Ata da 4ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (14/12/1995)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos quatorze dias do mês de dezembro de mil novecentos e noventa e cinco, às dez horas da manhã, na sala de reuniões do 3º andar do edifício-sede do Ministério da Justiça, em Brasília, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Pedro Paulo Lemos Machado, do Ministério de Administração Federal e Reforma do Estado - MARE/DINFOR (titular) e Major Dielson Freitas, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Neuzi Coutinho dos Santos, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular) e Nelson Ferreira da Silva, do Superior Tribunal de Justiça - STJ (suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena Vasconcelos (titular) e Teresa de Jesus Teixeira (suplente), da Câmara de Deputados; Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado Federal (titular); representantes dos Arquivos Públicos Estaduais: Márcio Augusto Freitas da Meira, do Estado do Pará (titular) e Regina Rottemberg Gouvêa, do Estado do Paraná (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Waney Tadeu Motta, de Vitória- ES (titular) e Tânia Maria Zardo Tonet, de Caxias do Sul-RS (suplente); representantes do Arquivo Nacional: Ana Maria Varela Cascardo Campos (titular) e Maria Izabel de Oliveira (suplente); representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros: Lia Temporal Malcher, Presidente da instituição (titular); representantes de instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Luiz Cléber Gak, da Universidade do Rio de Janeiro (titular) e Jorge Eduardo Enriquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria (suplente); representantes de entidades não- governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular) e Priscila Moraes Varella Fraiz (suplente), do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil, da Fundação Getulio Vargas; Mariza Delapieve Rossi, da Associação Brasileira de Direito de Informática - ABDI (titular). Justificaram suas ausências os Conselheiros: Adelaide Ramos e Côrte (suplente), da Escola Nacional de Administração Pública; Eliana Rezende Furtado de Mendonça (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro; Maria Aparecida Rodrigues Manzan (suplente) do Arquivo Público de Uberaba e Paulo Gilberto Fagundes Visentini (suplente), da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência. Justificaram, igualmente, suas ausências, as Conselheiras titulares Josiane Cury Nasser Loureiro e Daíse Apparecida Oliveira, que foram representadas pelos seus respectivos suplentes. O Conselheiro Francisco Carlos Texeira da Silva da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência não justificou sua ausência. Foram convidados para secretariar os trabalhos da 4ª reunião do CONARQ: Marilena Leite Paes e Carlos Augusto Silva Ditadi, Assessores do Diretor-Geral do Arquivo Nacional na Coordenação do CONARQ/SINAR. A sessão foi aberta pelo Dr. Milton Seligman, Secretário Executivo do Ministério da Justiça, representante do Senhor Ministro de Estado da Justiça, Dr. Nelson Jobim, que parabenizou os Conselheiros pelo transcurso do primeiro aniversário de instalação do Conselho Nacional de Arquivos e pelos resultados significativos de sua atuação durante esse período. Falou, ainda, da importância que o Ministério da Justiça confere não só ao CONARQ, como ao Arquivo Nacional e à Arquivologia, em geral, por meio dos quais torna-se possível a construção de nossa história e de nossos destinos. Ressaltou, também, a significação de um bem estruturado sistema de arquivos para o poder público. Concluiu sua exposição, desejando ao Arquivo Nacional, por intermédio do CONARQ, sucesso na definição e delineamento de uma política nacional de arquivos a ser desenvolvida em parceria com a sociedade. Colocou-se, pessoalmente, e o Ministério da Justiça à disposição para colaborar nessa missão. Retirando-se o Dr. Milton Seligman para cumprir outros compromissos, o Presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva, assumiu a presidência da sessão. Iniciando os trabalhos, submeteu à aprovação dos Conselheiros a ata da reunião anterior, tendo sido dispensada sua leitura, uma vez que a mesma fora previamente enviada para exame dos membros do CONARQ, e cujas sugestões foram aceitas e incluídas no texto apresentado pela Coordenação do Conselho. Nada mais havendo a acrescentar no texto, a ata foi aprovada por unanimidade. Prosseguindo, o Presidente do CONARQ procedeu à leitura da agenda a ser desenvolvida nos dois dias de trabalho e informou que a escolha da capital federal para realização da 4ª reunião ordinária do CONARQ foi motivada pela comemoração do 1º aniversário de sua instalação e em razão de ter, em Brasília, um número significativo de Conselheiros. Em seguida, o Presidente fez um resumo do relatório de atividades do Conselho, referente ao exercício de 1995, cujo texto foi distribuído previamente aos Conselheiros, enfatizando os trabalhos desenvolvidos pelas Câmaras Técnicas e Comissões Especiais. Dentre eles destacou o projeto de decreto sobre a microfilmagem de documentos, o qual está sendo encaminhado ao Governo Federal para sanção presidencial, bem como a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e o Código de Classificação de Documentos, ambos relativos às atividades-meio da Administração Pública, os quais serão objeto de exame nesta reunião. Quanto à Comissão Especial de Acesso à Informação de Arquivos, em fase de constituição, aproveitou a oportunidade para submeter à aprovação do Plenário a Portaria designando as personalidades que estão sendo convidadas para integrá-la. A Conselheira Regina Gouvêa sugeriu a inclusão de um representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB e a Conselheira Gracinda Assucena de Vasconcellos sugeriu inclusão do nome do Senador Lúcio Alcântara como representante do Poder Legislativo. O Presidente informou que está sendo examinada, igualmente, a participação de um representante do Poder Judiciário. Tendo presente a complexidade da matéria e o número elevado de participantes, essa Comissão poderá se desdobrar em subcomissões específicas. O texto da Portaria, após exame de todas as sugestões apresentadas, foi aprovado por unanimidade, incluindo todas as alterações propostas. Quanto à Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos, o Presidente expôs as razões pelas quais a mesma não fora ainda constituída. Sendo o assunto da maior importância para o bom desempenho das atividades arquivísticas no país, considerando a situação precária do ensino em nossas universidades, o CONARQ vem estudando com muito cuidado a constituição dessa Câmara, de maneira que, por seu intermédio, possamos elevar o nível dos cursos de formação, especialização e aperfeiçoamento, bem como incentivar a criação de novos cursos. Uma das metas do programa de trabalho do CONARQ, para 1996, contempla a capacitação profissional, promovendo cursos, seminários, workshops, em todo o território nacional, priorizando as regiões mais carentes, com a colaboração e a participação de todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR. A propósito, informou aos Conselheiros sobre a realização da 1ª Reunião Brasileira de Ensino de Arquivologia - 1ª REBRARQ, realizada no Rio de Janeiro, nos dias 28 e 29 de novembro passado, onde proferiu palestra sobre "Formação Profissional e Políticas Públicas". Dentre as recomendações da 1ª REBRARQ, três se referem ao CONARQ: "Que seja formada, a partir desta reunião, a Câmara Técnica sobre Formação Profissional no âmbito do Conselho Nacional de Arquivos";" Que as atividades em curso no Conselho Nacional de Arquivos sejam objeto de divulgação sistemática entre a comunidade científica no campo da Arquivologia"; e "Que a representação no Conselho Nacional de Arquivos, das universidades que oferecem cursos de Arquivologia seja resultado de eleição entre a comunidade docente na área, mediante o debate de cunho acadêmico e democrático que legitima tal representação". Quanto à primeira recomendação, o Presidente registra apenas que a sugestão apresentada na 1ª REBRARQ já está atendida no programa do CONARQ, conforme acabara de informar. Quanto à segunda, divulgação sistemática das atividades do CONARQ, o Presidente esclareceu que, a despeito dos esforços que vêm sendo empreendidos, ainda não foi possível colocar em circulação o Boletim do CONARQ, o que deverá ocorrer em 1996, mas que, por outro lado, temos divulgado os trabalhos do Conselho, utilizando outros instrumentos de informação tais como: o CONARQ INFORMA, folders institucionais, correios eletrônicos (entre eles o do CPDOC da Fundação Getulio Vargas), circulares, artigos e notas em boletins de outros instituições (Museu do Índio, Associação dos Arquivistas Brasileiros, Mundo da Imagem, do CENADEM etc.). Relativamente à terceira recomendação no que respeita ao método adotado para a escolha da representação das universidades, o Conselheiro Cléber Gak lembrou que a 1ª REBRARQ não foi promovida pelas universidades que mantêm cursos de Arquivologia, conforme se referira o Presidente em determinado momento, mas apenas pela Universidade Federal Fluminense com a Fundação Casa de Rui Barbosa. Em seguida, registrou que, em sua opinião, o critério de escolha da representação das entidades mantenedoras de cursos de Arquivologia, adotado pelo CONARQ foi justo. A Conselheira Priscila Fraiz concordou com a opinião do Conselheiro Cléber Gak, acrescentando que, além de justo, o critério adotado permitiu a imediata representação das universidades no Conselho, o que não ocorreria se a escolha dependesse de eleição entre a comunidade docente das universidades envolvidas, que funcionam em regiões distantes, com exceção da UNIRIO e da UFF. As outras duas universidades estão em Santa Maria (Rio Grande do Sul) e em Brasília. A Conselheira Regina Gouvêa propôs que, para o próximo mandato, fosse examinada a conveniência de se adotar o critério sugerido na 1ª REBRARQ. A proposta foi aprovada. Continuando sua explanação sobre o Relatório do CONARQ, o Presidente informou ainda sobre a situação atual dos trabalhos de terminologia arquivística que vêm sendo desenvolvidos pelo Arquivo Nacional, com base em diversas terminologias como a da Associação dos Arquivistas Brasileiros-AAB/SP, Universidade Federal da Bahia e a da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas - BAD e outras instituições. O grupo do Arquivo Nacional está trabalhando, no momento, na letra M. Tão logo o grupo de trabalho do Arquivo Nacional conclua a referida terminologia, a mesma será submetida ao Plenário do CONARQ. Se aprovada, poderá receber a chancela do Conselho para adoção pelos órgãos e instituições que o integram. Concluindo, o Presidente enfatizou a importância das reuniões conjuntas das Câmaras Técnicas de Classificação e de Avaliação de Documentos para o aprimoramento tanto do Código de Classificação quanto da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Informou que, pelos excelentes resultados alcançados, vem incentivando tais reuniões entre Câmaras Técnicas e Comissões Especiais que estudam assuntos e temas afins. Dando prosseguimento aos itens previstos na agenda, o Presidente do Conselho pediu à Marilena Leite Paes, Secretária da reunião, para proceder à leitura do Programa de Assistência Técnica a ser prestada aos/pelos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -SINAR, sob a coordenação deste Conselho. Terminada a leitura, o Presidente colocou o Programa de Assistência Técnica em discussão. A Conselheira Maria Izabel Oliveira sugeriu inversão de termos no final da alínea a do item 2. 2 - Objetivos específicos: em lugar de "...com fins de eliminação ou recolhimento para guarda permanente...", o texto passa a ter a seguinte redação: "...com fins de recolhimento para guarda permanente ou eliminação...". Sugeriu ainda que seja acrescentada a conjunção e na frase "...supervisão ou assessoramento técnico para execução de atividades relacionadas à área...", constante do item 2.3 Área de Atuação, que passa a ter a seguinte redação: "...supervisão e/ou assessoramento... " Propõe também alteração na alínea h do item 4. Resultados Esperados: onde se lê "... pela qual o cidadão tem acesso à autoridade pública...", leia-se "... pela qual o cidadão tem acesso às ações da autoridade pública...". Colocadas em votação, todas as proposições da Conselheira Maria Izabel foram aprovadas. A seguir, os Conselheiros Célia Leite Costa, Priscila Fraiz, Mariza Rossi e Márcio Meira sugeriram a reformulação do item 3. Estratégias de Atuação, com o objetivo de torná-lo mais claro. O Presidente do CONARQ solicitou, então, que as Conselheiras Célia Costa, Priscila Fraiz e Mariza Rossi redigissem um substitutivo para o citado item. A propósito do Programa de Assistência Técnica, os Conselheiros Tânia Tonet e Márcio Meira indagaram do Presidente do CONARQ sobre os mecanismos a serem adotados pelo Conselho para interiorizar a ação do SINAR junto aos municípios. O Presidente passou, então, a informar sobre alguns eventos que vêm sendo programados, como o seminário de arquivos municipais a ser promovido, no segundo semestre de 1996, pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, em colaboração com o IBAM, o CONARQ, o Arquivo Nacional e o Arquivo do Estado do Rio de Janeiro. Informou, ainda, sobre os contatos do CONARQ com a Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE, visando sua participação na atualização da pesquisa Inquéritos Culturais, realizada em 1988, em decorrência de acordo firmado por aquela Fundação com o Ministério da Cultura, e que vem sendo estudada pelas duas instituições. Outra importante iniciativa do CONARQ refere-se à organização do Cadastro Nacional de Arquivos, priorizando os municipais para se conhecer suas potencialidades, suas necessidades, suas características e especificidades. A partir desse Cadastro será possível a elaboração de um programa de trabalho, visando o tão desejado desenvolvimento dos arquivos municipais. A Direção do CONARQ pretende que esse trabalho seja realizado com a colaboração dos arquivos estaduais. Para tanto, distribuirá no próximo Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Estaduais, a ser realizado em Curitiba, de 8 a 10 de maio de 1996, relação de endereços de Prefeituras Municipais, organizados estado por estado, extraídos da mala direta fornecida pelo IBAM (uma vez que não existem relações de endereços de arquivos municipais), acompanhadas do roteiro de um questionário, que pretende, em primeiro lugar, conhecer quais municípios já contam com arquivos públicos e levantar dados gerais sobre seu funcionamento, seu quadro de pessoal, serviços que presta à comunidade em geral e aos usuários em particular. O Conselheiro Márcio Meira propôs que o CONARQ promova workshops regionais para se discutir os problemas não só dos arquivos municipais como também dos arquivos estaduais. Face à escassez de recursos financeiros para a realização de tais eventos, sugeriu a criação de pólos regionais, a fim não só de facilitar a operacionalização dos programas a serem desenvolvidos como a obtenção de patrocínios. A Conselheira Lia Malcher sugeriu que o CONARQ desenvolva ações políticas junto às autoridades estaduais e municipais com o objetivo de sensibilizá-las sobre a importância dos arquivos, estimulando-as a enviarem e/ou organizarem arquivos públicos em suas esferas de atuação. Acrescenta que, neste momento, em que nos municípios já se vive a atmosfera de campanhas eleitorais, seria interessante promover tais ações junto aos candidatos a prefeito no sentido de que incluam em seus programas de campanha a constituição e organização dos arquivos municipais. Os Conselheiros apoiaram a idéia de serem promovidos workshops, seminários e cursos, visando a capacitação profissional de servidores públicos para desenvolverem com eficácia e eficiência os trabalhos arquivísticos. A propósito, a Conselheira Mariza Rossi comunicou que, recentemente, pelo Decreto nº 1718, de 28 de novembro último, foi regulamentada a Lei nº 8977, de 6 de janeiro de 1995, que dispõe sobre o funcionamento da TV a cabo, tecnologia avançada que pode e deve ser utilizada pelo CONARQ não só na divulgação de suas atividades e dos órgãos integrantes do SINAR, como na difusão de conhecimentos arquivísticos a todos os recantos deste nosso imenso país. O Presidente do CONARQ solicitou à Conselheira Mariza a elaboração de nota sobre o assunto e informou que, ao retornar às suas atividades junto à Direção de Arquivo Nacional, fará, com seu quadro de especialistas, uma análise profunda dessa legislação a fim de utilizar todos os recursos tecnológicos que a TV a cabo oferece. Dado o avançado da hora, o Presidente do CONARQ suspendeu a sessão para almoço dos Conselheiros. Reaberta a sessão às 15 horas, o Presidente do CONARQ deu a palavra à Conselheira Ana Maria Varela Cascardo Campos, Presidente da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos, para fazer a apresentação da" Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública", elaborada por aquela Câmara. Concluída a excelente explanação da Conselheira Ana Maria , o Presidente do CONARQ colocou a matéria em discussão. A partir de então, os Conselheiros se manifestaram, ora solicitando esclarecimentos, ora sugerindo alterações no texto do documento, conforme será descrito a seguir. Solicitou-se a inclusão, no texto inicial que apresenta informações gerais sobre a tabela, de um item orientando os usuários sobre a possibilidade de ser utilizado o microfilme em substituição a certos documentos de valor transitório que devem ser guardados por longo prazo, o qual, uma vez cumprido, serão eliminados . O Presidente do CONARQ, seguido pelos demais Conselheiros aprovou a sugestão, acrescentando que a utilização da microfilmagem torna-se cada vez mais imperiosa e aconselhável por se tratar de uma tecnologia com amparo legal, cuja Lei nº 5433, de 8.5.68, está sendo objeto de nova regulamentação proposta por este Conselho, por intermédio da Comissão Especial para Revisão da Legislação sobre Microfilmagem, já encaminhada ao Governo Federal para exame e sanção presidencial. Alguns Conselheiros indagaram sobre a viabilidade de ser incluída, como anexo à Tabela, a relação da legislação consultada que forneceu os subsídios necessários para o estabelecimento dos prazos de retenção e da destinação dos documentos constantes da Tabela. A Conselheira Ana Maria informou que tentaria recuperar essas informações, esclarecendo, entretanto, tratar-se de tarefa difícil, uma vez que o suporte legal para elaboração da Tabela fora fornecido por assessores jurídicos que não deixaram na secretaria da Câmara a legislação utilizada. A Conselheira Mariza Rossi informou que a FEBRABAN havia feito um levantamento da legislação referente à área financeira. A Conselheira Regina Gouvêa comunicou que tentaria obter esse levantamento junto a profissionais paranaenses que julgava terem participado do trabalho. A Conselheira Gracinda manifestou sua preocupação relativamente à indicação dos documentos que podem ser eliminados, nos termos em que se encontra mencionado na página 14. Verificada a possibilidade de interpretação errônea do texto, julgou-se oportuno suprimir as citações contidas nas linhas 4 a 9 da referida página. Quanto à constituição das Comissões Permanentes de Avaliação, sugeriu-se que fosse incluída, na sua composição, a participação de um historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo. O Conselheiro Pedro Paulo questionou os prazos e destinação dos Manuais Técnicos e Manuais do Usuário relativos à área de Informática, sugerindo que sua guarda permanente deve ser revista no futuro. Em sua opinião, os Manuais do Usuário são mais importantes que os Técnicos. Antes de ser encerrada a sessão, o Conselheiro Pedro Paulo se manifestou sobre a importância da Tabela de Temporalidade apresentada, que garantirá aos órgãos públicos a correta destinação e preservação de documentos relevantes, como, por exemplo, relatórios técnicos que representam custos financeiros elevados para a Administração e que, por falta de regulamentação específica não vêm recebendo tratamento adequado e se perdem ao longo do tempo. O Presidente do CONARQ afirma que, implantados sistemas de arquivo devidamente controlados por codificações próprias, evitar-se-á que documentos dessa natureza sejam tratados como documentos de propriedade particular de quem os produziu, deixando de ser encaminhados aos arquivos da instituição. A Conselheira Maria Helena pediu a palavra para, saindo fora da agenda da reunião, relatar a violência sofrida pelo Arquivo do Senado, transferido, em 24 horas, para um galpão, sem condições adequadas para o armazenamento do rico acervo do Senado. Solicitou a colaboração do CONARQ no sentido de ser designado um técnico para proceder a um diagnóstico da situação e apresentar sugestões, visando minimizar os problemas decorrentes dessa mudança. Concluindo, a Conselheira Ana Cascardo agradeceu a colaboração da SEPLAN pela impressão da Tabela no formato em que foi editada. Tendo em vista o adiantado da hora, a sessão foi encerrada, devendo ser retomada na manhã seguinte. Às 9 horas, o Presidente do CONARQ abriu a segunda sessão da 4ª reunião ordinária do CONARQ, indagando se algum Conselheiro ainda desejava apresentar sugestões sobre a Tabela de Temporalidade. Como não houvesse nenhuma manifestação, o Presidente colocou em votação o texto da Tabela com as alterações apresentadas no decorrer das sessões de trabalho, o qual foi aprovado unanimemente pelos Conselheiros. Aproveitaram a oportunidade para cumprimentar os dedicados integrantes da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos pelo excelente trabalho realizado. A Conselheira Ana Maria agradeceu as palavras elogiosas dirigidas aos membros da Câmara, informando que os trabalhos deverão continuar relativamente aos documentos produzidos em decorrência das atividades específicas dos órgãos do Poder Executivo. A Conselheira Ana Maria solicitou, ainda, a impressão e divulgação urgente da Tabela, para atender aos inúmeros pedidos que lhe são formulados. A propósito, o Presidente do Conselho pediu sugestões do Plenário para estabelecer uma estratégia de divulgação, uma vez que a publicação da Tabela no Diário Oficial da União não será suficiente para atingir o universo de usuários a que a mesma se destina. O Conselheiro Pedro Paulo sugeriu a inclusão da Tabela na rede Internet e alguns Conselheiros se prontificaram a examinar junto à Direção de seus órgãos de origem a possibilidade de editarem também a Tabela. A seguir, a Conselheira Célia Leite Costa pediu a palavra para colocar novamente em pauta a questão do " Código de Classificação de Documentos", instrumento que serviu de base para a Tabela que acabou de ser aprovada. Como é do conhecimento de todos, o Código de Classificação foi apresentado ao Plenário deste Conselho em sua 2ª reunião ordinária, tendo o mesmo sido amplamente discutido, porém não aprovado, uma vez que alguns Conselheiros, embora reconhecendo o mérito do trabalho, julgaram que sua aplicação encontraria dificuldades face a sua complexidade e falta de qualificação do pessoal responsável pelas atividades de protocolo e arquivo do Serviço Público. Solicitou- se, então, naquela oportunidade, que a Câmara Técnica de Classificação de Documentos preparasse um documento contendo apenas indicações dos assuntos gerais, de forma a que os órgãos pudessem reunir seus documentos sob esses assuntos sem descer a detalhamentos hierarquizados. Este documento foi apresentado na reunião seguinte sob o título "Orientações Gerais para Elaboração de Planos e/ou Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo para as Atividades - Meio de Administração Pública". A Conselheira Maria Izabel, Presidente da Câmara Técnica de Classificação de Documentos, informa que apenas as Conselheiras Ana Maria Cascardo, Mariza Rossi e Gracinda Assucena apresentaram sugestões sobre o trabalho, as quais foram incorporadas no texto. Colocando em votação, o mesmo foi aprovado. Concluindo sua exposição, a Conselheira Célia Costa propôs que o Conselho, reavaliasse a sua posição anterior e que aprovasse também o Código de Classificação como "um modelo" a ser adotado pelos órgãos que contam com pessoal preparado para sua aplicação. O Presidente do Conselho acrescentou que as "Orientações...", já aprovadas, permanecem válidas e não excluem a possibilidade de se aprovar o Código de Classificação como um "modelo". A propósito, a Conselheira Gracinda propôs a inclusão nesse documento, na parte relativa à Organização e Funcionamento, dos seguintes assuntos: Registro nos órgãos competentes; Audiências. Despachos. Reuniões, o que foi aprovado. Colocado em votação, aprovou-se o Código de Classificação na forma proposta, o que facilitará o cumprimento do disposto na Resolução nº 1/95 que "recomenda a adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções". Em seguida, o Presidente do CONARQ colocou em discussão os termos das Resoluções a serem aprovadas e publicadas no Diário Oficial da União sobre o dois instrumentos: - Tabela de Temporalidade e Código de Classificação aprovados nesta reunião. A Resolução sobre a Tabela explicitará que a aprovação se refere aos prazos de guarda e à destinação dos documentos. Quanto à Resolução sobre o Código de Classificação, o texto deverá deixar claro que o mesmo foi aprovado como " um modelo". Isto posto, o Plenário autorizou o Presidente do CONARQ a elaborar as Resoluções com os destaques mencionados. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Presidente do Conselho pediu à Secretaria Marilena Paes para proceder à leitura do substitutivo do item 3 do Programa de Assistência Técnica do CONARQ redigido pelas Conselheiras Mariza Rossi, Célia Costa e Priscila Fraiz em atendimento a sua solicitação. Concluída a leitura, a matéria foi colocada em discussão, seguida de votação e aprovação. Sugeriu-se que a formalização dessa aprovação seja efetivada por meio de Resolução em lugar de Portaria. A seguir, o Presidente fez um resumo das metas do CONARQ programadas para o exercício de 1996: interiorizar as ações do Conselho junto aos Municípios, promovendo ou estimulando a realização de cursos e outros eventos regionais, tais como seminários, workshops etc.; dar prosseguimento à organização do Cadastro Nacional de Arquivos, com ênfase para os arquivos municipais; intensificar suas relações com os arquivos estaduais, visando a realização de atividades de interesse comum, especialmente no que se refere à articulação com os municípios; estimular a publicação de manuais e de outras publicações técnicas; agilizar a instalação da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos; editar o Boletim contendo informações sobre as atividades do CONARQ, das Câmaras Técnicas, das Comissões Especiais e o registro de suas Resoluções e Portarias; editar uma publicação contendo o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade, acompanhados dos respectivos índice e glossário; publicar tantas edições de O CONARQ INFORMA quantas forem necessárias para divulgar ou informar sobre suas atividades. Continuando, submeteu ao Plenário o nome de Adelina Maria Alves Novaes e Cruz para integrar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, o que foi aprovado. Tendo concluído a agenda programada, deu a palavra aos Conselheiros que desejassem fazer comunicações, apresentar moções ou prestar informações. Falou em primeiro lugar o Conselheiro Márcio Meira que informou sobre sua participação na reunião de Secretários de Estado de Cultura, promovida pelo Ministério da Cultura e que contou com a participação de representantes do Governo Francês. Estranhou o Arquivo Nacional não ter sido convidado e o tema "arquivo" não constar do programa da reunião. Assim, o Conselheiro Márcio, na qualidade de Diretor do Arquivo Público do Pará decidiu fazer uma explanação, ressaltando a importância dos arquivos na formação cultural do país. Aproveitou o ensejo para informar aos presentes sobre o Protocolo firmado entre o Brasil e Portugal, visando o intercâmbio de documentos (em microfilme) de interesse comum. Destacou a presença na reunião de Secretários de Estado da Cultura do Embaixador Wladimir Murtinho, do Ministério da Cultura, que, após a menção do Protocolo, falou sobre o Programa de Microfilmagem que será desenvolvido em decorrência desse Protocolo. Em seguida, falou o Conselheiro Pedro Paulo que informou sobre os trabalhos que vêm sendo desenvolvidos pelo Ministério de Administração e Reforma do Estado- MARE, especialmente na área de gestão da informação. Comunicou, ainda, que no primeiro trimestre de 1996, mais precisamente em fevereiro, virá ao Brasil um consultor internacional do BID e que o mesmo, provavelmente, visitará o Arquivo Nacional, como parte do programa de visitas do MARE, que visa reunir saberes de profissionais especializados para realizar com eficiência a missão a que se propõem. O Conselheiro Pedro Paulo se compromete a manter o CONARQ informado sobre os trabalhos que irão ser desenvolvidos pelo MARE. A Conselheira Mariza Rossi sugeriu que se mantivessem contatos constantes e entrosados dos membros integrantes do CONARQ com a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. A Conselheira Ana Maria Cascardo chamou a atenção dos Conselheiros para as empresas de consultoria e de prestação de serviços de arquivo, onde atuam pessoas sem formação especializada ou mesmo sem conhecimentos na área pública, que se candidatam e firmam contratos com órgãos e instituições públicas para executar serviços de gestão de documentos, com sérios riscos para a correta preservação dos acervos arquivísticos. A Conselheira Lia Malcher apresentou votos de louvor à Presidência, à Secretaria do CONARQ, aos membros das Câmaras Técnicas e Comissões Especiais pelos trabalhos realizados durante 1995. O Presidente do CONARQ agradeceu os votos formulados, dizendo que, se 1995 foi um ano profícuo e repleto de resultados positivos, deve-se à colaboração e incentivo de todos os Conselheiros a quem reconhecidamente agradece, esperando poder continuar contando com apoio de todos. A próxima reunião foi marcada, em princípio, para os dias 11 e 12 de abril de 1996. Nada mais havendo a tratar, desejou aos presentes votos de Feliz Natal e Próspero Ano Novo, extensivos às famílias, e encerrou a reunião. Esta vai por mim assinada e pelo Presidente do CONARQ. Rio de Janeiro, 15 de dezembro de 1995.