Ata da 72ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (14/08/2013)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 14 dias do mês de agosto de 2013, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a septuagésima segunda Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Ivan Fernandes Neves (titular), do Ministério da Justiça; Ana Maria Vieira dos Santos Neto (titular), do Ministério do Planejamento; representando o Poder Judiciário Federal: as conselheiras Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Janeth Aparecida Dias de Melo (suplente), do Supremo Tribunal Federal – STF; representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros Tarciso Aparecido Higino de Carvalho (suplente), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (suplente), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: a conselheira Maria Izabel de Oliveira (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: as conselheiras Vilma Moreira dos Santos (titular), do Arquivo Público Mineiro; Isabel de Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul representando os Arquivos Públicos Municipais: os conselheiros Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Aurora Maia Dantas (suplente), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Maria do Rocio Fontoura Teixeira (titular), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: os conselheiros Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência; Adelina Novaes e Cruz (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas. Justificaram suas ausências: os conselheiros Guilherme Augusto F. de Moraes-Rego (suplente), do Ministério da Justiça; Hilário Figueiredo Pereira Filho (suplente), do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; Marcelo Jesus dos Santos (titular), do Supremo Tribunal Federal; Marivaldo Dantas de Araujo (suplente), do Conselho Nacional de Justiça - CNJ; Maria do Socorro de Santa Brígida Pereira (titular), do Senado Federal; Frederico Silveira dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Rezende (titular), do Arquivo Nacional; Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Maria Teresa Navarra de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia (suplente); Marcio Vedana (titular), da Prefeitura Municipal de Porto Alegre; Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Patrick Rocha (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Espírito Santo; Daniel Beltran Motta (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro; Maria Leandra Bizello (suplente), da Universidade Estadual Paulista; Ismênia de Lima Martins (titular) e Tânia Maria Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH; Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais; e Verena Alberti (titular), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas. O presidente do CONARQ inicia a 72ª Reunião Plenária saudando os presentes e justificando a ausência do conselheiro Guilherme Moraes-Rego que se sentiu mal. Informa que o conselheiro encaminhou uma proposta de redação para o Art. 1º da minuta de revisão da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. O presidente do CONARQ informa que o conselheiro Ivan Neves, baseado na proposta do Grupo de Trabalho da Conferência Nacional de Arquivos - CNARQ elaborou um novo Capítulo V da Lei nº 8.159, de 1991, criando um Fundo Nacional de Arquivos Públicos. O Presidente do CONARQ sugeriu evoluir os debates a partir desse tema. O presidente do CONARQ explica que como o Capítulo V da Lei nº 8.159, de 1991 foi revogado pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Em maio de 2012, foi feita uma proposta de utilização dos números dos artigos já revogados, aproveitando-os. O conselheiro Ivan Neves inicia apresentação e leitura de sua proposta de anteprojeto de lei para revisar a Lei de Arquivos: Propõe uma nova ementa, qual seja: Altera dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Sugere uma nova redação para o Art. 1º que passa a ter a seguinte redação: Art. 1º - Esta Lei define as diretrizes da política nacional de arquivos e gestão de documentos públicos, dispõe sobre os documentos privados declarados de interesse público e social, que deverão ser observadas pelo Poder Público. Parágrafo Único. Subordinam-se ao regime desta Lei: Inciso I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, incluindo o Ministério Público; o Legislativo, incluindo as Cortes de Contas; e o Judiciário. Inciso II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Inciso III - as entidades privadas sem fins lucrativos que recebam recursos públicos para a realização de atividades de interesse público. Sugere nova redação para o Art. 2º Acrescentar ao artigo 3º da Lei nº 8.159, de 1991, os seguintes parágrafos: § 1º - Os procedimentos e operações técnicas mencionados no caput deverão ser aplicados de modo a promover o controle continuado das diversas fases do ciclo de vida dos documentos, visando à racionalização e eficiência da gestão dos arquivos. § 2º - A gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que os documentos e as informações são produzidos e armazenados. Sugere nova redação para o Art. 3º O artigo 5º da Lei nº 8.159, de 1991, passa a ter a seguinte redação: A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Sugere nova redação para o Art. 4º O artigo 9º da Lei nº 8.159, de 1991, passa a ter a seguinte redação: A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, em sua específica esfera de competência, em decorrência do trabalho de avaliação documental. § 1º Entende-se por instituição arquivística pública aquela que tem por finalidade a gestão de documentos, a preservação, o acesso e a divulgação dos documentos arquivísticos, em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades do âmbito da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios. § 2º A autorização de que trata o caput dependerá da aprovação prévia de planos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos, e sua validade ficará condicionada à publicação de edital de ciência da eliminação de documentos. § 3º Cabe aos órgãos e entidades públicas assegurar ampla publicidade às normas e procedimentos de gestão de documentos.§ 4º Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes públicos, sendo vedada a terceirização da guarda, sem a prévia autorização das instituições arquivísticas públicas, em suas respectivas esferas de competência. Sugere nova redação para o Art. 5º Acrescentar ao artigo 10 da Lei nº 8.159, de 1991, o seguinte parágrafo: Parágrafo único. Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Sugere nova redação para o Art. 6º O artigo 17 da Lei nº 8.159, de 1991, passa a ser integrado pelos seguintes parágrafos e incisos: § 1º As instituições arquivísticas públicas, no âmbito do Poder Executivo são o Arquivo Nacional, os arquivos públicos dos Estados, o arquivo público do Distrito Federal e os arquivos públicos dos Municípios. § 2º - Compete aos Arquivos Públicos do Poder Executivo, em todas as esferas, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta Lei, especificar em legislação própria regras específicas para: I) – desenvolver as ações de gestão, da transferência, do recolhimento, da preservação e da difusão do patrimônio documental, garantindo pleno acesso à informação; II) - coordenar o funcionamento do seu respectivo Sistema de Arquivos e Protocolos, na condição de órgão central, com o objetivo de harmonizar as diversas fases da administração dos documentos públicos, integrar as atividades de arquivos e protocolos e promover a articulação com os órgãos setoriais e seccionais integrantes deste sistema; III) – orientar, desenvolver e aperfeiçoar de forma contínua o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e informações, em conformidade com a política nacional de arquivos; IV) - manifestar-se sobre propostas ou propor para ser declarado de interesse público e social documentos privados de pessoas físicas ou jurídicas que sejam relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico; § 3º Os Arquivos Públicos, em suas respectivas esferas de atuação, deverão ser instituídos em nível estratégico da Administração Pública, que lhes assegure dotação orçamentária própria, local e condições apropriadas, infraestrutura tecnológica e equipe capacitada para o desenvolvimento das políticas de arquivos. Sugere nova redação para o O Art. 7º dá nova redação ao artigo 18 da Lei nº 8.159, de 1991, qual seja: Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, promover a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e participar da elaboração e da consecução da política nacional de arquivos. O Art. 8º dá nova redação ao Capítulo V da Lei nº 8.159, de 1991, revogado pela Lei nº 12.527, de 2011: com a seguinte redação: CAPÍTULO V - Do Conselho Nacional de Arquivos e do Fundo Nacional de Arquivos Públicos - Art. 22. O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, criado pela Lei nº 8.159, de 1991, para definir a política nacional de arquivos e a gestão de documentos públicos, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Parágrafo único. O CONARQ será presidido pelo Ministro do órgão do Poder Executivo Federal que estiver vinculado o Arquivo Nacional e será integrado por representantes de órgãos e entidades do Poder Público, de entidades que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais, além de representantes da sociedade civil organizada e do Arquivo Nacional. Art. 23. O CONARQ tem por atribuições a formulação e orientação normativa da Política Nacional de Arquivos, como também do seu monitoramento, acompanhamento e avaliação. Parágrafo único. Entende-se por política nacional de arquivos o conjunto de premissas, decisões e ações produzidas e avaliadas em benefício do Estado e da Sociedade com os objetivos de promover a gestão dos arquivos, a democratização do acesso à informação, assim como o fortalecimento dos Arquivos Públicos e privados do Brasil. Art. 24. O órgão do Poder Executivo Federal que o vincula deverá prever dotação orçamentária, infraestrutura e recursos necessários para o cumprimento das atribuições do CONARQ. § 1º O CONARQ desenvolverá o Programa Nacional de Fomento, Institucionalização, Organização e Modernização de Arquivos Públicos. § 2º A estrutura e o funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento próprio. Art. 25. Fica criado o Fundo Nacional de Arquivos Públicos, visando a institucionalização, organização, modernização e fortalecimento das instituições arquivísticas públicas. Parágrafo Único. Decreto disporá sobre a composição, competência e fontes de recursos do referido Fundo. O Art. 9º. Ficam revogados os artigos 25, 26, 27 e 28 das disposições finais da Lei nº 8.159, de 1991. Art. 10. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 11. Revogam-se as disposições em contrário. Terminada a leitura, o conselheiro Ivan Neves explica que todos os Colegiados do Ministério da Justiça são presididos pelo Ministro ou por delegação dele, afirmando que procurou seguir as estruturas já existentes, porém, não necessariamente pertencentes ao Ministério da Justiça. O conselheiro Alfredo Tolmasquim questiona qual o motivo da presidência do CONARQ ser atribuída ao Ministro da Pasta que subordinar o Arquivo Nacional. No entendimento do conselheiro isto somente se justificaria se o Arquivo Nacional desempenhar um papel específico no novo CONARQ. O conselheiro lembra que o CONARQ não é somente o Plenário, mas composto de todas as câmaras técnicas, setoriais e grupos de trabalho, e observa os problemas na gestão dessa estrutura, sobretudo em possíveis mudanças ministeriais e que, sendo o presidente, um ministro, tornaria o CONARQ um órgão mais forte do ponto de vista político. O conselheiro destaca a importância na estabilidade de uma estrutura de gerenciamento do CONARQ, a Secretaria Executiva, considerando problemática a transferência dessa Secretaria, a qual não deve ter um caráter móvel e sim fixo vis-à-vis a vinculação administrativa e ministerial entre o Arquivo Nacional e o CONARQ. Afirma a importância e a coerência do CONARQ ser presidido por um ministro de estado, cuja pasta o colegiado esteja subordinado. O conselheiro Alfredo Tolmasquim termina sua intervenção e robustece a sua opinião, afirmando novamente que o ponto principal é a estabilidade institucional na gestão da estrutura do CONARQ, aproveitando a estrutura já existente oferecida pelo Arquivo Nacional. A conselheira Vilma reitera a importância das afirmações do conselheiro Alfredo Tolmasquim. A conselheira Vilma observa que no artigo 22 “O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, criado pela Lei nº 8.159, de 1991, para definir a política nacional de arquivos e a gestão de documentos públicos, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, aparecendo também no art. 1º e, nesse sentido, afirma que a gestão de documentos públicos já está inserida na política nacional propriamente dita e sugere que a expressão seja retirada. Menciona, ainda, no artigo 23. O CONARQ tem por atribuições a formulação e orientação normativa da política e seu parágrafo único, “Conjunto de premissas e decisões em relação à definição da política nacional de arquivos...”, e reforça que os conceitos de gestão documental ou gestão de arquivos devem estar inseridos na formulação da política nacional de arquivos, e não separada desta definição como um todo. Prossegue e sublinha que, nesse contexto, a expressão gestão de documentos muitas vezes é confundida com o conceito mais elástico, mais amplo, de gestão ou gestão administrativa, incluindo, também a gestão de arquivos. O conselheiro Tarciso pede a palavra, e comenta a respeito do artigo 22, e questiona se a expressão “foi criado” é necessária. O conselheiro Tarciso reforça a proposta encaminhada pelo conselheiro Alfredo Tolmasquim, sendo necessário um posicionamento no tocante à estabilidade gerencial do CONARQ. A conselheira Maria Izabel também concorda com as ponderações do conselheiro Alfredo Tolmasquim, porém ressalta que no âmbito da CNARQ, o posicionamento seria pelo distanciamento entre CONARQ e o Arquivo Nacional e questiona se a composição de Conselheiros proposta para o CONARQ refletiria a estrutura de um Conselho Político. O presidente ressalta, porém, que este posicionamento vai a desencontro às recomendações da CNARQ. O conselheiro Alfredo Tolmasquim responde que é necessário considerar o posicionamento da CNARQ, entretanto a palavra final a respeito do assunto, após discussões pelo CONARQ, será do Ministro. A conselheira Ana Maria intervém e pergunta qual são os fundamentos da CNARQ para propor essas modificações. O conselheiro Alfredo Tolmasquim responde que o objetivo é separar a instância deliberativa (CONARQ) da instância executiva (Arquivo Nacional). A conselheira Ana Maria afirma que não seria viável administrativamente, pois na prática, tais recomendações seriam inviáveis, tendo um cunho apenas formalista, e então propõe que o Arquivo Nacional continue a ser a estrutura executiva. O conselheiro Ivan Neves salienta que está havendo uma confusão nos debates entre o que deve ser objeto de lei, de decreto e de regulamento e que, dadas as consequências das deliberações da CNARQ, os problemas e contradições a serem enfrentados, seria necessário outra Conferência Nacional de Arquivos para efetivar as decisões políticas afetas ao tema; todavia, esta II CNARQ somente seria eficaz, se houvesse acordo nas deliberações da primeira I CNARQ. Ressalta, ainda, que as modificações que tenham desdobramentos de ordem mais prática, não devem ser disciplinadas na lei e sim em decreto. Pondera que a preocupação quanto à estrutura administrativa do CONARQ, deve ser amenizada, pois a mesma deverá ser regulamentada em decreto. A conselheira Ana Maria sugere que o cargo de presidente seja indicado pelo ministro, e não ter as funções delegadas por ele (Ministro), ao que faz uma proposta ao texto: “O CONARQ será presidido por indicação ou por quem o ministro do órgão do poder executivo federal que subordinar o CONARQ indicar ou por designação”. A conselheira sugere ainda o estabelecimento de uma regra do prazo de mandato. Qualifica, novamente, as consequências práticas entre delegar as funções para alguém e a indicação ao cargo pelo ministro. A Conselheira Maria do Rocio, diz que a partir da sua experiência de dois anos no CONARQ, considera que o CONARQ tem um certo distanciamento da realidade arquivística nacional, pois existem representantes no plenário que não trabalham diretamente com as questões arquivísticas e, nessa direção, diz que algumas demandas da I CNARQ já são antigas. Diz que em sua opinião o presidente do CONARQ deveria ser um nome referendado pelo Ministro e eleito entre os membros, alinhando-se, portanto, às deliberações da CNARQ. O conselheiro Alfredo Tolmasquim pede a palavra, e sugere que o Plenário seja mais objetivo. Na sua opinião duas questões centrais precisam ser equacionadas. Uma em relação à presidência do CONARQ e a outra é decidir se o Arquivo Nacional funcionará como uma Secretaria Executiva do CONARQ ou não. O conselheiro Ivan afirma que tais questões não precisam ser decididas agora, na lei, podendo ficar para o decreto. O conselheiro Tarciso reforça que o Arquivo Nacional deve ser a secretaria executiva do CONARQ, posição corroborada pela conselheira Ana Maria. O presidente do CONARQ reforça a importância da questão de uma unidade executiva do CONARQ, para acompanhar a execução das políticas públicas arquivísticas definidas pelo colegiado, desenvolvendo um trabalho de apoio técnico-administrativo. O conselheiro Alfredo Tolmasquim assevera que a dificuldade dessa questão está na inserção na lei ou no decreto. O presidente do CONARQ diz que em sua opinião não deve constar na lei. O conselheiro Ivan Neves assevera que o decreto pode detalhar vários dispositivos e propõe que tais detalhamentos não sejam inseridos na lei, pois paralisaria futuras mudanças e ações. Informa que os demais conselhos do ministério da justiça são regulados por decreto. A conselheira Maria Izabel pondera, afirmando que existem algumas deliberações da CNARQ que dificilmente serão atendidas, pela sua falta de praticidade. Lembra, também, que na CNARQ a exigência de que o CONARQ deveria ser um órgão político foi uma constante nas discussões e ilustra a contradição, entre este pedido e a proposta na composição de um conselho técnico. O presidente do CONARQ diz que é preciso ter precauções, na hora de reformatar o decreto, para que este não ultrapasse as premissas dos dispositivos já elencados em lei ou que não ultrapasse o desejo implícito contido no texto da lei de arquivos. Outro ponto a ser considerado é que o Conselho está sendo criado como um órgão executivo e com estrutura de cargos comissionados e etc. A conselheira Ana Maria sugere que essas propostas sejam formalizadas, encaminhadas e votadas. Congraça com o presidente do CONARQ a tese do aproveitamento da estrutura executiva já oferecida pelo Arquivo Nacional ao CONARQ. Sugere que sejam encaminhadas três propostas: uma em que a presidência do CONARQ seja eleita dentre os membros; uma segunda proposta na qual a Secretaria Executiva do CONARQ seja o Arquivo Nacional; e uma terceira proposta, em acordo com a proposta do Conselheiro Ivan Neves de que a presidência do CONARQ seja exercida por um Ministro ou designado por ele, sem mencionar, nesse momento, o que e onde será a Secretaria Executiva do CONARQ. A conselheira Adelina sugere que os conselheiros se manifestem em relação a uma proposta e outra, gerando um vetor homogêneo de posicionamento do Plenário do CONARQ. O presidente do CONARQ diz que existem duas alternativas: uma é a criação de uma estrutura de secretaria executiva para o CONARQ, com a criação de cargos em comissão e disponibilização de orçamento, etc. e outra questão é utilizar a estrutura já existente do próprio Arquivo Nacional. O conselheiro Ivan Neves reafirma não ser necessário, nesse momento, proceder a essa discussão no âmbito de alterações na Lei nº 8.159, de 1991, e sim, discutir-se, no momento mais adequado, o regramento desse dispositivo. A conselheira Ana Maria questiona o conselheiro Alfredo Tolmasquim se esse direcionamento atende às decisões da CNARQ. O conselheiro Alfredo Tolmasquim responde que, atualmente a lei estabelece a vinculação entre o CONARQ e o Arquivo Nacional e pela nova proposta há a supressão desse vínculo (deliberação da CNARQ), somente indicando que o CONARQ estará subordinado ao mesmo ministério que estiver o Arquivo Nacional, sendo a estrutura e o funcionamento do CONARQ, a presidência e secretaria executiva disciplinadas no decreto. A conselheira Maria do Rocio insiste que o presidente do CONARQ deva ser eleito entre os conselheiros e seu nome referendado pelo ministro, cuja pasta vincular o Arquivo Nacional, inserindo na lei. Adelina sugere que sejam três os parágrafos, o primeiro existir (a presidência), o segundo a constituição, e o terceiro quem presidirá. O conselheiro Alfredo Tolmasquim considera uma falha de planejamento o CONARQ ter um presidente que tenha sido eleito internamente entre seus membros, uma vez que resultaria em enfraquecimento e desestabilização do próprio CONARQ e exemplifica a situação apresentando o “Guia dos Conselhos Nacionais”, editado pela Secretaria-Geral da Presidência da República, destacando que diversos Conselhos Nacionais são presididos por Ministros e pela Presidente Dilma Roussef. O conselheiro Alfredo Tolmasquim ressalta que a importância de um colegiado passa pela relevância da pessoa/cargo que o preside. O conselheiro registra ainda que um órgão que objetiva reconhecimento externo e legitimidade, deve ser presidido pela autoridade máxima daquele órgão e nessa linha concorda com a proposta do conselheiro Ivan Neves. A conselheira Maria do Rocio defende mais uma vez a proposta da CNARQ e considera que, mesmo eleito entre os seus pares, nada impede que o Presidente do CONARQ tenha relevância no cenário político, e conclui, sugerindo os termos de votação. O conselheiro Ivan Neves argumenta que a estratégia é criar um conselho com força política, afirmando “o que pode menos não pode mais”, em forte alusão à importância de se revigorar politicamente o CONARQ. A 72ª Reunião Plenária do CONARQ prossegue num intenso debate, com diferentes posicionamentos em relação aos temas vinculação e presidência do CONARQ. A Senhora Domícia Gomes, Coordenadora da Coordenação de Apoio ao CONARQ sugere por uma questão de ordem que se coloque em votação as propostas, sendo: proposta 1) A proposta encaminhada pela conselheiro Ivan Neves, em que o CONARQ será presidido pelo ministro do órgão do Poder Executivo Federal que vincular o Arquivo Nacional e proposta 2) encaminhada pela conselheira Maria do Rocio, em que o Presidente do CONARQ será eleito pela maioria simples de seus membros e referendado pelo Ministro, cuja pasta vincular o Arquivo Nacional. A votação teve seguinte resultado: por oito votos a cinco, com uma abstenção por parte da Conselheira Janeth Aparecida Dias de Melo, representante do Poder Judiciário, foi aprovada a proposta 1, encaminhada pelo conselheiro Ivan Fernandes Neves. Os seguintes conselheiros votaram na proposta 1: Ivan Neves, Márcio Sampaio, Tarciso Aparecido, Maria Izabel, Vilma Moreira, Aurora Maia, Roberto de Assis e Alfredo Tolmasquim; os seguintes conselheiros votaram na proposta 2: Maria do Rocio Teixeira, Ana Maria Vieira, Maria Cristina Caixeta, Isabel Oliveira Perna e Adelina Cruz. Terminados os debates em torno da vinculação e da presidência do CONARQ, a discussão continua em torno dos outros artigos da proposta de revisão da Lei 8.159. O conselheiro Alfredo Tolmasquim registra que é necessário aprofundar as discussões a respeito do Fundo Nacional de Arquivos Públicos e do programa nacional de fomento, institucionalização, organização e modernização de arquivos públicos. A sessão da manhã é pausada para o almoço. A sessão da tarde da 72ª Reunião Plenária do CONARQ inicia com algumas discussões sobre forma de redação legislativa. O presidente do CONARQ expõe sobre a questão do fundo de apoio financeiro aos arquivos públicos. A conselheira Maria Izabel pondera que este fundo tem por finalidade apoiar as ações do programa nacional de fomento, institucionalização, organização e modernização de arquivos públicos. O presidente do CONARQ informa que o programa é autodizente. A conselheira Maria Izabel pergunta se não há uma certa confusão textual entre as funções precípuas do Fundo e do programa nacional de fomento propriamente dito, entendendo que o Fundo será criado para apoiar as ações do programa. O conselheiro Alfredo Tolmasquim intervém e afirma que a passagem do texto que explica o programa não é extensivo, pois a função do CONARQ seria formular políticas e não desenvolver programas, mas não vê maiores problemas se a CNARQ decidiu abordar o parágrafo desta forma. A conselheira Vilma Moreira relembra que, segundo as deliberações da CNARQ pertinentes ao Eixo 3, um grupo de trabalho seria encarregado na estruturação desse programa de fomento. Em relação a este ponto, o conselheiro Ivan Neves responde que a proposta tinha um caráter de implementação e, na sua proposta, retirou a expressão “implementar” para não significar uma função operacional do CONARQ e, observa que, por este motivo, poderia parecer que o CONARQ ficaria desprovido de um verbo no texto que significasse uma atribuição mais ativa, advertindo, entretanto, que apenas um GT não seria suficiente para formular e gerenciar um programa de fomento. Nessa direção, a conselheira Maria do Rocio comenta que o relatório do GT/CNARQ diz o seguinte: “Art.26-A - Fica criado o Fundo Nacional de Arquivos Públicos visando a implementação do Programa Nacional de Fomento, Institucionalização, Organização e Modernização de Arquivos Públicos atendendo às propostas do Eixo 3 da CNARQ. Diz, ainda, que sua proposta é a proposta do GT, Fica criado o Fundo Nacional visando à implementação do programa nacional de fomento. O presidente do CONARQ indaga qual órgão operacionalizaria este Fundo. A conselheira Maria do Rocio explica que existe um Parágrafo Único que disciplina - “Legislação própria disporá sobre a composição, competência e fontes de recursos do Fundo Nacional de Arquivos Públicos”, então, quando o Fundo for criado ele terá como objetivo a implementação do programa nacional. A conselheira Ana Maria Vieira observa que não poderá ser um GT (caráter transitório) a gerenciar este Fundo (caráter permanente), e sim o Conselho Nacional de Arquivos. O presidente do CONARQ pondera que a redação deveria aproximar os objetivos do fundo e as prerrogativas do programa de fomento. O conselheiro Ivan Neves reforça que o programa de fomento, propriamente dito, ainda não existe. A conselheira Aurora Maia pergunta para o conselheiro Ivan Neves, a respeito do Eixo I da proposta IV da CNARQ, que diz “O Ministro da Justiça deverá propor projeto de lei em curto prazo que estabeleça sanções, inclusive restrições ao repasse de verbas de fundos específicos aos estados e municípios que não possuam arquivos públicos e programas de gestão de documentos. O conselheiro Ivan Neves replica informando que não contemplou essa proposta no seu documento. A conselheira Aurora Maia indaga como ficariam, nesses casos, os arquivos públicos que, por exemplo, ainda não são institucionalizados. Para tentar solucionar esta questão, o conselheiro Alfredo Tolmasquim sugere que o programa seja tratado como um programa, dado que ele não existe e sua estruturação será feita posteriormente, e mantém-se a redação da expressão “programa” com letra minúscula, suprimindo-se o texto do art. 28 e parágrafo 1º anteriores. Dando continuidade, alguns conselheiros fazem observações esparsas em detalhes formais na redação e são feitas as correções do texto acordado durante os debates. A conselheira Vilma pergunta se é possível alterar a ementa de lei, pois na lei atual, o artigo 1º detalhou a referida ementa, e assinala a necessidade da retirada da expressão gestão de documentos nessa parte, ressaltando que o artigo 1º praticamente repete o texto da ementa. Em seguida, discussões sobre conceitos formais de administração pública. Maria do Rocio lembra que os acertos feitos nos artigos 2º e 3º seriam conceituais, e não poderiam ser alterados, a conselheira Vilma concorda com a conselheira Maria do Rocio e faz uma sugestão de redação no parágrafo 1º “visando à racionalização e eficiência da gestão dos arquivos correntes, intermediários e permanentes...”, no intuito de resolver a conflito entre o conceito de gestão de documentos e gestão de arquivos. O presidente do CONARQ lembra que o arquivo é um conjunto de documentos. Após, alguns comentários de técnica arquivística em relação a algumas passagens na redação da lei. Sobretudo em relação ao Art. 3º da versão consolidada da lei (aprovada), qual seja: Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (LEI ATUAL); § 1º Os procedimentos e operações técnicas mencionados no caput deverão ser aplicados de modo a promover o controle continuado do ciclo de vida dos documentos. (NR aprovada na 72ª Reunião Plenária do CONARQ); § 2º A gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que os documentos e as informações são produzidos e armazenados. (NR aprovada na 72ª Reunião Plenária do CONARQ). Em seguida, Tarciso comenta que nesse ponto da Lei vigente, no âmbito da câmara dos deputados, existe a coordenação de arquivos que Jaime menciona, então, os artigos 19, 20 e 21, da versão consolidada: Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. (LEI ATUAL). Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. (LEI ATUAL). Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. (LEI ATUAL). Dessa forma, Jaime corrobora aos demais conselheiros que, no que couber, os órgãos e entidades deverão executar e responder pelas suas atribuições específicas de procedimentos de gestão documental. Em seguida, algumas negociações em torno do tema. A conselheira Maria Izabel observa a importância do detalhamento do Art. 9º, parágrafo 2º, e a conselheira Ana Maria Vieira, sugere a consolidação do parágrafo, tendo por finalidade dar maior clareza aos objetivos do dispositivo, ficando admitido pelos demais conselheiros o texto (versão consolidada): § 2º A autorização de que trata o caput dependerá da aprovação de códigos ou planos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos pela instituição arquivística pública, bem como da listagem de eliminação de documentos previamente à publicação de edital de ciência da eliminação de documentos. (NR aprovada na 72ª Reunião Plenária do CONARQ). A conselheira Vilma comenta a respeito da parte referente à terceirização, Art. 9º, § 4º “Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes públicos”. (NR aprovada na 72ª Reunião Plenária do CONARQ). A conselheira Vilma questiona se os serviços poderiam ser controlados por qualquer agente público ou deve ser um especialista na área. A conselheira Ana Maria responde que, independentemente do tipo de serviço terceirizado, este deve ser supervisionado por um agente público, ressaltando que o excesso de zelo em relação a este assunto, ao invés de resguardar os serviços arquivísticos, poderá prejudicá-los, situação esta agravada pela falta de funcionários efetivos. Vilma observa que isto não quer dizer que a instituição deverá ir ao local averiguar a situação, e sim analisar os Termos de Referência, a serem encaminhados, dos serviços prestados. O conselheiro Alfredo Tolmasquim não considera viável que além do Termo de Referência ser enviado para consultoria jurídica, tenha que ser, também, encaminhado à instituição arquivística competente, o que provocaria um engessamento em razão do tempo necessário para a conclusão do processo. Sugere, então, que o fundamental é ter garantias de que as instituições públicas não poderão, simplesmente, passar a responsabilidade total do serviço a terceiros. A conselheira Ana Maria assevera, novamente, que não tratar com praticidade a terceirização dos referidos serviços, pode constituir um fator de estrangulamento das políticas pretendidas. O conselheiro Alfredo Tolmasquim informa que algumas instituições não possuem áreas de arquivo e documentação, como por exemplo, o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), Instituto Nacional de Matemática Pura e Aplicada (IMPA) e o Centro Brasileiro de Pesquisas Físicas (CBPF). A conselheira Maria Izabel volta a reforçar o seu posicionamento contrário à terceirização da guarda de acervo documental, afirmando que não se pode vedar esse serviço e, depois, criar brechas para a execução do mesmo. O conselheiro Ivan Neves informa que, pelo posicionamento de uma parcela dos participantes da CNARQ, não haveria qualquer forma de terceirização. Em função disto, foi elaborado o parágrafo pertinente ao assunto, com vistas a não engessar os serviços arquivísticos necessários, ressaltando, entretanto, que é possível terceirizar, mas não livremente, devendo ser reconhecido (o serviço) previamente pela instituição arquivística competente e/ou sob a supervisão do agente público responsável. Qualquer desdobramento, além disto, segundo Ivan Neves, causaria uma paralisia de todo o processo, concordando com a conselheira Ana Maria. A conselheira Maria Izabel reafirma que, se for vedado esse tipo de serviço (a guarda), não poderá haver exceção. O conselheiro Alfredo Tolmasquim volta a afirmar que essa matéria é árida, indicando que se deve responsabilizar o órgão público produtor dos documentos pela gestão e/ou administração dos mesmos e direcionar essas atividades caso a caso (atividade-fim ou meio), sendo que a terceirização somente poderá ocorrer mediante a supervisão do agente público responsável, ressalvando que, nesse tocante, os órgãos têm capacidades diferentes para a gestão documental. Consolidando o entendimento da questão, o presidente do CONARQ faz a leitura da nova redação do parágrafo 5º(versão consolidada), qual seja: § 5º É permitida a terceirização da guarda temporária mediante prévia autorização das instituições arquivísticas públicas, em suas respectivas esferas de competência. (NR aprovada na 72ª Reunião Plenária do CONARQ). Continua a leitura, descrevendo o Art.10 e sua nova redação, em negrito, do parágrafo único: Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. (LEI ATUAL) Parágrafo único. Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados de interesse público e social. (NR aprovada na 72ª Reunião Plenária do CONARQ.) Na sequência, enuncia o restante dos artigos aprovados na versão consolidada da lei, inferindo a respeito da tipologia no uso da expressão mais adequada, Poder Público ou Administração Pública, ficando corroborado que a expressão mais adequada é Poder Público. Prosseguindo, faz a leitura em tela do Art. 17. Estando acordados os dispositivos já lidos deste artigo, abrindo somente a discussão em torno do § 3º: “Os Arquivos Públicos, em suas respectivas esferas de atuação, deverão ser instituídos em nível estratégico da Administração Pública, que lhes assegure dotação orçamentária própria, local e condições apropriadas, infraestrutura tecnológica e equipe capacitada para o desenvolvimento das políticas de arquivo. (NR aprovada na 72ª Reunião Plenária do CONARQ)”. A conselheira Maria do Rocio comenta, a respeito do assunto, que existe uma lei federal que criou a obrigatoriedade de que todo o município deve ter uma biblioteca pública. Guilherme pergunta, preocupado com o caráter vago da regra, qual o contexto normativo de tal lei, e Rocio responde que é uma lei que institui um programa nacional de leitura, havendo a introdução de um artigo que menciona a referida obrigatoriedade. Encadeando esse discurso, a respeito das bibliotecas, Maria do Rocio informa que os Estados replicaram esse programa, assinalando o exemplo de Porto Alegre, que recebeu recursos públicos para institucionalizar o programa municipal do livro e da leitura. Nesse sentido, a conselheira Ana Maria lembra a aplicação nacional da lei de licitações e contratos, indagando se haveria algum impasse constitucional para a consolidação da matéria em lei federal. Continuando, o presidente do CONARQ pondera que é adequada a inclusão da expressão Arquivos Públicos no parágrafo 3º. A conselheira Ana Maria previne que os dispositivos que não forem criados e/ou alterados nessa lei federal e, a posteriori, forem objeto de regulação em decreto específico, somente adquirem valor legal se direcionados à administração pública federal, ou seja, não serão aproveitados para as outras esferas de poder. O conselheiro Ivan Neves explica que o objetivo do § 3º foi enfatizar a relevância da matéria, sobretudo na captação dos recursos necessários. Em seguida, o presidente do CONARQ afirma ser favorável à manutenção da redação do Art. 18 como está na lei atual, ficando acordada entre os participantes a conservação do dispositivo. Terminado o debate e sugestões de alterações na proposta apresentada pelo conselheiro Ivan Neves, o presidente do CONARQ informa que deverá ser feita uma revisão geral da proposta aprovada pelo Plenário. Sugere que o conselheiro Guilherme Rego seja o responsável pelas possíveis alterações no aspecto formal da redação e posteriormente às correções a versão revisada será enviada a todos os conselheiros, em seguida encerra a 72ª reunião plenária do CONARQ.