Regimento interno
PORTARIA MJSP Nº 313, DE 22 DE JULHO DE 2021
Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq.
O MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e o caput do art. 9º do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tendo em vista o disposto na alínea "i" do inciso III do art. 2º do Anexo I ao Decreto nº 9.662, de 1º de janeiro de 2019, e o que consta no Processo Administrativo nº 08062.000008/2020-13, resolve:
Art. 1º Fica aprovado, na forma do Anexo, o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq.
Art. 2º Fica revogada a Portaria MJ nº 2.588, de 24 de novembro de 2011.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor no dia 02/08/2021.
ANDERSON GUSTAVO TORRES
ANEXO
REGIMENTO INTERNO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
CAPÍTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, órgão colegiado instituído no âmbito do Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, com as alterações do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.
CAPÍTULO II
DA COMPETÊNCIA
Art. 2º Para consecução de suas finalidades, compete ao Conarq:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - Sinar, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública normas legais e decretos necessários ao aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V - estimular a instituição de programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, distrital e municipal, produzidos ou recebidos pelo Poder Público;
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991;
X - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a declaração de interesse público e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do Sinar;
XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter, por meio do Arquivo Nacional, intercâmbio com outros colegiados e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática;
XVI - propor a celebração, por meio do Arquivo Nacional, de acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação técnica com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo; e
XVII - editar orientações técnicas para a implementação da política nacional de arquivos, por meio de resolução.
Parágrafo único. O Conarq, em articulação com os demais integrantes do Sinar, promoverá a realização de conferência nacional de arquivos, de periodicidade quadrienal, com o objetivo de propor diretrizes para o aprimoramento da política nacional de arquivos públicos e privados.
CAPÍTULO III
DA COMPOSIÇÃO E DO MANDATO
Seção I
Dos Membros Conselheiros
Art. 3º O Conarq é constituído por treze membros conselheiros:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
II - dois representantes do Poder Executivo federal;
III - um representante do Poder Judiciário federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo federal;
V - um representante dos arquivos públicos estaduais e distrital;
VI - um representante dos arquivos públicos municipais;
VII - um representante de associações de arquivistas; e
VIII - quatro representantes de instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história ou ciência da informação.
§ 1º O Presidente do Conarq, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
§ 2º Cada membro do Conarq terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§ 3º Os membros do Conarq e respectivos suplentes serão indicados:
I - na hipótese do inciso II do caput:
a) um pelo Ministro de Estado da Economia; e
b) um pelo Ministro de Estado Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República;
II - na hipótese do inciso III do caput, pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal;
III - na hipótese do inciso IV do caput:
a) um pelo Presidente da Câmara dos Deputados; e
b) um pelo Presidente do Senado Federal; e
IV - nas hipóteses dos incisos V a VIII do caput, por meio de seleção pública realizada nos termos do disposto em ato do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 4º Os membros do Conarq e respectivos suplentes serão designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 5º As designações dos membros do Conarq, de que tratam os incisos II a IV do caput, terão validade por dois anos, renováveis, uma única vez, por igual período.
§ 6º Os membros do Conarq, de que tratam os incisos V a VIII do caput, e seus respectivos suplentes, terão mandato referencial de dois anos, renováveis, uma única vez, por igual período.
§ 7º Os Conselheiros titulares ou suplentes poderão ser destituídos, a qualquer tempo, por decisão do órgão ou da entidade que representem, os quais deverão informar ao Conselho a ocorrência da vacância da representação e indicar novos nomes para a recomposição e complementação do mandato.
§ 8º A substituição de conselheiro deverá ser comunicada formalmente, com antecedência mínima de trinta dias da reunião subsequente, ao Presidente do Conarq, que a encaminhará para designação pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 9º Na hipótese de substituição de conselheiro titular ou suplente com mandato em curso, o substituto completará o prazo remanescente a partir da publicação da Portaria de sua designação.
Seção II
Da Seleção Pública de Conselheiros
Art. 4º Os membros conselheiros do Conarq de que tratam os incisos V a VIII do caput do art. 3º deste Regimento serão indicados por meio de seleção pública, nos termos de edital aprovado pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
Parágrafo único. A seleção pública observará as seguintes diretrizes:
I - o Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública poderá delegar ao Presidente do Conarq a publicação e execução do referido edital;
II - o Presidente do Conarq constituirá, ad referendum do Conselho, a comissão responsável pela condução do processo de seleção pública;
III - a comissão de seleção será formada por até cinco membros, entre especialistas e convidados, e contará com o auxílio da Coordenação de Apoio ao Conarq, unidade da estrutura do Arquivo Nacional; e
IV - concluído o processo de seleção pública, a comissão de seleção deverá entregar relatório de atividades ao Presidente do Conarq com a relação dos candidatos habilitados, a ser encaminhada para análise final e designação pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO
Seção I
Da Estrutura Básica
Art. 5º O Conarq tem como estrutura básica:
I - o Plenário; e
II - a Comissão de Avaliação de Acervos Privados.
Parágrafo único. O Conarq poderá instituir câmaras técnicas consultivas, de caráter temporário.
Art. 6º O Conarq funcionará junto ao Arquivo Nacional, ao qual caberá fornecer-lhe apoio técnico e administrativo.
Seção II
Do Plenário
Art. 7º Compete ao Plenário, órgão superior de deliberação do Conarq, constituído na forma do art. 3º deste Regimento:
I - definir a política nacional de arquivos públicos e privados;
II - aprovar as normas necessárias à regulamentação e implementação da política nacional de arquivos e funcionamento do Sinar;
III - decidir sobre os assuntos encaminhados à sua apreciação pelo Presidente do Conarq, pelas câmaras técnicas consultivas, pela Comissão de Avaliação de Acervos Privados ou pelos membros do Sinar;
IV - criar e extinguir câmaras técnicas consultivas, bem como definir suas competências e estabelecer o seu prazo de duração;
V - propor acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação técnica com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo, a serem celebrados por meio do Arquivo Nacional, observada a disponibilidade de recursos orçamentários, humanos e tecnológicos necessários à sua execução e respeitada a legislação pertinente; e
VI - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública alteração do seu Regimento.
Parágrafo único. Para a consecução das competências previstas no caput, o Plenário deverá estabelecer o seu planejamento estratégico plurianual e agenda regulatória, além de formular e aprovar projetos, implementar ações e avaliar resultados.
Art. 8º O Plenário reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus conselheiros.
Art. 9º As reuniões serão, preferencialmente, realizadas por meio de videoconferência e gravadas em meio eletrônico.
Parágrafo único. As reuniões poderão ser públicas, caso em que será assegurado o acesso a qualquer pessoa, desde que previamente identificada, observadas as restrições de acesso, sigilo legal e confidencialidade na deliberação de matérias administrativas, bem como eventuais limitações físicas e tecnológicas.
Art. 10. As pautas das reuniões ordinárias do Plenário do Conarq serão encaminhadas aos conselheiros com antecedência de, no mínimo, dez dias, sempre acompanhadas dos documentos necessários para deliberação.
Parágrafo único. As pautas das reuniões incluirão, dentre outros assuntos:
I - aprovação da ata da reunião anterior;
II - leitura do expediente e das comunicações da ordem do dia;
III - deliberação de matéria; e
IV - votação de matéria.
Art. 11. O quórum de reunião do Conarq é de maioria absoluta dos membros, e o quórum de aprovação é de maioria simples.
Parágrafo único. Além do voto ordinário, o Presidente do Conarq terá o voto de qualidade, em caso de empate.
Art. 12. É obrigação do conselheiro titular, caso impossibilitado de comparecer à reunião do Plenário, providenciar o comparecimento do respectivo suplente.
§ 1º A ausência injustificada do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reuniões, no período de um ano, será comunicada à autoridade ou instituição responsável pela indicação do conselheiro, para sua substituição.
§ 2º A ausência injustificada do conselheiro suplente que, convocado a substituir o titular, deixar de comparecer à reunião para a qual foi designado, poderá implicar a sua destituição sumária, que será comunicada ao órgão ou à entidade que represente.
Art. 13. É permitida a participação e manifestação dos suplentes nas reuniões do Conarq, sem direito a voto, por convite do Presidente ou por solicitação do respectivo membro titular.
Art. 14. O Conselho Nacional de Arquivos poderá convidar para participar de suas reuniões, sem direito a voto, entidades ou pessoas do setor público ou privado que atuem profissionalmente em atividades relacionadas aos assuntos em discussão pelo Plenário.
Art. 15. O registro das reuniões do Plenário será feito em atas cujo arquivamento, após aprovação do Plenário, ficará a cargo da Coordenação de Apoio ao Conarq, unidade da estrutura do Arquivo Nacional.
Art. 16. As informações referentes ao Conarq e ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo registro de suas reuniões e deliberações, deverão ser divulgadas em sítio eletrônico na Internet.
Seção III
Das Câmaras Técnicas Consultivas
Art. 17. O Conarq poderá instituir câmaras técnicas consultivas, de caráter temporário, visando elaborar estudos, propostas normativas e proposições de soluções necessárias à formulação e implementação da política nacional de arquivos públicos e privados ou relativas ao funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - Sinar.
§ 1º As câmaras técnicas consultivas serão compostas na forma de ato do Conarq e seus membros poderão ser conselheiros ou especialistas convidados.
§ 2º Os membros das câmaras técnicas, em número máximo de cinco, incluindo o seu coordenador, serão designados pelo Presidente do Conarq, ad referendum do Conselho.
§ 3º O membro de câmara técnica consultiva que faltar, injustificadamente, a mais de duas reuniões, será automaticamente desligado.
Art. 18. As câmaras técnicas estão limitadas à quantidade máxima de cinco, operando simultaneamente.
Art. 19. A duração máxima das atividades de uma câmara técnica consultiva é de um ano.
Art. 20. As decisões das câmaras técnicas consultivas serão tomadas por votação da maioria simples dos votos de seus membros presentes, cabendo ao coordenador o voto de qualidade, quando necessário.
Art. 21. As câmaras técnicas consultivas reunir-se-ão por convocação dos respectivos coordenadores, observado o cronograma estabelecido por seus membros.
§ 1º As câmaras técnicas consultivas somente se reunirão para deliberação quando presente a maioria de seus membros.
§ 2º Os membros das câmaras técnicas que se encontrarem no local de realização da respectiva reunião participarão de forma presencial, enquanto os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão por meio de videoconferência.
Art. 22. As câmaras técnicas consultivas apresentarão relatórios de suas atividades ao Plenário do Conarq.
Seção IV
Da Comissão de Avaliação de Acervos Privados
Art. 23. A Comissão de Avaliação de Acervos Privados é um subcolegiado do Conarq, de caráter permanente, ao qual compete:
I - receber as propostas de declaração de interesse público e social de acervos privados e instruir o processo de avaliação;
II - convidar especialistas para análise do acervo privado, quando necessário;
III - emitir parecer conclusivo sobre o interesse público e social do acervo privado para apreciação pelo Plenário do Conarq; e
IV - subsidiar o monitoramento dos acervos declarados como de interesse público e social pelo Poder Executivo federal.
Art. 24. A Comissão de Avaliação de Acervos Privados terá de três a cinco membros, e seus respectivos suplentes, nos termos do disposto em ato do Conarq.
Parágrafo único. Os membros da Comissão de Avaliação de Acervos Privados e respectivos suplentes, incluído o seu Presidente:
I - poderão ser conselheiros do Conarq ou especialistas convidados; e
II - serão designados pelo Presidente do Conarq, ad referendum do Conselho.
Art. 25. A Comissão de Avaliação de Acervos Privados se reunirá, em caráter ordinário, sempre que houver solicitação para análise de acervo privado, ou por convocação do seu Presidente, e, em caráter extraordinário, por convocação do seu Presidente ou solicitação de seus membros.
Art. 26. O quórum de reunião da Comissão de Avaliação de Acervos Privados é de maioria absoluta dos membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 1º Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão de Avaliação de Acervos Privados terá o voto de qualidade em caso de empate.
§ 2º A Secretaria-Executiva da Comissão de Avaliação de Acervos Privados será exercida pelo Arquivo Nacional, por meio da Coordenação de Apoio ao Conarq.
§ 3º Os membros da Comissão de Avaliação de Acervos Privados que se encontrarem no Distrito Federal se reunirão presencialmente no Arquivo Nacional e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.
CAPÍTULO V
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seção I
Do Presidente
Art. 27. Compete ao Presidente do Conarq dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o Conarq nos atos que se fizerem necessários;
II - definir a pauta de trabalho das reuniões do Plenário;
III - convocar e presidir as reuniões do Plenário;
IV - receber os expedientes dirigidos ao Conarq, encaminhando ao Plenário aqueles pendentes de deliberação;
V - submeter à votação as matérias a serem decididas pelo Plenário, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessário;
VI - designar os integrantes das câmaras técnicas consultivas e da Comissão de Avaliação de Acervos Privados, ad referendum do Plenário;
VII - indicar, dentre os membros do Conarq, os relatores das matérias;
VIII - convidar membro suplente do Plenário, de ofício ou por proposição de conselheiro, para participar de suas reuniões, na forma do art. 13;
IX - indicar conselheiros para realização de estudos e emissão de pareceres necessários à consecução das finalidades do Conarq;
X - decidir, em caso de empate, por voto de qualidade, matérias submetidas ao Plenário;
XI - assinar as atas das reuniões, as resoluções do Conarq e demais expedientes e atos relativos ao cumprimento das decisões do Plenário;
XII - encaminhar ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública minuta de exposição de motivos e informações sobre matérias de competência do Conarq;
XIII - cumprir e fazer cumprir as resoluções emanadas do Plenário;
XIV - encaminhar ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública as propostas de alterações neste Regimento aprovadas pelo Plenário;
XV - deliberar nos casos de urgência e relevante interesse público, ad referendum do Conselho, submetendo os referidos atos aos demais membros do Conselho na reunião subsequente às deliberações; e
XVI - encaminhar ao Ministro de Estado e Segurança Pública o relatório anual de atividades do Conarq.
Seção II
Dos Conselheiros
Art. 28. Compete ao conselheiro do Conarq, como representante de seu segmento:
I - propor a inclusão de matérias na pauta de votação;
II - comparecer às reuniões plenárias;
III - apreciar a ata de reunião;
IV - debater e votar a matéria em discussão;
V - requerer informações, providências e esclarecimentos ao Presidente do Conarq
VI - realizar estudos, apresentar proposições, bem como apreciar e relatar as matérias que lhes forem atribuídas;
VII - prestar informações e esclarecimentos ao Presidente do Conarq quanto às ações para a implantação da política nacional de arquivos públicos e privados em seu segmento de representação;
VIII - solicitar a inclusão, em ata de reunião, de declarações de voto, quando entender conveniente; e
IX - apresentar, por escrito, propostas sobre assuntos sujeitos à análise do Conselho, entregando cópia à Coordenação de Apoio ao Conarq, do Arquivo Nacional.
Art. 29. Os conselheiros deverão apresentar informações sobre as atividades realizadas no âmbito do seu respectivo segmento de representação para implementação da política nacional de arquivos públicos e privados, com o objetivo de subsidiar o relatório anual de atividades do Conarq.
Art. 30. É vedado ao Conselheiro:
I - manifestar-se em nome do Conselho sem delegação específica do Plenário ou do Presidente que o autorize, ressalvada a manifestação de sua própria opinião, como Conselheiro;
II - fazer uso da condição de membro do Conselho ou efetuar referências ao Conarq para fins particulares, ou em desacordo com os termos deste Regimento; e
III - divulgar as discussões em curso no Plenário sem anuência prévia do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública ou do Presidente do Conarq.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 31. As funções de conselheiro, membro de câmara técnica consultiva ou da Comissão de Avaliação de Acervos Privados não será remunerada, sendo seu exercício considerado de relevante interesse público.
Art. 32. As vedações de que trata o art. 30 se aplicam aos membros das câmaras técnicas consultivas e das Câmaras de Avaliação de Acervos Privados.
Art. 33. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação deste Regimento serão dirimidos pelo Plenário do Conarq.
Diário Oficial da União, Edição: 138 | Seção: 1 | Página: 73, de 23 de julho de 2021.