Ata da 6ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (20/08/1996)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos vinte e dois dias do mês de agosto de mil novecentos e noventa e seis, às nove horas da manhã, na sala nº 605 do edifício sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representante do Poder Executivo Federal: Tenente-Coronel Dielson Freitas de Lima, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Neuzi Coutinho dos Santos, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular) e Josiane Cury Nasser Loureiro, do Superior Tribunal de Justiça (titular); representante do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena Vasconcellos, da Câmara dos Deputados (titular); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Daíse Apparecida Oliveira, presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais (titular) e Maria Aparecida Rodrigues Manzan, do Arquivo Público de Uberaba - MG (suplente); representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (suplente); representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB: Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente), em processo de designação; representante de instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Luiz Cleber Gak, da Universidade do Rio de Janeiro - UNI-RIO (titular); representantes de entidades não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Mariza Delapieve Rossi, da Associação Brasileira de Direito de Informática - ABDI (titular), Célia Maria Leite Costa (titular) e Priscila Moraes Varella Fraiz (suplente), do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil, da Fundação Getulio Vargas - CPDOC/FGV. Justificaram suas ausências os conselheiros titulares: Luiz Alberto Chaves, do EMFA; Ana Maria Varella Cascardo Campos, do Arquivo Nacional; Waney Tadeu Motta, do Arquivo Geral do Município de Vitória e Lia Temporal Malcher, da Associação dos Arquivistas Brasileiros, que foram representados pelos seus respectivos suplentes. Justificaram, igualmente, suas ausências, os Conselheiros titulares: Pedro Paulo Lemos Machado, do Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado - MARE/DINFOR; Márcio Augusto de Freitas de Meira, do Arquivo Público do Estado do Pará e Eliana Rezende Furtado de Mendonça, do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro. Não justificou sua ausência Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado Federal. Foi convidada para secretariar os trabalhos da 6ª Reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, Assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR. Abrindo a sessão, o Presidente do CONARQ comunicou que o representante da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC, Francisco Carlos Teixeira da Silva, havia enviado expediente comunicando seu desligamento do Conselho. Tendo presente a importância da representação da SBPC no CONARQ, sugeriu-se que fosse enviada correspondência ao Presidente daquela Sociedade reiterando convite no sentido de substituir o Prof. Francisco Carlos Teixeira da Silva e seu suplente Prof. Paulo Visentini. Caso a SBPC decline do convite ou não se manifeste sobre o assunto, no prazo de uma semana, deverá ser substituída pela Associação Nacional dos Professores Universitários de História - ANPUH na representação do CONARQ. A propósito, levantou-se questão sobre a renovação do mandato dos Conselheiros e o Presidente esclareceu que o mesmo é de dois anos, contados a partir da designação. Assim, seriam substituídos no final de 1996 apenas aqueles conselheiros que houvessem completado seu mandato, podendo, entretanto, ser reconduzidos ao posto por mais um mandato de dois anos. O representante da UNI-RIO, Prof. Cleber Gak, esclareceu que a decisão das universidades mantenedoras de cursos de Arquivologia (UNB, Santa Maria, UFF e UNI-RIO) era no sentido de que se mantivesse o critério de alternância de seus representantes no CONARQ, conforme decisão anterior do plenário do Conselho, iniciado pela UNI-RIO, seguida de Santa Maria, e assim por diante. No turno de cada universidade, seria eleito seu representante. Continuando, o Presidente submeteu à aprovação dos Conselheiros a ata da reunião anterior, tendo sido dispensada sua leitura, uma vez que a mesma fora previamente enviada para exame dos membros do CONARQ. A Secretária da sessão informou sobre as sugestões apresentadas por alguns dos Conselheiros, sendo aprovada sua incorporação ao texto. O Conselheiro Luiz Cleber Gak perguntou sobre a formação da Câmara Técnica de Recursos Humanos, ao que a Secretária informou estarem sendo aguardadas as respostas de quatro convidados. Em seguida, a Conselheira Gracinda Vasconcellos informou sobre a recusa sistemática da Imprensa Nacional em publicar, no Diário Oficial da União, as listas de descarte dos documentos dos órgãos da Administração Pública Federal destinados à eliminação. Tal situação foi criada face à alegação da Imprensa de não haver nenhum dispositivo que dê amparo legal a essa providência. A legislação atual prevê a ampla divulgação das listas de eliminação sem, contudo, indicar o veículo. Propôs-se, então, fosse baixada uma Resolução do CONARQ estabelecendo que as tabelas de temporalidade e os editais de eliminação devam ser publicados no D.O.U. Em seguida, a Conselheira Daíse Oliveira fez uma explanação sobre a minuta de decreto sobre avaliação de documentos na Prefeitura do Município de São Paulo, cujo texto fora distribuído aos Conselheiros antes do início da reunião. Esclareceu que o referido decreto apresenta alguns problemas face às objeções levantadas por alguns procuradores, que julgam ser necessário explicitar, em artigo específico, que os documentos decorrentes de atividades-meio são passíveis de eliminação. Aproveitou a oportunidade para sugerir que a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos elabore diretrizes para facilitar a construção de tabelas de temporalidade para documentos referentes às atividades-fim. A seguir, o Presidente do CONARQ passou a palavra a Carlos Augusto Ditadi, Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, que fez um histórico das reuniões da Câmara e discorreu sobre problemas surgidos face à proposta de um projeto de lei, de autoria do Senador Sebastião Rocha, que atribui valor jurídico ao armazenamento eletrônico de documentos. Registrando a pouca frequência dos membros da Câmara às reuniões e os prejuízos decorrentes da aprovação do projeto de lei com a atual redação, Carlos Ditadi, acolhendo sugestão do Conselheiro Pedro Paulo L. Machado, manifestada na reunião anterior do CONARQ, e tendo em vista a urgência e a importância da matéria, bem como os riscos que a documentação poderá sofrer caso seja promulgada uma legislação inadequada, propôs a formação de um grupo de trabalho para elaborar um substitutivo ao projeto de lei do Senador Sebastião Rocha. A Conselheira Gracinda Vasconcellos enfatizou a necessidade urgente de redação de um substitutivo. A reunião foi interrompida para almoço, ficando a apresentação e discussão da minuta de decreto sobre acesso e sigilo a documentos públicos para o período da tarde. O Presidente do CONARQ abriu a sessão da tarde com a leitura do fax enviado pelo Senador Lúcio Alcântara em que apresenta sugestões à minuta do decreto de acesso e sigilo, na qualidade de membro da Comissão Especial constituída para esse fim, ressaltando a colaboração do Senador que, mesmo não tendo podido comparecer às reuniões, sempre se fez presente através da remessa, por escrito, de suas sugestões e observações. Dentre suas proposições merecem destaque especial a que se refere à ampliação da abrangência de atuação do decreto, estendendo seus dispositivos aos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como aos Estados e Municípios. Em seguida, deu a palavra à Conselheira Célia Costa para apresentar a minuta do decreto sobre acesso e sigilo de documentos, em substituição à Presidente da Comissão Especial de Acesso à Informaçào de Arquivos, Ana Maria Brandão, que não pôde comparecer. A exposição foi compartilhada pelo Professor Newton Paulo Teixeira dos Santos, da Universidade Federal do Rio de Janeiro, membro da Comissão Especial, que complementou o relato da Conselheira Célia, passando-se à leitura e discussão, artigo por artigo, da minuta. A discussão prosseguiu por toda tarde, avançando-se até o artigo 8º da minuta. O artigo 9º gerou grande polêmica e sua discussão foi adiada para o dia seguinte, tendo em vista a relatora ter que se ausentar a partir das 17 hs. A fim de aproveitar o restante do dia, voltou-se à discussão do projeto de lei nº 22, do Senador Sebastião Rocha, sobre documentos eletrônicos. A Conselheira Mariza Rossi sugeriu que a melhor solução para a questão seria a alteração de alguns artigos do Código de Processo Civil, que garantiriam a admissibilidade do meio eletrônico como prova. O Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos concordou, afirmando que compartilhava da opinião. Dando-se prosseguimento à discussão, ficou estabelecido que, tendo em vista os interesses envolvidos na substituição do suporte papel por meio eletrônico, deveria ser formado, dentro da Câmara Técnica, grupo de trabalho encarregado da redação de um substitutivo ao projeto de lei, que contaria com subsídios fornecidos pela ABDI. Deveriam integrar esse grupo representantes da Associação Brasileira de Gerenciamento de Imagem e Informação (ABGII), e da Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Arquivos (ABGA), entre outros representantes da área de documentação, direito e informação. Continuando, o Presidente do CONARQ submeteu aos Conselheiros o Parecer nº 443, de 1996, do Senado Federal, dando nova redação ao art. 1215 da Lei nº 5869, de 11 de janeiro de 1973, do Código de Processo Civil, que dispõe sobre o arquivamento e a eliminação de autos processuais findos, o qual já fora aprovado pela Comissão de Constituição e Justiça daquela Casa e incluído na ordem do dia 29 de agosto. Se aprovado pelo Senado, será encaminhado à Câmara dos Deputados. Após discussão da matéria, os Conselheiros propuseram que o Presidente do CONARQ apresentasse uma Emenda ao referido Parecer. A Conselheira Gracinda Vasconcellos colocou-se à disposição para fazer o devido encaminhamento dessa Emenda na Câmara dos Deputados. Face o avançado da hora, a sessão foi encerrada. Às 9 horas do dia 23 de agosto, foi iniciada a sessão com a leitura, pela Conselheira Célia Costa, de proposta de nova redação do artigo 9º da minuta de decreto sobre acesso e sigilo. A Conselheira Gracinda Vasconcellos colocou em questão a abrangência da minuta de decreto uma vez que, segundo sua interpretação do art. 23 da Lei nº 8159/91, apenas os graus de sigilo deveriam ser objeto do decreto. O assunto foi amplamente discutido. A Conselheira Mariza Rossi informou que o decreto podia regulamentar a lei como um todo e não apenas o art. 23. Entretanto, para evitar-se qualquer dúvida, propôs a seguinte substituição da ementa do decreto: "Regulamenta o art. 23 e outros dispositivos sobre acesso e sigilo dos documentos públicos, da Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991". Concluídas as discussões, o decreto foi aprovado com as alterações propostas, ficando decidido que seriam anexados a esta ata os dois textos do decreto: a proposta da Comissão Especial de Acesso à Informação de Arquivos e o texto final aprovado pelo Plenário. A Conselheira Gracinda Vasconcellos solicitou que fosse incluído no decreto dispositivo garantindo que documentos sigilosos de outros órgãos ou instituições, custodiados para fins de instrução de procedimentos, processo administrativo ou judicial, só pudessem ter acesso com autorização de seu órgão de origem. Todos concordaram, e foi redigido o art. 10. Passou-se, em seguida, à apresentação do texto sobre normas para construção e instalação de arquivos, produzido pela Câmara Técnica de Conservação de Documentos, por sua Presidente, Ingrid Beck. A Presidente da Câmara esclareceu que o texto deverá chegar a sua versão final até a próxima reunião do Conselho, em dezembro, e que convidará a arquiteta do Arquivo Nacional, Maria Ignez Ramos Silva, para participar das discussões do texto final a ser apresentado. Com a reunião chegando ao seu final, o Presidente do Conselho reportou-se à resistência da Imprensa Nacional em publicar as tabelas de temporalidade e editais de eliminação dos órgãos da Administração Pública. A Conselheira Daíse Oliveira voltou a sugerir que o CONARQ elabore normas para avaliação e destinação de documentos resultantes do desempenho de atividades-fim a exemplo do trabalho do município de São Paulo, cujo resultado preliminar fora distribuído ao Conselho. O Plenário autorizou o Presidente do CONARQ a baixar Resolução determinando a publicação das tabelas e editais de eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Nada mais havendo a tratar, o Presidente do Conselho apresentou a home-page do CONARQ, já disponível para acesso na INTERNET, e agradeceu a presença de todos, encerrando a sessão, da qual foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente do CONARQ.