Ata da 64ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (17/11/2011)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 17 dias do mês de novembro de 2011, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a sexagésima quarta Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Hilário Figueiredo Pereira Filho (suplente), do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; representando o Poder Judiciário Federal: as conselheiras Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Kathya Scarlet O’Hara Campelo Bezerra (suplente), do Supremo Tribunal Federal; representando o Poder Legislativo Federal: a conselheira Maria do Socorro de Santa Brígida Dias Santos, do Senado Federal (titular); representando o Arquivo Nacional: a conselheira Maria Izabel de Oliveira (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: os conselheiros Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Maria Tereza Navarro de Britto Matos (suplente), do Arquivo Público da Bahia; representando os Arquivos Públicos Municipais: os conselheiros Marcio Vedana (titular), da Coordenação da Documentação da Secretaria Municipal de Administração de Porto Alegre; Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Aurora Maia Dantas (suplente), do Arquivo Central da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Associações de Arquivistas: Daniel Beltran Motta (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro; representando as instituições mantenedoras de curso superior em Arquivologia: as conselheiras Maria do Rocio Fontoura Teixeira (titular), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Maria Leandra Bizello (suplente), da Universidade Estadual Paulista; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: os conselheiros Adelina Novaes e Cruz (titular), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getúlio Vargas; Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência; Tânia Maria Tavares Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH. Justificaram suas ausências: Guilherme Alberto Almeida de Almeida (suplente), do Ministério da Justiça; Janeth Aparecida Dias de Melo (titular), do Supremo Tribunal Federal; Leda Marlene Bandeira (suplente), do Conselho Nacional de Justiça; Élida da Costa Silva (suplente), do Senado Federal; Frederico Silveira dos Santos (titular) e Laila Monaiar (suplente), da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Resende (suplente), do Arqui Nacional; Paulo Knauss de Mendonça (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro; Isabel Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo público do Estado do Rio Grande do Sul; Marcos Prado Rabelo (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Espírito Santo; Ismênia de Lima Martins (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH; Verena Alberti (suplente) do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getúlio Vargas; Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais. Participou ainda, como convidada, Lucia Maria Velloso de Oliveira, da Comissão Organizadora Nacional da I Conferência Nacional de Arquivos. O presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva, dá inicio a 64ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ informando que será apresentada pelas senhoras Silvia Ninita de Moura e Cristina Ruth, o primeiro item da pauta, referente à aplicação e uso do ICA-AtoM. Em seguida, houve apresentação sobre a Rede Nacional de Cooperação e Informações Arquivísticas e sobre Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. O ICA-AtoM é um aplicativo para web destinado a apoiar as atividades de Descrição Arquivística em conformidade com os padrões do Conselho Internacional de Arquivos (CIA). AtoM é um acrônimo para Access to Memory, ou, Acesso à Memória, em inglês. O presidente do CONARQ informa que já há algum tempo se discute a possibilidade de implantação, no Brasil, de um sistema em plataforma aberta que pudesse dar conta da descrição de acervos permanentes e, ao mesmo tempo, criar a possibilidade de enlaces com informações não só entre os arquivos no Brasil, independentemente do poder que os subordina, mas também dentro do contexto latino-americano. O presidente do CONARQ propôs ao plenário avaliar a possibilidade de se implantar uma rede de cooperação em informação arquivística sugerindo a utilização da ferramenta ICA-AtoM, desenvolvida pelo CIA, e hoje é amplamente usado no Brasil e também vem por entidades na Espanha e Portugal. Ressalta que também há manifestação na América Latina em aplicar o ICA-AtoM, sendo seu uso estimulado pela Associação Latino-Americana de Arquivos (ALA), entidade de caráter profissional e cultural, cujo objetivo é a promoção do desenvolvimento arquivístico dos países de língua espanhola e portuguesa da América Latina, Espanha e Portugal. Relata que o ICA-AtoM fora recentemente indicado para criação de um banco de dados de interesse para estudos do negro no Brasil, dentro de um acordo de cooperação com a Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial. Em seguida, o presidente do CONARQ passa a palavra para a senhora Silvia Ninita, integrante da Câmara Técnica de Normas e Descrição Arquivística - CTNDA, que contou com a colaboração da senhora Cristina Ruth, também integrante da CTNDA. A senhora Silvia inicia sua apresentação comentando as atividades da CTNDA no ano de 2011. Informa sobre a proposta de revisão da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE. Diz que, ao se trabalhar na revisão da NOBRADE, constatou-se existirem sobre ela, no Brasil, atualmente, poucos interlocutores da época em que começou a ser implementada, pelo fato de que muitas gerações de profissionais já terem saído ou terem sido substituídos em várias instituições arquivísticas. Em vista disso, foram planejadas oficinas em alguns locais como Campo Grande (MS), Belém (PA), Belo Horizonte (MG) e João Pessoa (PB). Registra que as oficinas funcionam como pólos, atraindo pessoas de estados próximos, e que é uma forma de renovar os interlocutores, contribuindo assim para que a revisão da norma se faça de forma mais densa. Simultaneamente a isso, a senhora Silvia informa que desde a concepção da NOBRADE, sempre existiram duas questões: uma relacionada à terminologia, que culminou, em 2005, com o lançamento do Dicionário Brasileiro de Terminologia – DIBRATE; a outra seria o acerto com o próprio CONARQ que, em dois anos, promover-se-ia uma revisão. Entretanto, constatou-se que realmente dois anos era muito pouco para se ter uma resposta a este trabalho, e essa revisão acha-se me curso. Uma das questões da revisão do dicionário, que requer a atenção do Conselho Internacional de Arquivos, é que atualmente é muito difícil fazer trabalhos técnicos nacionais desvinculados do cenário internacional. A senhora Silvia informa que internacionalmente a última versão do dicionário não era definitiva, é o que chamamos de DAT.3, Dictionary of Archival Terminology, uma versão de 2002/03, que está na Internet, mas não chegou a se completar. Em DIBRATE, o dicionário considerado referencial mais estável é o DAT.2 que é de 1998. Por isso o DIBRATE não contemplou vários termos, inclusive alguns que, já naquela ocasião, eram utilizados em função das próprias normas de descrição, e que precisam ser incorporados urgentemente. A senhora Silvia informa que, ao comentar o assunto com o secretário-executivo do Conselho Internacional de Arquivos, por ocasião do Seminário de Arquivos de Tradição Ibérica, ocorrido em junho de 2011, o mesmo informou que a senhora Luciana Duranti, responsável pelo Projeto INTERPARES, estava encarregada de dar início a revisão da terminologia internacional e de criar uma base de dados. A senhora Luciana Duranti havia entrado em contato com a senhora Claudia Lacombe, presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE do CONARQ e responsável pelo Team Brasil do INTERPARES, assim como com outros Teams no mundo para tentar, a partir dessas equipes com as quais tem interlocução, promover o debate sobre os termos e inseri-los numa base de dados. Face ao exposto, a senhora Silvia diz que o trabalho de revisão do DIBRATE foi temporariamente desacelerado, para que técnicos do Arquivo Nacional, integrantes Grupo de Trabalho de Terminologia e da Equipe Interpares pudessem colaborar na construção dessa base de dados internacional. Com relação à descrição normalizada de documentos, o Arquivo Nacional concebeu, em 2000, um sistema de informações, que foi desenvolvido com software proprietário, o Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN. O programa não é facilmente copiável e instalável para uso por outras instituições, embora essa fosse a idéia inicial, isto é, colocá-lo a disposição das entidades interessadas. Por outro lado, o Projeto Memórias Reveladas, que na sua opinião é julgado uma experiência positiva por ter se constituído, a partir de uma cópia de SIAN, de um banco de dados cooperativo em que várias entidades podem participar e alimentar simultaneamente, desde que cumpram formalidades administrativas, e sigam a NOBRADE e algumas convenções estabelecidas para uso coletivo do banco de dados. Mas o banco de dados Memórias Reveladas, por ser um extrato do sistema SIAN, também se acha montado em software proprietário, e foi por isso que a atenção dos técnicos deteve-se para na experiência internacional do ICA-AtoM (International Council on Archives – Access to Memory). O Arquivo Nacional e integrantes da Câmara de Descrição do CONARQ tentaram divulgar o máximo possível o projeto patrocinado pelo Conselho Internacional de Arquivos, decorrendo daí, inclusive, a aproximação com o senhor Ricardo Sodré, da Bahia, um dos primeiros técnicos que se envolveu com o ICA-AtoM. A senhora Silvia informa que o CIA lançará uma versão mais atual do ICA-Atom - a versão 1.2. Em seguida, a senhora Cristina Ruth faz uma demonstração a respeito do funcionamento do ICA-AtoM para o Plenário do CONARQ. A senhora Cristina demonstra a base utilizada para testes, originalmente toda em inglês. Diz que o ICA-AtoM reúne as quatro normas arquivísticas internacionais, a ISAD-G, a ISSAR-CPF, ISDF e a ISDIHA. Dando prosseguimento, a senhora Cristina faz alguns testes na base a título de demonstração. Acessa fotografias avulsas para mostrar a funcionalidade da base, os links diretos da ISAD-G e da ISAAR-CPF, esta última que trata do registro de autoridade, os conteúdos, estrutura, pontos de acesso (nome, local e assunto), área de controle da descrição, a tela de inclusão de dados com todas as possibilidades de como duplicar um registro, inclusive de mover um lote de informações, seja em que nível for, de um fundo ou coleção para outro, associar objeto digital, adição de registro sonoro, importação de objeto digital. Diz que é possível colocar um conjunto documental e associá-lo a um inventário topográfico. Mostra “árvore” de visualização da descrição, ou seja, a coleção, a série, e o dossiê processo, se houver item também aparecerá. A senhora Cristina menciona a facilidade de acionar diretamente a árvore e chegar ao documento. A partir do momento em que se faz o upload do objeto digital, aparece um símbolo que mostra todas as fotos associadas a essa descrição. Agrupa o metadados do objeto digital. Informa que toda tela é montada com base na norma, a vantagem do banco de dados é que se por acaso, uma informação que seja obrigatória não estiver preenchida vai aparecer um alerta para lembrar que falta essa informação. A tela de entrada tem base na norma ISSAR-CPF e qualquer dúvida que se tenha ao preenchê-la quando se entra na planilha de edição surge a nota explicativa da própria norma. Com relação as entidade custodiadora, o software faz uma lista, um guia de todas as instituições com localização, contato, horário de atendimento, telefones, descrição da instituição, que pode aparecer como nível zero ou como produtor quando for o caso. A senhora Cristina prossegue fazendo as demonstrações das funcionalidades do ICA-Atom. O conselheiro Alfredo Tolmasquim pergunta em que plataforma o sistema roda e se o acesso é livre. A senhora Cristina responde que o sistema é LINUX e que o ICA-AtoM está disponível na Internet para download na versão 1, explicando que, ao fazer o download pode-se fazer um layout, como por exemplo, o da Casa Oswaldo Cruz, uma das mais bonitas experiências, em sua opinião. A senhora Silvia diz que a ideia é trabalhar num diretório que reúna mais de uma instituição simultaneamente. No Projeto Memória Reveladas a experiência é num software proprietário que tem recursos, como por exemplo, campo fechado numa determinada área, que é bom para normalizar, no caso do ICA AtoM os campos são mais abertos. O presidente do CONARQ ressalta que o Brasil carece de um sistema que integre informações, independentemente dos Poderes ou esferas da Administração. A informação que se tem é que o Conselho Internacional de Arquivos vai continuar investindo no aperfeiçoamento do ICA-AtoM. Há uma proposta na ALA de criar um grupo de discussão para América Latina, de forma a somar esforços para trabalhar no aperfeiçoamento do sistema. A idéia é de que também no Brasil pudéssemos implantar uma espécie de portal Brasil, ou algo que desse conta para que se trabalhasse de maneira integrada. Criado o grupo de discussão, como é em plataforma aberta, temos que reunir o que julgamos ser importante, aperfeiçoar alguns aplicativos e depois socializar para a rede comum de usuários. Da mesma forma, existe o Sistema de gerenciamento de objetos digitais autênticos, o RODA, desenvolvido em Portugal. O Brasil tem um acordo de cooperação com o Arquivo Nacional de Portugal, e que vai ser usado no Arquivo Nacional e a América Latina quer usar também. Outro dado é que o Arquivo Nacional está trabalhando com a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação – SLTI do Ministério do Planejamento para desenvolvimento, em plataforma aberta, de um protocolo integrador dos protocolos dos serviços arquivísticos governamentais em software livre. A idéia é compartilhar experiências, conhecer esforços que já existem e reunir forças num objetivo comum, de modo a evitar a contratação de um serviço para desenvolver um sistema muito mais caro quando já existe algo desenvolvido. A conselheira Maria do Rocio solicita a palavra e informa que no Rio Grande do Sul já tem algumas instituições usando o ICA-AtoM, uma delas é o Memorial da Assembleia Legislativa. A conselheira diz que considera muito salutar a possibilidade de disponibilizar uma versão brasileira de um software para descrição arquivística. Diz que a equipe que está trabalhando nesse projeto pode se ancorar em outras experiências como a da Universidade Federal de Goiás que descreveu todo o arquivo da Universidade usando o ICA-AToM. A conselheira Kathya Campelo registra que o PRONAME do Poder Judiciário desenvolve um projeto de memória do poder judiciário e que a ideia é usar esse aplicativo como repositório. A conselheira Maria Tereza Navarro também registra que o Arquivo Público da Bahia - APB tem se preocupado em aplicar as normas de descrição arquivística. Menciona que o APB dispõe de guias que foram feitas ainda fora do contexto das normas de descrição. Diz que foram feitos vários projetos-piloto dedicados a aplicar as normas, tendo sido um exercício muito positivo, no sentido de consolidar as descrições, mas também os arranjos dos acervos que tinham sido feitos em épocas diferentes, sem considerar o rigor das normas. Diz que o ICA-AToM tem todas as vantagens, mencionadas pelas senhoras Silvia e Cristina, já integrando todas as normas, ou seja é um software verdadeiramente de descrição arquivística. A conselheira Maria Tereza aproveita a oportunidade para agradecer o apoio do CONARQ e do Arquivo Nacional. Informa que o APB tem feito um trabalho de conscientização junto à administração pública do Governo do Estado da Bahia, sobre a importância de se investir no ICA-AtoM. Esclarece que o APB está vinculado à Fundação Pedro Calmon - FPC que reúne também a Diretoria de Bibliotecas. Informa que a Fundação adquiriu um software com intenção de reunir os acervos de biblioteca e os acervos arquivísticos. Para esclarecer o equívoco relativo à compra do software, o APB contou com a colaboração do senhor Carlos Augusto Ditadi, membro da CTDE, para argumentar sobre os benefícios de se investir no ICA-AtoM e felizmente a FPC voltou atrás. A conselheira registra que considera uma colaboração muito significativa para os arquivos públicos o investimento em descrição arquivística, pois muitos não contam nem com setor de informática. O conselheiro João Batista menciona a experiência no portal do software público brasileiro, <www.softwarepúblico.gov.br>, que possui 53 soluções, dentre elas tem um software de gestão de bibliotecas, o Gnuteca, que é usado na UNIVATES em Lajeado, no Rio Grande do Sul e em diversos outros órgãos. O conselheiro informa que o software está disponível gratuitamente para download. Diz que o modelo do software é público e de construção colaborativa, ou seja, cada aplicativo tem uma comunidade no portal, que gestiona também todo o processo de desenvolvimento, construção e gestão de requisitos. É um processo colaborativo de melhoria contínua. O conselheiro informa que hoje o portal tem aproximadamente 120 mil pessoas cadastradas em todas as comunidades. Talvez a possibilidade de colocar o software ICA-AtoM no portal do software público possa gerar conhecimento e interesse para ter um ambiente, uma comunidade que possa trabalhar na melhoria contínua do aplicativo e inserção de novas funcionalidades. O modelo que se defende é a contratação de serviços por software, porém, o código fica disponível ao contratante e também não se paga licença para uso. O presidente do CONARQ ressalta que é preciso criar um elemento de enlace entre os usuários num mesmo sistema, para que se possa constituir uma comunidade de reflexão. Um grupo que possa controlar melhor a descrição para que não haja tanta discrepância. Para que se possa identificar se o campo está aberto, se está fechado, se tem controle de linguagem, para ganhar consistência o processo de recuperação da informação por indexação por palavras. A senhora Silvia diz que na sua opinião a Coordenação do CONARQ deveria assumir esse papel, tendo em vista que a equipe de Coordenação do CONARQ é responsável pelo Código de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos – CODEARQ, que é um elemento fundamental para se identificar as entidades custodiadoras, não importando se é uma pessoa ou uma instituição. O presidente do CONARQ concorda com a posição de Silvia e fala da importância das instituições no âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal dos poderes executivos, legislativo e judiciário, bem como as instituições privadas e pessoas que custodiem acervos se filiarem ao Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos para receberem o CODEARQ, pois o mesmo é obrigatório de acordo com a NOBRADE para a notação da descrição do fundo. O presidente do CONARQ solicita o apoio dos conselheiros no sentido de estimular o cadastramento das instituições detentoras de acervos arquivísticos em seus estados e/ ou em seu segmento de representação. O presidente pergunta a senhora Silvia se a Coordenação do CONARQ já poderia veicular uma notícia da versão 2 do ICA-AtoM , uma vez que revista a atualização e a tradução para a língua portuguesa e sua disponibilização para download. O conselheiro Alfredo Tolmasquim indaga se o CIA autorizaria o Arquivo Nacional a ser o disseminador do software ICA-AtoM no Brasil. O conselheiro João Batista complementa ressaltando que é preciso ter um certo cuidado, avaliando alguns aspectos, como, por exemplo, qual o tipo de licença da aplicação, se é permitida a tradução toda para o português, se sua disponibilização pode gerar algum problema com a origem. O conselheiro exemplifica, informando os problemas nesta área com o software BrOffice. O conselheiro sugere que se visite o portal do software público brasileiro. A reunião prossegue com longa e participativa discussão sobre o software ICA-AtoM, especialmente por parte dos conselheiros João Batista, Daniel Beltran, Alfredo Tolmasquim, das senhoras Silvia Ninita e Cristina Ruth, Maria do Rocio, Maria Tereza e do presidente do CONARQ. Por fim, fica deliberado que se faça uma chamada no sítio do CONARQ, tornando pública a discussão do Plenário sobre a aplicação do software livre ICA-AtoM cuja vantagem é já integrar as normas internacionais de descrição arquivísticas. Ficou deliberado que se identifique quais são as instituições que já estão utilizando o ICA-AtoM no Brasil. E por último ficou deliberado que a Coordenação do CONARQ faça uma nova campanha de chamamento para que as instituições se registrem no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e recebam o CODEARQ. Nesse processo, o presidente solicita o apoio dos conselheiros, especialmente de João Batista, Alfredo Tolmasquim, Maria do Rocio e Maria Tereza Navarro. Encerrada as discussões sobre o ICA-AtoM. O presidente do CONARQ passa para o próximo item da pauta referente à Cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais: A democratização do acesso à informação. Informa ao Plenário que já fora entregue ao Ministério da Justiça, o texto, com uma minuta de apresentação do Ministro de Estado da Justiça e o levantamento de custos no valor de R$37.000,00 para impressão pela Imprensa Nacional de 15 mil exemplares. Registra que a senhora Marilena Leite Paes patrocinou o pagamento de uma capista para feitura da capa da referida publicação. O presidente apresenta a capa aos conselheiros. O presidente do CONARQ informa que propôs ao Ministro de Estado da Justiça que seja desenvolvida junto ao lançamento da cartilha, uma campanha pela Secretaria de Comunicação da Presidência da República – SECOM no sentido de chamar a atenção dos municípios para a importância da criação de arquivos municipais. Lembra que o ano de 2012 será ano de eleições para prefeitos. Terminado os informes sobre a Cartilha, o presidente passa para o próximo item da pauta sobre a propositura de um fundo de incentivo para criação de arquivos municipais, relembra que como este item também está presente em mais de uma recomendação das Conferencias Regionais da 1ª Conferência Nacional de Arquivos – 1ª CNARQ e, sugere, então que o referido ponto de pauta deva aguardar os rumos da Plenária Final da 1ª CNARQ. O conselheiro Daniel Beltran concorda em esperar a deliberações da plenária final da 1ª CNARQ. Em relação a criação de um fundo de incentivo à criação de Arquivos Municipais, o conselheiro menciona a iniciativa de um deputado do Rio de Janeiro, que propôs a criação de um fundo estadual, mas, este, era muito complicado e com alguns equívocos, pois, dizia basicamente que daria dinheiro para criar um arquivo, sem estar alinhada com nada. O projeto ignora Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008 do CONARQ, que dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas. A Resolução nº 27, de 2008, dá uma série de diretrizes para a criação de arquivos. Na opinião do conselheiro, esta seria uma resolução muito bem elaborada e completa. Diz que, na sua opinião, nenhum programa / projeto de incentivo à criação e manutenção de arquivos municipais pode estar dissociado da Resolução nº 27 do CONARQ, de 2008. Dando prosseguimento à Reunião, o presidente do CONARQ passa para o próximo item da pauta sobre a Discussão da Recomendação nº 37 do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, de 15 de agosto de 2011, que recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME) e de seus instrumentos. O PRONAME tem como finalidade implementar uma política de gestão documental que atenda às peculiaridades do Poder Judiciário Brasileiro O presidente informa que recebera ofício da Associação Brasileira de Estudos do Trabalho – ABET, contendo em anexo, uma moção de repúdio aprovada na Assembleia Geral da ABET, durante o 12º encontro nacional, realizado em João Pessoa, contra a referida Recomendação e solicita o posicionamento do CONARQ a respeito do assunto em questão. O presidente do CONARQ menciona que em outras ocasiões o PRONAME já fora objeto de críticas por parte da ABET. Relembra que durante a 62ª Reunião Plenária havia sido deliberado que o CONARQ elaborasse uma recomendação para elaboração de um projeto de lei que revogue a Lei nº 7.627, de 10 de novembro de 1987 que autoriza a Justiça do Trabalho a eliminar seus processos findos depois de 5 anos, até que se aprove uma lei geral que regule a matéria para todo o Poder Judiciário. O presidente do CONARQ diz que em relação à Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, solicitou a colaboração da conselheira Maria Cristina, para fazer um relato sobre essa questão. Na 62ª Reunião Plenária do CONARQ foi constatado que o mais grave era a Lei nº 7.627, de 1987, continuar em vigor. O presidente do CONARQ diz que é preciso que haja uma lei geral que regule a matéria ou uma lei que simplesmente revogue a Lei nº 7.627, de 1987. O presidente do CONARQ informa que recebera do Ministro Cezar Peluso, presidente do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, resposta contendo parecer sobre o PL enviado pelo CONARQ e que considerava que estava de acordo, mas que o CNJ não poderia tomar nenhuma deliberação sem que fosse ouvido o Plenário do STF. Informa também que o PL do CONARQ seria enviado ao STF. O CONARQ entrou em contato com o Ministro Peluso, autor da missiva, porém, agora, na pessoa do presidente do STF, solicitando informações a respeito do referido PL, mas que até o presente momento o CONARQ não tinha obtido resposta alguma. Dando prosseguimento o presidente do CONARQ passa a palavra para a conselheira Maria Cristina. A conselheira diz que fará apenas um relato dos fatos. Esclarece que o Poder Judiciário tinha uma lacuna muito grande em relação a gestão documental. Diz que a única norma que existia era a lei que regula a possibilidade do poder judiciário trabalhista incinerar os autos findos no prazo de cinco anos, e isso trouxe uma preocupação muito grande para os integrantes do poder judiciário trabalhista. Ressalta que existem especificidades em cada justiça. Alguns membros da justiça do trabalho, partindo dessa não concordância com essa lei que determinava a incineração dos autos findos após o prazo de cinco anos, criaram o Fórum Nacional de Preservação de Memória da Justiça do Trabalho objetivando trabalhar com essas questões afetas da justiça do trabalho. A escolha da Justiça do Trabalho se deve ao entendimento que os processos judiciais trabalhistas, além de trazer uma contribuição muito rica para pesquisa histórica da evolução do direito do trabalho para a sociedade como um todo, eles trazem também a história de vida, a história laboral daqueles que trabalham e que acessam a justiça do trabalho. Informa que, hoje, o trabalhador para ajuizar uma ação trabalhista objetivando o reconhecimento de um vínculo de emprego, ele deve trazer prova documental e oral. Havendo o reconhecimento dessa relação de emprego, entretanto, tal decisão trabalhista não tem efeito imediato na questão previdenciária, não possuindo valor probatório para o INSS no que tange ao tempo de serviço. Dessa forma, tal decisão não serviria para reclamar juntamente ao INSS o direito à aposentadoria. Sendo assim, o trabalhador terá que acessar a Justiça Federal acionando como pólo passivo o INSS, para discutir a possibilidade o seu direito à aposentadoria. A Justiça Federal tem entendido que é preciso achar indícios de prova que comprovem o tempo de serviço, indícios estes que estão no processo trabalhista, que não existe mais por ter sido eliminado graças a faculdade de se eliminar autos findos constante na lei 7.627/87. No Poder Judiciário trabalhista, em tese, estar-se-ia obstruindo o direito a prova que todo cidadão possui e esses documentos trabalhistas têm um reflexo muito grande na vida pessoal e profissional do trabalhador e principalmente no efeito de aposentadoria, porque sabe-se também que aqueles que trabalham com questões de periculosidade e insalubridade, tem direito a uma aposentadoria especial. Por isso existe a preocupação com a Lei nº 7.627/87, que iria em sentido contrário àquilo que a própria justiça do trabalho estabelece como direito de uma classe trabalhadora. A partir daí criou-se o Fórum Nacional de Preservação da Memória e Justiça do Trabalho. A conselheira informa que faz parte do referido Fórum. Diz que o Fórum mencionado vem lutando para que a Lei nº 7.627/87 seja revogada e para que se crie um novo projeto de lei que estabeleça normas que sejam mais vantajosas para a classe trabalhadora e não se determine essa eliminação dos autos findos trabalhistas. A partir da constituição desse Fórum percebemos que a coisa evoluiu muito e hoje temos uma conscientização muito maior em relação à gestão documental do Poder Judiciário como um todo. Voltando à Recomendação nº 37, de 2011: a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, atribui ao CONARQ a competência para tratar das questões relativas à gestão documental. O CONARQ editou a Resolução nº 26, de 6 de maio de 2008 que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário. Posteriormente essa Resolução foi   alterada pela Resolução nº 30, de 23 de dezembro de 2009. O CNJ através do PRONAME editou a Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, que embora seja recomendação com efeito de resolução, determina que se cumpra. A ABET, por meio deste ofício, já referenciado pelo presidente do CONARQ entende que essa é uma recomendação do CNJ para eliminação de documentos do Poder Judiciário. A ABET entende que essa função não é de competência do CNJ, mas sim, competência específica do CONARQ. Segundo entendimento da ABET o CONARQ não deveria ter delegado ao CNJ tal competência. O que a moção da ABET propõe é que o CONARQ retome essas questões de sua competência para traçar diretrizes acerca da gestão documental e não a delegue ao CNJ. A ABET quer que se revogue a Resolução nº 30 e nessa mesma linha, é contrária à Recomendação nº 37, de 2011, do CNJ. O professor Fernando Teixeira da Silva, do Departamento de História da UNICAMP, faz coro junto com a ANPUH, dizendo que essa recomendação é uma autorização do poder judiciário para eliminação de seus processos, e, segundo o referido professor, isto seria um crime contra a história e a cidadania do país. A ANPUH é contra essa Recomendação, pois entende que ela autoriza uma eliminação via incineração indevida de autos trabalhistas, que por sua vez também estariam comprometendo a história e cidadania do país. O CONARQ também recebeu um estudo feito pela Comissão de Coordenadoria do Memorial da Justiça e do Trabalho do Rio Grande do Sul, que também se posicionou contrária, entendendo que a Recomendação fere e extrapola competências que seriam exclusivas do CONARQ e que não deveria-se ter delegado ao CNJ essa competência. A conselheira Maria Cristina diz que a questão da Recomendação nº 37, de 2011, é que a comissão de avaliação do PRONAME é basicamente sustentada por arquivistas e a ANPUH se insurge contra isso, entendendo que deveria ter historiadores, para que não se fique só com a visão do arquivista, quando, segundo a ANPUH deveria ter também a visão dos historiadores. Outra crítica feita pelas entidades que citadas é quanto a forma de fazer uma amostragem dos documentos, estas entendem que a estratificação da amostragem não possui um critério que atenderia aos anseios de historiadores. Segundo os historiadores, não se pode entender hoje o que seria histórico para o futuro por não ser possível fazer uma avaliação de um processo atual, entendendo se este é histórico ou não. A conselheira Maria Cristina diz que na sua opinião é preciso deliberar se o CONARQ vai continuar delegando essa função ao CNJ, ou se a Resolução nº 30, de 2009, precisa ser alterada ou não. Diz ser esse o questionamento das entidades ABET e ANPUH, pois elas entendem que essa competência é originária do CONARQ e que o CONARQ não poderia ter delegado tal atribuição ao CNJ. O presidente do CONARQ informa que quando a Resolução nº 26, de 2008, foi elaborada o CNJ estava recém-criado, e que o CONARQ recebera de imediato um comunicado do CNJ dizendo que o mesmo havia sido esquecido na referida Resolução e que a matéria era competência exclusiva do CNJ. Enquanto se discutia se era ou não competência do CNJ, ou se cabia ou não ao CNJ a questão, foi feita então a Resolução nº 30, de 2009. A conselheira Maria Cristina ressalta que a Recomendação nº 37, de 2011, não estabelece um prazo máximo para a guarda de documentos e sim estabelece um prazo mínimo. Os tribunais podem ter tabelas de temporalidade que estabeleça um prazo maior, em face das especificidades de cada ramo. Enquanto estiver em vigor a lei 7.627, de 1987, fica difícil trabalhar com prazos acima disso por causa das questões orçamentárias para manter esses documentos. A conselheira diz que na sua opinião a Recomendação nº 37, de 2011, foi um avanço significativo e sugere, conforme proposto na última reunião, que se elabore um projeto de lei que estabeleça novas diretrizes para essa massa documental e com vistas a revogar a lei 7.627/87. Na última reunião, foi deliberado que aguardássemos os resultados da primeira Conferência Nacional de Arquivos, após isso, poderia-se começar a minutar um projeto de lei para revogar a lei da justiça do trabalho. A Coordenadora do CONARQ lembra que na última reunião do CONARQ, ficou deliberado que as senhoras Cristina e Magda Biavaschi apresentariam uma minuta de projeto, o que não aconteceu. A conselheira Kathya ressalta que existe o projeto de lei que foi aprovado no início de 2010, que trata dos autos findos e que uma vez que este projeto de lei se transforme em lei, tacitamente ele revogaria essa lei. A conselheira informa que quando esse PL chegou ao CNJ, foi encaminhado ao supremo, e autuado como processo administrativo, e se encontra atualmente no gabinete do Ministro Luiz Fux, um dos membros da Comissão de Documentação. O Ministro Fux vai preparar seu parecer e levará para a sessão administrativa para que todos os ministros votem. O presidente do CONARQ indaga se não seria válido encaminhar uma nota do CONARQ ao Ministro Fux que é o relator. A Conselheira Maria Cristina pergunta qual a resposta que será dada a ANPUH e a ABET. A conselheira Maria Izabel diz que, em relação ao PRONAME, observou que quando se fala da amostra estatística, constatou um erro básico, na questão da amostragem. Para fazer a amostragem existem técnicas e os dois textos mais divulgados na nossa área sobre a amostragem de documentos de arquivos são estrangeiros, e, por serem estrangeiros retratam a realidade do país onde foi escrito. Os técnicos quando utilizam estes textos esquecem de consultar a legislação brasileira. Nos países da América do Norte e da Europa a amostragem é feita inclusive, de documento histórico, documentos de guarda permanente. É um volume muito grande de documentos permanentes e não há problema, eles tiram uma amostra representativa da totalidade e ponto final. No caso brasileiro, os documentos de valor permanente não podem ser eliminados, qualquer que seja o volume. O PRONAME diz que a amostra estatística representativa é fundamental para preservação ao acesso a fontes da cultura nacional. Ora, se esses documentos são fontes para a cultura nacional, jamais poderiam ser eliminados, jamais poderiam ser objeto de amostragem. Todos os documentos teriam que ser preservados. A conselheira Maria Izabel diz que a amostragem estatística do PRONAME está reproduzindo um texto feito em outro país e está desconsiderando a legislação brasileira e que há que se reformular o PRONAME. A conselheira Maria Cristina diz não ter o conhecimento técnico que a conselheira Maria Izabel tem para fazer essa análise e por isso propõe que se constitua uma comissão para fazer uma análise técnica do PRONAME e da Recomendação nº 37, de 2011, para depois o CONARQ se posicionar. A conselheira Maria Cristina ressalta mais uma vez, que na sua opinião, vê as iniciativas do PRONAME como um avanço, pois antes não se tinha nada no poder judiciário sobre essa temática. O que o PRONAME está fazendo é um esforço muito grande para tentar normatizar e unificar essa forma procedimental de preservar os processos judiciais. A conselheira Maria Cristina informa que na semana anterior, o CNJ convocou os integrantes de todo o poder judiciário brasileiro para o Primeiro Seminário de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário, na cidade de Brasília para discutir a Recomendação nº 37. O conselheiro Alfredo Tolmasquim diz que na sua opinião a iniciativa do CNJ é positiva, e, que a atitude do CONARQ deve ser proativa, ou seja, o CONARQ deve apoiar, parabenizar e contribuir para aprimorar esses estudos. O conselheiro sugere que o CONARQ faça contato com o Ministro Fux e que também solicite ao Ministro de Estado da Justiça verificar a possibilidade do governo propor ao Congresso a revogação dessa lei. Propõe ainda que se responda ao ofício da ABET, informando que o CONARQ também está preocupado com a preservação da Memória e que estamos agindo para tentar resolver a questão. O presidente do CONARQ esclarece que o Ministro da Justiça naturalmente tramitará o texto que for aprovado pelo Plenário do CONARQ. Ressalta que é preciso entrar em contato com o STF para saber se o PL está sendo avaliado por eles, se há possibilidade de prosperar, pois em caso negativo, será necessário instituir uma comissão para a elaboração de um PL revogando essa lei da justiça do trabalho. O presidente do CONARQ indaga ao Plenário se todos concordam com a sugestão da conselheira Cristina de se fazer uma análise do PRONAME e ao mesmo tempo trabalhar uma minuta de PL. Ficou deliberado que uma comissão compostas pelos conselheiros Daniel Beltran, Maria do Rocio e pela senhora Domícia Gomes, para que examinem plenamente o PRONAME. O conselheiro Daniel Beltran sugere o prazo de 16 de dezembro para a análise do PRONAME. O presidente do CONARQ indaga se não poderia ser 9 de dezembro próximo. Terminada a discussões sobre a Recomendação nº 37, de 2011, o presidente do CONARQ dá informes sobre o PLC nº 41 lei de acesso a informação pública, sobre a Comissão Nacional da Verdade e sobre Comitê Interministerial de Governo Aberto. O presidente considera que seria importante ter uma sessão dedicada a discussão da questão dos governos abertos, pois a disponibilização de dados brutos para que possam ser apropriados, reutilizados, reprocessados, reconstruídos e devolvidos para sociedade é tendência internacional. Dando prosseguimento a Reunião, o presidente passa para a discussão sobre a alteração da Resolução 14, de 24 de outubro de 2001, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Antes de iniciar a discussão sobre a alteração da Resolução nº 14, de 2001, o presidente do CONARQ fala da Câmara Técnica de Classificação de Documentos e da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos e diz que estas cumpriram suas funções, porém, com o passar do tempo, suas atividades caíram em descenso; e, na época se propôs que no lugar das referidas câmaras, se criasse uma Câmara Técnica de Gestão de Documentos, porém a mesma nunca avançou. O presidente do CONARQ diz que em função do Projeto de Lei da Câmara (PLC) nº 41/10 que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências, bem como em relação a outras demandas do CONARQ, considera importante que a Câmara Técnica de Gestão de Documentos seja reformulada e que envolva representantes dos segmentos legislativo, judiciário e de outros. A conselheira Maria do Socorro ressalta a preocupação do Senado Federal em relação a questão da classificação e temporalidade dos documentos. Fala da instrução normativa nº 57, de 27 de agosto de 2008, do Tribunal de Contas da União que no artigo 16 diz que as unidades jurisdicionadas deverão manter os documentos comprobatórios inclusive de natureza sigilosa pelo prazo mínimo de dez anos. Informa que a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Senado Federal achou por bem acrescentar mais dois anos, porque tem a aprovação das contas. A conselheira informa que o Senado Federal vem acompanhando as mudanças na legislação, como, por exemplo, nas áreas de material, de pessoal e promovendo alteração e ampliação do código de classificação e da tabela de temporalidade. A conselheira propõe a reestruturação da Câmara Técnica de Gestão de Documentos e pleiteia a participação de representantes do Senado Federal na referida Câmara. Reivindica a atualização permanente e dinâmica dos instrumentos arquivísticos, do código de classificação de documentos de arquivo e tabela de temporalidade. A conselheira Maria Izabel informa que na reunião passada apresentara algumas propostas de alteração no código de classificação, como por exemplo o código 004 e o 057 em razão da sentença da ação civil pública da 17ª vara federal, da sessão judiciária do Distrito Federal, e também como conseqüência da Nota 199 da Advocacia Geral da União (AGU) e da Controladoria-Geral da União (CGU), de 15 de setembro de 2010. Diz que também apresentou um modelo de resolução para alteração da Resolução nº 14, de 2001, mas não houve progresso. Fala que todos que militam na área arquivística sabem que os instrumentos de gestão são dinâmicos e que precisam ser constantemente atualizados. Informa que tanto o código de classificação quanto a tabela de temporalidade estão sendo atualizados. Informa novamente que solicitou sugestões de diferentes segmentos que trabalham com gestão de documentos, alguns enviaram e outros não. Entretanto na fase de finalização da revisão do Código e da Tabela básica, o Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão – MP noticiou a criação do Assentamento Funcional Digital, (AFD). Diz que o MP vai fazer uma grande licitação dos órgãos e entidades federais integrantes do SIPEC para digitalizar toda a documentação de pessoal. Informa que diante deste fato, a nova versão do plano de classificação e da tabela não foi publicada. Informa que o MP está trabalhando basicamente com a subclasse 020 - PESSOAL. Diz que o código 020 tem todos as espécies e tipos documentais da área de pessoal, e no código 020.5 o assentamento funcional, pois na época não se conseguindo consenso com os órgãos e entidades da administração pública no que dizia respeito a composição da pasta funcional. Quanto a sentença que trata da questão dos prazos de guarda propusemos a alteração em caráter emergencial, dos códigos 004 e 057, e por algum motivo não aconteceu. A conselheira Maria Izabel diz estar ciente da necessidade de atualização do documento, mas não considera vantagem, publicar o que vai ser alterado em tão pouco tempo. A Conselheira ressalta que o fato de não ter saído a alteração, não afeta substancialmente, não houve prejuízo nenhum para os acervos documentais, pois a mudança seria apenas no prazo de guarda intermediária, permanecendo a destinação final como guarda permanente. A conselheira Maria do Socorro indaga qual será a posição do CONARQ sobre o prazo mínimo de 20 anos para os contratos, referente a compra e locação determinados pela ação civil pública (Processo nº 2009.34.00.026027-5) da 17ª Vara da Justiça Federal do Distrito Federal que reflete na prestação de contas. A conselheira Maria Izabel diz que o administrador e legislador trabalham com o prazo que ele precisa, para as questões de ordem administrativa, ou seja, com o valor primário. Cabe aos profissionais da área de arquivos tratar do valor secundário. A discussão continua entre os conselheiros Daniel Beltran, Maria Izabel e Maria do Socorro em torno da classificação e temporalidades de algumas classes. Terminada a discussão sobre a Resolução nº 14, de 2001, o presidente do CONARQ propõe uma reunião extraordinária para março de 2012, agradece a presença de todos os conselheiros e encerra a 64ª Reunião Plenária do CONARQ.