Ata da 77ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (20/03/2014)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 20 dias do mês de março de 2014, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a septuagésima sétima Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Ivan Fernandes Neves (titular) e Guilherme Augusto Faria Moraes-Rego (suplente), do Ministério da Justiça; Luis Fernando Sayão (titular), da Comissão Nacional de Energia Nuclear; representando o Poder Judiciário Federal: os conselheiros Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Marivaldo Dantas de Araújo (suplente), do Conselho Nacional de Justiça – CNJ; Janeth Aparecida Dias de Melo (suplente), do Supremo Tribunal Federal – STF; representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros André Freire da Silva (titular), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (titular), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular), do Arquivo Nacional; o conselheiro Clóvis Felix Curado Junior (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: os conselheiros Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Vilma Moreira dos Santos (titular), do Arquivo Público Mineiro; Isabel de Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul representando os Arquivos Públicos Municipais: os conselheiros Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Aurora Maia Dantas (suplente), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Associações de Arquivistas: a conselheira Maria da Graça Bürger Fantonelli, da Associação dos Arquivistas do Estado do Paraná – AAPR; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: as conselheiras Cynthia Roncaglio (titular), da Universidade de Brasília – UnB; Rita de Cássia Portela da Silva (suplente), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: as conselheiras Ismênia de Lima Martins (titular) e Tânia Maria Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH; Adelina Novaes e Cruz (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas; Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência – SBHC. Justificaram suas ausências: os conselheiros Ana Maria Vieira dos Santos Neto (titular), do Ministério do Planejamento; Maria Teresa Navarro de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia (suplente); Roberto de Assis Tavares da Silva (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos. Não compareceram: os conselheiros Marcelo Jesus dos Santos (titular), do Supremo Tribunal Federal; Maciel Rodrigues Pereira (suplente), do Senado Federal; Vanderlei Batista dos Santos (suplente), da Câmara dos Deputados; Marcio Vedana (titular), da Prefeitura Municipal de Porto Alegre; Maria de Jesus Martins Barbosa (suplente), da Associação de Arquivologia do Estado de Goiás – AAG; Verena Alberti (titular), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas; Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS. O presidente do CONARQ inicia a 77ª Reunião Plenária com o ponto de pauta sobre a campanha pela criação de arquivos públicos municipais para o ano de 2014. Relata que na sessão de abertura do I Simpósio Nacional sobre Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos, organizado pelo CONARQ, em abril de 2013, houve uma sessão com a participação de representantes de órgãos que lidam com colegiados de municípios e verificou-se que, na realidade, há uma quantidade expressiva de municípios sem arquivos públicos e que a não existência de uma instituição arquivística no âmbito da municipalidade leva ao descumprimento da lei de arquivos e, logicamente, da lei de responsabilidade fiscal e da própria lei de acesso à informação, pois houve, durante alguns anos, a tendência de se criar órgãos híbridos, os quais se chamavam de “casa de cultura” ou “casa da memória”, para transmitir a sensação que havia algo a mostrar (livros e objetos representativos e o folclore daquele município), descaracterizando-se, desta forma, práticas de gestão documental próprias de uma instituição arquivística. A partir de então, o CONARQ iniciou um processo de trabalho estratégico conjunto, relativo ao tema da criação de arquivos públicos municipais junto ao Ministério da Justiça, com a impressão de 15.000 exemplares da cartilha Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania, publicação destinada aos prefeitos e presidentes das Câmaras de Vereadores de todos os municípios brasileiros, contendo orientações para a criação de arquivo público municipal. O presidente do CONARQ registra que a intenção era de que a Campanha para a criação de arquivos públicos municipais tivesse sido lançada em 2013. Programou-se, então, o lançamento da campanha, em função do calendário eleitoral, a qual deveria ser implementada até abril de 2014, ou seja, no mês que vem e, nesse sentido, aconteceram alguns encontros entre a assessoria de comunicação social do Ministério da Justiça e a Coordenação do CONARQ. O presidente do CONARQ informa, ainda, que a Campanha fora incluída no Planejamento Estratégico do Ministério da Justiça, pois considera esta iniciativa importante tanto para o CONARQ quanto para o Ministério da Justiça. O Presidente do CONARQ passa a palavra para a coordenadora do CONARQ, senhora Domícia Gomes, que apresentará propostas de estratégias de ações para o desenvolvimento da campanha de fomento à criação e implantação de arquivos municipais, elaboradas pela equipe de coordenação do CONARQ. A coordenadora informa que o Brasil possui 5.570 municípios e, que apesar da campanha ter abrangência em todo o país, a equipe do CONARQ estabeleceu como estratégia direcionar esforços aos municípios com população acima de 100.000 habitantes. O presidente do CONARQ indaga ao Plenário se a Campanha deve ser direcionada para todos os municípios brasileiros ou somente para os municípios com população acima de 100.000 habitantes, e pergunta a Domícia quantos são os municípios com 100.000 habitantes, ao que Domícia responde que, naquele momento, são 299 municípios. Em seguida a coordenadora do CONARQ fala das ações elencadas para o desenvolvimento da campanha, a saber: 1) Plano de comunicação inicial: encaminhamento de ofícios aos principais agentes a serem envolvidos na campanha; 2) elaboração de material de divulgação sobre a campanha; 3) Distribuição física e disponibilização e on-line da cartilha Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania - publicação destinada aos prefeitos e presidentes das Câmaras de Vereadores de todos os municípios brasileiros com o propósito de oferecer orientações técnicas básicas para a criação, estruturação e gestão de documentos e informações públicas municipais, com o intuito de atuarem como agentes de modernização das estruturas administrativas públicas, assegurando a agilidade na tomada de decisão, controle e publicidade das ações governamentais garantindo, dessa forma, a efetividade do direito à informação, à memória e contribuindo para a construção e para o exercício da cidadania. A coordenadora do CONARQ informa que a cartilha deverá ser o texto-base para a campanha de fomento à criação de arquivos públicos municipais, na medida em que há pedidos constantes de assistência técnica e de esclarecimentos a respeito da legislação arquivística e de procedimentos básicos de gestão documental por parte dessas unidades federativas, em sua grande maioria desprovida de qualquer auxílio normativo ou técnico. Fala sobre a Resolução 27 e ressalta que é fundamental estruturar esta campanha institucional da forma mais eficiente possível, elaborando textos orientadores, elegendo a metodologia mais adequada ao tema, e fala a respeito da campanha televisiva elaborada em conjunto com a ASCOM, tendo a opção, também, de se veicular pequenos filmes no youtube. Apresenta uma minuta de roteiro para a propaganda institucional. Ressalta que será preparada uma seção voltada para os arquivos municipais no site do CONARQ e no Facebook. A coordenadora do CONARQ ressalta a importância das oficinas técnicas já ministradas pelo CONARQ, suspensas no momento, e que a continuidade das oficinas poderão ser um relevante instrumento de alavancagem desta campanha de fomento. Nesse contexto, a conselheira Aurora Maia informa que houve uma oficina técnica do CONARQ na Paraíba, sendo este treinamento bastante proveitoso. O conselheiro Marivaldo Dantas comenta que o CNJ já fez campanhas publicitárias e que este processo demanda tempo de maturação. O presidente do CONARQ afirma, nesse sentido, que haverá a necessidade de se respeitar os prazos eleitorais, sendo abril/julho o limite deste prazo. Continua e ressalta a necessidade e a importância do apoio dos governos estaduais para a interiorização da campanha nos seus respectivos estados e a investidura de parte dessa capacitação, envolvendo, inclusive, as universidades locais, outras instituições de ensino e EaD. Sublinha, ainda, a necessidade de uma reunião com os diretores dos arquivos estaduais para debater o assunto. A coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, pondera que é fundamental uma articulação organizada em parceria com todos esses atores já mencionados. O presidente do CONARQ comenta a respeito da importância, por exemplo, da federação de municípios – a FAMURS/RS, como pólo catalisador dessas ações no processo de sensibilização dos gestores municipais pelos principais atores locais. A conselheira Isabel Perna registra sua preocupação a respeito da viabilidade dos estados promoverem de forma eficiente a campanha, alegando que o seu estado, por exemplo, não “tem pernas” para o trabalho, prevenindo que, se não houver apoio das universidades e outras instituições congêneres esse trabalho não será possível. A conselheira Vilma relembra que já houve outras campanhas do CONARQ voltadas para o fomento à criação de Arquivos públicos municipais, sendo a última no ano de 2010. Informa que existe um módulo de apoio técnico para arquivos municipais no site do arquivo público mineiro e que cerca de 80 municípios mineiros já se cadastraram e recepcionaram cursos com foco na criação de arquivos públicos municipais, tornando-se uma experiência bem sucedida, porém ressalta que é uma tarefa árdua, em razão, principalmente, da descontinuidade administrativa, salientando como fundamental o apoio do CONARQ nessas ações de capacitação, que têm um impacto muito significativo nos municípios. A conselheira Aurora Maia destaca os problemas de desentendimentos políticos internos entre os gestores municipais como um agravante na difusão desse tipo de trabalho. O conselheiro Carlos Roberto concorda com Aurora, asseverando que este fato ocorre em todos os municípios do Brasil e que a maioria destes, é administrado por pessoas sem qualificação, além dos entraves de ordem política. A conselheira Vilma Moreira diz que a Campanha é fundamental. Parabeniza a Coordenação do CONARQ pelo trabalho desenvolvido na elaboração da Cartilha “Criação e desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania”, salientando que a cartilha é excelente. No entanto, a conselheira Vilma sugere que seja formulado um segundo produto, com informações mais básicas, mais simples, pois considera a cartilha de extrema complexidade para os gestores municipais. A coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes, diz que a cartilha não é complexa. Ressalta que considera a anatomia da cartilha simples, dividida em tópicos que abordam: 1) texto introdutório chamando para a “causa arquivística“, explicitando o que são documentos, documentos arquivísticos, informações, arquivos, arquivos públicos – qual a importância, competências e funções do arquivo público; 2) A legislação arquivística e correlata que é fundamental para que os gestores conheçam e compreendam que o tema da criação de arquivo público e sua manutenção é dever e responsabilidade do Poder Público, estabelecidos em diversos dispositivos legais, não caracterizando uma questão de vontade ou de simpatia com os arquivos públicos; 3) passo a passo de como criar o arquivo público, disponibilizando modelos e minutas; 4) introdução à gestão de documentos, contendo conceitos e procedimentos básicos de gestão documental, com o objetivo de estimular os gestores no aprofundamento do tema, imprescindível para uma administração eficiente das informações públicas, além de atender às demandas por transparência nas ações governamentais; 5) introdução ao tratamento de arquivos permanentes. A Coordenadora do CONARQ finaliza dizendo que em sua opinião a cartilha é bem didática, alertando sempre para que o leitor conheça e se aprofunde mais sobre as normas e instrumentos que o CONARQ elabora e disponibiliza em seu site institucional sobre os temas constantes da cartilha. Registra que, adicionalmente à cartilha, pode elaborar folder ou guia resumido da cartilha e da campanha com linguagem mais simplificada e direta. A coordenadora do CONARQ afirma que, em relação à campanha pela criação de arquivos municipais, a equipe de coordenação do CONARQ terminou a parte que lhe cabia. O presidente do CONARQ intervém e sugere ao plenário que encaminhe ao Ministério da Justiça, a quantidade de cartilhas e os ofícios correspondentes a serem enviados aos municípios. O conselheiro André, da Câmara dos Deputados, primeiramente parabeniza a equipe do CONARQ pela iniciativa tomada, no entanto pondera que o momento é conturbado, em razão das eleições, sugerindo que a campanha seja iniciada somente em 2015. A conselheira Isabel Perna questiona se esta campanha de fomento à criação de arquivos municipais já tinha sido discutida pelo plenário do CONARQ em reuniões anteriores. A coordenadora do CONARQ responde que a iniciativa dos trabalhos para o desenvolvimento da campanha foi uma iniciativa da equipe de coordenação do CONARQ, como uma proposta de trabalho para apreciação do Plenário. A conselheira Isabel Perna concorda com o conselheiro André e reafirma que este ano eleitoral é problemático para a divulgação da campanha e também em termos de planejamento do suporte operacional. Não obstante, o conselheiro Ivan Neves ressalta que na última reunião este assunto da campanha foi debatido no âmbito do planejamento estratégico do MJ, propondo um encontro com os arquivos estaduais como fator preponderante ao desenvolvimento da campanha e, a partir dessa reunião, a assessoria de comunicação do MJ examinaria com mais precisão se o momento é oportuno ou não. Nesse contexto, a conselheira Aurora observa que a situação dos arquivos municipais é preocupante e que não é a hora de se pensar muito, e sim de se iniciar de forma célere a campanha, e parabeniza o presidente e a equipe do CONARQ, solicitando o encaminhamento imediato do material já produzido aos prefeitos. O conselheiro Tolmasquim observa que o material da campanha, sobretudo a Cartilha, não deve ficar esquecida em alguma sala, e sim ser encaminhado com celeridade às prefeituras, sugerindo que o documento de divulgação seja assinado pelo Ministro da Justiça. O presidente do CONARQ reforça, novamente, a essencialidade desta campanha que serve, inclusive, de ferramenta para qualquer instituição arquivística e não somente para arquivos municipais, ou seja, é uma campanha que chama a atenção para a importância dos arquivos, para o cidadão e para as instituições de uma maneira geral, concordando com conselheiro Tolmasquim em relação ao envio imediato do material a todos os agentes participantes, mantendo contato constante com as demais instituições envolvidas na campanha. O conselheiro Ivan Neves volta a frisar a aprovação pelo plenário de um encontro de arquivos estaduais para articulação junto à campanha, levando as propostas já elaboradas através de ofício assinado pelo ministro a ser encaminhado às prefeituras. A conselheira Isabel Perna concorda com a distribuição imediata das cartilhas, mas afirma que também é necessário consolidar uma rede de colaboração e uma estratégia bem elaborada para viabilizar as ações subsequentes pretendidas pela campanha. A coordenadora do CONARQ diz que pode encaminhar aos conselheiros a proposta de estratégias para a campanha, sugeridas pela equipe de coordenação do CONARQ para apreciação, alterações e sugestões. O conselheiro Tolmasquim é contra esta ideia, reafirmando que os Conselheiros não tem competência para este assunto, devendo o mesmo ser trabalhado conjuntamente pela Equipe de Coordenação do CONARQ e ASCOM/MJ. A conselheira Ismênia informa não haver, por exemplo, um arquivo público do executivo municipal em Niterói, cidade onde mora, e transmite ainda uma experiência similar que vivenciou em âmbito municipal, e considera importante a atuação dos arquivos estaduais no desenvolvimento da campanha. O presidente do CONARQ chama a atenção para a divulgação da campanha nas redes sociais. Isto posto, a conselheira Aurora Maia direciona a palavra ao conselheiro Ivan Neves, sugerindo que o Ministério da Justiça patrocine uma conferência de arquivos de municípios com população acima de 100.000 habitantes. Em relação a esta ideia, o presidente do CONARQ diz que serão levantados os custos de tal empreendimento, e posteriormente, encaminhado ao Ministério da Justiça. A conselheira Isabel Perna declara não ter nenhuma objeção quanto ao desenvolvimento da campanha e sugere que a campanha de estímulo à criação de arquivos municipais faça parte da agenda permanente do CONARQ, e que as estratégias operacionais sejam ofertadas aos prefeitos. Na sequência, sugere que seja feito um trabalho para que todos os cidadãos participem desse esforço e não seja apenas direcionado ao pessoal da área arquivística. Em seguida o presidente do CONARQ resume as deliberações sobre a Campanha de fomento à criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais, a saber: 1) encaminhamento de material impresso, por expediente do ministro da justiça e/ou do presidente do CONARQ com mensagens a serem elaboradas de forma diferenciada aos diversos segmentos; 2) elaboração de uma campanha de valorização dos arquivos, independente da sua esfera de atuação, designando que a Coordenação do CONARQ esteja em articulação constante com a Secretaria de Comunicação Social do MJ para elaborar e fornecer a as informações necessárias ao monitoramento das etapas da campanha; 3) promoção de encontros com possíveis parceiros – segmento dos arquivos municipais, arquivos estaduais, e outras instituições públicas e privadas com interesse no tema. O presidente do CONARQ sugere, então, a definição de uma data para o encontro com diretores de arquivos estaduais para articular estratégias conjuntas. Terminado o debate sobre a campanha para criação de arquivos municipais, o presidente do CONARQ dá continuidade a 77ª Reunião, com apreciação dos pareceres de declaração de interesse público e social dos arquivos da Associação Cultural Cachuera e do acervo do cineasta Isaac Rosemberg. O presidente da Comissão Técnica de Avaliação, Senhor Jayme Spinelli, inicia a leitura do Parecer nº 21/2013 relativo ao acervo arquivístico da Associação Cachuera. Terminada a leitura, o presidente do CONARQ abre para manifestação e deliberação do plenário. A conselheira Ismênia observa que, no início da leitura do parecer, o que foi descrito como “acervo”, na verdade, eram “atividades”, avaliando também a importância do acervo Cachuera para história contemporânea ressaltando o tema da escravidão pertinente ao acervo. O presidente do CONARQ afirma que, em relação àquele acervo, não é possível que tal massa documental permanente continue crescendo sem limite temporal e/ou quantitativo, pois seria necessária nova avaliação, mas considera que o referido acervo está bem caracterizado para ser declarado de interesse público. A conselheira Cynthia fala a respeito da importância do conteúdo desse acervo, admitindo que o mesmo tem mérito, mas que os procedimentos de organização adotados possuem traços de biblioteconômicos e não arquivísticos. Marcelo Siqueira informa que, relativamente à estrutura do documento, a apresentação do parecer seguiu os parâmetros oficiais adotados, e admite que o tratamento do acervo possui elementos de princípios da biblioteconomia. Após debate, o Plenário aprova o Parecer nº 21/2013 sobre a declaração de interesse público e social do acervo documental da Associação Cultural Cachuera, por ser um importante registro da cultura afro-brasileira, sobretudo em suas manifestações culturais, constituindo-se em fonte de pesquisa para inúmeros pesquisadores, das mais variadas vertentes, como historiadores, sociólogos, antropólogos, jornalistas, musicólogos, produtores culturais, dentre outros, que vêm utilizando este acervo em trabalhos acadêmicos, didáticos, culturais e jornalísticos, propiciando ao cidadão o acesso à parte da história do país, por vezes relegado a outros planos. Em seguida, o presidente da Comissão Técnica de Avaliação, Senhor Jayme Spinelli informa que o parecer relativo ao acervo do cineasta Isaac Rosemberg não será apresentado na 77ª Reunião e sim na próxima reunião plenária do CONARQ. Terminada a apresentação dos pareceres da Comissão Técnica de Avaliação, o presidente do CONARQ informa que não será debatido o glossário da CTDAIS. Em seguida inicia-se a apresentação pelo presidente da CTDAIS, Senhor Marcelo Siqueira da minuta de resolução sobre as recomendações para tratamento e preservação de acervos audiovisuais, iconográficos e sonoros. O Senhor Marcelo Siqueira informa aos conselheiros que, após inúmeras avaliações e exame conjunto com a Coordenação-Geral de Gestão de Documentos – COGED do Arquivo Nacional, chegou-se à conclusão que deveria existir uma Resolução do CONARQ relacionada ao tema, ideia essa que surgiu primeiramente sob a forma de uma Carta ou documento semelhante. Lembra que há um ano e meio, quando foi apresentada a primeira versão da Resolução a ser proposta, o conselheiro Tolmasquim indagou se era necessário uma Resolução para se normalizar o óbvio, em procedimentos para avaliação de um documento arquivístico como classificação, temporalidade etc. Porém, esse óbvio, responde Marcelo Siqueira, não existe na prática nas universidades e em outras instituições. Portanto, a Resolução, de acordo com o entendimento da CTDAIS, vem harmonizar e disciplinar esse debate. A conselheira Vilma tece algumas observações a respeito da minuta em relação aos termos conceituais, e assevera que, em relação a esta, alguns documentos mesclados entre a biblioteconomia e arquivologia são compreendidos como literatura cinzenta, havendo a necessidade, portanto, de um exame mais apurado para qualificação do diploma como um documento verdadeiramente arquivístico. A conselheira Maria Izabel diz que após ter lido a minuta, entendeu que tal documento serve para alertar que esses documentos sejam considerados como documentos arquivísticos, pois, apesar de ser considerado tecnicamente como arquivístico nem sempre é entendido como tal pelo fato de ser uma imagem ou um som, por exemplo. Na sequência, a conselheira Maria Izabel profere algumas críticas em relação à ementa, pois esta não estaria em conformidade com o teor e o foco do texto, propondo alteração da mesma, pois o texto da resolução não dispõe sobre tratamento arquivístico, preservação e acesso, e sugere outras alterações. A conselheira Rita discorda do entendimento da conselheira Vilma, considerando que seria profícuo o trabalho interdisciplinar entre bibliotecários e arquivistas e não a separação. A conselheira Vilma retorque, defendendo que deve haver um diálogo, sim, com as áreas parceiras, a partir da natureza do documento a ser avaliado, ou seja, se é considerado arquivístico ou não. O presidente do CONARQ observa, nessa temática, que a maioria das pessoas entendem que documento arquivísitico seria somente textual, classificado através, por exemplo, do seu suporte e não como o todo de um processo, opinando que seria importante ter uma resolução nesse sentido, objetivando a regulamentação desses procedimentos. O conselheiro Alfredo Tolmasquim se dirige ao presidente da CTDAIS, dizendo estar convencido da utilidade desta norma, entretanto, propõe algumas alterações no texto, porquanto este circundaria o assunto na margem, mas não atingiria os principais pontos, como a justificativa da elaboração da própria Resolução na lista de “considerandos”, e uma certa falta de clareza textual e objetividade em alguns dispositivos da norma proposta. Em seguida, o conselheiro André, da Câmara dos Deputados, declara não discordar, quanto ao mérito, da existência dessa norma, no entanto, concorda com o conselheiro Alfredo Tolmasquim, dizendo que o texto da minuta deve ser aperfeiçoado. A conselheira Rita concorda com o conselheiro Alfredo Tolmasquim, quando este afirma que o propósito da norma deve estar nos aspectos específicos, de caráter mais prático, e não de cunho generalista ou difuso. O presidente do CONARQ confirma que o mérito do documento é consenso no plenário, porém há que se ter um reexame do texto normativo, buscando maior coerência e coesão nos objetivos propostos. Sugere, então, que seja reenviado, pela Coordenação do CONARQ, o texto da minuta aos conselheiros para que sejam propostas as sugestões de aprimoramento, e que o texto final da resolução seja novamente submetido ao Plenário do CONARQ. O presidente da CTDAIS, Marcelo Siqueira, reforça que a característica principal do documento são as diretrizes para o tratamento dos acervos, as quais se constituem no foco dos trabalhos da respectiva Câmara. Registra que a CTDAIS já realiza este trabalho há bastante tempo e de forma constante dentro do seu âmbito de atuação em seminários, congressos e cursos, e também promove a articulação com outras Câmaras do CONARQ, sobretudo a CTPD e a CTDE. Reforça sua opinião, reafirmando a importância da aprovação da resolução como referência técnica e administrativa para a execução de trabalhos futuros na área arquivística. A conselheira Maria Izabel tenta pacificar a discussão quanto às colocações dos conselheiros, afirmando que a intenção do plenário é de agregar valor à tarefa da CTDAIS. Não obstante, o presidente da CTDAIS Marcelo afirma novamente que não considera que a Resolução seja considerada apenas como uma diretriz de tratamento arquivístico. O presidente do CONARQ concorda com a conselheira Maria Izabel a respeito da necessidade de aperfeiçoamento do texto da minuta de Resolução. O presidente do CONARQ propõe a criação de um grupo de trabalho para rever o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – DIBRATE, instrumento de referência padrão para os trabalhos em todas as áreas de atuação do CONARQ. O Plenário concorda com a criação deste grupo, e a sessão da manhã é finalizada. A sessão da tarde inicia com a apresentação da presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), Senhora Claudia Lacombe sobre o documento Diretrizes para a Implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de Documentos Arquivísticos. A Senhora Claudia Lacombe lembra que o documento em questão já tinha sido enviado a todos os conselheiros por e-mail para leitura prévia. Inicia falando resumidamente sobre o documento, resultado dos trabalhos realizados pela CTDE ao longo do ano de 2013. Destaca a preocupação com a preservação em longo prazo dos documentos arquivísticos digitais e que as recomendações internacionais apontam para o uso de repositórios digitais confiáveis e que no caso dos documentos arquivísticos, estes necessitam atender a alguns requisitos e especificações para garantir algumas características básicas dos documentos de arquivo. A elaboração desse documento foi uma sugestão de um dos membros da CTDE, Professor Sayão, e que ele foi consolidado a partir das principais normas internacionais que especificam e dão as orientações a esses repositórios. A principal norma utilizada refere-se à Trustworthy Repositories Audit and Certification Checklist (TRAC) que está sendo bastante utilizada. Na apresentação desse documento busca-se explicar a importância das instituições terem repositórios confiáveis, apresenta o conceito de repositório digital, que muitas vezes são referidos como um storage, como uma unidade de armazenamento. Um aspecto muito importante que foi destacado é que um Repositório Digital Confiável é um ambiente complexo que precisa dar conta também da gestão dos objetos mantidos no ambiente composto por hardware, software, procedimentos e outras funcionalidades. Continua e declara que, no caso dos documentos arquivísticos, é importante que estejam associados ao uso de repositórios confiáveis nas fases corrente e intermediária, sendo fundamental na fase permanente para a preservação de longo prazo, ou seja, em todo o ciclo de vida do documento. A norma Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist (TRAC) define que é o repositório digital confiável que garante a preservação desses documentos de forma autêntica no longo prazo e que, para isso, precisa atender a uma série de requisitos. Esse documento inclui uma série de definições baseadas na norma TRAC, estruturada em três grandes partes que especificam a infraestrutura organizacional da instituição que mantém o repositório, que esta seja sustentável e que possua garantias de continuidade dos repositórios em direção ao futuro, para garantir a preservação de longo prazo e a manutenção da autenticidade dos documentos. Há uma parte também sobre as funcionalidades que um repositório deve ter no que se refere ao gerenciamento do documento digital em si. Houve o cuidado para que a linguagem do documento fosse de mais fácil assimilação. E, por último, a norma aborda a tecnologia e a infraestrutura técnica e de segurança. A presidente da CTDE ressalta que essa norma enfatiza menos as questões tecnológicas, o que seria mais esperado pelas pessoas. Por isso, chama-se a atenção no documento que não basta ser um repositório digital confiável, mas que ele precisa atender algumas características relativas ao documento arquivístico. Neste sentido, o documento inclui a especificação para além dos requisitos da norma TRAC, relativas aos princípios sobre a responsabilidade e o tratamento arquivístico; a manutenção das características básicas e principalmente da relação orgânica entre os documentos e da organização destes dentro do repositório de forma igualmente orgânica, seja na fase corrente, intermediário ou permanente do documento. Ao final, apresentam-se outras normas e padrões de referência que são igualmente importantes para orientar o desenvolvimento e a implantação de repositórios digitais confiáveis, como, por exemplo, o modelo OAIS (open archival information system), relatórios de instituições internacionalmente reconhecidas, metadados de preservação, norma ISAD-G, NOBRADE, os metadados do E-arq Brasil que devem ser utilizados nos repositórios para documentos arquivísticos, bem como o padrão para coleta de metadados OIPMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), padrão de codificação e transmissão de metadados para empacotamento deles nos documentos digitais e o Encoded Archival Description. Terminada a apresentação do documento Diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis de documentos arquivísticos, a presidente da CTDE se coloca à disposição dos conselheiros para esclarecer dúvidas, observações, críticas e sugestões. A conselheira Maria Izabel de Oliveira elogia a redação do documento e sugere que já na apresentação se defina o que é um repositório que será definido no corpo da norma, à página 6, item 2. Na página 2, segundo parágrafo, a conselheira afirma ter ficado em dúvida se o dispositivo trata de um problema ou questão complexa e, não obstante pareçam sinônimos, acredita que a palavra problema “assusta um pouco”, pois se for uma questão complexa ou obscura, a mesma pode ser enfrentada, porém se for um problema, ninguém quer ver. O conselheiro Luis Fernando Sayão, que também é membro da CTDE explicita que a preocupação maior foi quanto ao amplo entendimento sobre repositórios confiáveis, que traz conceitos novos e complexos. Sayão explica que o assunto do armazenamento confiável não está limitado ao setor arquivístico. Cita como exemplo a Biblioteca Nacional, a qual precisa ter um repositório confiável para cumprir com os procedimentos do depósito legal. Conclui que se trata de uma questão universal que envolve um corpo de normas, recomendações e boas práticas sobre a natureza da instituição, capacidade técnica, e garantia de financiamento permanente e contínuo. Registra que um repositório digital é um compromisso a longo prazo, ou seja, um compromisso com o futuro. Diz que maior problemática não é tecnológica, mas sim, de capacidade de gestão e do modelo de informação, ou seja, metadados que garantam a preservação, e as informações que devem acompanhar um documento digital para que ele possa ser acessível no futuro, mantendo suas autenticidade e confiabilidade. Quando se trata de arquivos ressalta que, em relação às bibliotecas, que já possuem uma confiabilidade histórica, há outros aspectos, como os direitos associados ao objeto, criptografia, certificação digital. Sayão afirma que o arquivo digital exige uma certificação de um repositório baseada no corpo de normas que devem sustentar um programa de preservação digital. A conselheira Cynthia Roncaglio, representante dos cursos de arquivologia, parabeniza a CTDE pela elaboração de importante documento, uma vez que os documentos arquivísticos digitais estão em uma zona de caos muito pior do que a dos documentos em papel, tendo estes mais chances de serem tratados posteriormente. Relata a experiência da UnB na temática ora tratada. Sayão registra que o diálogo é de fato complicado, pois como o tema arquivologia digital é complexo e o pessoal de informática, quando não assimila a dimensão do problema, tende a simplificar tais questões. Por isso a importância de haver uma especificação detalhada do problema e que possa ser entendido pela área de informática, pelos responsáveis pela especificação, modelagem e implementação desses sistemas. O conselheiro Marivaldo Dantas destaca a importância do tema em razão dos processos judiciais eletrônicos e que hoje, 5% de 28 milhões de processos novos já são eletrônicos e a tendência é que isso se intensifique, pois o CNJ editou a Resolução nº 185 que determina que, até 2018, todos os tribunais passem a adotar o sistema eletrônico, por isso a gestão documental é objeto de preocupação por parte do Poder Judiciário. Marivaldo ressalta que existe uma sensação que se é eletrônico pode-se guardar tudo, que todos os documentos sempre estarão lá, mas, isto seria uma falsa sensação de segurança. Cita como exemplo os 28 milhões de processos novos sem metadados adequados, embora tenham uma classificação por classe e assunto, mas sem chegar a detalhamentos. Cada processo desses é tratado como um documento arquivístico como um todo, mas cada um deles tem dezenas, centenas de documentos individuais, petições iniciais etc. e que dentro do meio eletrônico podem ser, por sua vez, classificados e acessíveis individualmente. Informa que o CNJ pretende utilizar as diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis e que servirá como fundamento e base para as decisões a serem tomadas por eles no poder judiciário de como implementar um repositório. O conselheiro Marivaldo faz uma reflexão sobre o nome “confiável” e de sua preocupação do ponto de vista jurídico, justificando que advogados de uma maneira geral se prendem a uma palavra e que para dizer que todos os outros repositórios são não confiáveis por não terem todas as características e não obedecerem às regras do CONARQ de repositórios digitais confiáveis. Pode vir a contribuir para se afirmar que os processos administrativos e judiciais eletrônicos, os quais não obedecem aos requisitos de um repositório confiável, podem gerar uma tese a ser levada aos tribunais superiores. Sayão e Claudia Lacombe esclarecem que tais repositórios necessitam serem certificados. Marivaldo reafirma que o termo pode gerar consequências jurídicas. A presidente da CTDE esclarece os seguintes pontos: o termo confiável é utilizado internacionalmente; que a ideia é essa mesma, ou seja que os repositórios cumprem com os requisitos que são considerados confiáveis. Não é que não se possa confiar nos documentos que lá estão, mas que os repositórios que não cumprirem com tais requisitos não serão considerados confiáveis. Sayão intervém mencionando a necessidade do processo de certificação desses repositórios digitais que devem seguir uma série de requisitos que já estão bem estabelecidos. Diz que cada requisito tem um valor específico: administrativo, gerencial e financeiro. O conselheiro Marivaldo indaga se existem níveis de confiabilidade para repositórios digitais, o que Sayão e Claudia Lacombe respondem afirmativamente Após algumas considerações de ambas as partes, Sayão complementa mencionando os níveis de aderência à norma, o que Marivaldo replica questionando se o CONARQ é o órgão que vai certificar esses níveis de aderência. A presidente da CTDE diz que não, mas que é preciso que haja no Brasil uma instituição que faça essa certificação. O conselheiro Marivaldo comenta sobre a pertinência de se ter o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), ao que a presidente da CTDE concorda quanto ao fato do ITI ser essa instituição. A presidente da CTDE registra que buscou contato com a ITI, mas que não obteve sucesso, tendo em vista o ITI não ter sido sensível a essa demanda por estar muito voltado à assinatura digital. O presidente do CONARQ intervém concordando, mas ressalva que, de qualquer maneira, é preciso encontrar uma instituição certificadora para tais repositórios. Declara ser favorável que o ITI seja essa instituição certificadora. A conselheira Vilma Moreira dos Santos, Superintendente do Arquivo Público Mineiro (APM), elogia a clareza do documento e de sua parte conceitual, mas, como gestora, se manifesta acerca de sua preocupação quanto à questão da gestão que passa por todos os níveis, inclusive por ser estratégica do ponto de vista do estado. Diz que, o orçamento anual do APM, que está no portal da transparência, é em torno de R$120.000,00, informando que conseguiram recursos por meio de captação para aquisição de equipamentos informáticos e de um storage de grande capacidade. Conclui registrando a problemática da ausência de recursos para a guarda dos documentos produzidos em meio digital. O conselheiro Luis Fernando Sayão esclarece que a questão de implementação de um repositório digital, por ser caro, é um desafio mundial e enfatiza a importância dos consórcios entre arquivos e bibliotecas para a sua viabilização. O conselheiro Marivaldo questiona ainda sobre a existência do check list no documento, conforme comentado anteriormente, pela presidente da CTDE, que responde que o check list ainda não foi incluído. Marivaldo sugere que se inclua o referido check list a fim de facilitar uma maior assimilação do conteúdo apresentado. A conselheira Vilma manifesta mais uma vez a sua preocupação quanto à questão orçamentária, tendo em vista as chances de descontinuidade dessas iniciativas, uma vez que tal empreendimento exige a manutenção desses ambientes. O conselheiro Sayão responde novamente sobre a importância de parcerias e consórcios como meio para enfrentar tais problemas e alerta que as instituições não devem buscar ter seus próprios repositórios e que o melhor é buscar cooperações com universidades e outras instituições. A reunião prossegue com longo debate sobre o documento em tela. O Presidente do CONARQ ressalta a importância do esforço do CONARQ em apresentar à comunidade acadêmica ou de estudiosos, o documento em questão, tendo em vista que o tema é disperso. Em seguida indaga ao Plenário se o texto como ora se apresenta é suficiente ou se consideram que é preciso que o documento seja aprimorado. O conselheiro Alfredo Tolmasquim enfatiza que o documento deve ser publicado imediatamente para ser disponibilizado pelo CONARQ e utilizado pela comunidade de interesse como referência, ao que todos os conselheiros aprovam o documento e deliberam por sua publicação imediata, por meio de Resolução. O presidente do CONARQ elogia os trabalhos da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos e cumprimenta a todos os membros da Câmara. Na sequência, volta às discussões sobre outro tema, sujeito à análise do plenário, qual seja a eliminação de documentos do judiciário, assunto este já discutido pelo CONARQ através da Resolução 26, alterada pela Resolução 30 do CONARQ. Continua e menciona uma nota da ANPUH dirigida a diversas entidades, com críticas em relação ao tratamento da questão. O presidente do CONARQ salienta a importância na pacificação e harmonização do assunto, ainda sob a égide normativa do CNJ, salientando a não continuidade no exame das implicações práticas referentes ao assunto por parte do Judiciário. Nesse sentido, o conselheiro Marivaldo lembra que a Resolução nº30 atribuiu ao CNJ a tarefa de criar normas de gestão documental para os órgãos do Poder Judiciário, regulamento posteriormente viabilizado pelas orientações da Recomendação nº37 do mesmo CNJ. Nesse diapasão, observa que sempre houve a discussão se o Poder Judiciário poderia ou não realizar a parte final da gestão documental, qual seja a eliminação ou descarte de documentos, provocando, segundo o conselheiro Marivaldo, intensos debates. O conselheiro lembra, ainda, que o CONARQ já analisou a Recomendação nº37, considerando que a referida norma está de acordo com as políticas arquivísticas. Nesse sentido, o conselheiro Marivaldo reprova o posicionamento radical da ANPUH, ao entender que “tudo” deve ser guardado, sem a preocupação da viabilidade de tal orientação, obrigando o Poder Judiciário a custodiar todo o acervo produzido, com qualidade e organização exigidas pelas boas práticas arquivísticas. Questiona nessa linha de raciocínio e dentro das políticas públicas estabelecidas, como seriam, então, captados os recursos para melhoria da gestão documental no âmbito do poder judiciário, e cita os problemas gerados pelo artigo 216 da constituição federal – como autoaplicável e absoluto. Nesse contexto e, julgando a necessidade imediata de resolver a questão da eliminação documental no poder judiciário, observa novamente a Recomendação nº 37 do CNJ, que dispõe sobre a classificação e avaliação da enorme massa documental daquele poder, tendo por finalidade as medidas preventivas de não se destruir documentos, históricos ou não, importantíssimos para a administração pública, constituindo-se em relevante instrumento de controle na eliminação de acervos com cinco anos de vida. A conselheira Cristina Caixeta chama a atenção para esta lei que está em vigor, ou seja, o descarte imediato dos processos judiciais autos findos após cinco anos, mencionando os pontos tangenciais à justiça do trabalho, destinatária desta lei, e lembrando a eliminação no passado de grande parte do acervo da justiça do trabalho, informando o exemplo da questão no seu estado de atuação – Minas Gerais. Continua, e declara que, a despeito da lei, hoje em dia, já existe uma preocupação e consciência muito maior em relação ao tema pelos magistrados da justiça do trabalho informando que, hoje, todo o tribunal do trabalho possui uma comissão de avaliação de documentos, de características, inclusive, multidisciplinares. A conselheira reforça, mais uma vez, que a justiça trabalhista tem enorme preocupação no controle da massa documental produzida no seu âmbito. O conselheiro Marivaldo complementa a fala da conselheira Caixeta, mencionando o artigo recente do jornal o Estado de São Paulo, no qual o presidente do Tribunal de Justiça de São Paulo afirma ser contra a Recomendação nº 37 do CNJ, pois, segundo o presidente do TJ, a aplicação das normas do CNJ, implicaria em custos insuperáveis para a justiça. O conselheiro Marivaldo informa, ainda, que está sendo executado um monitoramento da aplicação da recomendação do CNJ nos tribunais, sendo construído um questionário no intuito de captar as informações mais pertinentes à matéria. A profª Ismênia toma a palavra, e declara que, a respeito desse artigo, vai conversar com o presidente da ANPUH de Minas Gerais sobre o assunto, porém registra a admiração de grande parte dos historiadores pelo trabalho dos arquivistas e que ambos devem trabalhar em parceria, lembrando que ela própria foi a primeira representante da ANPUH no CONARQ. A conselheira Vilma entra no debate, e diz que vai pedir maiores esclarecimentos a respeito do assunto à conselheira Ismênia, relatando o seguinte parágrafo do texto da ANPUH encaminhado ao CONARQ: “O argumento principal do debate em torno da preservação dos atos judiciais é a extrema dificuldade de determinar o valor histórico dos documentos para efeito de guarda, há muito tempo o conceito de documento alargou-se e a moderna historiografia tem mostrado que as fontes para pesquisa histórica dependem das perguntas do historiador...” dito isto, a conselheira Vilma ressalta que pretende avaliar o ponto de vista do historiador vis-à-vis à ótica arquivística para a organização de documentos, e continua a leitura do texto “... o que eventualmente pode ser considerado de menos importância poderá ganhar relevância extrema amanhã, poucos documentos podem ser selecionados para uma abordagem qualitativa, mas a análise quantitativa não pode prescindir de séries completas e densas...”. Oferece, então, o exemplo dos milhares de documentos de FGTS, e nesse caso, o historiador também trabalha com períodos históricos longos, questionando se o historiador encerraria a propriedade de trabalhar com 20 anos de processos de FGTS, ou seja, um volume enorme de documentos. A conselheira Ismênia observa, então, que o historiador quando trabalha com grandes números o faz com técnicas de amostragem – amostras relevantes -, justifica a tipologia da amostra usada e procede a um recorte do universo estudado, verticalizando toda a pesquisa. O presidente do CONARQ intervém e pede que se esgote o assunto em tela. O conselheiro Marivaldo sublinha que o assunto é longo, e volta a dizer na impossibilidade de, na prática, tratar-se o assunto da eliminação documental do ponto de vista puramente teórico dos historiadores, em razão da inviabilidade da guarda permanente de toda a massa documental produzida, lembrando que a Recomendação nº37 funcionaria precisamente para minimizar os riscos inerentes da perda desse acervo acumulado, bem como para os conflitos futuros relacionados aos direitos individuais. A conselheira Cristina Caixeta toma a palavra e reafirma a concordância com o conselheiro Marivaldo, ofertando como exemplo os processos na área trabalhista. A conselheira Maria da Graça, representante das associações arquivísticas pede esclarecimentos quanto ao ponto de agenda sobre o regimento do CONARQ. O presidente do CONARQ retorque a conselheira Maria da Graça, e esclarece que os assuntos serão esgotados de acordo com o cronograma de pauta, com prioridade para os temas de cunho técnico. A conselheira Maria Izabel ressalta a importância, nesse tema, das tabelas de temporalidade, afirmando que a amostragem, feita da maneira correta, deverá representar a totalidade e, portanto, o historiador ou qualquer outro pesquisador examinaria esse lote de amostra com facilidade. Nesse diapasão, o conselheiro Tolmasquim previne que a quantidade expressiva de documentos ou processos não pode servir como argumento para atos que violem os dispositivos em lei, por mais que essa legislação seja equivocada ou desatualizada, solicitando que este assunto que está relacionado à recomendação do CNJ, seja tratado com muita cautela. O conselheiro Marivaldo responde que o Conselho já examinou esta matéria, e questiona que, se o próprio CNJ for impedido de estabelecer a sua gestão documental respeitando as suas peculiaridades, qual o sentido da representação deste órgão no CONARQ, lembrando, em adição, que a recomendação nº 46/CNJ é apenas uma parte modificada de um ponto específico da recomendação 37. A coordenadora do CONARQ esclarece que os dois documentos da ANPUH, o primeiro que rejeita a Recomendação 37 e o segundo contrário à Recomendação 46, requerem um posicionamento do CONARQ. Informa que, tendo por objetivo dar uma resposta à ANPUH, elaborou uma análise das Recomendações nº 37 e nº 46. Informa que encaminhou ao conselheiro Daniel Beltran e à conselheira Cristina Caixeta o referido documento para apreciação e alterações, sem ter obtido resposta. Nesse sentido, e tendo em vista que o assunto ainda se encontra pendente de resolução, foi incluída a discussão na agenda de trabalho do CONARQ para finalização do assunto. A conselheira Ismênia se coloca à disposição para trabalhar neste tema. O conselheiro Marivaldo solicita que um representante da Coordenação do CONARQ participe ativamente dessas discussões. O presidente do CONARQ sugere que o grupo inicial para discussão do tema, sejam os conselheiros Marivaldo, Ismênia, Cristina Caixeta, Rita, Vilma e a coordenadora do CONARQ, Domícia Gomes. A conselheira Cynthia declara que o problema da eliminação de documentos pelo Poder Judiciário, abordado por Marivaldo, é antigo, ressaltando haver dificuldades dos historiadores em compreender a estrutura administrativa, seja do Poder Judiciário, seja do Legislativo ou Executivo. Cita também a dificuldade da administração pública em compreender o posicionamento desses pesquisadores. Registra que, de qualquer forma, as decisões devem ser direcionadas às instituições, e não aos historiadores, respeitando-se com isso os parâmetros legais, administrativos e históricos. Ressalta que, embora deva existir racionalidade administrativa no trato documental, os procedimentos de gestão de documentos existem justamente para se preservar os arquivos de interesse para a administração e para o país, inclusive para não se preservar o “lixo” ou documentos sem valor. Entretanto, registra que os problemas do espaço físico ou de limitações orçamentárias não podem constituir uma justificativa aceitável para não se guardar documentos. Se for determinado que os documentos possuem valor probatório ou valor histórico, assevera a conselheira Cynthia, deve-se, então, garantir os meios necessários para a guarda e preservação desses acervos, independente a da dimensão dos conjuntos documentais. O presidente do CONARQ informa ao Plenário que ainda existem três pontos de pauta para serem apreciados, a saber: 1) procedimentos regimentais do CONARQ; 2) microfilmagem híbrida, microfilmagem registrada em cartório e 3) papel reciclado. Porém, em razão da exiguidade de tempo, solicita que seja escolhido apenas um item para discussão. O presidente do CONARQ sugere discutir o regimento e que os temas microfilmagem híbrida, microfilmagem registrada em cartório e papel reciclado sejam transferidos para a pauta da próxima Reunião Plenária do CONARQ. O presidente do CONARQ diz que o estatuto do Conselho não estabelece critérios no tocante às reuniões plenárias e, nesse sentido, pondera ser recomendável a constituição de um grupo para análise do assunto e sistematização das principais questões. Nesse sentido, informa que, a coordenação do CONARQ já identificou alguns dispositivos para exame da matéria, tais como se as reuniões plenárias do conselho devem ser abertas ou fechadas, e se podem ser convocadas para um lugar fora da sede; ou em caso de emergência, comissões especiais ad referendum; em que situações os não-conselheiros podem participar das reuniões plenárias; quais os mecanismos de participação efetiva e número de visitantes, entre outros pontos correlatos, sendo que, ao final do regimento vigente, há disposição expressa de que os “casos omissos” serão resolvidos pelo plenário. O presidente do CONARQ reafirma a necessidade do regimento do CONARQ ser mais explícito, com relação a todos esses detalhes regimentais e lacunas, sobretudo no que se refere aos procedimentos formais quanto aos prazos e justificativas. O conselheiro Alfredo Tolmasquim sugere não se “inventar” novos procedimentos para o CONARQ, sob risco de se engessar os trabalhos do Plenário. Reforça a sua posição contrária em amarrar detalhes no regimento. O conselheiro Marivaldo concorda com Tolmasquim, ressaltando que o próprio conselho resolverá essas questões como casos omissos, não sendo prudente criar excessivas exigências de procedimento, mas sim gerar condições para uma melhor eficiência na condução das reuniões, ressaltando que o artigo 29 do regimento do CONARQ já está adequado à realidade do conselho, sugerindo, dessa forma, que o colegiado seja, oralmente, menos expositivo, e mais efetivo no encaminhamento das ações necessárias. Em relação a este assunto, a conselheira Cynthia afirma que não poderia emitir decisões sem consultar os coordenadores dos cursos dos quais é representante. O presidente do CONARQ responde que, por exemplo, as atas, enquanto documentos ainda não convalidados, podem ser suscetíveis de alteração pelos conselheiros e seus representados, e posteriormente encaminhados para aprovação final, observando, que, segundo as regras atuais, o documento é colocado para discussão com 15 dias de antecedência, devendo o conselho se policiar para que a agenda esteja pronta com um prazo razoável para o encaminhamento pelos conselheiros aos seus segmentos. Na sequência dos debates em torno do regimento, o conselheiro Ivan Neves fala a respeito da sobreposição dos comentários entre os conselheiros, defendendo a necessidade de um maior controle das exposições, evitando a desordem na abordagem dos assuntos. O presidente do CONARQ diz que o controle do tempo das falas dos conselheiros pode ser viável, no entanto sugere que não seja inserido no regulamento, dada a complexidade dos temas examinados, resguardando-se com isso certa flexibilidade no exame das matérias. A reunião prossegue com o debate a respeito da autorização de participação, nas plenárias, de representantes legais, de ouvintes e do controle do tempo das falações dos conselheiros. A coordenadora do CONARQ observa que, se for deliberado que as agendas das reuniões plenárias deverão estar disponibilizadas no site do CONARQ com 30 dias de antecedência, todos devem assumir compromisso de enviar com celeridade e diligência as propostas de pauta. A coordenadora Domícia Gomes registra, ainda, que as agendas das reuniões plenárias do Conselho são quase sempre sugeridas pela própria coordenação do CONARQ. O presidente do CONARQ ratifica a necessidade do envio das sugestões e propostas de pautas à Coordenação do CONARQ, com seus anexos, 30 dias antes da próxima Reunião Plenária, para divulgação no sítio eletrônico do CONARQ. O conselheiro Marivaldo sugere, então, que os procedimentos regimentais sejam incluídos na pauta da próxima reunião plenária. Nada mais havendo a tratar, o presidente do CONARQ encerra a 77ª Reunião Plenária do CONARQ.