Ata da 21ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (11/06/2001)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às dez horas do dia 11 de junho de 2001, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Judiciário Federal: Rosemary de Almeida, do Supremo Tribunal Federal (titular) e Jacqueline Neiva de Lima, do Superior Tribunal de Justiça (suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal e Kátia Isabelli de Bethânia Melo de Souza, da Câmara dos Deputados (titulares); representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representante dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal:Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular) e Zeneide de Souza Pantoja, do Arquivo Público do Distrito Federal (suplente); representante dos Arquivos Públicos Municipais:Júnia Guimarães e Silva do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (titular), na sessão da tarde; representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros: Mariza Bottino (titular); e Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente); representante de instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia, Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense (titular); representantes de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Lana Lage da Gama Lima, da Associação Nacional de Professores de História - ANPUH (titular); Maria Celina D'Araújo, da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais - ANPOCS (titular), na sessão da tarde; Luciana Quillet Heymann (titular) e Célia Leite Costa (suplente), do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil. Justificaram suas ausências: Luiz Augusto da Paz, do Ministério da Defesa (titular), por motivo de férias. O Chefe de Gabinete do Ministério da Defesa indicou o Capitão Mac Amaral Cartaxo para participar dos trabalhos. Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); Wadson Silva Faria, do Tribunal Superior Eleitoral (titular); Jessie Jane Vieira de Sousa, do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (titular); Ana Célia Rodrigues, do Arquivo Municipal de Campinas (suplente); Altair Maria Damiani Costa, do Supremo Tribunal Federal (suplente), que solicitou desligamento do CONARQ. Participou também como convidada da Conselheira Zeneide de Souza Pantoja, a Srª Doramilde Barbosa, historiadora. Foi convidada para secretariar os trabalhos da 21ª reunião do CONARQ, Marilena Leite Paes, assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional. Abrindo a sessão, após saudar os Conselheiros, o Presidente procedeu à leitura da agenda programada para a reunião, acrescentando alguns esclarecimentos julgados importantes. A seguir, passou ao 2º item da agenda: - apreciação das atas da 19ª e 20ª reuniões. Como os textos já haviam sido distribuídos antecipadamente, foi dispensada a leitura das atas. O Presidente indagou se os Conselheiros teriam algum reparo a fazer. A Conselheira Kátia Isabelli solicitou uma alteração em sua intervenção constante dos parágrafos 404 a 412 da ata da 19ª reunião. Instada pelo Presidente, a Conselheira apresentou um texto substitutivo, o qual foi incorporado à ata, em lugar do anterior. Quanto à ata da 20ª reunião, a Conselheira Célia Costa pediu a inclusão de seu nome entre os presentes à reunião, uma vez que, por um lapso, fora omitido; a Conselheira Celina D'Araújo solicitou a seguinte retificação: registrar a sua presença na reunião e a justificação de ausência de seu suplente. O texto original apresentara a informação invertida. Feitas as alterações solicitadas, as atas foram aprovadas. A Conselheira Kátia propôs, como, item de pauta, voltar a discutir a consolidação da legislação sobre documentos sigilosos, já examinada na última reunião do CONARQ, em decorrência da sua aplicação na Câmara dos Deputados, que já dispõe de critérios próprios sobre o assunto. O Presidente informou que, em virtude da extensão das agendas a serem desenvolvidas durante as duas reuniões do CONARQ, a matéria poderia ser discutida quando concluídas as pautas programadas. Continuando, o Presidente informou aos presentes sobre as alterações ocorridas no quadro que compõe o CONARQ: a Drª Altair Maria Damiani Costa, do Supremo Tribunal Federal, que havia sido reconduzida para um mandato de suplente por mais dois anos, acabara de ser exonerada, em virtude da recente posse do novo Presidente daquele Tribunal. Ainda do Poder Judiciário, foram designados o Sr. Wadson Silva Faria, do Tribunal Superior Eleitoral, como titular, que não pode comparecer por estar participando de curso em São Paulo, e Jacqueline Neiva de Lima Stepanski, do Superior Tribunal de Justiça, suplente, presente à reunião. Quanto aos representantes do Poder Legislativo Federal, foram reconduzidos: Gracinda Assucena de Vasconcellos, suplente, da Câmara dos Deputados, Francisco Maurício da Paz, titular, e Rosa Maria Gonçalves de Vasconcelos, suplente, do Senado Federal, que todos já conhecem com exceção de Rosa Vasconcelos. Dando prosseguimento à programação, solicitou à Conselheira Zeneide para proceder à leitura da Saudação Especial do Arquivo Público do Distrito Federal conferida ao CONARQ. Concluída a leitura, o Presidente agradeceu a simpática Saudação, em seu próprio nome e no dos Conselheiros. A seguir, passou a palavra à Conselheira Lana Lage, designada relatora, para apresentar seu parecer sobre a matéria do item 5 da agenda - Moção aprovada na Assembléia Geral da Associação Brasileira de Antropologia - ABA sobre o tratamento dado aos arquivos históricos do país, encaminhada pela Diretora do Departamento de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do Presidente da República, para ser submetido ao CONARQ. A Conselheira Lana iniciou sua exposição fazendo um breve histórico da questão. Concluindo, a Conselheira Lana apresentou aos demais Conselheiros algumas sugestões, as quais foram amplamente discutidas, a saber: que as instituições envolvidas, Fundação João Pinheiro e a Biblioteca Pública de Belo Horizonte fossem procuradas para prestar maiores esclarecimentos sobre o destino do material recolhido em campo por Donald Pierson e 22 colaboradoras, referente ao Projeto São Francisco. Em relação à medida compensatória proposta, que seria o recolhimento dos arquivos pessoais ainda existentes, sugeriu a realização de um projeto conjunto pela Fundação João Pinheiro e o Arquivo Público Mineiro. Quanto ao diretório temático proposto pela ABA informou que, no seu entendimento, o censo de arquivos que ora se inicia, responderia às necessidades apontadas. Concluindo, sugeriu que a ABA seja melhor esclarecida quanto ao CONARQ, através da remessa de documentos com as normas emanadas deste Conselho e divulgação de sua home-page. Concluída a exposição da Conselheira Lage, o Presidente colocou a matéria em discussão. Após a apresentação de algumas sugestões, decidiu-se pelas seguintes medidas: contatar a Fundação João Pinheiro e a Biblioteca Pública para colher maiores informações sobre o desaparecimento do acervo; inteirar o Arquivo Mineiro sobre a matéria e solicitar sua cooperação no sentido de tentar localizar documentos residuais do Projeto São Francisco; informar às ABA sobre as providências do CONARQ; que, quando os trabalhos do Censo de Arquivos alcançarem os estados envolvidos no Projeto São Francisco, as equipes sejam alertadas no sentido de tentarem localizar documentos relacionados ao Projeto. A Conselheira Kátia sugeriu que além do art. 23 da Constituição, que trata da preservação documental e patrimonial, dever-se-ia citar também a legislação que dispõe sobre o Meio Ambiente. A Conselheira Luciana lembrou que o caso ora discutido poderá servir de exemplo para divulgar que o CONARQ seria foro ideal para tirar dúvidas semelhantes. A Conselheira Lana aproveitou a oportunidade para informar que está sendo programada para a próxima reunião da ANPUH, a ser realizada em julho próximo, uma mesa redonda de arquivos, quando se terá a oportunidade de discutir inúmeras questões sobre os arquivos. Prosseguindo, o Presidente passou a palavra à Conselheira Maria Izabel de Oliveira para informar sobre as conclusões da Comissão Especial constituída para elaborar o Projeto Censo de Arquivos Brasileiros: públicos e privados. Concluído seu relato, o Presidente informou que o Censo está sendo patrocinado pelo Ministério da Educação, Cultura e Desporto da Espanha, com uma importância equivalente a 17 milhões de pesetas, recursos esses que darão suporte ao pagamento da empresa da informatização contratada para desenvolver o sistema. O formulário preparado pela Comissão a ser utilizado na coleta dos dados foi elaborado com base nas normas internacionais de descrição arquivística, a ISAD(G). Esclareceu, ainda, que esse projeto-piloto desenvolvido no Rio de Janeiro, com a base e o sistema de cruzamento das informações aprovados e testados, o Arquivo Nacional e o CONARQ, passam a ser proprietários do sistema e poderão cedê-los a quem interessar possa, sem ônus, uma vez que temos interesse em que os arquivos sigam sistema semelhante para que possamos estimular o cruzamento de informações. Prosseguindo, o Presidente passou ao item 7 da agenda, relativo a uma representação formulada pela empresa STORE - Sistema de Armazenagem S/C Ltda. encaminhada ao CONARQ, no ano passado constituída no processo nº 321.00-001/2000 DV, paras as providências julgadas cabíveis. Antes de passar a palavra ao Conselheiro Geraldo Mártires, designado relator da matéria, o Presidente prestou os esclarecimentos que se seguem: Em síntese, alega a peticionária a ilegalidade da licitação promovida, em 3 de julho de 2000, pela Secretaria de Administração e Reforma do Estado de Pernambuco, para contratação de serviços técnicos na área de arquivos, com vistas à "organização e higienização, identificação, avaliação, informatização, digitalização por demanda, guarda, auditoria de dossiês, gerenciamento e manutenção de documentos de maneira sistemática e segura". Segundo a empresa, a referida Secretaria de Estado, ao incluir no objeto da licitação a guarda de sua documentação, inobservou o disposto no art. 216, § 2º da Constituição Federal, no art. 1º da Lei nº 8.159, de 8-1-1991 e na Resolução nº 6, de 1997, do CONARQ, que estabelece diretrizes para a terceirização de serviços arquivísticos públicos. O Presidente esclareceu, ainda, que não houve tempo hábil para inclusão dessa matéria na pauta da reunião de dezembro do Conselho, e que as partes envolvidas foram comunicadas que o assunto seria discutido na primeira reunião ordinária a ser realizada no ano de 2001. Por último, informou que a representação da STORE foi autuada no CONARQ, constituindo-se no processo nº 00321.00-001/2000 DV, datado de 31-10-2000, no qual já contém uma análise feita pela assessora jurídica do Arquivo Nacional, Srª Eliana Mattar. Feitos esses esclarecimentos, o Presidente passou a palavra ao Conselheiro Geraldo Mártires, para proceder à leitura do seu parecer, uma vez que não foi possível Reproduzi-lo com antecedência para distribuição aos Conselheiros. Terminada a leitura, o Presidente colocou o parecer em discussão. O Presidente e vários Conselheiros teceram comentários sobre os problemas atuais dos arquivos, especialmente no que diz respeito à terceirização da guarda de acervos, bem como das demais operações arquivísticas como organização, acesso e avaliação de documentos. Recapitulando o parecer do Conselheiro Geraldo, o Presidente enfatizou os aspectos legais vigentes, não só da norma constitucional como dos dispositivos regulamentadores da política nacional de arquivos, segundo os quais a terceirização não encontra amparo legal. Há dúvidas, também, quanto às informações prestadas pela Secretaria de Administração de Pernambuco, que não deixa claro se o acervo daquele órgão estaria sob risco iminente de perda, o que poderia justificar a terceirização da guarda do acervo. Daí a proposta do Conselheiro Geraldo condenando a terceirização. O Presidente indagou se algum Conselheiro desejaria fazer reparos ou acréscimos ao Parecer do Conselheiro Geraldo. A Conselheira Maria Izabel chamou a atenção dos demais Conselheiros para outro ponto constante do edital de licitação da Secretaria de Administração, tão ou mais relevante que a guarda do acervo, qual seja a avaliação de documentos. A matéria foi amplamente discutida, ficando aprovado o parecer. Em seguida, decidiu-se enviar correspondência para a STORE Sistemas de Armazenagem S/C Ltda., enviando o Parecer do CONARQ a propósito da representação que apresentou ao CONARQ, registrando, por sugestão das Conselheiras Maria Izabel, Lana Lage e Mariza Bottino que causou estranheza o fato da empresa STORE, conhecendo a legislação como demonstrou em sua representação não ter impugnado também a atividade de avaliação, tão ou mais importante que a guarda, constante do mesmo edital licitatório da Secretaria de Administração e Reforma do Estado de Pernambuco. Tal observação deveria constar também do Parecer apresentado pelo Conselheiro Geraldo. Decidiu-se, ainda, encaminhar correspondência ao Governador do Estado e ao Secretário de Administração, alertando essas autoridades para os dispositivos legais que regem a matéria (art. 216 da Constituição Federal, Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e Resolução do CONARQ nº 6, de 15 de maio de 1997), pelos quais a opção pela terceirização só deve ser adotada pelos órgãos públicos em situações excepcionais, onde haja risco de perda do acervo e que, mesmo neste caso, deverá a mesma ser temporária. Deliberou-se, ainda, que se enviasse, por ofício, cópia do processo nº 321.00-001/2000 DV e do Parecer do CONARQ ao Arquivo Público Estadual João Emerenciano para conhecimento da matéria, já que, pelo art. 9º da Lei nº 8.159, de 1991, "a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência", no caso, o Arquivo Público Estadual João Emerenciano. A Conselheira Célia sugeriu que a redação dos ofícios a serem encaminhados deixasse claro, para cada destinatário, que os demais também receberam correspondência do mesmo teor. Discutiu-se, ainda sobre a possibilidade de remessa de correspondência sobre o assunto ao Ministério Público do Estado de Pernambuco. A matéria foi discutida, porém, sem se chegar a um consenso, ficando deliberado que se aguardasse pelos desdobramentos do assunto para, só então, tomar as providências oportunas. Continuando, a Conselheira Kátia, visando evitar que casos semelhantes venham a ocorrer no futuro, indagou da possibilidade do CONARQ fornecer um registro ou um certificado às firmas consideradas idôneas para prestar serviços arquivísticos aos órgãos públicos. O Presidente respondeu que esse tipo de registro compete aos Conselhos profissionais e não ao CONARQ. Sabe-se que muitas dessas empresas de consultoria sequer dispõem de profissionais de arquivo em suas equipes. Jaime informou, entretanto, que o Conselho, se julgado conveniente, poderia propor recomendações julgadas importantes e que devam ser contempladas na edição de editais. A Conselheira Célia complementou dizendo que poder-se-ia, também, fazer gestões junto aos órgãos públicos, alertando-os sobre a importância de se proceder a uma boa seleção dessas consultorias, para contratação de serviços auxiliares na área de arquivos. O Presidente sugeriu que as Presidentes das Câmaras Técnicas de Classificação e de Avaliação de Documentos preparassem um elenco de itens principais a serem observados nos editais de licitação. Dando prosseguimento aos itens da agenda, o Presidente passou a palavra à Assistente Jurídica do Arquivo Nacional Drª Eliana Mattar para relatar o resultado dos estudos realizados, relativamente ao projeto de lei submetido ao Plenário do CONARQ pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, dispondo sobre a política municipal de arquivos públicos e privados, e sobre o acesso aos documentos públicos municipais. O parecer da Drª Eliana Mattar foi anexado à ata desta reunião, passando a integrá-la. A Drª Eliana destacou alguns pontos que merecem ser examinados: Superposição entre as competências da Superintendência de Documentação da Secretaria Municipal de Administração e as outorgadas ao Arquivo Geral pela proposta de lei. A pretendida autonomia administrativa do Arquivo Geral e a necessidade de seu reposicionamento na estrutura organizacional do Município (autarquia/subordinação direta ao Gabinete do Prefeito). Maior detalhamento dos objetivos da Rede Municipal de Arquivos - ARQ-RIO, a ser supervisionada pelo Arquivo Geral, face a existência, desde 1988, do Sistema Municipal de Documentação (Decreto nº 7.434, de 29/2/1988), cujo órgão central é a Superintendência de Documentação. E continua. Preliminarmente, ressalte-se que a forma pela qual o Diretor do Arquivo Geral encaminha a matéria, ou seja, na forma de anteprojeto, e considerando a instituição pelo Decreto Municipal nº 19.711, de 30/3/2001, de Grupo de Trabalho para desenvolver, entre outros trabalhos, projeto de lei específica de arquivo, autoriza-nos a inferir que o texto do anteprojeto constituirá fonte de estudo e base para o projeto propriamente dito. Caberá, ainda, ao Grupo definir métodos de arquivamento, especialmente digital, e propor reformas para o Arquivo Geral. No mérito, para a efetiva aplicabilidade da lei e o conseqüente êxito do alcance da política municipal de arquivos, há que se considerar quais são realmente as competências da Superintendência de Documentação, em vista das atribuições que se quer conferir ao Arquivo Geral. Com efeito, feita tal distinção, é recomendável que a nova lei mencione expressamente quais os dispositivos do decreto municipal que estabelece as competências daquela Superintendência que serão objeto de revogação. Cumpre assinalar, entretanto, que o art. 17 da Lei nº 8.159, de 1991, norteia o encaminhamento da questão na medida em que dispõe, in verbis: Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais; § 4º - São arquivos municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. Assim, a pretensão do Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro é absolutamente legítima, está amparada pela Constituição Federal e pela Lei nº 8.159, de 1991, necessitando, entretanto, especificar melhor as competências dos diversos órgãos envolvidos e as tarefas a serem desenvolvidas. Quanto ao texto, em si, do qual todos receberam cópia, o Presidente chamou a atenção dos Conselheiros para os trechos escritos em letra um pouco maior, que correspondem à proposta de redação substitutiva ao texto do anteprojeto encaminhando como anexo à correspondência do Diretor-Geral do Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro. O Presidente aproveitou a oportunidade para prestar alguns esclarecimentos sobre os trabalhos que precederam à elaboração do anteprojeto ora encaminhado ao CONARQ, dos quais participaram, entre outros, a Profª Helena Corrêa Machado e o Dr. José Maria Jardim, o qual, aliás é partidário da criação de Redes de Arquivo. Na sua concepção, cada Secretaria teria o seu sistema, o qual se integraria a uma rede de sistemas do município. A criação de uma Rede pressupõe a existência de sistemas descentralizados. O Presidente passou a palavra à representante do Arquivo do Distrito Federal, para falar sobre sua experiência na matéria, considerando que o Arquivo do Distrito Federal se transformou recentemente em autarquia e passou a ser o órgão central do sistema de arquivos do DF, o qual, entretanto, se encontra, ainda, em fase de regulamentação. A Conselheira Zeneide enfatizou que um dos problemas maiores que vem enfrentando refere-se à avaliação e eliminação de documentos. A falta da regulamentação aludida tem inviabilizado a definição e o estabelecimento de normas e diretrizes para operacionalizar o sistema. O Presidente lembrou que, mesmo na ausência de regulamentação específica, a Lei nº 8.159, 1991, dá competência ao Arquivo do Distrito Federal para aprovar as tabelas de temporalidade elaboradas pelos órgãos do Distrito Federal. A propósito, Eliana Mattar chamou a atenção dos Conselheiros para o fato de que, o art. 11 do anteprojeto, do Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro, trata da eliminação de documentos, omitindo, entretanto, as tabelas de temporalidade, o que, certamente se constitui numa lacuna. A Conselheira Maria Odila chamou a atenção, também, para o fato de que embora a estrutura do Poder Executivo, por melhor que seja, por mais bem definida e estruturada que esteja a legislação, o Arquivo do Município não tem autonomia para nada, sequer para comprar o material de consumo mais corriqueiro; têm que recorrer à Secretaria das Culturas ou outro Departamento. Essa questão não ficou clara no projeto apresentado. E continuou o próprio Decreto nº 19.711, de 30 de março de 2001, que criou o grupo de trabalho para definir documentos e procedimentos necessários para remessa ao Arquivo da Cidade é contraditório com relação ao que estão propondo no projeto de lei. Pelo Decreto, o Arquivo da Cidade é tratado como um órgão que fica passivamente esperando remessa dos documentos dos demais órgãos da administração, em contradição com a lei proposta, postura que, aliada ao fato do Arquivo da Cidade ocupar o terceiro escalão na estrutura do município, produz uma sensação de cansaço diante da desinformação dos ocupantes de cargos da administração do país, em todos os níveis, a propósito do real conceito de arquivo. A Conselheira Izabel disse que, sob seu ponto de vista, a iniciativa do Município de apresentar um projeto de lei dispondo sobre a política municipal de arquivos, embora não esteja claro, tem também por objetivo dotar o Arquivo da Cidade de personalidade jurídica própria. Em seguida, o Presidente lembrou que a apresentação de um projeto de lei é a ocasião para se atribuir a um órgão personalidade jurídica própria, prevendo dotação orçamentária, transformações do órgão, quadro de recursos humanos para fazer frente à implementação de um projeto. Assim, o Presidente julga que o CONARQ possa elencar pontos não contemplados e chamarmos a atenção do Arquivo da Cidade no sentido de que o projeto deve prever a sua autonomia, sua subordinação/vinculação. Foram discutidos vários itens do projeto de lei, em especial os relativos à criação e vinculação do Conselho Municipal de Arquivos, bem como sobre a conceituação e descrição dos arquivos privados e sua classificação como de interesse público e social. Quanto a este último item, indagou-se sobre a competência do Conselho Municipal, no caso, para proceder à referida classificação, ao que o Presidente esclareceu que um mesmo arquivo privado poderá ser classificado tanto pelo CONARQ como por órgão específico do município e do estado. A classificação por diversas instâncias não é conflitante. Voltando ao texto encaminhado ao CONARQ, o Presidente esclareceu que foram feitas observações sobre o conteúdo do projeto de lei. A Assistente Jurídica Eliana propôs um projeto substitutivo, com alterações de redação no Capítulo I - Disposições Gerais, artigos 1º, 3º, 6º e 7º. Quanto ao art. 7º, o Presidente chamou a atenção para a menção incorreta da denominação do Arquivo, em que se evidencia a intenção de passar o mesmo a ser denominado de Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro e não Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Em seguida, o Presidente indagou se algum Conselheiro teria observações a fazer em relação às propostas sugeridas ao Capítulo I. Julgou oportuno alertar o Arquivo da Cidade sobre a abrangência do art. 3º, que define o que se considera arquivo público, para os fins da lei proposta. Tal como está redigido, o Arquivo Municipal será onerado com tal volume de trabalho que dificilmente poderá suportar. Não havendo outras manifestações, o Presidente passou a mencionar as alterações propostas para o Capítulo II, que trata Dos Arquivos Públicos Municipais. Foi proposta nova redação ao art. 8º e ao parágrafo 2º do mesmo artigo. Neste momento, a Conselheira Izabel chamou a atenção dos presentes para o art. 10, que ao mencionar os documentos permanentes alude apenas à atividade de recolhimento. Discutida a matéria, o Presidente sugeriu que a melhor solução seria incluir um comando estabelecendo que, dentro de determinado prazo, o Poder Público regulamentará a lei, por decreto, onde serão definidas as normas relativas à avaliação, recolhimento, transferência etc. A propósito dos arts. 12 e 13, o Presidente observou que seria interessante o estreitamento dos laços entre o Executivo e o Legislativo, lembrando que, após cumpridos os ritos do Legislativo, a documentação produzida torna-se patrimônio da nação, sem que isso represente qualquer espécie de interferência de Poderes. Acredita o Presidente que seria interessante o desenvolvimento de ações nesse sentido. A propósito, a Conselheira Célia questionou o fato do Conselho Municipal de Arquivos, proposto no art. 18, não ter incluído representantes dos órgãos municipais e nem da Câmara de Vereadores. O âmbito do Conselho, na sua opinião, deverá ser melhor definido, incluindo também, como argumentou o Presidente do CONARQ, representantes do Poder Legislativo Municipal. Por outro lado, lembrou que o Conselho Municipal de Arquivo não é deliberativo. É apenas consultivo, cabendo ao Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro baixar normas sobre gestão de documentos e implementar a política municipal de arquivos. De qualquer forma, porém, há uma lacuna. Dever-se-ia, pois, sugerir a ampliação do âmbito desse Conselho, incluindo, também, representação do Poder Legislativo. Continuando o Presidente referiu-se às proposições de mudanças no Capítulo III, especificamente do artigo 16 e da inclusão de um artigo novo dispondo sobre o direito de preferência de aquisição do Município, nos casos de alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social. A Conselheira Izabel chamou a atenção para a abrangência do parágrafo 1º do art. 16 e que deveríamos alertar o Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro para esse fato. Dando prosseguimento, o Presidente passou ao exame do Capítulo IV - Da Política Municipal de Arquivos, comentando que, embora o art. 18 estabeleça que o referido Conselho tem função consultiva, no art. 19 o Conselho aparece com função deliberativa, quando estabelece que "caberá ao Conselho Municipal de Arquivos avaliar...., emitir parecer, encaminhando-o ao Secretário....", o que configura uma contradição. A conselheira Célia sugeriu que o fato seja incluído na relação de observações do CONARQ a ser encaminhada ao Arquivo da Cidade. Quanto ao art.22, a Conselheira Izabel lembrou que devem ser explicitadas quais as disposições que serão revogadas. Concluindo, o Presidente apresentou um resumo dos principais pontos discutidos pelo Plenário, sugerindo que fosse enviada correspondência ao Diretor do Arquivo da Cidade, encaminhando as sugestões propostas pelo CONARQ conforme se segue. Seria informado ao Diretor do Arquivo da Cidade que, pela proposta encaminhada evidenciou-se a necessidade do Arquivo ter maior autonomia e que o CONARQ julgou importante que o mesmo seja cabeça do Sistema Municipal de Arquivos ou da Rede Municipal de Arquivos e que, para isso, precisaria definir melhor sua competência, vez que conflita com a da Superintendência de Documentação da Secretaria Municipal de Administração. A nova legislação poderia corrigir essa situação. Seria recomendável que o Arquivo, em face de sua função normativa, estivesse vinculado a uma Secretaria de decisão política e que lhe desse neutralidade na sua ação. Continuando, o Presidente mencionou que dever-se-ia chamar a atenção sobre alguns pontos que não estavam muito claros, bem como de se aproveitar a oportunidade da nova lei para transformar o Arquivo, na qual devem ser explicitados estrutura, custos, quadros de pessoal, cargos comissionados, abertura para concursos, enfim, preparar o Arquivo para exercitar a lei, sem o que o órgão não poderá cumprir sua missão. Outro aspecto refere-se à clareza quanto à descrição dos órgãos que integram o Conselho Municipal de Arquivos. Assim, se a intenção é incluir também a gestão dos documentos do Legislativo, seria recomendável que o Conselho pudesse ser contemplado com representação da Câmara de Vereadores. Outro dado que merece reflexão refere-se à amplitude do §1º do art.16, que trata dos arquivos de entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos municipais. Tal como foi redigido, inclui desde as empresas concessionárias de transporte coletivo às empresas responsáveis pela coleta de lixo. Seria interessante, portanto, alertar o diretor do Arquivo da Cidade para essa questão, vez que desconhecemos se a intenção do autor do projeto de lei foi mesmo incluir todas as entidades tal como foram citadas. O Conselheiro Geraldo Mártires sugeriu que no §4º do mesmo art.16 fosse acrescentada a expressão "por seu proprietário" após "a título revogável:. A seguir, o Presidente indagou se algum Conselheiro teria mais alguma sugestão ou observação a fazer. Como não houve mais nenhuma manifestação, o Presidente sugeriu que se enviasse correspondência ao Diretor do Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro, encaminhando o texto do projeto de lei submetido à análise do CONARQ, com as alterações, observações e recomendações introduzidas pelos Conselheiros, grafadas em caracteres em cores diferentes, para destacar as modificações. No fecho da correspondência se daria por concluída a missão do CONARQ, o qual, entretanto, continuaria à disposição para colaborar no aperfeiçoamento do texto. A seguir, o Presidente suspendeu a sessão para almoço. Dando reinício à sessão, o Presidente informou que o Conselheiro Oswaldo Nomam, designado para ser o relator da próxima matéria da pauta a ser apresentada - Discussão do projeto de decreto criando o Sistema de Gestão de Documentos e Informação do Poder Executivo Federal - SGDI, ligara pela manhã informando que tivera um problema e não pudera embarcar para o Rio de Janeiro. Assim, ele mesmo faria a apresentação da matéria. Iniciando, fez uma breve exposição sobre os antecedentes da questão, bem como sobre o Programa BID/ Ministério do Planejamento para a área da gestão pública, qual seja, a revisão de criação de um sistema, tornando-o compatível, pelo ajuste da legislação, com o SISP - Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática e com o SISG - Sistema de Serviços Gerais ( que inclui a área de comunicações administrativas ) do Poder Executivo Federal. Mencionou as reuniões conjuntas do Arquivo Nacional com o Ministério do Planejamento, à época MARE, para examinarem e decidirem o que deveria ser alterado nos decretos do SISP e do SISG para que os sistemas pudessem funcionar harmonicamente. Discutiu-se, ainda, na ocasião, como se integraria também a SINAR, concluindo-se que sua abrangência era muito maior, extrapolando a esfera do Poder Executivo. Assim, passou-se a elaborar uma minuta de decreto. No bojo do projeto do BID estava prevista a contratação de uma empresa de consultoria para desenvolvimento das interfaces entre os já referidos Sistemas, bem como para discutir um programa de padronização de protocolos, na medida em que cada Ministério tinha seus protocolos, e que se tornara necessário buscar um Sistema que desse conta dos diversos protocolos existentes, criando-se, assim, uma interface de comunicação entre os diversos sistemas existentes. Constituiu-se, então, um grupo de trabalho, no qual o Arquivo Nacional se faz apresentar, bem como os diversos ministérios. Esse grupo vem avançando nos trabalhos de padronização dos protocolos, tomando como ponto de partida uma primeira proposta elaborada há algum tempo pelo Arquivo Nacional. Por outro lado, a empresa em referência, com base no projeto do Arquivo Nacional, fez uma proposta de decreto criando o Sistema de Gestão de Documentos e Informação do Poder Executivo Federal, projeto este que seria objeto da relatoria do Conselheiro Nomam. A referida empresa esteve no Arquivo Nacional apresentando sua proposta, contando com a participação de diversos especialistas da Casa. Essa proposta foi discutida com a empresa e, posteriormente, Maria Izabel de Oliveira, Marilena Leite Paes, Eliana Mattar e Carlos Augusto Ditadi, prepararam uma contraproposta que é esse projeto distribuído a todos os Conselheiros, e que ora será discutido pelo Plenário. Uma vez examinada a matéria, o texto aprovado nesta reunião do CONARQ será encaminhado ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, órgão responsável pela contratação da empresa de consultoria. Concluída sua explanação, o Presidente indagou aos Conselheiros se desejariam apresentar, cada um, suas sugestões, vez que o texto do projeto foi encaminhado a todos com antecedência, ou que se procedesse a leitura do mesmo, analisando item a item. A Conselheira Rosemary optou pela segunda proposta, no que foi acompanhada pelos demais Conselheiros. Isto posto, o Presidente iniciou a leitura da minuta de decreto, seguida de discussões e proposições de mudanças. O texto aprovado introduzindo as modificações foi anexada a esta ata passando a integrá-la. O referido texto será encaminhado ao Ministério do Planejamento. Concluindo este item da agenda, o Presidente acrescentou que, caso algum Conselheiro, na próxima semana, verifique a necessidade de introduzir mais alguma modificação, ainda poderá fazê-lo. Dando prosseguimento à agenda, o Presidente passou a palavra à Conselheira Rosemary para informar sobre a realização do 1º Congresso Brasileiro dos Arquivos do Poder Judiciário, promovido pelo Supremo Tribunal Federal - STF, em Brasília, de 2 a 4 de maio, em especial para comunicar as conclusões e recomendações propostas naquela oportunidade. Dando início a sua explanação, Rosemary fez um breve histórico sobre as atividades que o grupo de trabalho de Arquivos do Judiciário vem desenvolvendo, como a realização de um diagnóstico sobre a situação dos arquivos da Justiça, apresentado no 2º Fórum de Arquivos do Judiciário como parte integrante da programação do XIII Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado em Salvador, no ano de 2000. A partir de então, com base nos entendimentos havidos com o Presidente do Supremo Tribunal Federal, evidenciou-se, pela grande repercussão desse evento, a necessidade de se passar a realizar congressos e não mais fóruns. Foi assim que, de 2 a 4 de maio de 2001, em Brasília, realizou-se o 1º Congresso Brasileiro de Arquivos do Poder Judiciário. Continuando, fez uma explanação sobre os objetivos que nortearam a realização desse Congresso, bem como sobre o apoio recebido de diversas instituições. Anexo a esta ata encontram-se informações mais detalhadas sobre a explanação da Conselheira Rosemary. Em seguida, o Presidente fez um relato sobre os avanços já obtidos no que se relaciona com a gestão dos documentos do Judiciário, a partir de 1998 quando pela primeira vez se reuniram os representantes dos Tribunais Superiores para discutir questões técnicas. Além dos eventos e atividades relatadas pela Conselheira Rosemary, mencionou também o Seminário sobre Documentos Eletrônicos, realizado recentemente no Espaço Cultural da Justiça Federal, no Rio de Janeiro, que contou com expressiva participação de profissionais. A propósito do tema que acabara de ser abordado, a Conselheira Lana informou sobre as dificuldades enfrentadas no processo de criação do Arquivo Municipal de Campos, que finalmente foi criado. Face à criação do Arquivo Municipal, o Fórum local manifestou interesse em recolher para lá sua documentação. A Conselheira Lana solicitou, então, orientação do CONARQ sobre qual o correto procedimento a ser adotado: aceitar o recolhimento dessa documentação ou incentivar que a Justiça crie seu próprio arquivo. O Presidente, enfatizando o papel dos arquivos como espaço de publicização da informação de poder público, informou que, em tese, os documentos dos Fóruns deveriam ser destinados à custódia dos Arquivos do Judiciário quando eles existem, como no caso do Rio de Janeiro. Não contando o Estado com um arquivo dessa natureza, o destino correto da documentação seria o Arquivo do Estado. Entretanto, em sua opinião, o que não pode deixar de ser considerado é proporcionar facilidade de acesso às fontes de informação aos usuários, na defesa de seus direitos de cidadania. É desejável que a documentação de nítido interesse dos munícipes esteja disponível o mais próximo possível da região onde residem. Sua posição sobre o assunto é de que os arquivos municipais recebam a documentação do Fóruns, sempre mediante assinatura de convênio com as Corregedorias Estaduais, onde deve ser explicitado que a documentação recolhida ficará sob a custódia do Arquivo Municipal, a quem competirá seu tratamento técnico, as condições de acesso e demais procedimentos pertinentes. Complementando, observou que, se os arquivos municipais das cidades onde funcionam Fóruns, uma vez sensibilizados, pudessem ser os depositários dos documentos extrajudiciais e do Judiciário local, sempre mediante convênio, estariam prestando um bom serviço aos municípios. É claro, que o ideal seria que os Fóruns pudessem contar com seu próprio arquivo. Face ao exposto, sugeriu à Conselheira Lana que entrasse em contato com a Juíza local, bem como com a Corregedoria do Estado para examinarem juntos os termos de um acordo sobre a custódia do acervo do Fórum da cidade de Campos. Agradecendo e parabenizando a Conselheira Rosemary sobre sua apresentação, propôs, em decorrência do adiantado da hora, que o último item da agenda, previsto para esta reunião, acrescido de proposta encaminhada por Brasília sobre a elaboração de normas para organização de acervos acumulados, fossem transferidos para a reunião de amanhã, antes da palestra a ser proferida pela Srª Maria Nazaré Freitas Pereira. Encerrou, em seguida, a reunião.