MDR lança projeto para reduzir consumo de papel e promove redução de custos para os cofres públicos

Brasília (DF) – O Ministério do Desenvolvimento Regional (MDR) está desenvolvendo uma ação que visa reduzir drasticamente o uso de papéis. Uma das consequências do projeto MDR Sem Papel é a economia de recursos financeiros da Pasta, estimada em R$ 3 milhões durante um período de 25 meses.
 
A ação está sendo desenvolvida desde janeiro deste ano. A ideia surgiu no fim do ano passado, durante a desocupação total do Ed. Telemundi II, em dezembro. Na ocasião, a Coordenação de Suporte Logístico (CGSL) do MDR identificou cerca de 25 toneladas de publicações antigas e sem validade, que foram trituradas e doadas para cooperativas de reciclagem do Distrito Federal.
 
Com isso, a CGSL começou a refletir sobre a quantidade de papeis que são desnecessariamente produzidos pelo MDR. Eles ocupam espaço de área nobre, que poderia ser utilizado para outras funções mais importantes. E ainda há o custo de armazenamento e transporte.
 
Parte da documentação do MDR já circula de forma unicamente digital. Todos os documentos que tramitam pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI) não são impressos, uma vez que a ferramenta já disponibiliza recursos digitais para acesso aos documentos.

O objetivo é que o projeto MDR Sem Papel possa ser estendido futuramente às entidades vinculadas à Pasta.
 
Parceria

Para instrumentalizar o MDR Sem Papel, a Coordenação de Documentação e Informação do Ministério negociou uma parceria com a Universidade de Brasília (UnB), para a realização de um projeto de pesquisa com a finalidade de aprimorar a gestão de documentos do MDR.

Nesse âmbito, estão inclusos a elaboração de um diagnóstico com a situação arquivística do MDR, a elaboração de instrumentos para a gestão de documentos e o tratamento físico desse material, que acarretará a eliminação de documentos físicos arquivados destituídos de valor histórico.

As entregas são uma demanda antiga da Pasta e a aprovação dos instrumentos de gestão documental irá resolver definitivamente o problema de acúmulo de documentos físicos, resultando na economia de recursos humanos e financeiros, como destaca a coordenadora de Documentação e Informação do MDR, Lucélia Alves de Aguiar.

“Teremos um grande impacto na organização dos arquivos existentes, pois, após o tratamento arquivístico, a recuperação da informação se dará de forma mais ágil”, destaca Lucélia.

A parte teórica do projeto começou em janeiro de 2022 e, no mês de março, foi iniciada a etapa de tratamento físico da documentação pela equipe do Serviço de Arquivo do MDR. O trabalho está sendo feito por pesquisadores da UnB no novo arquivo do MDR, que foi recém-reformado pela Coordenação de Infraestrutura e fica localizado no Complexo da Agência Nacional de Águas e Saneamento Básico (ANA).

A parceria terá duração de 25 meses. Após todo o tratamento arquivístico, serão guardados apenas os documentos que possuem valor administrativo, fiscal e histórico, o que representa uma pequena fração diante de toda a documentação existente no Ministério.

“O projeto representa um grande avanço para o órgão, pois dará insumos para que a Coordenação de Documentação e Informação institua uma política efetiva de gestão documental, possibilitando assim o desenvolvimento de projetos para difundir a memória organizacional”, destaca o diretor de Administração do MDR, Romeu Mendes.