Ata da 60ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (08/12/2010)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos oito dias do mês de dezembro de 2010, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, foi realizada a sexagésima Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e José Carlos Esteves Francisco (suplente), da Agência Nacional de Vigilância Sanitária - ANVISA; Francisca Helena Barbosa Lima (suplente), do Instituto Brasileiro de Museus - IBRAM representando o Poder Judiciário Federal: Leda Marlene Bandeira (suplente), representando o Poder Legislativo Federal: Laila Monaiar (suplente), da Câmara dos Deputados, representando os Arquivos Públicos Estaduais: Paulo Knauss (titular); representando os Arquivos Públicos Municipais: Maria do Carmo Alvarenga de Andrade Gomes (titular), do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte e Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Daniel Beltran Motta (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Suely Braga da Silva (titular), da Fundação Getúlio Vargas – FGV e Thais Helena Slaibi de Almeida (suplente), da Associação Brasileira de Conservadores-Restauradores de Bens Culturais – ABRACOR. Justificaram suas ausências: Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), do Museu de Astronomia e Ciências Afins, Alexandre Libonati de Abreu (titular), Juiz Federal da Seção Judiciária do Rio de Janeiro; Janeth Aparecida Dias de Melo (titular), do Supremo Tribunal Federal e Kathya Scarlet O’Hara Campelo Bezerra (suplente), do Supremo Tribunal Federal; Francisco Maurício da Paz (titular), do Senado Federal e Antônio Alberto de Carvalho (suplente), do Senado Federal; Frederico Silveira dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; Maria Izabel de Oliveira (titular) e Maria Esperança de Rezende (suplente), do Arquivo Nacional; Maria Teresa Navarro de Britto Matos (titular), do Arquivo Público do Estado da Bahia; Daysi Lúcia Ramos de Andrade (titular), Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná e Carlos de Almeida Prado Bacellar (suplente), do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Maria Virginia Moraes Arana (titular), da Universidade Federal do Espírito Santo; Maria do Rocio Fontoura Teixeira (suplente) , da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Adelina Cruz, (suplente) do Centro de Pesquisas e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC, da Fundação Getúlio Vargas. Secretariaram os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva inicia os trabalhos da 60ª Reunião Plenária do CONARQ, submetendo ao Plenário o primeiro item de pauta programado, qual seja, proposta de criação, no âmbito do CONARQ, de uma Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial, com o objetivo de propor ações e procedimentos para a modernização, organização e gestão documental dos acervos dos Cartórios de Registro de Imóveis da Amazônia Legal, de conformidade com os dispositivos previstos na Resolução nº 110, de 6 de abril de 2010, do Conselho Nacional de Justiça. Continuando, o presidente passa a palavra ao Juiz Marcelo Berthe para prestar outros esclarecimentos sobre o assunto. Inicia sua apresentação agradecendo ao CONARQ a acolhida de sua proposta, informando sobre as reflexões de um grupo que já se preocupava com a citada documentação, julgando fundamental organizar o registro de imóveis na região da Amazônia Legal, região que vive em grande desordem fundiária, ocasionando insegurança jurídica sobre a propriedade. Diante disso, o grupo que vinha estudando o assunto elaborou um plano de ação para a organização e normalização do serviço de registro de imóveis. Dentre essas ações, está a criação, no CONARQ, da Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial. Continuando, o Juiz Marcelo Berthe diz que o grupo visitou o acervo documental das unidades de registro de imóveis, em vários estados, e que tais acervos encontram-se muito danificados, necessitando ser restaurados. Além disso, a Lei nº 11.977, de 7 de julho de 2009, que dispõe sobre o Programa Minha Casa, Minha Vida e a regularização fundiária de assentamentos localizados em áreas urbanas, determina, em seu art. 39, que “os atos registrais praticados a partir da Lei n° 6.015 (Lei de Registros Públicos), serão inseridos no Sistema de Registro Eletrônico, no um prazo de até 5 anos a contar da publicação desta Lei”. Esses documentos eletrônicos também devem passar por uma normatização para que não seja perdido esse acervo. Diz ainda que o objetivo da Comissão seria elaborar uma Resolução Conjunta do CONARQ e CNJ sobre a conservação e guarda desses acervos, a qual terá poder normativo sobre todo o serviço extrajudicial no país. Complementando as informações do juiz Marcelo Berthe, o juiz Antonio Alves Braga, esclarece que a idéia inicial era promover a modernização dos cartórios da Amazônia, com o objetivo de tornar mais segura a informação do registro de imóveis, reduzindo o conflito fundiário. Para tanto, planejou-se formar um kit básico de informática a ser adotado pelos cartórios, mas a idéia avançou para criação de um modelo de registro de imóveis digital, que ainda não existe no Brasil, por falta de equipamentos e normalização. Diz que a expectativa do grupo é elaborar, com a Comissão, esse modelo de sistema eletrônico de registro de imóveis para que o CNJ possa realizar treinamento do pessoal de cartórios a partir desse sistema. Continuando, o Sr. Sérgio Jacomino, registrador imobiliário de SP e integrante do grupo, relata suas experiências, concluindo que, em sua opinião, o grande problema é a falta de uma norma, para todas as Comarcas, que regule a organização e a classificação dos acervos dos cartórios. Destaca a importância histórica dos acervos cartorários e expressa sua preocupação quanto à preservação dessa documentação caso não sejam editadas normas especiais pelos órgãos específicos para esse fim como o CNJ e o CONARQ. Em seguida, o Presidente do CONARQ passa a palavra aos Conselheiros que desejassem fazer perguntas sobre o assunto. O Conselheiro José Carlos Esteves indaga sobre o tipo de auxílio que efetivamente o grupo esperava receber do CONARQ. O Presidente Jaime passa, então, a informar sobre algumas normas desenvolvidas pelo CONARQ que seriam de grande utilidade para o sistema a ser desenvolvido, como a Resolução que trata sobre a digitalização de documentos com qualidade arquivística e o sistema MOREQ-Jus, baseado no e-Arq, em cooperação com o CNJ. O Conselheiro José Carlos Esteves pergunta, ainda, se a idéia do grupo é levar todo o documento digitalizado para a base de dados do sistema a ser criado ou apenas uma quantidade mínima de dados considerados necessários. O Sr. Sérgio Jacomino responde que, nas discussões preliminares, ficou evidente que, no grupo, existe uma dúvida sobre qual seria a principal missão do registro público:- dar publicidade ou dar proteção à privacidade, já que o acervo deles é basicamente composto de documentos de direito privado. Essa é uma das indagações cuja resposta o grupo espera encontrar no CONARQ. O Conselheiro Roberto de Assis Tavares de Almeida indaga sobre a possibilidade dos pesquisadores terem acesso ao acervo, já que os cartórios não são entidades preparadas para receber os pesquisadores. A Conselheira Francisca Helena enfatiza a pergunta do Conselheiro Roberto de Assis já que ajuda a esclarecer a abrangência de atuação da Câmara / Comissão a ser criada. Além disso, pergunta quem seria o “dono” da documentação produzida pelos cartórios. O juiz Marcelo Berthe responde que o acesso ao acervo para pesquisa deverá ser viabilizado, com exceção dos documentos que possam afetar a privacidade de terceiros. Sobre a pergunta da Conselheira Francisca, o juiz Marcelo Berthe responde que o acervo é público, já que o registrador recebe a delegação de um serviço público por meio de concurso, recebendo a guarda do acervo por confiança. Com isso, o Poder Judiciário poderia autorizar que os documentos dos registros de imóveis fiquem sob a guarda do arquivo público. O Conselheiro João Batista Ferri de Oliveira, Diretor do Departamento de Governo Eletrônico da Secretaria de Logística e Tecnologia de Informação – SLTI, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão fala sobre algumas iniciativas do Governo Federal no sentido de informatizar algumas de suas áreas e que poderia estabelecer contato com os responsáveis por esses projetos para repassar informações ao grupo. Outro ponto a destacar é a criação do acervo eletrônico e a estrutura do serviço a ser criado, de forma que possa ser utilizado por pesquisadores, entes da administração pública ou outras pessoas interessadas em ter acesso a tais documentos. O juiz Marcelo Berthe informa que está em vias de celebrar um acordo de cooperação técnica com o SIVAM, antes subordinado ao Ministério da Defesa e agora ligado diretamente a Casa Civil (CENSIPAM). O juiz Antonio Braga complementa a informação dizendo que o CENSIPAM coopera com outros 40 órgãos para fornecimento de informações captadas na Amazônia. Finaliza dizendo que a lei dos registros públicos dispõe sobre a obrigatoriedade do uso de alguns livros, como os de matrículas dos imóveis, o livro de protocolo de entrada, livro de registro auxiliar, e que toda a informação constante dos livros circula em meio digital. A tendência é tornar todo esse registro, que hoje é em papel, em meio digital. Sobre a disponibilidade da informação, o juiz Antonio Braga informa que, no futuro, o acesso não seja completo, sendo disponibilizado apenas alguns campos mais genéricos. A Conselheira Marilza pergunta se o grupo tem idéia de quais produtos poderão ser elaborados dentro do prazo de vigência da Comissão Especial a ser criada no CONARQ e se existe alguma relação do grupo com o projeto “Luz para todos,” que pretende universalizar a energia elétrica no país. O juiz Marcelo Berthe responde que conhece o projeto e que o grupo está trabalhando com a Eletrobrás e com a Norte Energia. Desse trabalho deverá resultar um acordo de cooperação técnica. Relativamente às questões operacionais, o juiz Antonio Braga diz que tão logo seja aprovada a Comissão Especial o grupo vai sugerir o nome de alguns membros, completando sugestões do próprio CONARQ. Propõe que a Comissão seja solenemente instalada em Brasília, o que foi aprovado. Quanto ao prazo de funcionamento da Comissão o juiz Marcelo Berthe informa que o grupo tem interesse em finalizar o trabalho o mais breve possível para atender a grande demanda já existente. Quanto aos seus objetivos, o Presidente do CONARQ informa que a Comissão, tem por objetivo traçar o escopo do projeto e definir suas etapas de trabalho. A implementação do projeto deverá ocorrer ao longo dos anos devido às suas dimensões. O Conselheiro José Carlos Esteves indaga se a coordenação da Comissão será exercida pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ. Ao que o Presidente do CONARQ responde afirmativamente. O Conselheiro João Batista Ferri de Oliveira, informa que a SLTI participa de um grupo inter-ministerial sobre cartórios, cujo representante é o Sr. Cláudio Cavalcante, e julga que a inclusão do CONARQ nessa Comissão Especial é muito importante pelos trabalhos que realiza. A Conselheira Maria do Carmo pergunta se existe algum plano de destinação a ser aplicado aos documentos originais que serão digitalizados. O juiz Marcelo Berthe diz que os documentos extrajudiciais são, em princípio, de guarda permanente. Assim, não há razão para se discutir uma tabela de temporalidade no primeiro momento. Encerradas as perguntas, e não havendo mais dúvidas a esclarecer, o Presidente do CONARQ coloca em votação a criação da Comissão Especial, lembrando que as despesas com diárias e passagens ficarão a cargo do CNJ. Aprovada a criação, o Presidente do CONARQ informa os nomes sugeridos pelo grupo para integrar a Comissão, a saber: Marcelo Berthe, Antonio Braga (juízes), Sérgio Jacomino e Flausilino Araujo dos Santos (registradores), Jayme Spinelli, especialista em preservação de documentos, da Biblioteca Nacional. O Presidente do CONARQ sugere que se inclua ainda representantes das Câmaras de Documentos Eletrônicos e de Normalização da Descrição Arquivística do CONARQ. A Conselheira Leda Marlene sugere que seja estabelecido relacionamento entre a Comissão a ser criada com a Comissão da Digitalização Registrada, que estuda o PL 23/2010, em razão do objeto comum de seu interesse. O Conselheiro Daniel Beltran sugere ainda que se inclua um representante do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI. O Presidente informa que, tão logo seja editada e publicada a Portaria relativa à criação e composição da Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial, a mesma será circulada para os Conselheiros. O juiz Marcelo Berthe agradece, mais uma vez, o acolhimento da proposta por parte do CONARQ. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Presidente do CONARQ passa para o item seguinte da pauta, ou seja, a apresentação de Antônio Gonçalves, presidente da Câmara Técnica de Preservação de Documentos, sobre a publicação “Recomendações para a salvaguarda de acervos documentais que sofreram sinistros ocasionados por água” e os resultados dos exames técnicos realizados no Instituto de Pesquisas Tecnológicas - IPT com papel reciclado. O Presidente do CONARQ relata que, na última reunião do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo-SIGA da Administração Pública Federal representantes do Ministério da Saúde informaram que o Ministério recebe propostas de compra de remédios em papel reciclado, muitas vezes impressos na frente e no verso. Informa ainda que o Poder Judiciário está usando papel reciclado excessivamente e sem a certificação de que tais papéis são indicados para a produção de documentos de arquivo, sendo o uso desse papel utilizado, inclusive, como elemento classificatório para premiação do Tribunal que utilize papel reciclado. Antonio Gonçalves inicia sua apresentação, fazendo um breve histórico do que havia sido deliberado na reunião anterior sobre os testes de três marcas de papel reciclado, a serem realizados pelo Agrupamento Técnico de Celulose e Papel do IPT, dirigido por Maria Luisa Otero. Antonio Gonçalves apresenta um resumo dos resultados dos testes realizados, chamando a atenção para os dados “número kappa”, em que apenas a marca Eco Millenium obteve índice dentro do recomendado na norma ISO 9706. Os valores de pH e reserva alcalina apresentaram-se dentro do recomendado; no teste de envelhecimento artificial acelerado; o papel reciclado apresentou diminuição no valor de alvura. O escurecimento do papel é um indicador de seu envelhecimento, demonstrando como o papel se comportará no processo de envelhecimento natural. Antonio explica que o índice acima do recomendado de “número kappa” pode estar relacionado ao uso de rejeito do processo de polpação de madeira para a fabricação do papel reciclado. Os membros da Câmara Técnica de Preservação de Documentos concluíram que essas características do papel reciclado desaconselham o uso desse papel na produção de documentos permanentes. Antonio acrescenta que de posse desses resultados, os membros da Câmara já podem escrever o item n. 6 da publicação “Recomendações sobre o Uso de Papel Reciclado na Produção de Documentos”, da qual será extraída nova minuta a ser submetida.aos Conselheiros que, se julgarem conveniente, poderão sugerir que o documento seja submetido a nova consulta pública ou que as Recomendações sejam aprovadas pelo Plenário do CONARQ e, finalmente editorada e publicada. Continuando, Antonio informa que entrou em contato com Adriano Lopes, representante do Comitê Brasileiro de Documentação (CB-12) da ABNT, com o qual pretende redigir a minuta das Recomendações, realizando assim um trabalho conjunto CONARQ/ABNT. Antônio diz que a previsão para finalizar o trabalho é abril de 2011. A Conselheira Suely Braga pergunta se os fabricantes são os principais do país e se o papel Eco Millenium atende a todos os requisitos. Antonio diz que pelo Índice Kappa sim, mas que pelo teste de arrancamento de fibra (Dennison), que normalmente é utilizado em papelão, mas aplicável ao papel reciclado por este ter características parecidas, ficou comprovado que o papel reciclado pode deixar partículas de papel nas impressoras. A Conselheira Suely sugere que, se possível, se aumente a quantidade de marcas analisadas, já que a questão da reciclagem é uma demanda constante do mundo moderno. O Conselheiro Daniel Beltran se reporta à reunião passada em que Antonio comentara que o processo de fabricação do papel reciclado no Brasil não traz tantos benefícios para o meio ambiente, no que se refere ao uso de água. A Conselheira Leda Bandeira informa que o Poder Judiciário tem uma expectativa muito grande quanto à recomendação do uso do papel reciclado. Antonio informa que Maria Solange, chefe do setor de conservação do Superior Tribunal de Justiça - STJ, já possui um parecer desaconselhando o uso do papel reciclado no STJ. A Conselheira informa que já tinha conhecimento desse parecer, mas que o Conselho Nacional de Justiça CNJ aguardava um posicionamento do CONARQ sobre o assunto para rediscutir o uso do papel reciclado em todo o Poder Judiciário. Continuando, Antonio informa que os membros da Câmara Técnica de Preservação de Documentos ainda não se reuniram depois do recebimento dos resultados do papel, o que deverá ocorrer ainda em dezembro para deliberar sobre o assunto. Em conversa com alguns dos membros, Antonio diz que a tendência é pela não-recomendação do papel reciclado para produção de documento permanente, mas apenas de documentos correntes. O Conselheiro João Batista diz que ao realizar uma consulta na Internet encontrou editais de compras de resmas de papel reciclado das marcas Eco Millenium, Report e Xerox. O Conselheiro João Batista sugere que, tão logo o Plenário delibere sobre o assunto, a decisão seja imediatamente repassada para o sistema compras.net, que realiza os pregões do Governo Federal. A Conselheira Suely Braga sugere que os produtores de papel sejam obrigados a indicar a qualidade de seu papel considerando-se os índices recomendáveis pela ABNT. O Conselheiro Daniel Beltran sugere que se envolva o INMETRO neste processo. A Conselheira Thais Helena sugere, ainda, que se envie os resultados de testes para as indústrias produtoras de papel reciclado. Antônio Gonçalves diz que enviará os resultados para a Associação Brasileira Técnica de Celulose e Papel - ABTCP, que possui representantes de todas as indústrias de papel. A Associação descreve as especificações e os testes para a área papeleira. A Conselheira Marilza indaga da possibilidade de ampliação da amostragem com a colaboração do INMETRO, o qual poderia realizar os testes a partir dos critérios estabelecidos pela Câmara. Antônio informa que deverá procurar o INMETRO após contatos com a citada Associação. Em seguida, os Conselheiros José Esteves e Daniel Beltran fizeram algumas indagações e comentários sobre o assunto. O Conselheiro José Esteves indaga, ainda, sobre as competências do CONARQ relativamente ao assunto, ou seja, se o papel do CONARQ seria apenas o de dar publicidade aos estudos realizados e entrar em contato com o órgão fiscalizador competente. Antônio responde que não existe órgão fiscalizador nesse setor. O contato com a ABTCP limita-se apenas a descrever os métodos de análise, mas não determina os requisitos que o papel deve possuir. O Presidente Jaime diz que o CONARQ deve procurar uma aproximação com a ABTCP, o INMETRO e até mesmo com o CB-14 com o objetivo de apresentar esses estudos preliminares que condenam o uso do papel reciclado para produção de documentos de arquivo, visando produzir uma reação da indústria papeleira. O Conselheiro José Esteves pergunta quem gerou a demanda do estudo. Antônio diz que as análises realizadas pela CTPD decorreram das inúmeras mensagens encaminhadas ao CONARQ sobre o uso do papel reciclado na produção de documentos. Julgando estar o assunto devidamente esclarecido, e tendo presente que o tempo estabelecido para discussão do item seguinte da pauta estaria ultrapassado, o Presidente Jaime coloca em discussão. a criação da Câmara Setorial de Empresas do Setor Elétrico ou reformulação da atual Câmara de Empresas Privatizadas. A Conselheira Marilza informa que concorda com qualquer posição a ser adotada e sugere que, na falta de tempo, se realize uma consulta ao Plenário, por e-mail, após a reunião. Aproveita a oportunidade para informar que pretende, junto com Francisca Helena, retomar as discussões sobre a terceirização de serviços arquivísticos, para que possam, já na próxima reunião plenária, apresentar alguma proposição. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Presidente do CONARQ passa novamente a palavra ao Senhor Antonio, que inicia sua apresentação sobre a publicação “Recomendações para o resgate de acervos documentais danificados por água”, informando que Silvana Bojanovisky, professora do curso de conservação e restauro da Universidade Federal de Pelotas alertou os membros da Câmara sobre a forma como está sendo resgatado o acervo do cartório civil de São Luiz do Paraitinga, fato que motivou a aceleração dos trabalhos do grupo. Foi realizada consulta pública entre 24 de setembro e 31 de outubro e o grupo está analisando as sugestões recebidas para elaborar uma segunda minuta que será apresentada aos Conselheiros. Em seguida, Antonio apresenta as sete sugestões recebidas pelo grupo na Consulta Pública, informando que o grupo pretende encaminhar, via e-mail, se possível, até fevereiro de 2011, nova minuta ao Plenário com as sugestões recebidas. Neste momento, a reunião é interrompida para o almoço, ficando Antonio de apresentar, na parte da tarde, outros trabalhos que a Câmara pretende produzir. A sessão da tarde da 60ª Reunião é iniciada com a apresentação dos programas de trabalho das Câmaras Técnicas e Setoriais do CONARQ, a começar por Vitor Manoel Marques da Fonseca, presidente da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística. Vitor Manoel informa que a Câmara não se reuniu no último ano e que os trabalhos propostos para serem realizados via e-mail evoluíram pouco, com exceção das citações de documentos arquivísticos. Vitor diz que a Câmara tem uma reunião agendada para fevereiro de 2011 para tratar de normas e diretrizes quanto à entrada de nomes de entidades coletivas, pessoas e famílias; tratar da elaboração e apresentação de instrumentos de pesquisa; encerrar a discussão sobre citação e referência de documentos arquivísticos; realizar estudos com relação ao uso dos formatos codificados EAD, EAC e EAG; prosseguir a análise e aperfeiçoamento do ICA-Atom; elaborar estudos com relação a orientações para vocabulários controlados, thesauros e indexação. O Presidente Jaime pergunta se a questão das citações surgiu da referenciação de documentos por parte de historiadores e usuários da informação. Vitor responde que sim e que isso é importante para o processo de atualização da NOBRADE, que deverá incluir esse tema. A Conselheira Suely pergunta se o código do documento não seria suficiente para a citação. Vitor diz que é necessário ter algumas diretrizes sobre o assunto, já que existem instituições que não citam o fundo, se o documento faz parte de uma série ou dossiê.; enfim, não existe uniformidade. Além disso, só o código em termos de citação fica complicado quando se insere no índice de uma obra. O Presidente Jaime diz que no plano de trabalho do CONARQ para 2011 já constava a atualização do Dicionário e da NOBRADE com vistas a publicação de uma nova edição dos textos. O Presidente do CONARQ solicita que seja passada à Coordenação os prazos temporais para esses processos de revisão. Vitor informa que a Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística pretende realizar um seminário internacional de descrição, dependendo, é claro, do orçamento do Arquivo Nacional. Vitor diz que o Conselho Internacional de Arquivos irá realizar um compêndio harmonizado de todas as normas de descrição. Com isso, Vitor entende que a conclusão do processo de descrição da NOBRADE só deverá ocorrer depois de finalizado o processo internacional, entre 2011-2012. A Conselheira Maria do Carmo indaga de Vitor se acredita que as mudanças serão profundas para aqueles que já estão aplicando a NOBRADE. O Presidente da Câmara responde que apenas deve ocorrer mudança no cenário internacional, com a compatibilização da área de controle da informação, que será mais semelhante com as outras áreas. Continuando, Vitor apresenta informe sobre um seminário internacional sobre planos de desastres. Encerrada a apresentação do Presidente da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística, o Presidente do CONARQ passa a palavra para Cláudia Lacombe, presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Claudia inicia sua apresentação dizendo que, em 2010, o enfoque da Câmara priorizou a discussão da preservação dos documentos digitais e repositórios desses documentos. Para 2011, a proposta é de se trabalhar com o conjunto de requisitos para repositórios arquivísticos digitais confiáveis. A Presidente da Câmara fala do mau uso da certificação digital como forma de preservar o documento digital como autêntico, devendo o meio correto, entretanto, ser por procedimentos, instituição e sistema de confiança. Outra demanda que a Câmara vem recebendo refere-se à gestão de documentos digitais, especificamente correios eletrônicos. Nesse sentido, a Câmara pretende elaborar algumas diretrizes para que as instituições tenham parâmetros para fazer essa gestão. O Presidente Jaime pergunta se essas propostas possuem um prazo de conclusão para que o Plenário possa compor progressivamente as pautas das reuniões do CONARQ, com um plano de trabalho definido. A Conselheira Suely Braga indaga se houve alguma evolução no sentido de fazer com que os trabalhos produzidos pela Câmara, como o e-Arq, tenham força normativa no âmbito da Administração Pública. O Conselheiro João Batista diz que a SLTI publicou a Instrução Normativa nº. 4, de 12 de novembro de 2010, que trata do processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelos órgãos integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática- SISP do Poder Executivo Federal O Conselheiro diz que a Instrução Normativa nº.4, tem alguns modelos como a E-ping, EMAG, e-Arq. Conselheiro João Batista diz que, em sua opinião, o que deve evoluir é o papel de alguns órgãos na fiscalização como a CGU. O Presidente do CONARQ diz que a observância da IN nº4 é exigida pelo TCU. Claudia Lacombe comenta que se percebe que o mercado está buscando incorporar os requisitos do e-Arq Brasil. O Conselheiro Daniel Beltran diz que o mercado está buscando alternativas para burlar a IN nº 4, vendendo sistemas de gestão de documentos como sistema de automação de bibliotecas ou protocolos eletrônicos. O Conselheiro Paulo Knauss diz que o Estado do RJ em breve finalizará a compra de seu SIGAD. Assim como São Paulo, ambos baseados no e-Arq. Claudia encerra sua exposição informando que a CTDE está realizando testes com alguns sistemas de protocolo, seguindo a metodologia do INTERPARES. Esses estudos de caso devem ser concluidos no final de 2011. O Presidente Jaime agradece a presença de Claudia, lembrando ao Plenário que todos os trabalhos apresentados pelas Câmaras vão além das atividades que os membros possuem nas instituições onde trabalham. Dando continuidade aos trabalhos, José Mauro inicia a apresentação do plano de trabalho da Câmara Setorial de Arquivos de Instituições de Saúde. O Presidente da Câmara diz que na última reunião da Câmara foi elaborada uma pauta de trabalhos para 2011. O primeiro item previsto seria iniciar a elaboração do código de classificação e tabela de temporalidade de atividades-fim para as instituições de saúde, a exemplo do que ocorreu com as Instituições de Ensino Superior, as IFES. Para isso, o grupo entrará em contato com servidores da COGED/AN para saber como os trabalhos foram realizados e convidar hospitais federais de referência na área, pelo menos um hospital estadual, um hospital da área de ensino e um hospital da área militar. Nesse sentido já existe uma reunião agendada para 25 de março. Outro ponto a ser estudado são duas recomendações sobre prontuário eletrônico do paciente e sanar o problema do concurso público para arquivistas, no âmbito do Ministério da Saúde, os quais não foram alocados nos arquivos médicos dos hospitais, ficando em setores como comunicação, diretoria, etc. A Câmara acatou proposta do Plenário e também planeja a ampliação da Câmara, incluindo representantes do CFM e as SBIS. Por fim, tratou-se do último ponto da agenda: - o III Encontro de Arquivos Médicos, a ser realizado na segunda quinzena de abril. O Conselheiro José Esteves sugere que sejam convocados representantes do Ministério da Saúde para participar da Câmara, já que o Ministério possui algumas experiências sobre prontuário eletrônico. José Mauro diz que não vê problema em ter o Ministério da Saúde nas discussões. O Presidente da Câmara ressalta, entretanto, as dificuldades do diálogo do grupo com o Conselho Federal de Medicina - CFM. A Conselheira Maria Izabel sugere que José Mauro entre em contato com o Dr. Márcio (Hospital do Coração) da CSIAS para obter um documento aprovado em caráter preliminar sobre temporalidade de Raios-x. O Presidente Jaime relembra alguns problemas que o CONARQ teve com o CFM. O Presidente Jaime concorda com a posição defendida pela Conselheira Leda Marlene de que o CFM, por ser uma autarquia vinculada ao Ministério do Trabalho está sujeita às regras emanadas pelo CONARQ no âmbito da gestão de documentos. O Presidente Jaime diz que a reunião com o CFM poderia ter a participação do Ministério da Saúde. A Conselheira Leda Marlene indaga sobre qual a justificativa do CFM para legislar sobre gestão documental. José Mauro responde que os membros do CFM entendem que o médico, por assinar o prontuário do paciente, tem a obrigação de proteger as informações sobre o paciente, e o CFM, por sua vez, entende que deve proteger o profissional médico. A Conselheira Leda Marlene indaga se os hospitais públicos seguem as regras do CFM ou do CONARQ. O Presidente do CONARQ explica que os hospitais geralmente seguem a norma do CONARQ, mas encontram resistência por parte dos médicos. Encerrada a apresentação do plano de trabalho da Câmara Setorial de Instituições na Área de Saúde, é iniciada a apresentação de Marcelo Siqueira, presidente da Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Sonoros e Iconográficos, sobre os planos de trabalho da referida Câmara. Marcelo Siqueira inicia sua apresentação fazendo um breve histórico sobre a criação da Câmara, seus objetivos, currículos dos membros, datas das próximas reuniões da Câmara. Marcelo informa que os membros da Câmara estão divulgando seus trabalhos no meio arquivístico, bem como a elaboração dos textos e materiais a serem inseridos na “página” da Câmara que se encontra em fase final de organização. Marcelo Siqueira explica que a Câmara foi dividida em subgrupos de trabalho para melhor organizar suas atividades. Marcelo diz ainda que um trabalho importante a ser realizado pela Câmara é a elaboração do glossário da área. Marcelo diz que a Câmara chegou a pensar em promover um Seminário a ser realizado em outubro, no âmbito das comemorações da semana da herança audiovisual, promovida pela UNESCO. A Conselheira Leda Marlene diz que existe muito interesse por parte do CNJ nos temas abordados pela Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Sonoros e Iconográficos, já que existe uma crescente demanda do Poder Judiciário relativamente a documentos processuais audiovisuais, além das vídeo-conferências. O Conselheiro José Esteves indaga se a Câmara pretende incluir em sua página web as normas técnicas que editar sobre o assunto. Pergunta, ainda, se a Câmara teria planos para fazer suas reuniões de forma pública, permitindo os diversos setores da comunidade a participarem das discussões. Continuando, o Conselheiro José Esteves indaga sobre a possibilidade de se incluir, na Câmara Técnica, um representante da ANCINE, por ser um órgão fiscalizador na área. O Conselheiro Paulo Knauss destaca a importância do trabalho sobre o glossário e pergunta se existe algum plano de preservação de acervo digital fotográfico nos governos estaduais, especialmente as fotografias da comunicação social e propaganda estatal. O Conselheiro Roberto Andrade informa que o mesmo problema é encontrado nos municípios. Marcelo Siqueira informa que vai incluir as normas técnicas na página da Câmara. Sobre as reuniões públicas, Marcelo responde que os membros da Câmara pretendem gravar e disponibilizar todas as discussões do I Seminário, na Internet, bem como criar um blog que serviria como ferramenta de comunicação entre a Câmara e a sociedade. Por fim, Marcelo diz que pretende entrar em contato com vários órgãos sobre os trabalhos da Câmara, mas a escolha dos participantes da Câmara foi feita de forma a manter uma igualdade entre os diversos gêneros de documentos audiovisuais. Marcelo finaliza sua apresentação dizendo que é de extrema importância a comunicação da Câmara com os arquivos públicos estaduais e municipais. O Conselheiro Paulo Knauss comenta que boa quantidade de acervo audiovisual é doado para museus, principalmente para o Museu da Imagem e do Som, o que mostra que essa documentação sequer é vista como documentação pública. É encerrada a apresentação da Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais. Continuando, o Presidente Jaime apresenta alguns informes, a saber: sobre a publicação de estímulo à criação de Arquivos Municipais, Jaime comunica que o material já se encontra em editoração no Arquivo Nacional e que já foram feitos contatos com o Senado Federal para que edite 15 mil exemplares da publicação. Sobre a distribuição dessa publicação, o Presidente Jaime informa que, para isso, pretende realizar uma parceria com os arquivos públicos estaduais. O Presidente do CONARQ diz ainda, que tentará uma reunião com a SECOM / PR para realizar uma campanha de mídia sobre a importância dos Arquivos Municipais.- Sobre o Estágio Nacional de Arquivos, o ENA, pretende-se realizar edições, em 2011 e 2012, convidando servidores públicos estaduais para participarem de um programa integrado que depois poderia ser estendido também aos municípios. A Conselheira Maria do Carmo diz que a campanha com os servidores poderia ser ampliada para os arquivos públicos municipais das capitais, já que muitas vezes esses arquivos atuam como referências para outros arquivos públicos municipais. O Presidente Jaime relembra as deliberações do plenário: - a criação da Comissão Especial que revisa o decreto que regula a profissão do arquivista, que será composta com a ajuda de Daniel Beltran;- a revisão do grupo de trabalho que revisará a Resolução nº 6 do CONARQ, aumentando, inclusive, o número de seus membros; - a criação de uma comissão especial que revisará a resolução do CONARQ sobre websites de arquivos, que será composta com a ajuda do Conselheiro João Batista indicando nomes. Marilza Britto enviará e-mail ao CONARQ sobre a criação da Câmara Setorial de Arquivos do Setor Elétrico ou reformulação da Câmara Setorial de Empresas Privatizadas ou em Processo de Privatização. Ainda sobre o assunto, Jaime sugere que se entre em contato com o Fórum de Executivos das Agências Reguladoras sobre a lei de privatização, a qual determina que no processo de privatização deve-se ter cuidado especial com os acervos dessas empresas. As agências reguladoras federais podem diligenciar nesse sentido junto às empresas privatizadas. O contato com o Fórum será intermediado pelo Conselheiro José Esteves, da ANVISA. O Conselheiro Daniel Beltran pergunta se, no setor elétrico, existe a figura das sociedades de propósito específico – SPE, consórcios de caráter temporário, compostos por entes públicos e privados, para realização de construção de hidrelétricas e outros empreendimentos. O Conselheiro informa que não existe nos contratos desses consórcios previsão do que será feito com a documentação por eles produzida. Jaime concorda que esse tema poderá ser incluído nas futuras discussões da Câmara a ser criada. Concluindo, o Presidente Jaime encerra a reunião distribuindo um CD contendo relatório sobre os 15 anos de atividades do CONARQ, além de publicações do Arquivo Nacional. A próxima reunião do CONARQ está marcada inicialmente para junho de 2011. O presidente encerra a reunião com votos de boas festas e próspero 2011 para todos os Conselheiros. Foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada.