Ata da 82ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (19/12/2015)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos dezenove dias do mês de outubro de 2015, na sala de reuniões do Arquivo Público do Estado de São Paulo, situado a situado à Rua Voluntários da Pátria nº 596, Bairro Santana, São Paulo, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a octogésima segunda Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: Bruna Carla Hiraici Rezende (titular), do Ministério da Saúde; Fernando Antônio Braga de Siqueira Júnior (titular) da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Ivan Fernandes Neves (suplente), do Ministério da Justiça; representando o Poder Judiciário Federal: Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – 3ª Região; Marivaldo Dantas de Araújo (suplente), do Superior Tribunal de Justiça Marcelo Jesus dos Santos (suplente), do Supremo Tribunal Federal; representando o Poder Legislativo Federal: André Freire da Silva (titular), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (titular), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Ieda Pimenta Bernardes (titular), do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Marta Célia Bezerra Vale (titular), da Superintendência de Arquivo Público do Distrito Federal; Débora Flores (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; representando os Arquivos Públicos Municipais: Maria Ana Quaglino (suplente), da Fundação Dom João VI de Nova Friburgo – Arquivo Pró-Memória; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Cynthia Roncaglio (titular), da Universidade de Brasília – UnB; representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Beatriz Kushnir (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH. Justificaram suas ausências: Luis Fernando Sayão (suplente), da Comissão Nacional de Energia Nuclear; Dennys Albuquerque Rodrigues (titular), do Supremo Tribunal Federal; Maciel Rodrigues Pereira (suplente), do Senado Federal; Vanderlei Batista dos Santos (suplente), da Câmara dos Deputados; Vivien Fialho da Silva Ishaq (suplente), do Arquivo Nacional; Márcio de Souza Porto (suplente), do Arquivo Público do Estado do Ceará; Yuri Mello Mesquita (titular), do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte; Aurora Maia Dantas (titular), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; Antônio Carlos Galdino (suplente), do Arquivo Municipal de Campinas; Maria da Graça Bürger Fantonelli (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Paraná – AAPR; Maria de Jesus Martins Barbosa (suplente), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás; Rita de Cássia Portela da Silva (suplente), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Leila Lobo de Mendonça (titular), do Centro da Memória da Eletricidade no Brasil Luciana Quillet Heynmann (suplente), da Associação Nacional de História; Adelina Novaes e Cruz (titular) e Verena Alberti (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil da Fundação Getulio Vargas; Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais. O presidente do CONARQ, Senhor Jaime Antunes da Silva inicia a 82ª Reunião Plenária solicitando que o conselheiro Fernando Junior, preste esclarecimentos sobre o projeto de lei que propõe alterar a lei de arquivos em trâmite no Ministério do Planejamento. Sobre este assunto, o conselheiro Fernando Junior, do MPOG, inicia suas ponderações e informes a respeito da análise do tema da reforma da referida lei de arquivos. Informa que o processo do Projeto de Lei foi encaminhado ao MPOG, ficando sob análise da SLTI, SEGEP e SOF, sendo que, uma vez que o documento tenha chegado a SLTI, foi feito um despacho a SEGEP mencionando um conflito em relação ao texto da proposta em tela, comparado com a redação da norma do SISG – Sistema de Serviços Gerais (SISG) dos órgãos civis da Administração Federal direta, das autarquias federais e fundações públicas e que o Projeto de Lei apresentado foi encaminhado para a SEGEP com uma primeira nota técnica da SLTI. Informa que foi emitida uma nova nota técnica pela SLTI mencionando que existiria um sombreamento entre alguns trechos do decreto do SISG em relação à norma do SIGA, e requereu a devolução da primeira nota técnica à SEGEP, sugerindo a evolução do exame da matéria, nas duas mencionadas secretarias, referentes a uma alteração de estrutura para avaliação da SEGEP e a proposta de criação do Fundo Nacional de Arquivos para estudo da SOF – Secretaria de Orçamento Federal. Fernando registra que a questão do conflito de interesses entre os órgãos centrais foi clareada, portanto equacionado o entendimento as competências dos mencionados órgãos. Pondera que os agentes públicos da SLTI envolvidos não estão parados e que, em paralelo, há uma evolução dessa discussão para se buscar o melhor texto que seja terminativo na definição das competências de órgão central, eliminando qualquer tipo de dúvidas ou sombreamento em relação a essas competências, acreditando que, em breve, se chegará a um consenso, e por consequente, uma proposta harmonizada do texto da minuta do referido Projeto de Lei. O presidente do CONARQ observa que é importante a reformulação tanto do decreto do SIGA quanto do SISG, este em consulta pública. O conselheiro Fernando comenta e informa ainda que, nesse sentido, a intenção e as estratégias do MPOG são de que o decreto do SISG seja transformado num decreto voltado totalmente para as questões de logística no âmbito do sistema. O presidente do CONARQ registra que já havia sido encaminhada a todos os conselheiros a minuta do PL que reforma a lei de arquivos, a qual se encontra sob análise do MPOG. Nesse contexto, para que não se perdesse tempo nessa espera pela definição da nova lei, iniciou-se um trabalho para revisão do Decreto nº 4.073, antecipando possíveis cenários e resultados, sendo revisitados e elaborados vários textos pela coordenação do CONARQ, à luz das deliberações da primeira Conferência Nacional de Arquivos (1ª CNARQ) e da consulta pública. Registra que a equipe de coordenação do CONARQ, com o objetivo de facilitar os trabalhos, consolidou em um formato de minuta de decreto, os textos que foram encaminhados a todos os conselheiros para discussão durante a 81ª Reunião Plenária e, que não houve tempo para apreciação. Informa ainda, que a minuta de decreto tem como proposta, a seguinte estrutura: Capítulo I – Das Disposições Gerais; Capítulo II - Da Política Nacional de Arquivos, composto de quatro seções, a saber: Seção I - Dos Princípios, Seção II - Dos objetivos da política nacional de arquivos, Seção III - Das diretrizes gerais da política nacional de arquivos, Seção IV - Da Avaliação da Política Nacional de Arquivos, Capítulo III - Do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, composto de quatro, a saber: Seção I - Finalidade e Estrutura do CONARQ, Seção II - Da Competência, Seção III - Da Composição do CONARQ, Seção IV - Do Funcionamento; Capítulo IV - Do Sistema Nacional de Arquivos, Capítulo V - Da Gestão de Documentos Da Administração Pública, composto de duas seções, a saber: Seção I - Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e Seção II - Da Entrada de Documentos Arquivísticos nas instituições arquivísticas públicas; Capítulo VI - Da Gestão de Documentos na Administração Pública Federal, composto de suas seções, a saber: Seção I - Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos Seção II - Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional; Capítulo VII - da Declaração de Interesse Público e Social de Arquivos Privados e Capítulo IX - Das Disposições Finais e Transitórias. O presidente do CONARQ relembra que fora encaminhado e-mail solicitando que os conselheiros se manifestassem sobre qual, ou quais dos capítulos da minuta de decreto gostariam de participar como relator. Lembra ainda, que fora solicitado que todos os conselheiros fizessem uma leitura muita atenta do projeto de lei, e que havia sugerido, a partir da confirmação pelos membros do plenário, a indicação de possíveis relatorias para exame dos capítulos sistematizados pela Coordenação do CONARQ, onde as mesmas remeteriam aos assuntos referenciados, no documento encaminhado pela coordenação do CONARQ, a partir do texto do atual decreto 4.073 e da lei 8.159, introduzindo novos elementos e nova abordagem teórica e conceitual com ênfase na estrutura desejável da política nacional de arquivos. Diz que, na estruturação do referido PL e na sua exposição de motivos, encaminhada ao Ministro da Justiça, sublinha, entre outros tópicos, a abrangência da lei e a inserção do conceito de arquivo público ou instituição arquivística pública, sendo necessário o aprofundamento dessas questões, o exame das obrigações do poder público na gestão documental, da criação de um fundo de arquivos para o financiamento das ações previstas, e da desvinculação do CONARQ do Arquivo Nacional, prevendo a estrutura e o funcionamento necessários à execução das políticas arquivísticas. O presidente do CONARQ inicia a leitura dos capítulos do texto enviado pela Coordenação do CONARQ, tecendo comentários em torno dos temas do capítulo da Política Nacional de Arquivos, organizados nos tópicos de princípios, objetivos, diretrizes gerais e o processo de avaliação. Comenta, ainda, sobre a I CNARQ, realizada em 2011, a qual indicou à luz da nova lei de acesso à informação, a abordagem da questão da gestão documental na referida minuta do decreto 4.073. Registra que o texto elaborado pela equipe de coordenação do CONARQ produziu mudança substancial de conteúdo e forma, dessa forma, o decreto 4.073 seria inteiramente revogado de acordo com o novo texto. Jaime comenta, ainda, sobre os arquivos privados declarados de interesse público e social constante do texto da minuta no capítulo 7, referenciando que, nesses casos, permanece a condição da obrigatoriedade do acesso a esses arquivos, e também às disposições gerais e o texto de apoio, também encaminhado pela coordenação do CONARQ, descrevendo os principais conceitos e definições de política pública. O presidente do CONARQ sugere aos conselheiros, a análise do texto elaborado pela equipe da coordenação do CONARQ item por item. O conselheiro Ivan Neves sugere que o plenário aborde, por uma questão de tempo, a parte do texto que discorre sobre a política nacional de arquivos propriamente dita, por ser a mais importante. A conselheira Beatriz Kushnir, sublinha que sobre as terminologias e definições, enviará por escrito através do segmento que ela representa. A conselheira Cynthia Roncaglio diz que existem questões puramente de forma, as quais devem ser colocadas de lado e serem discutidas somente as questões conteúdo. A conselheira Ieda Bernardes afirma que já fez uma análise do capítulo V e que já encaminhou as suas contribuições para a coordenação do CONARQ. O conselheiro Marivaldo Dantas pergunta sobre algumas definições e conceitos em relação ao glossário já existente, ao que Jaime responde que este está em processo de alteração. O presidente do CONARQ informa que é prudente seguir pela ordem apresentada pelo quadro formatado pela equipe do CONARQ. Em seguida apresenta o capítulo das disposições gerais. A conselheira Maria Izabel relembra as orientações da LAI em termos conceituais e Cynthia Roncaglio faz referência aos dispositivos que mencionam a questão sobre o planejamento da gestão de documentos. Nesse sentido, o presidente do CONARQ ratifica a deliberação de que não ficam na parte do glossário termos já referidos na Lei de Acesso à Informação. Prossegue a discussão do Capítulo II referente à Política Nacional de Arquivos. A conselheira Ieda ressalta, que no texto ora analisado, não foi inserida a definição ou conceito do termo política nacional de arquivos, buscando associar uma conceituação mais clara do termo “política nacional de arquivos” no texto do novo decreto a ser proposto, pois foi matéria tratada no próprio projeto da lei de arquivos encaminhado ao MPOG, ao que o presidente do CONARQ concorda com o destaque de Ieda referente ao Art.26 da proposta do PL, qual seja: “§ 1º Considera-se, para os fins desta lei, por política nacional de arquivos o conjunto de premissas, decisões e ações produzidas, monitoradas e avaliadas em benefício do Estado e da Sociedade com os objetivos de promover a gestão, a preservação e o acesso a documentos públicos e privados de interesse público e social do país, assim como o fortalecimento da atuação das instituições arquivísticas públicas”. Após, introdução à análise do capítulo da Política Nacional de Arquivos para alterações a partir da consulta das instituições representadas pelos conselheiros, no que segue a exposição dos principais tópicos da proposta de revogação do decreto sob estudo: “Disposições Gerais Art. 1º É dever dos órgãos e as entidades da Administração Pública assegurar os meios necessários para promover a gestão, a proteção, a preservação e o acesso aos documentos de arquivo”, suprimindo o parágrafo único original, qual seja “As disposições deste Decreto devem ser observadas, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios: I – pelos órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo os Tribunais de Contas, e Judiciário, e do Ministério Público; II – pelas autarquias, fundações públicas, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios; e III – pelos arquivos privados declarados como de interesse público e social, no que couber”; no Art.8º, Capítulo III, Art. 8º O CONARQ tem a seguinte estrutura: I - Plenário; II - Câmaras Técnicas; III – Câmaras Setoriais; IV - Comissões Especiais; V – Secretaria-Geral, proposta de supressão do inciso III “Câmaras Setoriais”. Alterações também propostas na Seção III, que elenca a composição do CONARQ, passando para 3 representantes nos incisos VI – “dois representantes do Poder Executivo Federal” e VIII – “três representantes das instituições arquivísticas públicas dos Municípios”, da propositura inicial estruturada pela coordenação do CONARQ. O presidente do CONARQ sugere que, antes da Seção I – Dos Princípios, deve ser inserido, nos termos do PL da Lei federal de arquivos, o que seria a referida política e, após, detalharia seu desenho institucional caracterizando os princípios, os objetivos, as diretrizes e o processo de avaliação da política, como o art. 3º, renumerando os demais. Em relação aos Princípios, a conselheira Ieda identifica uma lacuna com relação à gestão ou execução da política, e sugere o princípio da descentralização administrativa e da integração. A conselheira Maria Izabel sugere a convergência textual entre alguns princípios que ensejariam ideias ou objetivos semelhantes. O presidente do CONARQ, indaga então, se algum conselheiro quer apresentar proposta de redação em substituição ao texto proposto pela coordenação do CONARQ. O conselheiro Ivan pondera as distinções entre algumas competências do CONARQ e os princípios. A conselheira Ieda responde a Ivan, dizendo que os princípios não se confundem com as competências, porquanto seriam elementos basilares da política como um todo. O conselheiro Marivaldo concorda com a conselheira Maria Izabel, e diz que há certa justaposição de termos distribuídos entre os princípios, objetivos e diretrizes da Política Nacional de Arquivos proposto pela equipe do CONARQ. Ressalta que, este precisa ser um texto normativo sugerindo que seja menos didático e mais objetivo. A conselheira Cynthia registra que em relação aos princípios, indicando a inserção de um dispositivo que mencionasse as responsabilidades pela gestão da política, criando um capítulo à parte, após os objetivos da política e antes da avaliação. O conselheiro Marcelo questiona quais seriam os objetivos dos princípios. A Reunião prossegue com muitas observações por parte dos conselheiros, no sentido de que o capítulo sobre a Política Nacional de Arquivos precisa de aperfeiçoamentos. Nesse sentido, a coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, pondera que essa matéria é difícil e, por isso, no e-mail enviado aos conselheiros, com a sugestão de grupos de relatorias por capítulos, teve por objetivo permitir que cada grupo se aprofundasse no capítulo sob sua responsabilidade. Domícia registra que em sua opinião, o Capítulo II - Da Política Nacional de Arquivos é a parte mais importante do decreto, e nesse sentido, a considera também, a mais complexa. Ressalta que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”, não trouxe linha definindo o que seria essa política nacional de arquivos, simplesmente traz no art. 26 do mesmo diploma “fica criado o CONARQ, que definirá a política nacional de arquivos.”. Diz que o Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamentou a Lei no 8.159, de 1991, também não explicitou o que seria a política nacional de arquivos e seus componentes. Domícia registra que na sua opinião, esse é o momento de sanar todas essas lacunas, tendo sido essa a intenção da equipe de coordenação do CONARQ ao propor um capítulo exclusivo sobre a Política Nacional de Arquivos, com suas várias seções. Relembra que nos e-mails enviados aos conselheiros foi registrado que o tema é complexo e que necessitava de amplo debate e reflexão, afim de chegar a um aprofundamento maior acerca do tema, observando ser difícil para os próprios profissionais da área, que teorizam, conjecturam, mas sem plasmar o que seria de fato a Política Nacional de Arquivos. Por isso, considera que o capítulo em questão deve ser o mais afinado possível afim de que as políticas arquivísticas e os arquivos possam ser reconhecidos e compreendidos pelo poder público e pela sociedade. A conselheira Ieda reconhece e valoriza o esforço da equipe do CONARQ, indicando que os conselheiros estão reunidos, justamente, para fazer a análise dessa minuta, entendendo que, de fato, o tema é complicado, e sugere que haja redistribuição dos tópicos aos demais conselheiros, ao que o presidente do CONARQ concorda com a divisão de trabalhos, por grupos, e sublinha que a coordenação do CONARQ, fez a sua parte e que agora cabe aos conselheiros melhorar a proposta. Domícia reforça que a elaboração da estrutura do documento não pode ser feita de forma desatrelada, ou seja, os Princípios, os Objetivos e as Diretrizes da Política, devem estar juntos, bem como o capítulo referente ao Sistema Nacional de Arquivos. A conselheira Ieda ressalta a necessidade de se identificar os atores da política nacional de arquivos e suas responsabilidades na formulação, implementação e avaliação da política. A conselheira Maria Izabel pergunta se haveria a possibilidade de se juntar os princípios com as diretrizes, havendo alguma superposição de sentidos. Cynhtia comenta alguns documentos de outras áreas que versam sobre a matéria, apontando, de fato, que a temática é espinhosa, sendo uma espécie de “colcha de retalhos”, não havendo uma referência teórica básica para a área de arquivos na persecução para a elaboração terminativa de um documento sobre este assunto. O presidente do CONARQ dá sequência ao debate, explicando que esta parte do documento é a filosofia da política, havendo a necessidade de uma reflexão mais objetiva sobre os temas concernentes à política nacional de arquivos. Continua, mencionando, inclusive, a questão das competências dos atores envolvidos, e recomenda que haja uma definição célere das responsabilidades dos conselheiros nas relatorias, item a item, detalhando todas as propostas e alterações sugeridas para o exame da matéria e conclusão de um documento final. A conselheira Ieda ressalta novamente que devem constar as responsabilidades dos agentes, criando atribuições específicas e as compartilhadas. O presidente do CONARQ conclui pela criação de uma comissão para examinar e aperfeiçoar o Capítulo II. Continuando os debates, inicia a análise do Capítulo III, e os conselheiros tecem algumas observações conceituais em torno do que seria um sistema? “cabeça” de sistema”? , “periferia e centro de sistema”?. A conselheira Marta Célia, representante dos arquivos públicos estaduais, salientando que, no caso do Distrito Federal, desde 1988, no sistema de arquivos do DF, o arquivo público do DF é o órgão central desde o ano de 2000, mas na prática suas funções ainda não estão completamente implementadas e reconhecidas. Observa que é fundamental a existência, sim, de um órgão de centralidade que defina as diretrizes das políticas arquivísticas a serem implementadas. O conselheiro André Freire concorda com Marta, e diz que na Câmara dos Deputados, existe um sistema de arquivos e a coordenação de arquivos é o órgão central do sistema, coexistindo, os órgãos setoriais que executam as ações de política emanadas pelo órgão central, pois, no seu entender, se não fosse dessa forma, o trabalho diário seria inexequível, e dá o exemplo da gestão de documentos sigilosos depois que a LAI entrou em vigor, afirmando que poucos são as entidades que estão cumprindo as orientações da LAI, confirmando, destarte, a importância da existência desse órgão central, inclusive para a fiscalização das atividades. A conselheira Beatriz Kushnir diz que em sua opinião, a concepção de “órgão central” é uma herança de uma tradição autoritária e centralizadora, que caracterizou a maior parte do período republicano brasileiro. Na sequência, a conselheira Ieda comenta que acha bem interessante e historicamente curioso, como essa questão a respeito do Sistema Nacional de Arquivos arrebata tantas emoções. Informa que fez uma pesquisa extensa na administração do Estado de São Paulo, e diz que existem sistemas para tudo, desde financeiro até recursos humanos. Nessas áreas não há crise, pois, por exemplo, há um departamento de finanças em órgãos do estado, o qual deve obedecer a alguma normativa, que pode prever orientar, dar treinamento, disciplinar e aprimorar procedimentos. Não entende porque na área de arquivos há tanta problemática. Considera que deve haver um órgão gestor ou central que discipline essas atividades de arquivos de forma sistêmica, não obstante ser muito antipático impor diretrizes, normas, padrões e procedimentos. Diz que o órgão normalizador tem característica antipática, mas na administração pública o princípio é esse, não havendo razão, por exemplo, porque o departamento financeiro procede de uma forma e outro departamento realizar de outra, explicando que não existe motivo para o arquivo de uma instituição seguir determinados procedimentos e outro arquivo de outro órgão seguir outros padrões, portanto esse órgão central é o responsável por zelar por esses procedimentos e normas, disseminar informações e dar assistência técnica, o que não significaria que o processo deva ser autoritário, devendo, sim, ser amplamente participativo, dando como exemplo o Arquivo do Estado de São Paulo, onde não se impõe a regra para todos, pelo contrário, os procedimentos a serem definidos passam por debates e consultas, formando grupos de trabalho, chegando a um resultado em que alguém irá zelar por essas conclusões, havendo, inclusive, legitimidade, porquanto foi construído de forma democrática e coletiva, mas ressalta que deve haver um órgão responsável pela gerência desses resultados, ratificando que essa matéria é uma questão de entendimento, devendo-se assegurar que o processo seja amplamente democrático, e nesse viés, o CONARQ, assevera Ieda, precisa ter legitimidade para suas ações, e o plenário necessita avaliar como conferir essa legitimidade, reafirmando que uma vez definidas as regras, os procedimentos e as normas, o CONARQ seria o responsável pela administração do que foi democraticamente definido, e até uma revisão dos procedimentos, entendendo que a confusão em relação ao sistema é essa crise de credibilidade e o conselho deve estudar como dar maior legitimidade e credibilidade às suas atividades; e, uma vez acordado o produto, o CONARQ é o titular pelos encaminhamentos, e diz que não pode afirmar que o arquivo do Estado de São Paulo executa as competências do arquivo, por exemplo, da secretaria de fazenda, a qual tem funções específicas nas várias áreas de atuação. Relembrando. ser importante que alguém garanta a aderência mínima à execução dessas atividades, evitando que cada órgão realize atividades de forma desigual e, para o caso em questão, por exemplo, o arquivo do estado de São Paulo formula políticas junto com outros órgãos e ele próprio implementa essas políticas, ou seja, essas duas atividades estão juntas no mesmo órgão, formulando e implementando as políticas arquivísticas e, uma vez formulada, acompanha a implementação. Mas no caso do CONARQ, este formula e os outros implementam. O conselheiro Marcelo Jesus, representante do poder executivo federal, declara que seria mais conveniente, iniciar o debate pela estrutura do Sistema Nacional de Arquivos e, depois, pelo CONARQ. O conselheiro André Freire, representante do poder legislativo federal, endossa a importância da formulação e implementação no formato de sistema, tendo um órgão central da política nacional de arquivos, que, entretanto, não funciona de forma plena na administração pública. A conselheira Débora Flores introduz sua argumentação e observa que o problema não é a centralidade do órgão, ofertando como exemplo o caso do Rio Grande do Sul, no qual existe um sistema estadual de arquivos e tem como órgão central o arquivo público com um comitê gestor, e não executaria, de forma satisfatória, as suas prerrogativas de cabeça de sistema e comenta que, apesar disso, na I CNARQ, segundo Débora, foi proposta a configuração desse órgão gestor, e justifica a indicação no PL, do Arquivo Nacional como órgão formulador e executor, não havendo alteração do PL, sendo lógico, portanto, deixar claro no novo decreto as competências do CONARQ. O presidente do CONARQ pondera que o Capítulo IV da atual Lei, que fala das instituições arquivísticas públicas, foi totalmente alterado em vários artigos, e menciona os órgãos no âmbito do poder executivo nas três esferas e DF, devendo haver um indicativo expresso que esses órgãos, em seus âmbitos, têm a responsabilidade da implementação e acompanhamento das políticas definidas pelo CONARQ, e naturalmente na esfera federal, o próprio Arquivo Nacional. O presidente do CONARQ ressalta, ainda, que estaria contemplada pela mesma Lei de Acesso à Informação, a orientação das competências federativas, lembrando que não caberia, unicamente, ao Arquivo Nacional a implementação da política nacional de arquivos. Mas tal entendimento da titularidade na execução das políticas arquivísticas pelo Arquivo Nacional se dá pelo fato de que o órgão definidor das políticas de arquivo é o CONARQ que, por sua vez, é vinculado ao Arquivo Nacional. A conselheira Ieda chama a atenção para a importância de necessidade de estrutura para o CONARQ desempenhar suas funções, como uma secretaria-executiva reestruturada em termos materiais e humanos, para viabilizar as suas futuras atribuições como órgão central da política nacional de arquivos. Nesse sentido, o presidente do CONARQ registra que um dos caminhos seria o fortalecimento do Arquivo Nacional como o braço executivo do CONARQ, em razão da estrutura já existente e todo o know how técnico adquirido e aprimorado durante os últimos anos, evitando, inclusive, o desgaste da criação de uma nova estrutura em Brasília. A conselheira Ieda pondera, mais uma vez, que o órgão central do sistema é o Conselho Nacional de Arquivos. A conselheira Maria Ana Quaglino, representante dos Arquivos Públicos Municipais, suscita preocupação com redação das competências do CONARQ e, entre elas, duas atribuições “pesadas”, qual seja a gestão do fundo nacional de arquivos na fiscalização, acompanhamento e a avaliação na aplicação de recursos, adicionando-se à nova estrutura da secretaria-geral, cargos em comissão pertinentes, indicando que esse cenário político e econômico, seria muito difícil para o CONARQ. A conselheira Ieda observa que as instituições arquivísticas já têm as suas atribuições previstas na lei 8.159, não havendo problema algum para o Arquivo Nacional assumir as novas funções propostas, desde que dadas as condições necessárias. Continua e revigora afirmação anterior e diz que foi feita uma Conferencia Nacional de Arquivos sem a representação legítima e direta dos principais agentes institucionais envolvidos, ou seja, os “arquivos públicos”, aconselhando a realização de seminários e palestras por estes atores para um debate com maior capilaridade e mais aprofundamento do tema, estabelecendo uma agenda para a interlocução entre esses órgãos e outros representantes da sociedade, o que sedimentaria a legitimidade das ações. Maria Ana manifesta a opinião de que esse fundo, de qualquer forma, ajudaria muito o setor e com isso viabilizaria todas as questões de ordem material e humana. O presidente do CONARQ concorda com Maria Ana, e informa que, antes de tudo, é indispensável que seja proposta uma lei para se criar o Fundo, porém entende ser algo inapropriado diante da atual crise financeira. Em relação à proposição da estrutura de secretaria-geral, ele reafirma que o CONARQ, com a atual estrutura, não teria condições de cumprir suas ações, realizar o trabalho exigido pelas novas competências inseridas no projeto. Nesse sentido, comenta que na própria CNARQ havia muitos preconceitos ou falta de conhecimento em relação à realidade do CONARQ ou do Arquivo Nacional, para a consecução dos objetivos estratégicos planejados, reiterando que, com a pouca estrutura que possui hoje, o CONARQ não conseguirá atingir as metas almejadas pela reformada norma. O conselheiro Fernando, representante do Poder Executivo Federal, opina que essa questão representa um desafio imenso para fazer acontecer as políticas em âmbito federal, sendo muito difícil, colocando como exemplo o caso da SLTI, nos procedimentos da área de logística, na otimização dos processo internos e transmissão de conhecimento técnico, afirmando ser importante se traçar um plano bem organizado para o segmento dos arquivos, sobretudo a implementação de um sistema de rede para estados e municípios, ocasionando um processo multiplicador induzido pelo governo federal, e dá como exemplo o modelo da rede SICONV - Sistema de Transferências Voluntárias da União, no recebimento de recursos federais e capacitação técnica, com as correspondentes contrapartidas de estados e municípios. Por esse ângulo, entende e concorda com os comentários anteriores, reforçando que o Arquivo Nacional e o CONARQ não possuem nesse momento, a estrutura ideal para o cumprimento efetivo das novas responsabilidades propostas. O presidente do CONARQ corrobora as observações, ponderando, novamente, que a proposição da secretaria- geral para o CONARQ deve ter uma sólida estrutura, e reafirma que seria mais coerente e realista que esse arcabouço estivesse contido dentro do Arquivo Nacional, e não em nova estrutura sediada em Brasília. Nessa acepção, Ieda reconhece que este momento da reunião é de grande oportunidade para reflexão, entregando como exemplo o arquivo público de São Paulo, no qual o mesmo não implementa a política nacional de arquivos, e sim a estadual, da mesma forma que o arquivo público municipal executaria as políticas municipais de arquivo, embora ambos se integrem no conjunto do SINAR, e questiona, então, como se construiria as parcerias entre esses arquivos para se atingir àquelas políticas definidas pelo CONARQ para toda a federação. Ieda volta a manifestar preocupação, relativamente ao assunto do capítulo em tela, nas atribuições e competências dos órgãos envolvidos no processo, e propõe os seguintes dispositivos para elaboração de uma redação preliminar como proposta para se adicionar à minuta preparada pela coordenação do Conarq, regulamentando o artigo 18 da lei 8159 - Cabe ao Arquivo Nacional, na condição de órgão implementador da política nacional de arquivos: promover (ações concretas visando um objetivo) a institucionalização de arquivos públicos em todo o território nacional; prestar assistência técnica permanente aos órgãos integrantes do SINAR; promover eventos regionais, visando à capacitação dos recursos humanos do SINAR; realizar parcerias com órgãos de fiscalização ou o cumprimento da legislação arquivística, prevenindo que todas essas propostas devem possuir uma agenda de trabalho organizada. Dando prosseguimento à reunião, o presidente do CONARQ passa para análise do Capítulo III. Apresentando a proposta para revisão do: “Art. 7º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, criado pela Lei nº 8.159, de 1991, órgão colegiado de natureza consultiva, normativa e deliberativa, no âmbito de suas competências, integrante da estrutura básica do Ministério da Justiça, tem por finalidade a formulação, o monitoramento, a avaliação e a orientação normativa da política nacional de arquivos, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.”. A conselheira Cynthia questiona se ficará definido como presidente do CONARQ o Ministro da Justiça ou se deixaria a questão em aberto. Continuando os debates, os conselheiros ponderam se a estrutura proposta no conceito previsto no inciso IV, do Art. 7º - Secretaria-Geral -, será mantida e qual será seu arcabouço. Cynthia sugere o uso da expressão “revisar” junto aos atos de formular e implementar as políticas arquivísticas, defendendo que é uma expressão normalmente usada. Continua e indica que no artigo 21, deve se colocar “avaliar e fiscalizar”, substituindo os termos existentes, pois fiscalizar já seria um ato de acompanhamento, ao que a conselheira Maria Izabel refuta esse entendimento, afirmando que estas ações têm objetivos diferentes. Marivaldo entende que o ato de fiscalizar é extremamente complexo, citando a CGU e o TCU como exemplos, questionando se o CONARQ possuiria condições plenas de realizar esse tipo de função, e diz que o termo fiscalizar não seria adequado para o contexto, sobretudo no que diz respeito à gestão de um fundo financeiro, e comenta que, atualmente, os fundos estão sendo usados para conter o déficit primário do governo federal, reforçando a retirada do conceito “fiscalizar” da redação. A conselheira Ieda sugere diminuir o número de atribuições do CONARQ, em relação à redação original, indicando que as competências do texto examinado estão muito “genéricas”, devendo ser mais incisivo e motivar ações mais concretas, exemplificando com o termo “estimular” usado na nova redação. O presidente do CONARQ concorda que o regulamento deva ser mais contundente, e afirma que o CONARQ define as diretrizes e age por demanda do plenário do Conselho, e em relação a essa nova situação, a coordenação do CONARQ, que pertence à estrutura do Arquivo Nacional, deve ser fortalecida, pois terá novas atribuições. A conselheira Débora Flores afirma que, de qualquer forma, a execução dessas políticas necessita estar em consonância com as diretrizes emanadas pelo CONARQ. Os conselheiros voltam a debater a questão da fiscalização, e decidem pela retirada da expressão fiscalizar até que se consolide o entendimento sobre a matéria relativa ao fundo de arquivos como apoio às atividades inerentes da política nacional de arquivos. O conselheiro Marivaldo chama a atenção para o perfil especulativo do discurso em torno do tema da fiscalização, em razão das restrições orçamentárias futuras ou não existentes, traçando um comparativo com a questão dos royalties do petróleo. O presidente do CONARQ ressalta que a criação do fundo deve ser por uma lei própria, e que o texto proposto para o decreto somente será aprovado com a efetiva sanção da lei federal de arquivos. Em seguida, os conselheiros iniciam o debate quanto à composição do conselho. Nesse tema, a conselheira Beatriz Kushnir, indaga se no conselho poderia haver um processo interno de votações, para eleição, indicando que a sua base representativa propôs algumas modificações no Art. 15, inciso XI, b, “dois representantes de associações profissionais das áreas de Direito, Tecnologia da Informação, Preservação, História, Ciências Sociais e Administração Pública”; e c, “dois representantes com notório saber na área de documentação e informação”; e letra e, “dois representantes de instituições / associações culturais do Brasil. A conselheira Cynthia refere que o texto da letra b poderia ser mais aberto, considerando ser um tanto restritivo, excluindo outras áreas do conhecimento. O conselheiro Marivaldo discorda de Cynthia, entendendo que o rol de áreas contempladas é aceitável, relevando a importância da existência de um caráter multidisciplinar da representação do CONARQ. O conselheiro Ivan Neves lembra que a proposta original da 1ª CNARQ era de 52 representantes, o que seria inviável em sua opinião, e fora extremamente complicado se chegar a uma conclusão a respeito do assunto, perdendo-se muito tempo na finalização do mesmo. A conselheira Ieda diz que quando se identifica de forma errônea um problema, o seu desdobramento também será afetado, lembrando que tanto na 1ª CNARQ quanto para os demais segmentos da sociedade, a representação plena é sempre questionada, em razão da subjetividade dos critérios utilizados para a escolha destes representantes, havendo a necessidade de se construir um modelo representativo mais objetivo, afastando um certo grau de ”apadrinhamento”. O presidente do CONARQ indaga se este tema ficaria no decreto, ao que Marivaldo sugere que a indicação das diversas áreas devem ser originadas pelas áreas envolvidas, sendo uma indicação interna corporis. Ieda retorque que, no caso dos Arquivos municipais há um complicador natural pela dimensão do país e quantidades de unidades federativas, propondo a oferta de um tipo de processo seletivo, proporcionalmente ao número de escolhidos. Cristina sublinha a questão do pacto federativo, na indicação das entidades representadas para evitar o risco de sobreposição de competências e respeitando a autonomia das esferas federativas. Ivan lembra à Ieda, afirmando que este conselho é voluntário, ou seja, as pessoas que aceitam participar do colegiado querem contribuir, avaliando que essa fórmula de representação pode não ser a ideal, mas foi fruto de um esforço elaborativo a partir das deliberações da CNARQ, concordando que os representantes devem emergir, de fato, de indicações internas do próprio segmento representado. Jaime entende que uma seleção equânime passa também por subsidiar passagens e diárias, responsabilidade este que deve ser assumida pelo Conselho, ressaltando que, sem esse amparo, na prática se inviabilizaria a presença de representantes de vários estados e municípios. Nesse contexto, a conselheira Débora Flores afirma que as associações não se viam representadas, reconhecendo a necessidade dessas verbas rescisórias, lembradas por Jaime, sem as quais se torna irrealizável a representação efetiva dessas entidades, em referência ao mesmo inciso XI, do Art 15 do texto proposto, ofertando como exemplo exequível de seleção o chamamento público em sítio eletrônico para estes representantes da sociedade civil organizada, alcançando também o inciso X. Cynthia lembra que a participação no CONARQ é considerada de relevante interesse público e concorda sobre a necessidade de se construir esses mecanismos de consulta. Considera que, em relação ao número excessivo de representantes, a eficácia dos trabalhos dependerá da metodologia adotada. O presidente do CONARQ ressalta que é necessário prever normativamente quais os recursos para a realização das reuniões plenárias do Conselho e onde este dispositivo será inserido, sugerindo que o mesmo seja no próprio decreto regulamentador, prevendo os detalhes na distribuição desses recursos, inclusive a possibilidade de se informar ao conselho, por exemplo, se é o conselheiro titular ou o suplente que efetivará sua ida ou não às reuniões plenárias, entre outros pormenores, salientando, porém, o caso dos arquivos municipais como um complicador. Lembra também, que, somente um número diminuto de arquivos municipais é institucionalizado, reforçando a ideia de chegar a um termo o critério de escolha, pois a condição, neste caso, para ser representante de arquivo público municipal é que o mesmo seja institucionalizado, respeitando a legislação e as boas práticas arquivísticas. O presidente do CONARQ registra que é preciso se chegar a um denominador comum com relação aos critérios de escolha dos conselheiros, sobretudo nos estados e municípios, o que de alguma maneira, fortaleceria a importância da representação e difusão das ações do CONARQ pelas diversas regiões do país. Os conselheiros continuam o debate em torno do art. 15 e seus incisos, considerando a possibilidade de chamamento público como regra de escolha dos membros do Conselho. A conselheira Ieda salienta que talvez sua exposição tenha sido simplista, porém não está em questão o mérito da atuação dos conselheiros ou sua representatividade, mas trata-se da recepção das propostas da CNARQ para os trabalhos desenvolvidos pelo CONARQ avaliando que o critério atual de escolha ainda encontra-se vulnerável. O presidente do CONARQ argumenta que, de acordo com o texto, os representantes estão bem definidos por área de atuação, mormente a alternativa de chamamento público que atingiria os incisos VI ao XI do mencionado Art. 15, alterando por consequência o §3º. A conselheira Cynthia aponta o dispositivo que assinala os representantes do Arquivo Nacional, qual seja o diretor-geral do Arquivo Nacional e um representante da instituição, ensejando aumentar com mais um representante dos arquivos municipais, com o propósito de impulsionar este segmento, e menos um do Arquivo Nacional, de acordo com proposta dos segmentos dos cursos superiores de arquivologia. Após, fica aprovado aumentar em 1 os representantes dos municípios e dos estados, acordando-se 3 membros para cada segmento, e mantendo o quorum correspondente em consonância com o Art.16 do mesmo texto. Na sequência, as discussões frisam agora o Capítulo IV, Art.24. Em relação a este artigo, a conselheira Beatriz propõe, de acordo com a sua base de representação, que sistema não é sujeito e não tem finalidade, sendo um instrumento para a execução da política nacional de arquivos e a implementação ou execução será atribuída aos membros que compõe este sistema. Ieda concorda, porém conclui que o SINAR possui objetivos. Izabel ratifica, afirmando que o sistema é composto de órgãos e entidades para a persecução de um objetivo padrão. A conselheira. Ieda afirma que esta confusão é recorrente, sendo imperativo definir o que é exatamente o SINAR, determinando as suas características de estrutura e atuação. A conselheira Cynthia volta ao assunto sobre o Art. 25, composição do SINAR, sugerindo se não seria possível empreender uma redação específica sobre o tema e propõe a redação... “todos os órgãos integrantes do SINAR têm por finalidade implementar a política...”, ao invés de afirmar o próprio SINAR como executor dessa política. A conselheira Ieda observa que, na legislação estadual, a função dos arquivos estaduais e mesmo municipais, em São Paulo, é formular e implementar as políticas no seu âmbito de atuação, ressaltando que deve existir um agente principal para a implementação das políticas, e ressalta que a finalidade proposta no texto ficou ótima. A conselheira Ieda releva, agora, sobre o exame das competências dos integrantes do SINAR, Art.26 do texto do decreto proposto, relativamente aos arquivos públicos, propondo reduzir estas atribuições. Jaime corrobora a indicação de que todos os integrantes do SINAR devem contribuir com sugestões para a construção das políticas públicas arquivísticas como um todo. A conselheira Maria Izabel assevera sobre a questão do plano de classificação no Art. 30, incisos I e II – capítulo V, Da Gestão de Documentos da Administração Pública, como segue no transcrito: “Art. 30. As unidades de gestão de documentos referidas no inciso XXIII do art. 2º, conforme orientação normativa emanada da instituição arquivística pública na sua esfera de competência, terão as seguintes atribuições: I – gerenciar e executar ações de gestão de documentos, por meio da identificação dos documentos arquivísticos de qualquer suporte, do protocolo, da aplicação do plano de classificação, do controle da produção e tramitação documental, do arquivamento corrente e intermediário, da implantação de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, da reprodução, do acesso e da destinação, de modo que os órgãos e entidades públicas produzam e mantenham documentos arquivísticos adequados e apropriados. II – executar as atividades de avaliação, de elaboração do plano de classificação de documentos, da tabela de temporalidade e destinação de documentos e de manuais de gestão de documentos, bem como outros instrumentos que auxiliem a implantação e o desenvolvimento de ações de gestão de documentos”, texto este no qual a conselheira propõe inserir o termo “plano/código” na lavra supracitada, considerando que o instrumento do Conarq é um “código”. A conselheira Cynthia salienta que esta redação que regula a matéria na proposta da lei, como está já foi aprovada pelo conselho, constando em ata da reunião correspondente. O conselheiro Ivan registra que, esse dispositivo já foi chancelado em reunião pretérita após inúmeras discussões sobre o tema na proposta da lei, sendo incabível sua alteração no regulamento, uma vez que tal minuta da referida lei já se encontra sob análise do MPOG. A conselheira Maria Izabel persiste na proposta de se inserir o termo “código” A conselheira Cynthia observa que o código é o método. A seguir algumas discussões paralelas em torno do tema. O presidente do CONARQ encerra o debate validando o discernimento de que o termo “plano” seria mais adequado do que o termo “código”. A conselheira Cynthia aborda, nesse momento, que o Art.29 do texto sob análise: “Art. 29. Os procedimentos de gestão de documentos de arquivos são aplicáveis, independentemente de suporte, formato, forma, gênero, tipo, natureza e dos ambientes não digitais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas. Parágrafo Único. A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo CONARQ, que garantam a integridade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos em longo prazo.”, propondo destacar de forma mais relevante acesso aos repositórios digitais e no inciso I do Art. 30 acrescentaria a expressão “planejar”, gerenciar e executar. A conselheira. Ieda pede uma questão de ordem, e afirma que a grande novidade é partir do pressuposto que as unidades de gestão, previstas no Art. 30, são importantes, porém não existiriam na prática ou formalmente. O presidente do CONARQ responde que a expressão “unidade” foi usada por definir uma característica genérica. Ieda entende que este item deve ser revisto, não esgotando o assunto nesta reunião. Não obstante, Ieda considera um grande avanço o estabelecimento dessas unidades de gestão, tornando possível padronizar os procedimentos técnicos arquivísticos nos diversos órgãos conformidade com o dispositivo do decreto. A conselheira Beatriz informa que tem uma demanda de base relativa ao Art. 35, nos parágrafos 1º, 2º e 4º, expondo a seguinte arguição – as partes podem ser aplicadas ao poder executivo federal, mas também a estados e municípios, questionando que todos os procedimentos previstos nos parágrafos 1º e 2º do mesmo artigo dependeriam das prerrogativas do CONARQ. A conselheira Cynthia, pergunta, ainda, se a legislação brasileira não deveria explicitar um dispositivo legal referente à auditoria de arquivos, como existe na legislação mexicana. Ieda observa que este ponto relativo à auditoria deveria estar contemplado no projeto de revisão da Lei e não neste regulamento. Cynthia observa que a norma mexicana sugere que a não implementação de gestão de documentos deveria ser motivo para a suspensão de gestores públicos. A conselheira Ieda declara que, embora não exista a fiscalização em si, há procedimentos de avaliação de conformidade que ensejariam determinadas punições. Nesse diapasão, o conselheiro André comenta que, em sua opinião, somente no âmbito das atividades do Ministério Público é que haveria possibilidade de sanção na ocorrência de um ilícito envolvendo a gestão de arquivos, através de denúncias ou ações semelhantes. Em seguida os conselheiros debatem sobre a opção de incluir no texto algum tipo de recurso punitivo próprio na legislação arquivística, gerando, inclusive, a expectativa de se criar um órgão de inspeção ou atribuir ao CONARQ essa competência, em consonância com o ordenamento jurídico brasileiro, em razão da existência de órgãos com prerrogativas de fiscalização. O conselheiro Fernando entende que há uma baixa prioridade de fiscalização na gestão de documentos junto aos órgãos responsáveis, sugerindo uma aproximação com esses órgãos, para conscientização dos agentes públicos sobre a importância dessa temática para a política nacional de arquivos. A reunião segue com muitas ponderações por parte dos conselheiros, sem chegar a uma redação final e tendo em vista o avançado da hora, o presidente do CONARQ registra que todas as ponderações e sugestões propostas precisam ser consolidadas para se fechar um documento final que subsidie a minuta do decreto. Considera pertinente distribuir os trabalhos de forma mais executiva e célere, dividida por grupos de trabalho, entre os conselheiros responsáveis pelas relatorias para posterior reflexão e consolidação do documento a ser apresentado em reunião ordinária prevista para março de 2016. Em seguida, o presidente do CONARQ encerra a 82ª Reunião Plenária do CONARQ.