Ministério das Cidades adota sistema eletrônico de documentos e agiliza processos

O secretário executivo do Ministério das Cidades, Elton Santa Fé Zacarias, assinou na tarde desta quarta-feira, dia 9, o acordo de cooperação técnica com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para a utilização do software Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a tramitação eletrônica dos processos administrativos. Segundo o subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração, do Ministério das Cidades, Alfonso Orlandi Neto, o sistema será implantado em atividades administrativas no dia 4 de abril. “O SEI agilizará a tramitação com segurança, transparência e economia”, explica Zacarias.

Com a digitalização dos documentos, o Ministério das Cidades espera reduzir drasticamente o uso de papel nas rotinas administrativas; otimizar as rotinas de trabalho, possibilitando o trabalho colaborativo e sistematizar os procedimentos e a melhoria da gestão do conhecimento no órgão. Na opinião de Orlandi Neto, além de disponibilizar em tempo real os documentos públicos produzidos pelo Ministério, o SEI reduzirá os riscos operacionais relacionados aos processos físicos, como a perda de documentos e volumes. “O fato de substituir o papel, torna o processo ecologicamente correto e o prazo de tramitação do processo será reduzido”, explicou.

Ainda segundo subsecretário, o órgão precisa ter um controle efetivo do que está acontecendo com todo processo eletrônico. Com o SEI, será possível fazer uma análise e tirar um relatório para saber quanto tempo, onde e com quem o processo está parado. “Com isso, a gestão desse processo será infinitamente maior, pois conseguiremos ver onde há gargalos de análise, quais são as áreas mais produtivas e as menos produtivas e tomar as atitudes para corrigir eventuais falhas. Isso é fundamental para o gestor, que precisa ter a gerência efetiva sobre aquilo que está acontecendo na administração”, afirmou.

Estiveram presentes na assinatura do acordo, representando o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, a secretária de Gestão, Patricia Audi; a secretária-adjunta da Secretaria de Gestão, Patrícia Vieira da Costa; e o secretário-adjunto da Secretaria de Tecnologia da Informação, Fernando Siqueira.

SEI - A plataforma engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal, e visa à melhoria no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do público usuário e redução de custos.

Atualmente, o SEI atingiu o patamar de projeto estratégico para toda a administração pública, amparando-se em premissas relevantes e atuais, tais como: a inovação, o compartilhamento do conhecimento produzido e a sustentabilidade.