Ata da 29ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (19/05/2003)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às dez horas do dia 19 de maio de 2003, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Antonio Thomaz Lessa Garcia Junior, do Ministério da Defesa (titular); Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular) e Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Rosemary de Almeida, do Supremo Tribunal Federal (titular) e Wadson Silva Faria, do Tribunal Superior Eleitoral (titular); representantes do Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho (titular) e Francisco Maurício da Paz (suplente), ambos do Senado Federal; Laila Monaiar, da Câmara dos Deputados (titular); representantes do Arquivo Nacional: Ana Maria Varela Cascardo Campos (titular) e Maria Izabel de Oliveira (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Júnia Guimarães e Silva, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (titular); Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titular); representantes de Instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Eliane Braga de Oliveira, da Universidade de Brasília (titular); representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Ismênia de Lima Martins, (titular) e Jessie Jane Vieira de Souza (suplente) ambas da Associação Nacional de História - ANPUH; Maria Celina D’ Araújo, da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS (titular) e Célia Maria Leite Costa (titular) do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil. Ariovaldo Dias Furtado e Cristiano Menezes Álvares, ambos do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, Edson Alves Lacerda, do Superior Tribunal de Justiça, Ana Rosa de Sá Barreto dos Santos, do Tribunal Superior do Trabalho, membros da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário. Sílvia de Lemos Alves, do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios e Gonçalo Marcelino de Lira Neto, do Superior Tribunal Militar, participaram da reunião, sem direito a voto, a convite da Conselheira Rosemary de Almeida por constar da pauta discussões a respeito da Nota da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil da Presidência da República – SAJ nº 268/03 – RSL, sobre a proposta de nova redação do art. 1.215 da Lei nº 5.869, de 1973 – Código de Processo Civil. Justificou sua ausência: José Adilson Dantas, da Associação Brasiliense de Arquivologia. Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 29ª reunião do CONARQ, Marilena Leite Paes, coordenadora do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e Rosina Iannibelli de Almeida, assistente da Coordenação do CONARQ. Abrindo a sessão, o Presidente do CONARQ agradece a presença de todos, especialmente dos membros das Câmaras Setoriais, que serão instaladas nesta reunião plenária. Sugere que este seja o primeiro ponto da agenda, uma vez que os membros das referidas Câmaras Setoriais não são Conselheiros e poderão ser liberados após a instalação das mesmas, com exceção da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário que, além da presidente ser conselheira, consta da pauta da reunião assuntos de interesse desta Câmara Setorial. A inversão da agenda foi aprovada por todos. O Presidente passa a palavra ao Presidente da Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos, Paulo Elian dos Santos, que apresenta a composição da referida Câmara, além de um breve relato dos resultados alcançados pelo então Grupo de Trabalho sobre Arquivos Médicos, criado no mês de abril de 2001, destacando-se o documento Considerações e diretrizes para estabelecer a temporalidade de destinação dos prontuários de pacientes encaminhado para análise do Conselho Federal de Medicina, o qual, além de não enviar qualquer sugestão, editou as resoluções CFM 1.638 e 1.639, incorporando dispositivos constantes do nosso trabalho, ainda não aprovado por este Plenário. Foram, então, realizadas reuniões no sentido de ajustar o documento da Câmara com as referidas resoluções CFM 1.638 e 1639, de julho de 2002. Salientou, ainda, a importância da participação do CONARQ, indicando um representante para compor o Comitê de Certificação de Softwares para guarda e manuseio de prontuários eletrônicos, criado no âmbito da Câmara Técnica de Informática em Saúde do Conselho Federal de Medicina. A Câmara Setorial sobre Arquivos Médicos irá elaborar um Plano de Trabalho para 2003/2004, até o início do 2º semestre deste ano, e o apresentará à Coordenação do CONARQ. O Presidente do CONARQ propõe a criação de uma sub-página na Internet para divulgação das atividades das Câmaras Setoriais, a exemplo do que ocorre em relação às Câmaras Técnicas. Passa à palavra a Presidente da Câmara Setorial sobre Arquivos Municipais, a Conselheira Júnia Guimarães e Silva, que apresenta relato sobre como a Câmara Setorial pretende servir como apoio e incentivo às discussões e ações que envolvam o segmento: reforçar as ligações entre as instituições existentes; produzir e disseminar informações de diferentes espécies (legislativa, arquivística, informacional, tecnológica etc), dirigidas a um público mais amplo (municípios de médio e pequeno portes); identificar, articular e incentivar iniciativas municipais de forma a promover a reflexão conjunta sobre o papel dessas instituições na formação, desenvolvimento e reforço da cidadania, na comprovação de direitos, na disseminação de informações para alcançar transparência da administração pública municipal. A seguir, o Presidente passa a palavra a Conselheira Luciana Quillet Heymann, presidente da Câmara Setorial sobre Arquivos Privados, que informa sobre a realização da primeira reunião de seus membros, marcada para o dia 28 de maio próximo, quando serão discutidas as linhas de ação da Câmara, com ênfase em estratégias, visando à identificação de arquivos privados com vistas a sua declaração de interesse público e social e ao recenseamento desses conjuntos documentais de maneira a incrementar a base de dados do Censo-Guia de Arquivos Brasileiros: públicos e privados. Pretende-se discutir, também, iniciativas visando à elaboração de estudos sobre a importância desses acervos e à mobilização de recursos com vistas à preservação, organização e disponibilização de acervos privados relevantes para a pesquisa histórica. Destaca, ainda, que na sua composição encontram-se representantes do Arquivo Nacional, do Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro, da Casa de Oswaldo Cruz, do Centro da Memória da Eletricidade no Brasil, da Fundação Biblioteca Nacional, do Centro de Documentação da Rede Globo – CEDOC, do Departamento de Documentação Histórica da Presidência da República, do Instituto Fernando Henrique Cardoso, além do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC. O Presidente ressalta a importância dos arquivos privados considerados de interesse público e social e informa que a Coordenação do CONARQ elaborou minuta de nova Resolução sobre procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional, uma vez que a Resolução nº 12, de 7 de dezembro de 1999, que dispõe sobre o assunto, precisa ser revogada atendendo às alterações contidas no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A referida minuta foi entregue à Câmara Setorial para discussão e ajustes que se fizerem necessários. Passa-se, então, à apresentação da Câmara Setorial sobre Arquivos de Empresas Privatizadas ou em Processo de Privatização, cuja Presidente, Dirce Mendes, informa que, dentre as atividades da Câmara, pretende-se: dimensionar, localizar e verificar a forma de guarda e a conservação dos acervos; mapear e capacitar os profissionais que atuam nas áreas de arquivo quanto aos deveres relativos à preservação da informação estabelecidos em Lei, dando conhecimento e divulgação ao que a Constituição Federal e a Lei nº 8.159, de 1991, estabelecem quanto à proteção da documentação e, mais recentemente, o Decreto nº 4.073, de 2002, que regulamenta com maior precisão as responsabilidades das concessionárias de serviços públicos no tocante à preservação do patrimônio documental; sensibilizar os dirigentes das empresas quanto ao patrimônio informacional contido na documentação. A Câmara Setorial estabeleceu como metas: no primeiro ano, a produção de diagnóstico e guia dos acervos das empresas; no segundo ano, um encontro dos representantes dos arquivos e, no terceiro ano, dimensionar os investimentos a serem aplicados visando à preservação dos acervos. O Presidente do CONARQ esclarece que o mesmo procedimento relativo à resolução sobre a declaração de interesse público e social será dado à resolução que dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direto privado. Propõe que o prazo para que as duas Câmaras Setoriais verifiquem as alterações das suas respectivas resoluções e as encaminhem ao CONARQ, visando à publicação no Diário Oficial da União, seja de quinze dias, o que foi aceito pelos presidentes das Câmaras envolvidas. Quanto à Comissão Especial para proposição de linhas de financiamento para arquivos públicos, a Presidente da Comissão, Conselheira Jessie Jane, apresenta um levantamento sobre agências de financiamento e procedimentos para elaboração de projetos e agradece a colaboração do técnico do Arquivo Nacional, Carlos Augusto Ditadi, pela minuciosa pesquisa realizada na Internet junto às agências de financiamento na área de arquivos. O Presidente do CONARQ propõe que o levantamento apresentado seja disponibilizado na página do CONARQ e sugere que Mônica Medrado e Márcio Médici, do Arquivo Nacional, atualizem um manual sobre a matéria, já elaborado por Mônica Medrado. Passa, então, a apresentação da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário, presidida pela Conselheira Rosemary de Almeida, que informa sobre a composição da Câmara, a qual conta com dois representantes de cada tribunal, assim distribuídos: Rosemary de Almeida, Calléria Cavalcanti Witczak e Marcelo Jesus dos Santos, do Supremo Tribunal Federal; Edson Alves Lacerda e Marcelle Soares Guimarães Gonçalves, do Superior Tribunal de Justiça; Wadson Silva Faria e Júlio César Souza Gomes, do Tribunal Superior Eleitoral; Alda Maria Soares Guimarães e Gonçalo Marcelino de Lira Neto, do Superior Tribunal Militar; Ana Rosa de Sá Barreto dos Santos e Jânio José Martins Pereira, do Tribunal Superior do Trabalho; Martha Balby Granda e Patrícia Reis Longi, do Conselho de Justiça Federal; Cristiano Menezes Álvares e Ariovaldo Dias Furtado, do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios. Visando o melhor acompanhamento das dificuldades e maior assistência aos arquivos dos Tribunais Estaduais, foram criados dois grupos de trabalho, um em São Paulo e outro em Minas Gerais, nos moldes da Câmara Setorial, compostos por membros da Justiça em seus diversos níveis, que trabalharão como braços da Câmara Setorial nos estados. Informa, ainda, que a Câmara vem se ocupando, no momento, com as discussões a respeito dos autos judiciais findos, buscando apoio e esclarecimentos nas instituições afins. Para tanto, preparou um texto substitutivo do PL 2.161, de 1991, sobre a art. 1.215, com análise do assessor da Ministra Ellen Gracie, relatora da Ação Direta de Inconstitucionalidade sobre a impugnação do Provimento 556 do Tribunal de Justiça de São Paulo que trata da eliminação de autos judiciais findos na Comarca da Capital Paulista. Apreciação das atas das 27ª e 28ª reuniões. A ata da 27ª reunião foi aprovada por todos. Em relação à ata da 28ª reunião, a Conselheira Maria Izabel de Oliveira propõe alteração do texto das linhas 70 a 85 que, após aprovação do Plenário, passa a ter a seguinte redação “A Conselheira Maria Izabel de Oliveira informou que o Arquivo Nacional recebeu do Comando do Exército, para análise e aprovação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim e Meio com informações específicas sobre a área de pessoal militar. Apesar da Câmara Técnica de Classificação de Documentos ser composta por um representante do Comando da Aeronáutica, não foram repassadas à época das revisões do Código da Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação, aprovados pelo CONARQ, as especificidades que distinguem a administração de pessoal civil da administração de pessoal militar. Após reuniões com servidores diretamente ligados as áreas de documentação dos Comandos do Exército, da Marinha, da Aeronáutica e do Ministério da Defesa, ficou estabelecido que grupo de trabalho formado por técnicos do Arquivo Nacional, dos Comandos Militares e do Ministério da Defesa definiria os conjuntos documentais e respectivos prazos de guarda e destinação para a administração de pessoal militar. Após as discussões, deliberou-se pela utilização da subclasse 080, que se encontrava vaga, para atender às especificidades do pessoal militar. A elaboração do Código de Classificação, relativo a subclasse 080 – Pessoal Militar está em fase final. Em seguida iniciaremos a tarefa de atribuir prazos de guarda e destinação aos referidos conjuntos documentais”. A Conselheira Eliane Braga propõe alteração na linha 100, que após aprovação do Plenário passa a ter a seguinte redação: “Como não existe documento sem informação, a Conselheira propôs que o assunto fosse discutido em uma próxima reunião do CONARQ”. Informações sobre o SIGA. O Conselheiro Oswaldo Noman informa que a Secretaria Executiva do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão havia concordado com a publicação do Decreto de criação do SIGA e sugerido a inclusão, no Comitê de Coordenação, de representantes do SISP e SISG, uma vez que o parecer da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do referido ministério considerou não ser necessário nem conveniente republicar os Decretos de criação do SISP e do SISG tendo em vista que ambos os sistemas estão sendo revisados e poderão ser alterados dentro de algum tempo. Apresentação da Nota da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil da Presidência da República – SAJ nº 268/03 – RSL, sobre a proposta de nova redação do art. 1.215 da Lei nº 5.869, de 1973 (Código de Processo Civil), aprovada pelo Plenário do CONARQ em sua 27º reunião ordinária, realizada em 23 de novembro de 2002 e encaminhada à Casa Civil pelo Presidente do CONARQ, pelo ofício nº 07/2003 – CONARQ, de 16 de janeiro de 2003. A Conselheira Rosemary de Almeida, presidente da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário informa que os membros da referida Câmara elaboraram parecer sobre a Nota SAJ nº 268/03, bem como projeto de lei dando nova redação ao art. 1.251 e exposição de motivos. Após debates sobre a matéria, o Plenário alterou a proposta apresentada, cujo texto final é parte integrante desta ata. Foi, também, deliberado pelo Plenário que a Câmara Setorial estudasse o mecanismo adequado para que o projeto de lei fosse encaminhado pelo Poder Judiciário e não mais pelo Poder Executivo. Após a redação final da exposição de motivos, a Câmara deve enviar uma cópia para o CONARQ, que a divulgará junto aos conselheiros para aprovação ou ajustes que se fizerem necessários. Encerrou-se, em seguida, a reunião.