Ata da 78ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (25/11/2014)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 25 dias do mês de novembro de 2014, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a septuagésima oitava Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: Ivan Fernandes Neves (titular), do Ministério da Justiça; Luis Fernando Sayão (titular), da Comissão Nacional de Energia Nuclear; representando o Poder Legislativo Federal: André Freire da Silva (titular), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (titular), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Marcus Vinicius Queiroz Barbosa (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Yuri Mello Mesquita (titular), do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte; Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Aurora Maia Dantas (suplente), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Cynthia Roncaglio (titular), da Universidade de Brasília – UnB; representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Tânia Maria Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH e Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS. Justificaram suas ausências: Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Vanderlei Batista dos Santos (suplente), da Câmara dos Deputados; Vilma Moreira dos Santos (titular), do Arquivo Público Mineiro; Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Maria Teresa Navarro de Britto Matos (suplente), do Arquivo Público do Estado da Bahia; Maria da Graça Bürger Fantonelli (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Paraná – AAPR; Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência – SBHC. Não compareceram: Guilherme Augusto Faria Moraes-Rego (suplente), do Ministério da Justiça; Ana Maria Vieira dos Santos Neto (titular), do Ministério do Planejamento; Marcelo Jesus dos Santos (titular) e Janeth Aparecida Dias de Melo (suplente), do Supremo Tribunal Federal; Marivaldo Dantas de Araújo (suplente), do Conselho Nacional de Justiça – CNJ; Maciel Rodrigues Pereira (suplente), do Senado Federal; Isabel de Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; Maria de Jesus Martins Barbosa (suplente), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás – AAG; Rita de Cássia Portela da Silva (suplente), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Ismênia de Lima Martins (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH; Verena Alberti (titular) e Adelina Novaes e Cruz (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas. O presidente do CONARQ, Senhor Jaime Antunes da Silva abre a 78ª Reunião Plenária informando que iniciará o primeiro item da pauta com a revisão do Regimento Interno do CONARQ, que ficou pendente da Reunião Plenária passada, especificamente nos seguintes pontos: a) envio da pauta das reuniões aos conselheiros e divulgação das agendas das reuniões no sítio do CONARQ com 30 dias de antecedência. Em relação a este ponto, o presidente do CONARQ informa que a Coordenação do CONARQ enfrenta dificuldades para finalizar as pautas das Reuniões Plenárias com quinze dias de antecedência, tendo em vista, o não envio de sugestões de temas pelos conselheiros e por algumas Câmaras. Domícia explica que as pautas das reuniões plenárias têm sido elaboradas pela Coordenação do CONARQ e finalizadas muito próximas às datas de sua realização. Por isso, sugere que não seja alterado o regimento e seja iniciado um procedimento de divulgação da pauta no sítio do CONARQ, assim que a mesma tenha sido finalizada, de forma a evitar que a reunião seja cancelada por não cumprimento do regimento interno. A conselheira Cynthia Roncaglio entende que o ideal é que o CONARQ possuísse um cronograma anual de atividades, de forma a permitir que os conselheiros possam se planejar para as reuniões. A conselheira sugere que seja inserido “preferencialmente em 30 dias” no Regimento Interno. Fica aprovado que o prazo para envio da pauta será mantido em quinze dias de antecedência, conforme atual regimento interno do CONARQ e que poderá ser divulgada também no sítio do CONARQ. Fica deliberado que constará na ata que a pauta e todos os documentos referentes às reuniões serão enviados aos conselheiros, bem como divulgado no sítio do CONARQ preferencialmente até 30 dias antes da realização da Reunião. b) Em relação à gravação e divulgação dos áudios das Reuniões Plenárias. O Presidente do CONARQ informa que, em relação à solicitação de acesso aos áudios das Reuniões do CONARQ pela Associação dos Servidores do Arquivo Nacional – ASSAN, via Serviço de Informação ao Cidadão do Arquivo Nacional – SIC/AN, o Ministro da Justiça reviu seu parecer e autorizou o acesso e a cópia das gravações das Reuniões Plenárias do CONARQ e o Arquivo Nacional isentou a ASSAN das custas pela cópia das gravações. O Presidente do CONARQ informa que a Coordenação do CONARQ preparou um estudo sobre o assunto e que caberá ao Plenário do CONARQ deliberar sobre eventuais mudanças no Regimento Interno. Em seguida, faz um breve resumo do estudo realizado pela Coordenação do CONARQ. A seguir, explica que como o tema ficou pendente da reunião plenária anterior e diante da revisão do Ministro da Justiça em sua decisão, a Coordenação do CONARQ considerou, com autorização do Ministro, que os áudios já gravados são considerados de valor permanente. O presidente do CONARQ diz ser favorável à continuidade da gravação das Reuniões por questões de logística para elaboração das atas. Encerra a apresentação apontando que a manutenção da gravação das Reuniões deve ser apreciada pelo Plenário. A conselheira Maria Izabel questiona se há necessidade de documento a ser assinado pelos conselheiros do CONARQ autorizando a exposição da voz dos conselheiros. Exemplifica que tal procedimento é adotado nos eventos técnicos do SIGA. A conselheira ressalta que as discussões no Plenário ficam acaloradas e eventualmente os conselheiros podem se arrepender de algo que tenham dito. O presidente do CONARQ explica que em seminários, palestras e similares há a necessidade de autorização por questões autorais, não sendo o caso específico da reunião plenária do CONARQ. A Coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes demonstra por meio de quadro comparativo de alguns órgãos colegiados que não existe uma regra padrão na Administração Pública, ou seja, cada colegiado tem procedimento próprio em relações às suas reuniões plenárias, uns arquivam o áudio, permitindo acesso aos mesmos, outros eliminam os áudios, a partir da aprovação das Atas, as quais serão arquivadas, entre outros. Reforça que no entendimento da Coordenação do CONARQ, os conselheiros do Conselho exercem uma função pública, não sendo uma questão de direito autoral, portanto dispensando assinatura de documento autorizativo referente à reprodução da voz do conselheiro. Informa que se for o caso, a Coordenação do CONARQ pode encaminhar uma consulta à Consultoria Jurídica do Ministério da Justiça. Sugere que a deliberação seja disposta em ata e não no Regimento Interno para que a deliberação não fique engessada. A conselheira Cynthia Roncaglio apoia a manutenção da gravação das reuniões plenárias e lembra aos conselheiros que todos ali presentes estão desempenhando uma função pública e que, portanto devem ter cuidado ao se manifestar em Plenário. A conselheira entende que são gerados dois documentos distintos – o áudio e a ata – e por serem distintos, estes dois documentos não podem ser eliminados. O conselheiro Ivan Neves também defende a manutenção dos dois documentos, mas entende que a cópia dos áudios das Reuniões devem ser cobrados. O conselheiro destaca que a lei nº 12.527, de 2011, é bem clara com relação a custo das cópias de documento. Após debate entre os conselheiros, é aprovada a manutenção da gravação dos áudios das reuniões sem a necessidade de autorização prévia dos conselheiros e que os dois documentos serão preservados, com o seguinte procedimento: quando a ata for publicada será informado que o áudio encontra-se arquivado na Coordenação do CONARQ. Em caso de solicitação de reprodução será cobrado o custo pelas cópias dos arquivos de áudio. O presidente do CONARQ passa para o próximo ponto da pauta, a aprovação das atas das 76ª e 77ª reuniões plenárias do CONARQ, com sugestões enviadas pela conselheira Cynthia Roncaglio. A conselheira Maria Izabel informa que justificou sua ausência na 76ª Reunião Plenária ao presidente do CONARQ. A conselheira Cynthia Roncaglio sugere que seja alterada a expressão “não compareceu” para “ausência não justificada”. A conselheira Maria Izabel faz os seguintes apontamentos na discussão apresentada na linha 139, referente aos termos “plano de classificação” e “código de classificação”: a) que o plano de classificação não abarca o código de classificação; b) que a discussão já havia sido encerrada na reunião anterior e critica a alteração na 76ª reunião plenária. O presidente do CONARQ explica que a rediscussão do tema na reunião seguinte foi proposta pelo assessor da Secretaria de Assuntos Legislativos (SAL) do Ministério da Justiça e conselheiro Guilherme Moraes-Rego, que entendeu que a inserção de ambos os termos geraria dubiedade no dispositivo normativo. A conselheira Maria Izabel lembra que o dispositivo pode soar confuso para o legislador, mas não está para o aplicador da lei. O conselheiro Ivan Neves lembra que a proposição aprovada foi uma deliberação do plenário do CONARQ e não uma proposta de um único conselheiro. O conselheiro entende que não cabe afirmar que o projeto aprovado foi alterado porque o projeto ainda estava em processo de formação. O plenário volta a analisar as alterações propostas pela conselheira Cynthia Roncaglio. A ata da 76ª Reunião Plenária do CONARQ é aprovada com as alterações propostas pela conselheira Cynthia Roncaglio. O Plenário passa a apreciar a ata da 77ª Reunião Plenária. A conselheira Maria Izabel solicita a exclusão do período que se inicia na linha 163 porque ela não conversou com Marcelo Siqueira sobre a elaboração da Resolução como informado. A conselheira Cynthia Roncaglio sugere que seja verificado o áudio da reunião e caso seja confirmada a afirmação feita por Marcelo, que seja anotado na 78ª Reunião Plenária que a conselheira não conversou anteriormente com Marcelo Siqueira sobre a criação de uma Resolução. Encerrada a aprovação das 76ª e 77ª Reuniões Plenárias, o Presidente do CONARQ apresenta os próximos pontos de pauta, que foram sugeridos pela conselheira Cynthia Roncaglio, a saber: 1) proposta de realização da II Conferência Nacional de Arquivos – II CNARQ no segundo semestre de 2015; 2) avaliação da pertinência de um estudo da legislação que contemple a documentação das Coordenações universitárias. O presidente do CONARQ passa a palavra para a conselheira Cynthia Roncaglio que inicia se manifestando favorável a que a II CNARQ seja realizada no segundo semestre de 2015, após o Congresso Brasileiro de Arquivologia (CBA) e a Reunião Brasileira de Ensino e Pesquisa em Arquivologia (REPARQ). Em relação à proposta apresentada pela conselheira Cynthia Roncaglio sobre a realização da I CNARQ no segundo semestre de 2015, o presidente do CONARQ explica que para custear os gastos para a realização da I CNARQ foram utilizados os recursos orçamentários do Arquivo Nacional e que o órgão teve que abrir mão de algumas propostas dentro do seu plano de trabalho para realizar a II CNARQ. Diz que I CNARQ teve sua realização determinada por decreto presidencial e que o referido decreto determina a realização da Conferência sem estabelecer uma periodicidade do evento. Ressalta que o orçamento do Arquivo Nacional já foi encaminhado para o Ministério do Planejamento. O presidente do CONARQ lembra ainda que parte das deliberações da Conferência não foi concluída. O conselheiro Carlos Freitas ressalta que muitas proposições da CNARQ ainda não foram implementadas e diz que essas questões pendentes sejam o objeto da II CNARQ, do contrário corre-se o risco de se rediscutirem questões aprovadas na I CNARQ. A conselheira Cynthia Roncaglio reforça a importância de se reunir a comunidade arquivística em uma II CNARQ. Acredita que as dificuldades de diálogo somente serão resolvidas com a continuidade da Conferência. O presidente do CONARQ afirma que a I CNARQ foi eivada por uma série de ações que tinham como motivação a mudança da Direção do Arquivo Nacional e a desvinculação do CONARQ do Arquivo Nacional e isso afetou a qualidade técnica dos debates na I CNARQ. O presidente do CONARQ é favorável à realização de uma II Conferência, mas, considera que esta deva ser realiza após a promulgação da revisão da lei de arquivos. O conselheiro Ivan Neves relembra que a I CNARQ surgiu após a saída do Arquivo Nacional e do CONARQ da Casa Civil da Presidência da República para o Ministério da Justiça e que em audiência com o Ministro da Justiça um grupo de profissionais da comunidade arquivística apresentou como uma de suas demandas a realização de uma Conferência, sem especificar data, periodicidade e recursos. O conselheiro lembra que os servidores do Arquivo Nacional também se reuniram com o Ministro da Justiça e apresentaram uma proposta de plano de carreira, o qual foi sugerido uma alteração do regime jurídico da instituição para uma autarquia. O conselheiro Ivan entende que a intenção de alguns participantes da Conferência era que fosse construído um Conselho que servisse como oposição ao Arquivo Nacional; o conselheiro defende que Arquivo Nacional e CONARQ devam ser instituições independentes, mas harmônicas, devendo sua estrutura física se manter no Arquivo Nacional. Explica que a proposta de uma II Conferência deve partir da Presidência da República, já que a realização da I CNARQ foi definida por decreto presidencial. Concorda com o presidente do CONARQ de que a II Conferência só deva ocorrer após a aprovação da revisão de lei de arquivos. Ressalta que o Congresso Nacional pode alterar o projeto de lei que fora encaminhado pelo CONARQ e com isso a II Conferência poderia ser um instrumento político contra eventuais alterações realizadas no Poder Legislativo. O conselheiro Ivan Neves encerra lembrando que se a II CNARQ for realizada após a revisão da lei de arquivos, a conferência poderá ser realizada com orçamento do “novo” CONARQ e não mais gastando o orçamento do Arquivo Nacional. O conselheiro André Freire também concorda que a II Conferência só deva ser realizada após a revisão da lei de arquivos. O conselheiro Yuri de Mello entende que conferência é um importante meio de comunicação e sugere que sua periodicidade das CNARQs seja votada na próxima Conferência. O presidente do CONARQ entende que o decreto que convoque a próxima Conferência deva trazer em seu texto a periodicidade da Conferência. A conselheira Cynthia Roncaglio concorda com as considerações feitas a respeito da realização da II CNARQ e também concorda que a II Conferência seja realizada após a revisão da lei nº 8.159, desde que esta revisão ocorra até 2016, de forma que, na hipótese de que a o projeto de lei que altera a Lei de Arquivos não seja aprovado até esta data, a Conferência servirá como instrumento para pressionar o governo pela aprovação da revisão da referida lei. O presidente do CONARQ concorda com a proposta apresentada e sugere que no decreto de convocação seja definida periodicidade da Conferência, de forma a deixar estabelecido recursos orçamentários para a sua execução. A proposta é aprovada. O presidente do CONARQ informa que o projeto de revisão da lei nº 8.159, de 1991 encontra-se no Ministério do Planejamento. Encerrado o ponto de pauta sobre a proposta de realização da II CNARQ, o presidente do CONARQ para a palavra para a conselheira Cynthia relatar o segundo item por ela sugerido, sobre proposta de legislação sobre a documentação das universidades. A conselheira Cynthia explica que recebeu um pedido da coordenadora do curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense (UFF), em relação a uma demanda das universidades privadas que encerraram suas atividades e alunos e ex-alunos necessitam de documentos comprobatórios referentes ao período que estudaram nessas instituições. A conselheira complementa com outras dúvidas da coordenadora da UFF como, por exemplo, os documentos do ENADE e SISU e conclui que a coordenadora consultou sobre a viabilidade de se formar um grupo de estudo dentro do CONARQ para analisar o assunto. A conselheira Maria Izabel responde que o Arquivo Nacional recebeu a partir da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, do Ministério da Educação – MEC, diversas consultas das universidades particulares sobre esse assunto. A conselheira explica que a dificuldade em uma instituição arquivística pública recolher documentação escolar é que esta instituição não possui as prerrogativas de uma universidade para fornecer os documentos necessários aos alunos, como uma segunda via do histórico escolar. O presidente do CONARQ cita norma do Ministério da Educação determinando que quando uma escola privada encerra sua atividade, sua documentação deve ser recolhida à Secretaria de Estado de Educação, que passa a ser a gestora dessa documentação. A conselheira Maria Izabel completa que está analisando quais órgãos, no âmbito dos estados, teria prerrogativa das universidades já que não existem mais as secretarias regionais do MEC. O presidente do CONARQ lembra que situação semelhante são os dossiês médicos dos hospitais privados que encerram suas funções, incluindo os do consultório de médicos. A conselheira Maria Izabel responde que alguns Conselhos Regionais de Medicina possuem normativa estabelecendo que, na hipótese de não existir médico que suceda a atividade desempenhada em consultório, a documentação deverá ser entregue ao paciente e se este não for encontrado a documentação deverá ser destruída. O conselheiro Yuri de Mello destaca a relevância da discussão porque muitas das vezes as recomendações do MEC não são cumpridas por essas instituições privadas, que acabam por requerer auxílio da instituição arquivística local. O presidente do CONARQ concorda com a relevância do assunto e sugere a formação de um Grupo de Trabalho que culmine com uma resolução que oriente as Secretarias de Estado a como proceder com a destinação dessa documentação. A conselheira Maria Izabel entende que a melhor solução é sensibilizar o MEC quanto à sua exclusiva responsabilidade pelo recolhimento dessa documentação. A conselheira Aurora Maia cita que em João Pessoa há orientação do MEC para que os diretores de escolas públicas realizem curso de aperfeiçoamento que inclui aulas de gestão de documentos escolares. A conselheira Cynthia Roncaglio apoia que a discussão seja ampliada para além do ensino superior. O Presidente do CONARQ sugere que seja convidado um representante do MEC e das Secretarias Estadual e Municipal de Educação para tratar o assunto. Fica deliberado que será constituída uma Comissão Especial do CONARQ para tratar do assunto. A conselheira Cynthia Roncaglio consultará a coordenadora da UFF se deseja compor a comissão; a conselheira Tânia Bessone sugere consultar a ANPUH para que esta indique um representante especialista no estudo da História. O prazo para envio das sugestões dos nomes para compor a Comissão será 22 de dezembro e sua instalação até março de 2015. O presidente do CONARQ sugere que o funcionamento dessa Comissão Especial seja também com reuniões via Skype. A seção da manhã é encerrada. O presidente do CONARQ inicia a seção da tarde com a apresentação da Campanha de fomento à criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais, desenvolvida pela Coordenação de Apoio ao CONARQ. O presidente informa que: 1) a primeira ação da campanha foi o envio de Aviso assinado pelo Ministro da Justiça às prefeituras municipais explicando a função e importância de um Arquivo Público Municipal e um exemplar da Cartilha Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania; 2) que devido a questões logísticas e ao prazo imposto pela legislação de interrupção de propaganda institucional durante o período eleitoral, o envio do Aviso Ministerial foi dividido em duas fases, sendo na 1ª fase enviado as prefeituras municipais de Acre, Amapá, Alagoas, Amazonas, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso do Sul, Mato Grosso, Pará, Pernambuco, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rondônia, Roraima, Santa Catarina, Sergipe, Tocantins e aos municípios com mais de 50 mil habitantes dos demais Estados; 3) foram enviados 147 ofícios assinados pelo Presidente do CONARQ aos seguintes segmentos de instituições solicitando apoio na divulgação e participação da Campanha, conforme sugerido pelo Plenário do CONARQ: Universidades com curso de Arquivologia, Associações de Arquivistas, Associações de Historiadores, Associações de Municípios, Tribunais de Contas, Ministérios Públicos Estaduais, Arquivos Públicos Estaduais e outras entidades públicas federais. Em seguida passa a palavra para a Coordenadora do CONARQ que apresenta quadro com todas as instituições que responderam ao ofício do CONARQ e aderiram à campanha. A Coordenadora do CONARQ informa que a maior parte das respostas dos municípios foi por mensagem eletrônica questionando sobre a disponibilidade de recursos financeiros para a criação e manutenção de arquivos públicos municipais e informações sobre capacitação de servidores públicos municipais. O presidente do CONARQ apresenta o sítio da campanha elaborado pela Coordenação do CONARQ contendo material complementar elaborado pela campanha. Informa que a Secretaria de Comunicação Social do Ministério da Justiça – SECOM/MJ elaborou, em colaboração com a Coordenação do CONARQ e Assessoria de Comunicação do Arquivo Nacional, a divulgação da Campanha do CONARQ. Informa que a divulgação ocorreria com a Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República e a Empresa Brasileira de Comunicação – EBC; que a SECOM/MJ contratou uma empresa para desenvolver um vídeo de 30 segundos a partir das informações prestadas pela Coordenação do CONARQ e também será desenvolvida uma mensagem de rádio, por este meio ter maior alcance no interior do país. A Coordenadora do CONARQ informa que passou dados de alguns arquivos públicos municipais de Minas Gerais, Bahia e Rio de Janeiro à empresa contratada para que esta fizesse gravação de algumas imagens, mas, a empresa optou por gravar somente em instituições localizadas no Rio de Janeiro e em Belo Horizonte por questões logísticas. O presidente do CONARQ informa que a ideia é que se realizasse um lançamento público do vídeo institucional, mas ainda não existe uma data definida. O presidente do CONARQ relata as dificuldades de se lançar o vídeo no Arquivo Nacional - RJ e sugeriu a SECOM/MJ realizar o evento em Brasília. Informa que a SECOM/MJ indicou que outros vídeos poderiam ser elaborados e que a ideia é que o vídeo ficasse na mídia por até 5 meses, além de divulgar em outros sítios de órgãos públicos; que poderia ser feito um vídeo de até 4 minutos que seria apresentado em eventos técnicos da área. A conselheira Cynthia Roncaglio informa que a cartilha foi distribuída no I Encontro sobre Arquivos de Goiás, na qual ela foi palestrante, e que o evento contou com 150 pessoas de vários municípios de Goiás. A conselheira faz um relato das dificuldades em obter informações dos Arquivos Públicos Estaduais e Municipais. A conselheira Aurora Maia informa que participou do 8º Encontro Nacional de Arquivistas em João Pessoa e recebeu a solicitação da cartilha do CONARQ. O conselheiro Roberto Tavares pergunta sobre o período de realização da campanha. A coordenadora responde que a campanha foi aprovada pelo plenário do CONARQ em março de 2014 e após reunião com diretores de Arquivos Públicos Estaduais, realizada em abril de 2014, a coordenação do CONARQ elaborou outros materiais, além da Cartilha e após a conclusão desses instrumentos iniciou o envio do material da Campanha às prefeituras até o recesso imposto pela legislação eleitoral. A conselheira Maria Izabel informa que em junho de 2014 compareceu ao evento da Rede de Transparência em Arquivos juntamente com a Controladoria-Geral da União - CGU, realizado em Bogotá, e encaminhou formulários aos Arquivos Públicos Estaduais e Municipais e obteve poucas respostas. O presidente do CONARQ acredita que a metodologia de envio de formulários e questionários para preenchimento pelas instituições não é eficiente e acredita que a melhor forma de obter informações sobre a realidade das instituições arquivísticas públicas seria por meio de um censo realizado em parceria com o IBGE. A conselheira Dulce Pandolfi pergunta se a coordenação do CONARQ possui uma relação de Arquivos Públicos. A coordenadora do CONARQ informa que a manutenção dessa relação é complexa e cita o exemplo de um diagnóstico dos arquivos públicos municipais realizado pelo Arquivo Público do Estado da Bahia que verificou que cinquenta arquivos públicos municipais que constavam em seus cadastros foram extintos. A coordenadora conclui informando que o CONARQ atualizou o diagnóstico dos arquivos públicos estaduais realizado em 2008 e que apresentará os resultados na 79ª Reunião Plenária, mas adianta que apenas metade dos arquivos públicos estaduais responderam, mesmo após diversas tentativas de contato por parte da coordenação do CONARQ por ofício, mensagem eletrônica e telefonemas. A coordenadora do CONARQ propõe retirar da relação os arquivos públicos estaduais que não respondem ao CONARQ. O conselheiro André Freire informa que o Poder Legislativo fez diagnóstico semelhante nas Assembleias Legislativas e menos da metade responderam. A conselheira Dulce Pandolfi discorda da sugestão de retirar as instituições que não respondem ao cadastro. O presidente do CONARQ entende que as instituições devem ser mantidas no cadastro e o CONARQ acionar os Ministérios Públicos Estaduais. A conselheira Cynthia Roncaglio lembra que quando o CONARQ divulga informações sem confirmação das instituições, passa a impressão ao usuário que é o CONARQ que não atualiza as informações. A conselheira sugere que se deixe claro que as informações prestadas são de responsabilidade das instituições. É aprovado que o CONARQ envie aos ministérios públicos estaduais solicitação de apoio para sensibilizar os arquivos de seus estados a responderem Ofício do CONARQ a respeito do formulário do diagnóstico de situação dos arquivos. O conselheiro Marcus Vinicius sugere que seja publicado o diagnóstico de forma a dar transparência do não-cumprimento por parte dos arquivos públicos estaduais que não respondem ao CONARQ. O conselheiro Roberto Tavares lembra que o controle por parte da União sobre os Municípios só ganhou força quando estabeleceu punições econômicas aos municípios e seus gestores que não cumpram com o que determina a legislação em vigor. A Coordenadora do CONARQ volta a apresentar as respostas da campanha e destaca o baixo retorno das universidades com curso de Arquivologia e das associações de arquivistas. O conselheiro Yuri de Mello se compromete a distribuir exemplares da cartilha no âmbito da prefeitura de Belo Horizonte e divulgar a campanha nos sítios do Arquivo Público de Belo Horizonte e da Câmara Municipal. O conselheiro Roberto Tavares se compromete a organizar uma reunião técnica com as prefeituras da Baixada Santista e a divulgar a campanha do CONARQ. O presidente do CONARQ cita que Minas Gerais e Bahia pretendem fazer eventos de lançamento da campanha no âmbito de seus estados; que para o lançamento da campanha será enviada a todos os prefeitos uma carta assinada pelo Ministro da Justiça e o Presidente do CONARQ. O conselheiro Marcio Sampaio se coloca a disposição para divulgar a campanha pelo Interlegis de forma a alcançar as câmaras municipais. O presidente do CONARQ destaca que o ideal seria realizar a campanha em parceria com os arquivos públicos estaduais de forma a permitir maior interiorização das informações, mas apenas três arquivos públicos estaduais aderiram formalmente à campanha. A coordenadora do CONARQ explica que a conselheira Maria Cristina Caixeta informou no dia 24 de novembro que não iria poder comparecer às Reuniões Plenárias e não realizou alterações no documento enviado pelo CONARQ sob as Recomendações nº 37 e 46 do CNJ e por isso o assunto foi retirado da pauta. A coordenadora do CONARQ registra que o Conselho seguirá com pendência com a ANPUH em responder os ofícios sobre as recomendações do CNJ. A coordenadora do CONARQ apresenta os resultados do diagnóstico realizado pela coordenação do CONARQ; que os estados de Rondônia, Roraima, Amapá e Paraíba não responderam o cadastro; que o arquivo histórico de Goiás não faz recolhimento de documentação desde 1950. A coordenadora do CONARQ sugere retirar os estados acima mencionados da relação de arquivos públicos estaduais e manter apenas na relação do CODEARQ como entidades custodiadoras. Fica deliberado que o diagnóstico realizado pelo CONARQ será divulgado no sítio do Conselho. s Plenárias do CONARQ.