Ata da 10ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (04/12/1997)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas do dia quatro de dezembro de mil novecentos e noventa e sete, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representante do Poder Executivo Federal: Tenente-Coronel Dielson Freitas de Lima, do Estado Maior das Forças Armadas - EMFA (suplente); representantes do Poder Judiciário Federal: Maria das Graças B. Nascimento, do Supremo Tribunal Federal - STF (titular) e Nelson Ferreira da Silva, do Superior Tribunal de Justiça - STJ (suplente); representantes do Poder Legislativo Federal: Gracinda Assucena de Vasconcellos, da Câmara dos Deputados (titular) e Maria Helena Ruy Ferreira, do Senado Federal (titular); representantes do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular) e Verone Gonçalves Cauville (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Eliana Rezende Furtado de Mendonça, do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (titular) e Márcio Augusto Freitas de Meira, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Alexandre Mendes Nazareth, do Arquivo da Cidade do Rio de Janeiro (suplente); Janice Gonçalves, da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba (suplente); Sueli Petry, do Arquivo Histórico de Blumenau, em processo de designação; representantes da Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB: Mariza Bottino (titular) e Maria Hilda Pinto de Araújo (suplente); representantes de instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Jorge Eduardo Enriquez Vivar, da Universidade Federal de Santa Maria (suplente); representante de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Lana Lage Gama Lima, da Associação Nacional de Professores Universitários de História - ANPUH (suplente); Angela de Castro Gomes, da Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência - SBPC (titular) e Maria Eduarda Marques, da Fundação Roberto Marinho (suplente). Justificaram suas ausências o Coronel José Luiz Pôncio Tristão, do Estado Maior das Forças Armadas (titular), Josiane Cury Nasser Loureiro, do Superior Tribunal de Justiça (titular), Maria Aparecida Manzan, do Arquivo Público de Uberaba (titular); Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de Professores Universitários de História - ANPUH (titular); Joaquim Falcão, da Fundação Roberto Marinho (titular), que foram representados por seus respectivos suplentes. Deixaram, ainda, de comparecer por terem expirado seus mandatos: Pedro Paulo Lemos Machado, do Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado (titular) e Luiz Cleber Gak, da Universidade do Rio de Janeiro (titular). Este último compareceu à reunião no final da tarde para apresentar suas despedidas. Foi convidada para secretariar os trabalhos da 10ª reunião do CONARQ Marilena Leite Paes, Assistente do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, na Coordenação do CONARQ/SINAR. O Presidente abriu a sessão saudando os Conselheiros e agradecendo a participação de todos em nome do Ministério da Justiça. Em seguida, solicitou a inclusão, na pauta da reunião, de quatro documentos a serem submetidos ao Plenário para apreciação: 1. Informação CJ nº 1.075/97 sobre minuta de decreto que regulamenta dispositivos dos artigos 7º e 11 a 16 da Lei nº 8.159, de 8-1-91, cujo texto foi aprovado na 9ª reunião ordinária deste Plenário, realizada em 4 de setembro passado. 2. Informação prestada à Drª Ivete Lund Viegas, em 15-9-97, sobre o Aviso nº 220, de 13-8-97, da Casa Militar da Presidência da República a propósito da revogação do Decreto nº 79.099, de 6 de janeiro de 1977, que aprovou o Regulamento para Salvaguarda de Assuntos Sigilosos - RSAS. 3. Parecer do Senador José Fogaça sobre emenda do Senador Lúcio Alcântara, ao substitutivo apresentado ao PL nº 52/94, da Câmara dos Deputados, dando nova redação ao art. 1215 da Lei nº 5.869/73, que trata do Código de Processo Civil, o qual dispõe sobre o arquivamento e eliminação de processos judiciais. A gestora da pauta da Comissão de Constituição e Justiça se comprometeu a colocar a matéria em discussão tão logo tivesse em mãos os resultados da reunião do CONARQ. 4. Paper a ser apresentado pelos Conselheiros Maria das Graças e Nelson, representantes do STF e STJ, sobre as providências tomadas para concretizar uma proposta específica do Judiciário, no sentido de preservar seu patrimônio documental. Antes de dar início ao desenvolvimento da agenda programada, o Presidente falou sobre as substituições que ocorrerão no CONARQ, em decorrência de pedidos de desligamento ou por término de mandato. Em seguida, o Presidente colocou em discussão a ata da 9ª reunião do CONARQ, distribuída previamente aos Conselheiros, para que tivessem tempo hábil para examiná-la. A ata foi aprovada com a inclusão das alterações sugeridas pelos Conselheiros Alexandre Nazareth, Gracinda de Vasconcellos e Maria Izabel de Oliveira. O Presidente passou, em seguida, a palavra ao Dr. José Henrique Moreira Lima Neto, membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, convidado a proferir palestra sobre O documento eletrônico no ordenamento jurídico nacional, com o objetivo de subsidiar o Plenário em eventuais intervenções, tendo presente que tramitam, atualmente, no Congresso Nacional, alguns projetos de lei sobre a matéria, especialmente o de autoria do Senador Sebastião Rocha, os quais, se aprovados tal como estão redigidos, poderão acarretar sérios problemas para o patrimônio documental do país. Concluída a palestra, deu-se início a um amplo debate sobre o assunto, acompanhado do relato de experiências mal sucedidas em decorrência do uso indevido da tecnologia da informação. Os Conselheiros apresentaram, também, sugestões sobre as estratégias a serem adotadas pelo CONARQ no sentido de se impedir a aprovação desses projetos de lei. O conferencista, Dr. José Henrique esclareceu que, considerando o estágio atual da tramitação dos referidos projetos, apesar de graves falhas conceituais, seria muito difícil evitar ou adiar a sua votação. Enfatizou, entretanto, que, se sancionada a lei, o CONARQ deveria se empenhar no sentido de que a redação do documento regulamentador da lei ficasse a cargo de especialistas e profissionais da área de arquivo. Concluindo os debates, o Presidente sintetizou as proposições apresentadas e aprovadas por consenso dos Conselheiros, a saber: 1. Remessa de nova correspondência aos deputados da Comissão de Constituição e Justiça, propondo que os projetos de lei em questão somente sejam incluídos em pauta de votação após ampla discussão com representantes de diversos segmentos da sociedade. 2. Remessa de correspondência de igual teor aos Presidentes das Comissões de Ciência e Tecnologia, Comunicação e Informática; Educação, Cultura e Desporto; Economia, Indústria e Comércio, também envolvidas direta ou indiretamente com o assunto. 3. Marcação de audiência com equipe da Receita Federal para discutir as propostas aqui apresentadas. 4. Sensibilização do Presidente da Comissão de Educação, Cultura e Desporto no sentido de que seja promovida uma audiência pública, na qual Conselheiros do CONARQ teriam a oportunidade de, juntamente com outras personalidades por ele indicadas, discutir a matéria com os próprios deputados. Continuando, a Conselheira Janice Gonçalves, visando dar objetividade à solução dessa matéria, sugeriu que o CONARQ encaminhasse ao Congresso Nacional um substitutivo ou proposta de emenda ao projeto de lei do Senador Sebastião Rocha, e não apenas sugestões como já fizera em passado recente. Para isso, seria necessário criar-se um grupo específico de trabalho para elaborar tais documentos. Acatada a sugestão da Conselheira Janice, o Presidente colocou o assunto em discussão. Foram então apresentadas duas proposições: 1. Reformulação da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, até o presente mais dedicada ao estudo da tecnologia da informação e sua aplicação em outros países, a fim de habilitá-la a redigir o referido substitutivo ou emenda. 2. Criar, independentemente da reformulação da Câmara Técnica, uma Comissão Especial para esse fim, a qual contaria, obviamente, com representante da Câmara. Colocadas as proposições em discussão, optou-se pela criação da Comissão Especial, que, dada a premência de tempo, deverá concluir seus trabalhos na segunda quinzena de março de 1998, quando se realizaria a próxima reunião do CONARQ para apreciar a matéria. O Presidente convidou, então, o Dr. José Henrique para, na qualidade de membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, integrar a Comissão, o qual aceitou o convite, ficando também de sugerir nomes de juristas que a deveriam compor. Quanto à remessa de correspondência aos presidentes das Comissões da Câmara dos Deputados, bem como a solicitação de audiência pública, decidiu-se aguardar os resultados dos trabalhos da Comissão Especial para reavaliar-se a oportunidade da efetivação dessas medidas. O Presidente agradeceu ao Dr. José Henrique pela excelente conferência e pelos valiosos esclarecimentos prestados aos Conselheiros. O Dr. José Henrique colocou-se à disposição do CONARQ, retirando-se, em seguida, para cumprir outros compromissos. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Presidente passou ao item 4 da Agenda, informando que contatara os nossos representantes do Legislativo e do Judiciário para que refletissem sobre o disposto nos artigos 19 e 20 da Lei nº 8.159/91, e trouxessem ao Plenário informações sobre como, no âmbito de suas instituições, estão sendo encaminhadas proposições para a criação dos futuros sistemas de arquivos do Legislativo e do Judiciário. Antes de dar a palavra aos representantes dos dois Poderes, o Presidente, referindo-se aos documentos distribuídos na reunião anterior, fez um histórico sobre o movimento deflagrado em São Paulo, envolvendo instituições de ensino, de pesquisa e da própria Ordem dos Advogados do Brasil - OAB, relativamente à destinação de documentos do Judiciário, mais especificamente dos autos findos. Esclareceu que esse movimento surgiu com as denúncias levantadas em São Paulo, em razão da destruição de documentos, inclusive do século XVIII, causando lacunas nos fundos documentais já sob a guarda do Arquivo Público do Estado de São Paulo, e que por questões prementes de espaço e em decorrência de resolução específica do Tribunal de Justiça de São Paulo, estariam aplicando, por extensão, dispositivos previstos na Lei nº 7.627, de 10-11-87, que autoriza a destruição de autos findos do Tribunal do Trabalho, após seleção daqueles considerados históricos. Continuando, o Presidente relembrou, ainda, a denúncia encaminhada, ao CONARQ pelo Secretário de Cultura do Município de São Simão e pelo Presidente da Fundação Cultural Simonense, em julho passado, sobre a destruição indiscriminada de documentos do Judiciário local, o que motivou nossa correspondência à Juíza de Direito da região. Em resposta, a Juíza informou que, embora estivesse procedendo à eliminação de documentos de acordo com certos critérios de seleção, havia suspendido o trabalho em função de mandato de segurança da OAB. Continuando, o Presidente informou ainda que, somando-se a esses fatos, chegou ao conhecimento do CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Avaliação de Documentos, a Resolução nº 192, de 21 de maio de 1997, do Conselho da Justiça Federal, que "disciplina a seleção, guarda e eliminação de documentos judiciais e processos, e cria o Arquivo Histórico da Justiça Federal, 1ª e 2ª instâncias", acompanhada de uma tabela de temporalidade. Preocupado com a vulnerabilidade dos acervos dos arquivos do Poder Judiciário, o Presidente encaminhou correspondência ao Ministro Fontes de Alencar, Coordenador-Geral da Justiça Federal e Diretor do Centro de Estudos Judiciários do Conselho da Justiça Federal, expressando sua preocupação e solicitando que a Resolução nº 192 não fosse aplicada em sua totalidade, até que se tivesse uma avaliação mais conseqüente da matéria, o que, aliás, já estava sendo objeto de análise pela nossa Câmara Técnica de Avaliação de Documentos. Dessa correspondência, resultou uma reunião, em Brasília, promovida pela Conselheira Josiane Cury Nasser Loureiro, a seu pedido, com os coordenadores de todos os órgãos de documentação dos tribunais superiores. A essa reunião, sucederam-se outras, nos dias 12, 17 e 19 de novembro de 1997, com representantes do Supremo Tribunal Federal, Superior Tribunal de Justiça, Tribunal Superior Eleitoral, Superior Tribunal Militar, Tribunal Superior do Trabalho e Conselho da Justiça Federal, quando ficou decidida a realização de um Fórum Nacional sobre Arquivos do Poder Judiciário, no primeiro semestre de 1998, possivelmente no mês de março. O evento visa apresentar propostas a serem amplamente discutidas por magistrados, arquivistas, historiadores e servidores do Poder Judiciário que poderiam servir de subsídios na proposição de um Sistema de Arquivos do Poder Judiciário. Ao passar a palavra aos Conselheiros representantes do Poder Judiciário, Nelson e Maria das Graças, para relatarem os resultados das reuniões realizadas em Brasília e apresentarem a proposta do Fórum Nacional sobre Arquivos do Poder Judiciário, informou que a Conselheira Josiane lhe havia comunicado, informalmente, que o Ministro Fontes de Alencar, aquiescendo às ponderações do CONARQ, havia suspendido a vigência da Resolução nº 192 até que haja um amadurecimento sobre o assunto. Concluída sua explanação, passou a palavra aos representantes do Poder Judiciário. O Conselheiro Nelson confirmou as informações já prestadas pelo Presidente sobre a realização do Fórum Nacional sobre Arquivos do Poder Judiciário e do interesse que o mesmo despertou em todos os Tribunais, especialmente no ministro Fontes de Alencar, que, realmente, conforme já havia sido noticiado, sustou a vigência da Resolução nº 192. Continuando, informou que o programa do Fórum ainda está em aberto a sugestões, não só quanto aos temas como também quanto aos palestrantes a serem convidados. A Conselheira Maria das Graças complementou as informações do Conselheiro Nelson sobre o programa e disse que o presidente do STF está sensível à questão documental e tem demonstrado toda a sua preocupação com a preservação dos documentos. Em seguida teceu considerações sobre a já citada Resolução nº 192, que disciplina a seleção, guarda e eliminação, dando, porém, maior ênfase à eliminação de documentos, com prevalência dos suportes eletrônicos. O Presidente esclareceu que o trabalho arquivístico não deve priorizar a eliminação, entretanto, quando se pratica a eliminação, o que se busca, na verdade, é a preservação dos documentos julgados de valor permanente. Quando os documentos são produzidos em meio eletrônico, e são considerados de valor permanente, o que se recomenda é que, após a sua tramitação, se mude de mídia, isto é, que se proceda à transferência das informações contidas em meio eletrônico para microfilme ou papel, e que essa matéria deveria ser amplamente discutida durante o Fórum. Continuando, disse que na reunião que tivera, em Brasília, sentiu que os representantes dos Tribunais não tinham o hábito de se reunirem para discutir questões comuns, e que seria recomendável fazê-lo uma vez encerrado o Fórum para que os trabalhos iniciados a partir de sua realização tivessem prosseguimento. A Conselheira Maria das Graças, a seguir, indagou sobre como constituir o sistema de arquivos do judiciário. O Presidente informou que cada Tribunal, na sua instância, deveria criar o seu sistema e que o conjunto desses sistemas constituir-se-ia no Sistema Nacional de Arquivos do Judiciário. A Conselheira Gracinda reportou-se ao documento distribuído sobre o Fórum que menciona, no último parágrafo da Apresentação, a criação de um Arquivo Nacional do Poder Judiciário, informando que participara, em Brasília, de uma mesa redonda da ANPUH, onde também fora dito que se pensava na criação de um Arquivo Nacional do Poder Judiciário e um do Poder Legislativo, a exemplo do Arquivo Nacional para o Poder Executivo. Continuou, dizendo que essa declaração causa preocupação uma vez que indica a desinformação e a confusão que as pessoas ainda fazem a propósito do que seja um sistema. Seguiu-se, então, uma ampla discussão sobre o assunto. O Conselheiro Nelson esclareceu que a menção de um Arquivo Nacional do Judiciário fora colocada na Apresentação do Fórum pelo Coordenador do Conselho de Justiça como força de expressão, como justificação e que, na verdade, não havia qualquer pretensão de se criar o referido arquivo. A Conselheira Gracinda recomendou cuidado ao se tratar dessa questão para se evitar interpretações equivocadas. A Conselheira Verone lembrou que, caso se viesse hipoteticamente a criar um Arquivo Nacional do Judiciário, este exigiria uma construção de enormes proporções para armazenar seus acervos, muito mais volumosos que os dos Poderes Executivo e Legislativo. O correto será cada Tribunal ter o seu arquivo, integrado a um Sistema Nacional de Arquivos do Judiciário, que contaria com um órgão central a ser definido, e que, por sua vez, integraria o Sistema Nacional de Arquivos. Prestados todos os esclarecimentos sobre as dúvidas levantadas quanto ao conceito de sistemas de arquivo, o Conselheiro Márcio, referindo-se ao programa do Fórum, propôs a inclusão de um painel que discutisse as justiças estaduais, envolvendo, também, os arquivos municipais, que poderiam contribuir nesse trabalho de preservação. A propósito, a Conselheira Janice falou dos problemas dos Fóruns Municipais que decidem sobre quais documentos eliminar, sem que os arquivos municipais possam exercer qualquer interferência. Neste momento, o Presidente suspendeu a sessão para o almoço dos Conselheiros. Reabrindo a sessão, o Presidente referindo-se às sugestões já apresentadas pelo Conselheiro Márcio sobre a realização de um painel sobre a Justiça Estadual, indagou dos Conselheiros se teriam sugestões ou propostas a apresentar sobre o programa do Fórum Nacional sobre Arquivos do judiciário as quais poderiam ser transmitidas à Secretaria da organização do evento, por intermédio do Conselheiro Nelson ou, se assim desejassem, diretamente a Srª Neide Dias De Sordi, coordenadora do evento, pelo telefone (061) 348-3065 ou pelo fax (061) 347-6314. A Conselheira Angela levantou algumas questões sobre o primeiro painel do Fórum, Diagnóstico dos Arquivos do Poder Judiciário Federal, classificando-o de estratégico para o desenvolvimento do próprio Fórum e de todo o trabalho que dele decorresse. Assim, sugeriu que o grupo de trabalho que se reuniu para programar o Fórum, procedesse a um levantamento que acreditava grande, porém fundamental, visando obter elementos sobre a atuação dos arquivos do Judiciário, que possibilitassem a elaboração de um mapeamento mais consistente para a efetivação do diagnóstico programado. O Presidente, concordando com a sugestão da Conselheira Ângela, acrescentou que seria altamente significativo conhecer a situação dos conjuntos documentais, traduzida em dados quantitativos, se já houve descarte, se há tabela de temporalidade e outras informações, que poderão subsidiar a futura criação dos sistemas de arquivo. A Conselheira Maria das Graças indagou se o CONARQ seria o órgão que provocaria o assunto junto ao Judiciário, ao que o Presidente respondeu negativamente. Sua opinião é que o grupo de trabalho já constituído é que deveria tomar a iniciativa não só de preparar os instrumentos de coleta como também de se responsabilizar pela sua aplicação e aferição. O Arquivo Nacional poderia oferecer subsídios ao grupo uma vez que dispõe de experiência nesse tipo de trabalho. Seguiu-se, então, uma ampla discussão sobre a matéria, acompanhada de muitas sugestões a propósito do modus faciendi do levantamento proposto. Concluiu-se, também, que a marcação da data do Fórum estaria de certa forma, dependendo dos resultados dessa enquete. A Conselheira Ângela concluiu o assunto, dizendo que, no seu entendimento, o Fórum poderia ser considerado o coroamento desse esforço. Continuando a análise do programa do Fórum, a Conselheira Verone opinou no sentido de que o painel sobre Critérios legais e históricos para a preservação dos documentos e processos judiciais e o de Avaliação e eliminação de documentos poderiam ser fundidos num só, por tratarem de atividades arquivísticas da mesma natureza. A Conselheira Lana discordou, acrescentando que o enfoque desses painéis é distinto: um é filosófico e o outro técnico. A Conselheira Verone chama a atenção para o fato de que o estabelecimento de critérios para preservação de documentos está inserido no conceito de gestão de documentos tal qual a avaliação e a eliminação, e que, no seu entender, o programa enfatiza os arquivos permanentes. A Conselheira Lana voltou a argumentar que, no seu ponto de vista, os dois painéis são totalmente diferentes na sua concepção, e que o perfil dos painelistas citados no programa indicava o aspecto mais técnico do painel de avaliação e eliminação de documentos. A Conselheira Verone, diante dessa dupla interpretação sugeriu, então, que o programa deixasse bem clara essa posição para que os temas fossem corretamente desenvolvidos. A Conselheira Gracinda acrescentou que, na verdade, os referidos critérios são valores e, portanto, objeto da avaliação, e o que importa mesmo, no momento, é dar-se início ao trabalho. O Presidente voltou a se referir à importância do Diagnóstico e a Conselheira Ângela, reforçando essa opinião, destacou que seria altamente conveniente que o Fórum partisse de um diagnóstico, passando por uma reflexão sobre o que é a própria política nacional de arquivos, por que acredita que o Fórum teria um importante papel informativo para dentro do próprio Poder Judiciário, mostrando as dificuldades e carências que existem em geral, e que estas não são peculiares só do Poder Judiciário. Passou-se, em seguida, ao painel sobre Pesquisa histórica no Poder Judiciário, havendo reservas por parte de alguns Conselheiros relativamente à expressão pesquisa histórica, que poderia ser interpretada como uma limitação à utilização dos arquivos, que incluem também documentos administrativos igualmente importantes, e que possuem valor de prova, independentemente de seu valor histórico ou não. A Conselheira Ângela esclareceu que, no seu entender, como historiadora, a expressão pesquisa histórica não é excludente, seja em relação à área administrativa seja em termos de dimensão de tempo, uma vez que hoje se faz história do tempo presente, ou seja, documentos recentes são objeto de pesquisa histórica. A questão estaria na distinção do uso de documentos para fins comprobatórios, o que é extremamente importante, e do uso pela própria gerência administrativa em curso. Nesse sentido, a dimensão da pesquisa histórica não excluiria nem outros profissionais e nem mesmo qualquer categoria de documento, isto é, documentos produzidos em tempos diferentes, em suportes diferentes. O Presidente esclareceu à Conselheira Ângela que, em arquivologia, há uma distinção clara do uso dos documentos para a administração e para a pesquisa secundária, acadêmica. Continuou dizendo que talvez fosse interessante ter Mesas diferentes para refletir sobre os diversos usos que os documentos têm. A Conselheira Gracinda, tecendo comentários sobre a inclusão de um painel sobre pesquisa em arquivos, seja para uso administrativo, seja para uso acadêmico, disse que estando o Fórum direcionado para a criação de um sistema de arquivo, o tema da pesquisa é importante, embora no contexto possa ser considerado secundário, e que poderia ficar para depois. No momento em que se propõe a criação de um sistema, o importante, é se construir os alicerces do sistema, dos arquivos mesmo. O Presidente informou que achava interessante a inclusão desse painel, o qual, bem conduzido, poderá se transformar num instrumento poderoso para alertar de que não se pode jogar documentos fora indiscriminadamente, que tem que haver critérios, que os documentos têm que estar organizados etc. Esse painel pode evidenciar que a documentação do Judiciário não está restrita unicamente ao uso autofágico do Judiciário. A Conselheira Lana concordou com o Presidente, acrescentando que, no momento em que a eliminação sumária de documentos com mais de cinco anos é objeto de grande preocupação, colocar em contato juristas e profissionais que trabalham com arquivos permanentes, será uma excelente oportunidade para demonstrar que os documentos utilizados para responder as mais inusitadas questões internas do Judiciário podem responder também a outras questões que, aparentemente, nada têm a ver com esses documentos, como se usa na pesquisa histórica. Esse fato servirá para evidenciar que a avaliação é uma operação extremamente complexa e oferecerá, também, subsídios para a regulamentação da matéria. A Conselheira Lana sugeriu que não se colocasse numa mesma Mesa a questão do acesso para fins imediatos e o uso dos documentos numa perspectiva acadêmica. A Conselheira Ângela disse que vê essa Mesa como uma oportunidade para mostrar a importância dos arquivos em termos sociais, em termos de continuidade. Julga, ainda, que a questão da utilização da documentação corrente é mais fácil de compreender, pois ela se evidencia pela prática do próprio trabalho, o que não ocorre em relação aos outros usos dos arquivos, que precisam ser destacados até mesmo para sensibilizar os ministros e demais profissionais do Judiciário para o fato de que não se pode eliminar documentos como se vem fazendo atualmente. Prosseguindo, foram discutidos outros aspectos do programa. Alguns Conselheiros foram de opinião que o programa deveria ter uma conotação mais didática, havendo algumas sugestões no sentido de se reunir alguns temas num painel de Gestão de Documentos e de se alterar a ordem de outros. A Conselheira Ângela sugeriu que seria fundamental para uma eventual alteração e reordenamento do programa, que se fixassem com precisão os objetivos dos painéis. A Conselheira Lana lembrou que a motivação que inspirou a realização do Fórum era impedir a eliminação indiscriminada de documentos, com sérios prejuízos para a pesquisa histórica, e não para garantir aos advogados o acesso aos documentos necessários ao andamento de suas causas. Nesse sentido, entende que a questão da avaliação, da eliminação e da pesquisa no arquivo permanente é o que realmente irá sensibilizar as pessoas. Parabenizou os organizadores do programa do Fórum. Quanto à inclusão do tema "gestão de documentos", sugerida pelas Conselheiras Verone e Gracinda, a Conselheira Ângela disse que, embora concorde com a opinião já manifestada de que a motivação do Fórum tenha sido a eliminação, julga oportuno este momento de sensibilização para incorporar também ao programa a questão da gestão de documentos. A Conselheira Janice disse, então, que, a seu juízo, tudo o que fora dito a propósito dos arquivos do Judiciário poderia ser resumido a três questões básicas: 1. Qual a importância dos arquivos judiciários para a preservação do patrimônio e para o exercício da cidadania. Nessa questão irá se discutir basicamente o conceito comum do que é histórico, uma vez que esse conceito aparece em todos os regulamentos. 2. Qual a importância desses arquivos e em que condições se encontram já que são considerados importantes como estão. 3. De que forma devem ser organizados para que seja garantido o exercício da cidadania e a preservação do patrimônio. O Presidente disse que a Conselheira Janice conseguira resumir bem tudo o que fora discutido, e que os debates que se desenvolveram tiveram, efetivamente, a intenção de colaborar. Parabenizou os representantes do Poder Judiciário pela iniciativa, que mereceu todo o apoio dos presentes. O Conselheiro Nelson esclareceu, mais uma vez, que a programação do Fórum estava em aberto para sugestões. Em seguida, o Presidente passou a palavra às duas representantes do Poder Legislativo, dando prosseguimento ao item 4 da agenda. A Conselheira Gracinda iniciou sua exposição fazendo alusão à Constituição de 1988, que diz quais os órgãos que compõem o Legislativo. Muitas pessoas pensam que o Legislativo é composto apenas da Câmara e do Senado, entretanto existem, em realidade, quatro acervos distintos: 1. O do Congresso Nacional, que corresponde às duas Casas funcionando juntas, e que produzem documentação própria, com Mesa própria, com suas comissões mistas. Pelo seu regimento, é competência do Senado Federal cuidar desse acervo, que é distinto daquele da Câmara e do próprio Senado. 2. o do Senado Federal. 3. o da Câmara dos Deputados. 4. O do Tribunal de Contas da União, órgão auxiliar do Poder Legislativo. Assim, o Sistema Nacional do Legislativo certamente incluirá esses quatro órgãos. Concluídas essas considerações preliminares, prosseguiu na narrativa sobre a Coordenação de Arquivos da Câmara, informando que a mesma é constituída de cinco Seções: 1. A de Avaliação e Recolhimento. 2. A de Documentos Legislativos. 3. A de Documentos Administrativos. 4. A de Documentos Audiovisuais e 5. A de Documentos Históricos. No momento, encontra-se em estudos, na Câmara, uma nova estrutura, pela qual a Coordenação de Arquivos passará a contar com 8 Seções: a de Avaliação será uma Seção independente e serão criadas a de Gestão de Documentos a de Transferência de Documentos e a de Arquivos Impressos. O sistema de arquivos existe desde 1974 e serviu de base para o ato da Mesa da Câmara, datado de 1985, que dispõe sobre seus arquivos, determinando o levantamento e a avaliação da produção documental. Um dos artigos desse ato cria a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, a qual vem sendo constantemente aperfeiçoada. Em 1991 foi feita uma alteração na composição da Comissão. Em 1986 foi editada uma instrução normativa que definiu os critérios de avaliação. Em 1989 foram criados dois Núcleos: um de História Oral e outro de Imagem e Som. A Coordenação de Arquivo já dispõe de toda a regulamentação necessária ao seu funcionamento, a qual é permanentemente aprimorada. Continuando, informou ao Plenário que a Coordenação de Arquivo está elaborando o seu manual, que já dispõe de um plano de treinamento interno para todos os responsáveis pelos arquivos integrantes do Sistema, que mantém intercâmbio com universidades e oferecem estágios para funcionários de assembléias legislativas estaduais e municipais. Disse, ainda, que a documentação do Arquivo da Câmara começa em 1823, com a primeira Assembléia Constituinte e que possuem cerca de um milhão de documentos na Seção de Documentos Históricos. Concluiu dizendo que, tendo em vista que o Arquivo da Câmara está organizado e já funciona em base sistêmica, para que se venha a criar o Sistema Nacional de Arquivos do Legislativo, bastaria, no seu entender, que o Arquivo do Senado atingisse suas metas de organização e, posteriormente, se integrasse a um sistema comum às duas Casas. O Presidente passou, então, a palavra à Conselheira Maria Helena que iniciou seu relato, convidando os presentes para visitarem a exposição permanente organizada pelo Arquivo do Senado, que conta a sua história, de 1826 até a presente data. Prosseguindo, falou das diferenças que existem entre os arquivos da Câmara e do Senado. Disse que a Câmara é um Centro de Documentação e Informação e o Senado é uma Secretaria. O Arquivo do Senado é responsável apenas pela documentação legislativa. Os documentos administrativos ficam arquivados nos seis órgãos responsáveis por esses assuntos. A maioria do acervo é constituída de documentação das CPI e de processos legislativos, julgados de valor permanente, não sendo submetidos a nenhum trabalho de avaliação. Quanto à documentação do Congresso Nacional, como já foi explicitado pela Conselheira Gracinda, que resulta de atividades desenvolvidas pelas duas Casas juntas, tais como Assembléias Constituintes, reformas constitucionais etc., é recolhida ao Senado Federal. Disse, ainda, que desde 1991 vem se empenhando, sem grande sucesso, para sensibilizar os senadores quanto à importância do arquivo como órgão responsável por parte da memória do país e do povo brasileiro e que, infelizmente o arquivo ainda é considerado um depósito de papéis. Relatou ainda que recentemente foram transferidos para instalações piores do que a anterior, e que solicitaram a colaboração do Arquivo Nacional para fazer um diagnóstico sobre a situação de Arquivo do Senado. A técnica do Arquivo Nacional para isso designada foi a Srª Ingrid Beck, que apresentou relatório consubstanciado sobre a situação encontrada, acompanhado de sugestões. Esse relatório se transformou num processo que hoje conta com mais de 200 páginas e que até agora não conseguiram nenhuma melhoria para o arquivo. Dentre as inúmeras providências solicitadas, destaca-se a licitação aberta para a construção de um prédio adequado às necessidades de um arquivo, que em virtude do valor arbitrado, foi abandonada. Afirmou que a despeito das grandes dificuldades que têm que enfrentar, se empenham no sentido de transformar o Arquivo do Senado num órgão similar ao da Câmara dos Deputados, isto é, transformá-lo num centro de documentação e informação, reunindo não só a documentação legislativa como também a administrativa e a do Congresso Nacional. A Conselheira Gracinda pediu a palavra para retificar a informação prestada pela Conselheira Maria Helena, quando afirmou que o Arquivo da Câmara era um Centro de Documentação. Na verdade, o Arquivo faz parte de um Centro de Documentação e Informação, que tem quatro Coordenações: a de Arquivo, a de Biblioteca, a de Publicações e a de Estudos Legislativos. O Senado tem uma Secretaria de Documentação e Informação, constituída pelo Arquivo, pela Biblioteca e pelo Museu. Trata-se, na verdade, de uma questão de estrutura. A Conselheira Lana indagou se era permitida a pesquisa no Arquivo do Senado e se dispunham de sala de consulta, ao que a Conselheira Maria Helena informou ser o acesso livre, salvo nos casos de documentos classificados como confidenciais. Nesse caso, só podem ser acessados por solicitação de algum senador, do próprio presidente ou do primeiro secretário, que é um senador. Disse ainda que a documentação das CPIs de Collor, de PC Farias, do Orçamento e outras de teor semelhante, só podem ser acessadas mediante ordem judicial. A Conselheira Verone indagou se o arquivo não guarda documentação administrativa por determinação da Administração do Senado ou do próprio Arquivo. A Conselheira Maria Helena informou que, em 1996, a Mesa do Senado baixou a Resolução nº 9, que passava para o Arquivo essa responsabilidade, a qual até hoje não pode ser cumprida por falta de pessoal e de área física. As Conselheiras Verone, Maria Izabel e Lana fizeram, então, várias indagações sobre o acervo administrativo e histórico do Senado, em termos quantitativos, bem como sobre seu período de abrangência. A Conselheira Maria Helena informou que o Arquivo do Senado possui documentos a partir de 1826 até hoje, e como já foi dito, apenas os referentes às atividades legislativas. Concluídas as respostas e comentários formulados pelas Conselheiras, o Presidente chamou a atenção dos presentes sobre a problemática da documentação produzida em decorrência de um Poder Legislativo que funciona em regime bicameral. Assim, de acordo com o processo legislativo, se uma lei tem origem no Senado e vai para a Câmara para discutir e não sofre nenhuma emenda, ela é aprovada lá e lá fica. O resultado é que uma parte da discussão da lei fica no Senado e a outra na Câmara. Desta forma, documentos da mesma natureza e do mesmo assunto ficam sob a custódia física de duas Casas distintas. Seria conveniente que, tecnicamente, se pudesse promover a integração desses acervos para se evitar a ruptura no processo. Tendo presente que o Arquivo da Câmara se encontra bem estruturado, seria interessante que o Arquivo do Senado, por possuir documentos de natureza idêntica aos da Câmara, pudesse valer-se de sua experiência, até mesmo para que as duas Casas possam construir a proposta de um Sistema, integrando os quatro acervos mencionados pela Conselheira Gracinda. Em seguida, o Presidente indagou se os congressistas têm uma visão exata da importância desse organismo dentro das instituições, isto é, para que e a quem servem os arquivos. Pelos depoimentos, verificou-se que não há uma consciência sobre essa matéria. Disse, ainda, que o objetivo da Coordenação do CONARQ quando definiu a pauta desta reunião era provocar o assunto, uma vez que estamos chegando no limite de um século de grandes revoluções na área da tecnologia e que se sente que na área de patrimônio e de documentação ainda há um caminho longo a percorrer. Entretanto, a criação do Sistema do Legislativo certamente integraria a documentação produzida em decorrência das atividades dos representantes do povo brasileiro. O Presidente agradeceu a exposição dos representantes do Legislativo e do Judiciário pelos seus depoimentos, dirigindo palavras de incentivo e estímulo para que até o final do século possamos contar com esses dois importantes sistemas de arquivo. Em seguida, o Presidente informou que incluíra em pauta desta reunião alguns assuntos que gostaria de ouvir a opinião dos Conselheiros para decidir qual o encaminhamento que lhes será dado. Um desses assuntos referia-se ao processo que a Subsecretaria de Inteligência da Presidência da República encaminhara ao Ministério da Justiça, por intermédio do Chefe da Casa Militar da Presidência da República, propondo que se revogasse o Decreto nº 2.134/97, referente a assuntos sigilosos, discutido no CONARQ, e apresentando o texto de um longo decreto, fundindo o de nº 2.134 com o Regulamento de Salvaguarda de Assuntos Sigilosos - o RSAS. O Presidente recordou, então, os antecedentes do assunto, isto é, as discussões ocorridas neste Plenário, especialmente as diversas versões do art. 35, que, por decisão da Secretaria de Assuntos Legislativos do MJ, acabou revogando por inteiro o Decreto nº 79.099/77, que aprovava o RSAS e o Decreto nº 99.347/90, pelo qual o Presidente da República delegava aos ministros Militares e das Relações Exteriores a competência de classificar os documentos como ultra-secretos. Face à polêmica criada em decorrência do art. 35 do Decreto nº 2.134, os dois representantes do Poder Executivo, um do MARE e o outro do EMFA, propuseram que lhe desse nova redação, escoimando o que não fosse da área de gestão de documentos, uma vez que o RSAS incluía medidas meramente administrativas, de extrema importância não só para os ministérios Militares, como também para outros ministérios como os de Ciência e Tecnologia, Recursos Hídricos, enfim, todos aqueles que possuem documentos sigilosos. Tendo presente que o Decreto nº 2.134 regulamenta dispositivos da Lei nº 8.159, de abrangência nacional e, portanto, atingindo os Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, bem como os estados e os municípios, não seria pertinente que um decreto baixando rotinas e instruções específicas para o Poder Executivo fosse aplicado também aos outros Poderes, aos estados e municípios. Assim, ficou decidido que não se alteraria o corpo do Decreto, mas que se remeteria uma proposta de novo decreto alterando o art. 35. Recuperava-se, dessa forma, o Decreto do RSAS, sem convalidar o que fosse de encontro ao Decreto nº 2.134, bem como aos já emanados do Poder Executivo, contendo dispositivos complementares à política de arquivos. Procedeu, então, à leitura do texto do novo decreto, alterando a redação do art. 35, encaminhado ao Ministério da Justiça para ser submetido à apreciação da Casa Militar, bem como do despacho do Subchefe Executivo daquela Casa, Sr. Walter Justus, considerando que a nossa proposta de nova redação do art. 35 só atendia parcialmente à solicitação da Casa Militar e insistindo em sua proposta anterior, já rejeitada pelo CONARQ. Diante disso, o Presidente informou que iria a Brasília na próxima semana e agendaria uma reunião com o Sr. Walter Justus para esclarecer pessoalmente a matéria e sugerir que a Casa Militar criasse uma comissão específica para elaborar um novo RSAS, e que se editasse um decreto específico, aprovando esse Regulamento. Nas questões referentes à gestão de documentos o CONARQ estaria à disposição para colaborar. A seguir, o Presidente, submeteu ao Plenário as sugestões do Assistente Jurídico, Gustavo Henrique Ribeiro de Melo, da Consultoria Jurídica do Ministério da Justiça (Informação CJ nº 1.075/97), a propósito da minuta de decreto que dispõe sobre os art. 7º e 11 a 16 da Lei nº 8.159/91. O Presidente procedeu à leitura, artigo por artigo, acompanhada das observações feitas pelo Sr. Gustavo Henrique. O assunto foi detalhadamente debatido, não só em relação às proposições do Assistente Jurídico, como também em relação ao próprio conteúdo do texto, com ênfase para os artigos que tratam da avaliação técnica a ser procedida antes da expedição do ato declaratório; da autoridade competente para proceder à homologação desse ato; do Cadastro Nacional; da alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social; da doação desses arquivos a instituições arquivísticas, públicas ou privadas, localizadas em território nacional; do acesso aos arquivos declarados de interesse público e social. Discutiu-se, ainda, a proposição de serem introduzidos nesse decreto os preceitos alusivos ao devido processo legal para a declaração de interesse público e social, abrindo-se ao proprietário a oportunidade de defesa, bem como medidas punitivas ao detentor ou proprietário de acervos privados no caso de descumprimento do disposto no decreto. Cessados os debates, o Presidente informou que marcaria um encontro, no dia 15 próximo, com o Assistente Jurídico, Dr. Gustavo Henrique, do Ministério da Justiça e com a Srª Ivete Lund, Secretária de Assuntos Legislativos, para discutirem as sugestões apresentadas, esclarecendo os pontos de divergência e buscando um entendimento relativamente ao texto. Caso não haja um consenso, conversará com o Ministro Célio Borja e com o Dr. Caio Tácito para, juntos, encontrarem uma fórmula de redação que atenda às objeções levantadas. Submeteu, então, aos Conselheiros, a seguinte proposta: se não houvesse mudanças radicais no texto, mandaria, via fax, a todos os Conselheiros, as propostas decorrentes desses encontros. Dentro de curto espaço de tempo os Conselheiros deveriam encaminhar ao CONARQ suas opiniões. caso essas opiniões fossem favoráveis, ele consolidaria as proposições e daria novamente trâmite do processo no Ministério da Justiça. Caso contrário, aguardaria nova discussão em Plenário. Se houvesse uma subversão no texto, prepararia nova minuta e a remeteria aos Conselheiros para discussão na próxima reunião plenária do CONARQ. Os Conselheiros concordaram com as propostas do Presidente. Continuando, o Presidente informou que estivera no Senado e mantivera contato com o Senador Lúcio Alcântara para saber qual o andamento de algumas projetos que haviam sido objeto de manifestação do CONARQ. Um deles é o Parecer, ainda sem número, do Senador José Fogaça, do qual todos receberam cópias. No ano passado, o Senador Bernardo Cabral apresentou um projeto de lei, aproveitando-se de outro de autoria do Senador Clerot, dando nova redação ao art. 1215 da Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973, Código de Processo Civil. Por esse dispositivo, muito singular, os processos findos, decorridos cinco anos, poderiam ser destruídos pelos Tribunais, separados os documentos que fossem históricos. O referido parecer do Senador Bernardo Cabral, que foi a Plenário, além de confuso, continha erros de terminologia e de conceitos, razão pela qual a Direção do CONARQ produziu e encaminhou uma emenda ao Parecer nº 443, que dava nova redação ao artigo 1215, introduzindo alguns conceitos de gestão e visando colocar alguns obstáculos à sua aprovação. A proposta de Emenda do CONARQ, acompanhada da respectiva Justificativa, foi apadrinhada pelo senador Lúcio Alcântara, que a apresentou em Plenário e, como se tratava da emenda substitutiva, a documentação voltou para a Comissão de Constituição e Justiça - CCJ. Lá chegando, foi designado relator da emenda substitutiva de autoria do Senador Lúcio Alcântara o Senador José Fogaça, que elaborou o relatório que foi distribuído aos Conselheiros. Procedeu então à leitura do relatório, acompanhado da Subemenda nº 1 - CCJ à Emenda nº 1, de 1996 - PLEN, em que a nossa proposta de redação do art. 1.215 foi ligeiramente alterada. Concluída a leitura, todos concordaram que as modificações do Senador Fogaça não alteravam substancialmente o conceito que inspirou o texto encaminhado pelo CONARQ. O Presidente completou o seu relato informando que esse relatório, embora ainda não tivesse sido apresentado aos senadores da CCJ, a Srª Vera Lúcia Lacerda Neves, Secretária da Comissão, o remeteria ao CONARQ para apreciação de seus Conselheiros, proporcionando, assim, a oportunidade de quaisquer manifestações antes que o relatório fosse aprovado. Caso o Plenário não tivesse objeções à alteração introduzida pelo senador José Fogaça, a Srª Vera Lúcia se comprometia a colocar a matéria em pauta das reuniões da Comissão, se possível este ano, uma vez que ainda seriam realizadas duas reuniões em 1997. A Conselheira Maria das Graças indagou se esse Parecer teria efeitos imediatos. O Presidente esclareceu que, por se tratar do Código de Processo Civil, servirá de norma para todos os Tribunais. Como nenhum Conselheiro se manifestou contrariamente à alteração introduzida no art. 1215 do Senador José Fogaça, o Presidente informou que oficiaria a Srª Vera Lúcia solicitando que a matéria fosse colocada em pauta da CCJ, o quanto antes. O Presidente informou que encaminhamos, também, uma proposta de substitutivo a um projeto do Senador Lúcio Alcântara, que é de justiça registrar aqui, tenta nos ajudar de todas as maneiras. O senador Lúcio Alcântara apresentou um projeto de alteração da Lei do Tribunal do Trabalho que trata também de autos findos. Entretanto, a redação de sua proposição não foi muito feliz e, novamente a direção do CONARQ, apresentou uma minuta de substitutivo, a qual, ele Jaime foi entregar pessoalmente. O senador Lúcio disse, na oportunidade, ao Presidente que não poderia apresentar uma Emenda a sua própria Emenda, embora concordasse com a nossa sugestão. Assim, na impossibilidade de acolher nossa proposição, a encaminharia ao relator da matéria para fazer um substitutivo à Emenda. O relator, senador Roberto Freire, não deu atenção à nossa proposição e a alteração proposta pelo senador Lúcio Alcântara saiu tal qual havia sido redigida. Posteriormente, a Assessoria do senador Lúcio informou que o único meio de ainda se alterar a redação seria no Plenário da Câmara, por intermédio de Emenda de algum deputado. A Conselheira Maria Helena solicitou cópia dessa Emenda com o objetivo de tentar falar com o Senador Roberto Freire. Outra questão de ordem legislativa, que exigiu a interferência do Presidente, invocando a prerrogativa que o Plenário lhe confere de falar em nome do Conselho em casos emergenciais, refere-se à proposta de alteração da Lei que regulamenta a profissão de Bibliotecário. Por essa Lei, não só o trato do material bibliográfico como também o trato da documentação e informação é considerado competência privativa dos bibliotecários. Diante disso, enviou-se ofício aos senadores da CCJ, propondo sugestões de emendas ao projeto original e alterações à emendas apresentadas na Câmara dos Deputados. Em seguida, o Presidente procedeu à leitura do ofício CONARQ nº 105/97, prestando esclarecimentos sobre o estado da situação. Como esse projeto saiu do Senado, foi para a Câmara e voltou ao Senado, este só pode apreciar as emendas feitas na Câmara. Assim, só se apresentam agora as seguintes alternativas: 1. Que o projeto fique parado no Senado. Entretanto, o "lobby" dos bibliotecários não vai permitir que isso aconteça; 2. Que os nossos Conselheiros representantes do Legislativo conversem com o senador Lúcio Alcântara, ou sua assessoria, no sentido de que este apresente um substitutivo ao projeto inteiro, escoimando todos os dispositivos conflitantes mencionados em nossa correspondência; 3. Apresentar razões de veto ao Senhor Presidente da República para que ele possa vetar tudo aquilo que for conflituoso. A propósito, a Conselheira Mariza informou ter participado recentemente de um Seminário em que um bibliotecário que a antecedeu em sua apresentação enfatizou que já acabara o tempo em que o bibliotecário só tratava de livros nas bibliotecas e que, hoje, o bibliotecário é responsável pelo tratamento de toda informação. Questionado pela Conselheira sobre outras profissões que também tratam a informação, procurou justificar-se dizendo que esses eram os dispositivos da legislação que regula a profissão etc. O Presidente informou que o ideal seria a apresentação de um substitutivo, e se isso fosse impossível, que, pelo menos, o Presidente da República vetasse a expressão "privativo". A Conselheira Maria Helena esclareceu que esse projeto dos bibliotecários estava arquivado e não soube informar a pedido de quem foi desarquivado e, ainda que, se pode tentar o arquivamento outra vez. Continuando, o Presidente informou que se encontra também em tramitação outro projeto similar dos informáticos e que todos nós devemos ficar atentos para evitar invasão de nossa área também por esses profissionais emergentes. A seguir, informou sobre os seminários de gestão de documentos realizados em 1997 e programados para 1998, bem como sobre a reunião a ser realizada, no dia 15 de dezembro, em Brasília, com todos os coordenadores de documentação e informação dos Ministérios, que são os coordenadores dos arquivos centrais dos Ministérios, para discutir uma proposta que o Arquivo Nacional já encaminhou ao MARE, há mais de três anos, para criar um sistema de arquivos específico para o Poder Executivo Federal, uma vez que os sistemas existentes, o SISG e o SISP, não conseguiram dar conta da documentação. Relatou, em seguida, os entendimentos que vem mantendo com a coordenadora do SISP, do MARE, no sentido de ajustar o SINAR, o SISG e o SISP à Lei de Arquivos e, paralelamente, propor a criação de um novo sistema que dê conta do controle, da tramitação do fluxo e tratamento da informação corrente, possibilitando o cumprimento do Decreto nº 2.182, de.20 de março de 1997, que exige avaliação, acondicionamento e recolhimento da documentação. A realização desse trabalho exigirá recursos, que ainda estão sendo avaliados. Entretanto, já se pode perceber um sinal de boa vontade por parte do MARE, que sempre ofereceu resistência à solução desse antigo problema. Sua intenção ao prestar esses esclarecimentos foi a de informar aos Conselheiros sobre as iniciativas que vêm sendo tomadas na esfera do Poder Executivo Federal. A seguir, passou ao item 5 da agenda referente à definição de estratégias das ações do CONARQ para dar efetividade à criação dos arquivos municipais. Relatou, então, as iniciativas que vem tomando com o objetivo de sensibilizar os prefeitos para a concretização desse objetivo. Mencionou, em especial, a edição de uma cartilha a ser elaborada pela Profª Helena Machado, editada pela Imprensa Oficial e distribuída como encarte pelas Imprensas Estaduais e a parceria dos Arquivos Estaduais em programas de assistência técnica aos arquivos municipais. O assunto foi amplamente discutido, e inúmeras e interessantes sugestões foram apresentadas pelos Conselheiros. Tendo presente o avançado da hora, o Presidente informou que esse assunto seria novamente objeto da agenda de futuras reuniões. Finalizando, o Presidente agradeceu o concurso e a participação de todos em nossas reuniões durante este produtivo exercício de 1997, desejou um Feliz Natal para todos ao lado de suas famílias e que 1998 seja um ano cheio de energia para continuarmos nossos trabalhos. Nada mais havendo a tratar foi encerrada a reunião às 19 horas e lavrada a presente ata que vai por mim assinada e pelo Presidente.