-se fazer uma recomposição da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, que deverá ter por missão principal adequar o uso das novas tecnologias aos dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Finalizando, o Presidente submeteu aos Conselheiros o Projeto de lei nº 62, de 1997, de autoria do Senador Lúcio Alcântara, dando nova redação à Lei nº 7.627, de 10 de novembro de 1987, que trata da eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho. Após apresentação e discussão da matéria, o Plenário formulou algumas sugestões, solicitando que o Presidente do CONARQ procedesse à formatação dessas sugestões e as encaminhasse ao Senador Lúcio Alcântara. Nada mais havendo a tratar o Presidente encerrou a sessão, agradecendo a presença e a valiosa colaboração dos Conselheiros. A Secretária lavrou, então, a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente do CONARQ.