Ata da 16ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (07/12/1999)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas e trinta minutos do dia 7 de dezembro de 1999, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Coronel de Infantaria Dilencar Silva Martins, do Ministério da Defesa (titular) e Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); representantes do Poder Judiciário Federal: Almeria Machado Godoi, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular); Maria Inês Gonçalves de Oliveira Müller, do Tribunal Superior Eleitoral (titular) e Regina Lúcia Brandão L. Jaeger, do Tribunal Superior do Trabalho (suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Frederico Silveira dos Santos, da Câmara dos Deputados (titular) e Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal (titular); representantes do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Maria Esperança de Rezende (suplente); representantes de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular), e Regina Rottemberg Gouvêa, do Arquivo Público do Estado do Paraná (suplente); representante de Arquivos Públicos Municipais: Sueli Petry, do Arquivo Histórico de Blumenau (titular); representante da Associação dos Arquivistas Brasileiros: Mariza Bottino (titular) e Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente); representante de instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Jorge Eduardo Enríquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria (titular). Justificaram suas ausências: Maria Celina D'Araújo (titular) e Antonio Carlos de Souza Lima (suplente) da Associação de Pós-Graduação em Pesquisa e Ciências Sociais; Jessie Jane Vieira de Sousa (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro; Lélia Gontijo Soares (titular), do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro e Lana Lage Gama Lima (titular) da Associação Nacional de Professores de História. Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 16ª reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, assistente do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR e Simone Frieiro da Silva, da Coordenação do CONARQ. Considerando que a 15ª reunião do CONARQ foi realizada no dia anterior, e, portanto sem tempo hábil para elaboração da respectiva ata, o Presidente informou que as atas da 15ª e 16ª reuniões do CONARQ serão objeto de exame e discussão na 17ª reunião, prevista para o mês de abril ou maio de 2000. Iniciando a sessão, o Presidente procedeu à leitura da agenda da 16ª reunião, indagando se os Conselheiros desejavam fazer inclusão de algum assunto. Como nenhuma proposta foi apresentada, o Presidente passou a palavra a Srª Célia Maria Leite Costa, presidente da Comissão Especial, criada pela Portaria nº 33, de 13 de julho de 1999, com o objetivo de estabelecer instruções complementares para a execução do Decreto nº 2.942, de 18 de janeiro de 1999, a qual fez um breve relato sobre o desenvolvimento dos trabalhos da Comissão. Informou que, para melhor consecução de seus objetivos, a Comissão decidiu dividir-se em dois subgrupos responsáveis, respectivamente, pelos estudos relativos aos arquivos privados de interesse público e social e pelos arquivos públicos das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos e das pessoas jurídicas de direito privado. Assim, cada subgrupo elaborou uma minuta de Resolução, para apreciação deste Plenário. O primeiro subgrupo foi coordenado pela Presidente da Comissão, Srª Célia Maria Leite Costa, e o segundo, pela Profª Maria Izabel de Oliveira. Feitos os esclarecimentos, a Srª Célia deu início à leitura da primeira resolução. Concluída a leitura, o Presidente colocou, então, o texto em discussão. Debatida a matéria, foram complementadas algumas lacunas e procedidas as alterações que se seguem: No primeiro parágrafo do texto foi colocada a numeração da reunião (16ª) e a data de sua realização (7 de dezembro de 1999). O art. 2º foi desmembrado, passando a ter um parágrafo único, conforme se transcreve: "Art. 2º - o ato declaratório será antecedido de avaliação elaborada pela comissão técnica referida no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 2.942, de 1999. Parágrafo único - a Comissão será constituída de acordo com o artigo 3º desta Resolução, mediante portaria do presidente do CONARQ, no prazo de 30 dias a contar da data da publicação desta Resolução". No art. 3º foi excluída a expressão "na cidade do Rio de Janeiro". O art. 14 passou a ter a seguinte redação: "Art. 14 - Concluído o trabalho da Comissão, o processo será encaminhado ao presidente do CONARQ, que adotará as seguintes providências". O item II deste mesmo art. 14 ficou assim redigido: "submeterá ao Plenário do CONARQ para a apreciação do processo, no caso de parecer favorável". Concluindo, o Plenário aprovou o texto com a recomendação de que o mesmo fosse submetido à Assessoria Jurídica do Ministério da Justiça, por ser o mesmo o órgão recorrente nos casos de conflito. Por outro lado, deveriam ser oficiados a Biblioteca Nacional e o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, solicitando a cada entidade a indicação de dois servidores, um titular e um substituto, para representá-las na referida Comissão. Continuando, passou a palavra à Conselheira Izabel para apresentar a minuta da segunda resolução. Concluída a leitura, o Presidente colocou a matéria em discussão. Após minuciosa análise e apresentação de propostas, o texto foi aprovado com as seguintes alterações. O primeiro parágrafo ficou assim redigido: - "O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 9, de 1º de julho de 1997, de conformidade com deliberação do Plenário, em sua 16ª reunião ordinária, realizada em 7 de dezembro de 1999". Os itens VI, VII e VIII do art. 2º, ficaram assim redigidos: "VI - Arquivo Permanente: conjunto de documentos públicos de valor permanente que deve ser preservado pelo seu valor histórico, probatório e informativo"; "VII - Preservação de arquivos: tratamento de acervos documentais que permita a prevenção da deterioração física dos documentos, com vistas à recuperação da informação"; "VIII - Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à avaliação, ao uso e ao arquivamento de documentos". Foram suprimidos o item IX do art. 2º e o parágrafo único do art. 3º. O art. 5º foi também alterado: "Art. 5º - O disposto nesta Resolução aplica-se, também, às instituições mencionadas em seu art. 1º, cujos editais, contratos de concessão, termos de autorização, permissões e correspondentes, não incluíram item ou cláusula específica sobre os documentos públicos de valor permanente, inalienáveis e imprescritíveis, de acordo com o art. 10 da Lei nº 8.159/91. Continuando, o Presidente colocou em discussão proposta formulada pelo Conselheiro Oswaldo Noman no sentido de realizar as reuniões do Conselho em outros estados, informando que a Conselheira Regina havia sugerido que uma dessas reuniões seja realizada em Curitiba quando da inauguração do novo prédio do Arquivo do Paraná. Esclareceu que o deslocamento dos Conselheiros para outra cidade implicará, além da infra-estrutura necessária, em despesas com passagens e hospedagem, para as quais muitas instituições certamente não estarão preparadas, uma vez que a indicação de seus representantes levou em consideração o fato de serem eles residentes no Rio de Janeiro. Lembrou que outra reunião poderia ser em Salvador, em dia próximo ao XIII Congresso Brasileiro de Arquivologia, a ser realizado de 18 a 20 de outubro de 2000, o que exigiria entendimentos com a Diretora do Arquivo Público da Bahia, presidente da Comissão Organizadora do evento, para examinar a viabilidade de inclusão da reunião do CONARQ na programação do Congresso. O assunto foi discutido pelos presentes, ficando acertado que a Conselheira Regina, ao retornar à Curitiba, faria contatos com autoridades governamentais, bem como com empresas aéreas e hoteleiras para verificar a viabilidade de realizar uma reunião do Conselho naquela cidade. Por outro lado, o Presidente faria contato com a diretora do Arquivo Público da Bahia, com vistas à realização de uma reunião do CONARQ antes ou logo após o Congresso. Na próxima reunião do CONARQ, seriam trazidos a este Plenário os resultados desses entendimentos para, se for o caso, agendar as próximas reuniões do Conselho, lembrando todavia que, as reuniões só podem ser efetivadas se contarem com um quórum mínimo de 10 Conselheiros. Em seguida, o Presidente, manifestou seus agradecimentos aos membros da Comissão Especial que elaborou as duas resoluções apresentadas nesta reunião, ressaltando a qualidade do trabalho realizado rigorosamente dentro do prazo estabelecido. O Conselheiro Vivar pediu a palavra para parabenizar a Comissão pelo belíssimo trabalho realizado, no que foi apoiado pelos demais membros do CONARQ, solicitando que tal manifestação constasse desta ata. Antes de passar ao exame da proposta do plano de trabalho elaborado pelo Presidente com base no documento final da Mesa Redonda Nacional de Arquivos, o Presidente deu a palavra à Conselheira Mariza Bottino que, impossibilitada de comparecer à reunião de ontem por estar participando de um Seminário sobre conservação preventiva de documentos, tomara conhecimento de que fora mencionada a consulta feita, a seu pedido, pelo consultor jurídico da UNI-RIO à Câmara Técnica de Avaliação de Documentos do CONARQ a propósito do tempo de guarda de 52 anos estabelecido na Tabela de Temporalidade aprovada pela Resolução nº 4 do Conselho, para documentos de controle de freqüência de servidores, por julgar esse tempo excessivo e sem respaldo legal para justificá-lo. Em sua opinião 5 anos seriam suficientes, além de estarem previstos na Constituição Federal de 1988. A Conselheira Maria Izabel esclareceu que o prazo de 52 anos não foi estabelecido com base em nenhum dispositivo legal, mas num critério assim definido pela Comissão de Avaliação: 35 anos correspondente ao tempo de serviço dos servidores, acrescido de mais 17 anos, considerando o tempo provável para o servidor atingir a idade máxima para a aposentadoria compulsória (70 anos), perfazendo, assim, os 52 anos. Continuando, a Conselheira justificou a medida, informando que os membros da Câmara Técnica tiveram por objetivo proteger os direitos dos servidores, uma vez que, em alguns casos, esses documentos de freqüência, especialmente cartões de ponto, são a única fonte de informações para contagem de tempo de serviço. A matéria foi amplamente discutida. A Conselheira Mariza finalizou sua intervenção, solicitando que, no caso de documentos de controle de freqüência, como em muitos outros, seja feita uma nota indicando que o prazo estabelecido só deverá ser cumprido na íntegra quando não houver outra fonte fidedigna ou a possibilidade de se recuperar a informação desejada, fazendo constar, de forma clara, na coluna de "Observações" a situação de excepcionalidade de cada caso e a indicação do prazo a ser cumprido. Prosseguindo com a programação, o Presidente fez a leitura, seguida de esclarecimentos, da proposta do plano de trabalho do CONARQ, intitulada "Diretrizes e Ações do CONARQ para curto prazo (1999-2000), médio prazo (2001-2003) e longo prazo (2004...)", da qual distribuiu cópias aos Conselheiros. Concluindo sua explanação, o Presidente solicitou que os Conselheiros indicassem novos itens, se fosse o caso, ou complementassem os itens cujos prazos ficaram em aberto. Igual procedimento seria solicitado aos Presidentes de Câmaras Técnicas e Grupos de Trabalho, ficando decidido que as informações deveriam ser encaminhadas ao CONARQ até o dia 15 de janeiro. Quanto às Câmaras e Grupos de Trabalho ainda a serem criados deverá ser indicada a data provável de sua criação, a qual só deverá ocorrer a partir de 20 de março. Em seguida, passou-se a deliberar sobre a criação da Câmara Técnica de Normatização da Descrição Arquivística, tendo-se discutido se a referida Câmara deveria se ater apenas às normas de descrição ou se deveria ser mais abrangente, incluindo normas em geral, emanadas ou a serem emanadas do Conselho. Ficou aprovado que a Câmara deveria tratar apenas da descrição. Solicitou o Presidente, a indicação de nomes para comporem a Câmara em questão. Passou, então, a prestar informações gerais sobre cada um dos eventos mencionados no item 3 da Agenda. Antes de encerrar a sessão, a Conselheira Mariza Bottino agradeceu em nome da Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB, da qual é presidente, a colaboração do Arquivo Nacional e da UNI-RIO, na promoção da palestra de Michael Cook, no dia 30 de novembro, realizada com grande êxito, cujos participantes lotaram um auditório de 150 lugares. Concluindo, o Presidente agradeceu a presença e a colaboração de todos, formulando votos de Feliz Natal e desejando que o ano de 2000 seja repleto de realizações. E nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente.