Ata da 2ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (25/05/1995)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos vinte e cinco dias do mês de maio de mil novecentos e noventa e cinco, às dez horas da manhã, na sala 605 do Edifício-sede do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro, na Rua Azeredo Coutinho, 77, reuniu-se, em primeira sessão, o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Major Dielson Freitas de Lima, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (Suplente em exercício) e Major Luiz Alberto Chaves, também do EMFA (convidado); representantes do Poder Judiciário Federal: Neuzi Coutinho dos Santos, do Supremo Tribunal Federal - STF (Titular); Josiane Cury Nasser Loureiro, do Superior Tribunal de Justiça - STJ (Titular) e Nelson Ferreira da Silva, também do STJ (Suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena Vasconcelos, da Câmara dos Deputados (Titular) e Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado (Titular); representantes dos Arquivos Públicos Estaduais: Maria Inês Ribeiro Pupa, do Espírito Santo (Suplente) e Eliana Rezende Furtado de Mendonça, do Estado do Rio de Janeiro (Suplente); representante dos Arquivos Públicos Municipais: Daíse Apparecida Oliveira (Titular), da Cidade de São Paulo; representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (Suplente); representantes da Associação dos Arquivistas Brasileiros: Lia Temporal Malcher, Presidente da entidade (Titular) e Clara Marli Scherer Kurtz, do Núcleo do Rio Grande do Sul (Suplente); representantes de entidades não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Mariza Delapieve Rossi, da Associação Brasileira de Advogados de Informática (Titular); Célia Maria Leite Costa (Titular) e Priscila Moraes Varella Fraiz (Suplente), do Centro de Pesquisa de História Contemporânea do Brasil, da Fundação Getulio Vargas. Foi convidado pelo Presidente para secretariar os trabalhos das sessões Carlos Augusto Silva Ditadi, Assistente da Coordenação do CONARQ/SINAR. Abrindo a sessão, o Presidente saudou os presentes e deu início aos trabalhos, procedendo à leitura da pauta, plenamente acatada pelos Conselheiros. Foi dispensada a leitura na íntegra da ata da reunião anterior por ter sido previamente enviada e examinada, cabendo apenas pequena retificação, solicitada pela Conselheira Gracinda Assucena Vasconcelos, do seguinte teor: onde se lê "...aprovadas as que se seguem: Acesso à Informação de Arquivos Públicos e Privados, Terminologia e Revisão da Legislação sobre Microfilme..." leia-se: "... aprovadas as que se seguem: Acesso à Informação de Arquivos Públicos e Privados, Terminologia Arquivística e Revisão da Legislação sobre o Microfilme ...", sendo a ata inteiramente aprovada pelo Plenário do Conselho. O Presidente passou a relatar as providências tomadas para consecução das deliberações da última reunião. Quanto à ampliação da representação no Conselho e aumento do quorum de deliberação: o Decreto Nº 1.461, de 25 de abril de 1995, sancionado pelo Presidente da República e publicado no Diário Oficial da União, do dia seguinte, inclui mais um representante de instituições não-governamentais e um representante das instituições mantenedoras de curso Superior de Arquivologia, bem como aumenta o quorum de deliberação. de seis para dez conselheiros. Quanto à composição das Câmaras Técnicas e Comissões Especiais: a) Câmara Técnica de Classificação de Documentos - criada pela Portaria Nº 02, de 24 de abril de 1995, integrada por Maria Izabel de Oliveira, Eliana Balbina Flora Sales, Maria Hilda Pinto de Araújo, Rosely Curi Rondinelli, Vera Lúcia Hess de Mello Lopes, Verone Gonçalves Cauville e Vilma Jesus de Oliveira, presidida pela primeira, foi instalada na cidade do Rio de Janeiro em 24 de abril; b) Câmara Técnica de Avaliação de Documentos - criada pela Portaria Nº 03, de 11 de maio de 1995, integrada por Ana Maria Varela Cascardo Campos, Andresa de Moraes e Castro, Daise Apparecida Oliveira, Gracinda Assucena Vasconcelos, Helena Corrêa Machado, Selma Braga Duboc, Walter Albuquerque Mello, Júlio César Ferreira e Norma de Góes Monteiro, presidida pela primeira, foi instalada na cidade de Brasília, em 24 de maio; c) Comissão Especial para Revisão da Legislação sobre Microfilmagem - criada pela Portaria Nº 01, de 20 de março de 1995, integrada por José Lázaro de Souza Rosa, Ana Celeste Indolfo, Marcelo Selva, Marina Landim Ferreira (substituída pela Portaria Nº 04, de 08 de maio de 1995, por Jaildo Caetano de Carvalho), Miriam Yanitchkis Couto, Nisiclér M. Figueira e Valdeci Luiz da Silva, sobre a presidência do primeiro, foi instalada na cidade do Rio de Janeiro em 11 de abril. Quanto às demais Câmaras e Comissões criadas na última reunião do Conselho, encontram-se em fase final de composição, para que se procedam as respectivas instalações no início do segundo semestre deste ano. A Conselheira Mariza Delapieve Rossi ficou encarregada de proceder contatos, em São Paulo, para composição da Câmara de Documentos Eletrônicos. A Comissão Especial de Terminologia Arquivística não será constituída por já haver grupo de trabalho no Arquivo Nacional para esse fim, com a participação de técnicos de diversas instituições, com trabalho em estágio avançado, cujos resultados, quando concluídos, serão trazidos a Plenário do Conselho. Foi aprovada, como recomendação, do Plenário que na composição das Câmaras Técnicas e Comissões Especiais, sempre que possível, sejam incluídos membros com vinculações institucionais diversificadas, tanto públicas quanto privadas. Ficou decidido, igualmente, seja estabelecida agenda de reuniões periódicas entre os presidentes (ou seus representantes) das Câmaras e Comissões para prover e receber elementos de informação, conjugar esforços e encadear ações. Foi convidado o Prof. José Lázaro de Souza Rosa, presidente da Comissão Especial para Revisão da Legislação sobre Microfilmagem, para relatar o andamento dos trabalhos desenvolvidos. Informou estarem em estágio avançado os estudos para simplificação do Decreto regulamentador da Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 1968, modernizando-o decorridos 27 anos de sua promulgação, ajustando o novo texto com as novas tecnologias. A Comissão além dos estudos e textos trazidos por seus membros, vem promovendo encontros com outros técnicos e representantes de fabricantes que atuam no país. O Presidente da Comissão solicitou aos Conselheiros que a qualquer tempo os mesmos poderão encaminhar sugestões e subsídios para enriquecer os trabalhos do grupo. Foi dada a palavra a Maria Izabel de Oliveira, presidente da Câmara Técnica de Classificação de Documentos, para relato preliminar dos trabalhos desenvolvidos, antes da discussão do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Administração Pública Federal: Atividades-Meio - CCDA. Iniciada a análise da Classe 000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL, do CCDA, alguns Conselheiros apontaram como dificuldades para a sua aplicação a complexidade da sua estrutura, por um lado, e a não capacitação, por outro, dos servidores responsáveis pelas áreas de protocolo e arquivo corrente dos órgãos governamentais. A presidente da Câmara ponderou que tal modelo já fora objeto de três cursos de treinamento, ministrados por técnicos do Arquivo Nacional, sob os auspícios da Escola Nacional de Administração Pública - ENAP, para servidores públicos federais e que vem sendo utilizado, sem grandes problemas, por órgãos da APF, tais como Biblioteca Nacional, INMETRO, Colônia Juliano Moreira, Ministério do Planejamento e Orçamento, Ministério da Aeronáutica, Museu Histórico Nacional e no próprio Arquivo Nacional, haja vista o acompanhamento feito por técnicos do Arquivo Nacional, no Rio e em Brasília. A Conselheira Célia Maria Leite Costa chamou a atenção que código com estrutura semelhante é aplicado há muitos anos, e com pleno êxito, na Fundação Getúlio Vargas. A propósito a Conselheira Mariza Delapieve Rossi sugeriu que se instalasse o mais rapidamente possível, a Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos em Arquivo. Uma vez instalada essa Câmara deveria priorizar programas de ensino, utilizando-se, além dos sistemas tradicionais, das técnicas de ensino à distância, por meio de TV a cabo e outras tecnologias disponíveis. Ainda a propósito do CCDA, a Conselheira Daise Apparecida Oliveira contestou a estrutura do mesmo, alegando que a Arquivologia trabalha com estruturas e funções e não com assuntos. A Presidente contra-argumentou informando que os descritores apresentados no CCDA não correspondem a assuntos, mas refletem as funções e atividades dos órgãos e entidades da APF, no âmbito das atividades-meio. A Conselheira Daise Apparecida Oliveira solicitou permissão para apresentação de uma proposta de classificação de fundos, utilizada na administração municipal de São Paulo, com códigos que refletem a cadeia histórica dos órgãos geradores de documentos, ligados a séries documentais. Tal modelo, entretanto, para sua aplicação exige da Administração um conhecimento profundo de sua História Administrativa, com controle das transformações e competências dos órgãos e entidades que a integram. A presidente da Câmara de Classificação de Documentos lembrou que a vantagem de se usar um Plano de Classificação consiste em permitir uma rápida recuperação de documentos, independentemente da estrutura e subordinação dos órgãos produtores e acumuladores. Como a finalidade dos arquivos é servir à administração, é natural que a classificação se destine a atender, com eficiência, o desenvolvimento de suas atividades. Portanto, as funções e atividades, por serem mais estáveis, devem ser o objeto, por excelência, da classificação, na medida em que a estrutura está sujeira a constantes alterações pela própria dinâmica da administração. Como o CCDA foi concebido para aplicação nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, torna-se necessária a concepção de um Plano de Classificação que possa servir de base para o desenvolvimento de Códigos de Classificação específicos. Tendo em vista o adiantado da hora este assunto ficou programado para exame, no dia seguinte, 26 de maio, pela manhã. Iniciada a segunda sessão plenária do CONARQ, o Presidente apresentou proposta de um Plano de Classificação simplificado, com base no CCDA, para facilitar as discussões e, assim, fornecer à Câmara Técnica de Classificação de Documentos os subsídios necessários à elaboração de um Plano de Classificação nos termos propostos. A seguir o Presidente do Conselho solicitou aos Conselheiros sugestões para o preenchimento das vagas de Conselheiros Titulares e Suplentes decorrentes do Decreto Nº 1.461/95. Para os representantes de instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia foi deliberado o seguinte: 1) para o primeiro biênio os membros Titular e Suplente serão indicados, respectivamente, pelas unidades responsáveis pela manutenção dos dois cursos de Arquivologia mais antigos; 2) haverá bianualmente rodízio entre os representantes das unidades mantenedoras dos cursos de Arquivologia, seguindo a ordem de criação dos mesmos. Quanto às instituições não-governamentais que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais julgou-se oportuna a participação da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC. Caso a referida entidade decline do convite para participar do CONARQ, formular igual convite à Associação Nacional dos Professores Universitários de História - ANPUH. Embora sem determinação do dia, a próxima reunião ordinária do CONARQ ficou marcada para o próximo mês de setembro. Nada mais havendo a tratar, o Presidente do Conselho agradeceu a presença dos Conselheiros nestes dois dias de profícuo trabalho, encerrando a sessão, e eu, Carlos Augusto Silva Ditadi lavrei a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente do Conselho.