Universidade Federal de Santa Maria apresenta ferramenta de controle orçamentário

O Centro de Educação da Universidade Federal de Santa Maria (CE/UFSM) é a unidade de UFSM responsável por manter e ofertar cursos de graduação e pós-graduação na área de educação, tais como os cursos de Pedagogia, Educação Especial e o mestrado e doutorado em Educação. Visando dar transparência e publicidade aos seus gastos, o CE desenvolveu a “ Ferramenta para Gestão da Transparência e Controle Orçamentário ”. A ferramenta foi desenvolvida pela própria equipe do Centro e ela compartilha, em tempo real, com as chefias de cada Subunidade do CE e com a comunidade em geral, informações sobre o controle orçamentário dos gastos dessa unidade. Confira abaixo a entrevista  conduzida com a professora Helenise Sangoi Antunes, Diretora do Campus CE/UFSM, e com o administrador Rodrigo Roratto, Chefe de Orçamento e Controle Interno do CE/UFSM.

Clique aqui para conhecer a ferramenta desenvolvida pela equipe da UFSM

1) Como funciona a Ferramenta para Gestão da Transparência e Controle Orçamentário do Centro de Educação da Universidade Federal de Santa Maria (CE/UFSM)?

A ferramenta compartilha o controle orçamentário em tempo real com as Chefias de cada Subunidade do Campus Centro de Educação (CE/UFSM) e comunidade em geral, além de facilitar a identificação de gastos totais e pequenos gastos, individualizando-os através de vários indicadores, tais como: gastos por setor, elementos de despesa, fluxo de caixa, período de gasto, servidor beneficiado, e análise gráfica. Ressalta-se que a ferramenta é de fácil manuseio e observação, sem custos adicionais à instituição, uma vez que a iniciativa serve para divulgar de forma ampla e democrática as informações orçamentário-financeiras do Centro de Educação, suprindo de informações os tomadores de decisão e a sociedade em geral, que busca conhecer a dinâmica da aplicação dos recursos do CE. Além disso, foram compartilhados também os Gastos Detalhados de Material de Consumo das Subunidades, Atos Normativos do CE (publicações legais), Carta de Serviços ao Cidadão e Cartilha sobre a Execução de Despesas, através do emprego do ferramenta online gratuita (G oogle Drive ). É importante ressaltar que a ferramenta elaborada é de fácil manuseio e observação, bem como segue os princípios da publicidade (transparência na obtenção da receita e na execução do gasto público) e da economicidade (sem custos com software, hardware, hospedagem e domínio de site e mão de obra especializada, pois faz parte do menu no mesmo site institucional do CE, carregado de links).

Ferramenta simples, de preenchimento descentralizado, facilita a visualização dos gastos totais e pequenos gastos da Universidade

2) Foi a primeira iniciativa da UFSM no sentido de promover a transparência da gestão orçamentária?

Esta iniciativa proposta pelo CE é pioneira na área de gestão orçamentária detalhada no âmbito da UFSM. Existe no site principal da Universidade uma proposta inicial de transparência administrativa, iniciada pela reitoria, mas ainda incipiente e sem muitos detalhes sobre a dinâmica orçamentário-financeira de toda a instituição. Os demais campi/centros de ensino da instituição também convivem com essa dificuldade e ainda não elaboraram um mecanismo que também pudesse integrar o controle interno com a promoção da transparência da gestão diretamente em seus sites institucionais. Cabe destacar que, se observarmos a forma como foi constituída a ferramenta pelo CE/UFSM, por meio de tecnologia aberta, empregando a criação de um menu no próprio site institucional, que contém vários links que não sobrecarregam o site, direcionando para os arquivos previamente programados por meio da tecnologia Google Drive, fica demonstrado o pioneirismo da iniciativa no âmbito da UFSM, sendo utilizada como um instrumento de apoio à gestão e tomada de decisão pelos dirigentes do CE.

3) De acordo com a UFSM, o mecanismo de controle orçamentário foi desenvolvido para divulgar de forma ampla e democrática seus relatórios financeiros, compartilhando informações tanto com setores da própria Universidade quanto com a sociedade. O que motivou a implementação desse modelo de gestão orçamentária transparente? Houve participação efetiva da sociedade civil em sua implantação?

O Centro de Educação/UFSM tem seu orçamento gerido no modelo de gestão democrática, ou seja, foi dividido entre as Chefias e é gerido por seus dezesseis Chefes, constituindo um método de governança corporativa. Os sistemas de informações gerais da UFSM, como o SIE, SIASG, SIAFI e SCDP não contemplam a possibilidade de orçamento democrático compartilhado, deste modo, não geram relatórios contemplando esta situação específica, nem sobre gastos individualizados (correios, passagens diárias, etc.), nem relatórios sobre fluxo de caixa e aquisições de materiais, dificultando a transparência da gestão. Não se sabia de modo eficiente, onde e como o recurso havia sido gasto, quando e quem gastou, qual o saldo atual etc.

A partir disto, a Ferramenta de Gestão da Transparência e Controle Orçamentário do CE/UFSM foi elaborada para suprir esta demanda que posteriormente possibilitou, além da identificação dos custos por natureza e setor, a transparência na obtenção das receitas e execução das despesas. A ferramenta está sendo utilizada com êxito atualmente no CE/UFSM, contribuindo inclusive para o planejamento organizacional e a prática do controle interno da gestão. Ressalta-se que há a participação da sociedade civil na concepção e implementação da iniciativa, tais como a Associação dos Profissionais de Administração de Santa Maria (APASM), que é uma associação civil sem fins lucrativos, e seus dirigentes colaboraram com o CE no aperfeiçoamento de indicadores e notas explicativas da ferramenta.

Ferramenta de preenchimento descentralizado mostra em tempo real o orçamento nas diferentes áreas

4) Quais obstáculos foram enfrentados na implantação da ferramenta no âmbito da UFSM? Que ações foram adotadas para que os desafios fossem superados?

Geralmente, quando se pensa em elaborar um mecanismo para a promoção da transparência pensa-se logo na criação de um site. Contudo, um site requer investimento em hospedagem, domínio, desenho de layout, capacidade de conexões, mão de especializada na área, tempo para reuniões entre equipe da área orçamentária e de informática e treinamento específico aos usuários. Sabendo disso, a equipe da área orçamentário-financeira do CE/UFSM pensou em apresentar a dinâmica da gestão através de planilhas eletrônicas previamente programadas e interligadas, que pudessem ser compartilhadas para acesso pelas chefias das subunidades orçamentárias, já que os sistemas corporativos como SIAFI, SIASG e SCDP ficam centralizados na direção geral do Campus CE e na Reitoria.

Para isso, era preciso encontrar um método que pudesse expandir o controle e gestão dos recursos aos chefes de cada subunidade orçamentária, que não era contemplada pelos sistemas corporativos. Dessa forma, foram elaboradas planilhas eletrônicas como alternativa a esse problema, de modo que cada planilha em um mesmo arquivo contivesse indicadores de aplicação dos recursos, informando as despesas sob as suas diferentes formas, de modo integrado e que cada lançamento registrado fosse debitado ou somado conforme sua natureza nas diferentes planilhas programadas.

Assim, a ferramenta foi construída pelos próprios servidores do setor de orçamento e controle interno do CE, na plataforma tecnológica Google Drive, disponível a partir dos emails institucionais que empregam a tecnologia Gmail para armazenagem e envio de mensagens de correio eletrônico. Posteriormente, os arquivos que continham o controle orçamentário de 2014 e 2015 foram compartilhados publicamente no site institucional Como a ferramenta é baseada em tecnologia de planilha eletrônica, ficou fácil de apresentar a nova iniciativa às chefias do CE e usuários externos durantes as reuniões de trabalho, bastando que utilizem seus conhecimentos básicos de informática para navegar nos arquivos disponíveis no site do CE.

5) A planilha que permitiu acompanhar a execução orçamentária do CE/UFSM no ano de 2014 foi concluída. Houve algum tipo de aprimoramento na construção da planilha de controle de gastos referente ao ano de 2015? Quais avanços foram observados no primeiro ano de utilização da ferramenta?

A ferramenta permite que qualquer cidadão acompanhe os gastos da gestão, permitindo o apontamento de dúvidas e/ou possíveis irregularidades, que anteriormente eram difíceis de ser efetuadas. Com o advento da Lei n° 12.527/11, a Lei de Acesso à Informação Pública, verifica-se que este tipo de trabalho se torna cada vez mais importante. Destaca-se que, pelo fato da ferramenta ser baseada em tecnologia de planilha eletrônica, foi possível realizar uma análise de sensibilidade com os custos reais de cada subunidade no ano de 2014, e partir disso elaborar um planejamento para otimização de custos/despesas no ano de 2015, por meio da aplicação de técnicas de programação matemática.

6) A utilização de alguns instrumentos de Governo Aberto, como, por exemplo, acesso à informação, inovação tecnológica e prestação de contas, propicia melhoria na entrega de serviços públicos. Quais desses mecanismos são utilizados na Ferramenta para Gestão da Transparência e Controle Orçamentário do CE da UFSM?

A Ferramenta de Gestão da Transparência e Controle Orçamentário do CE/UFSM é baseada no compartilhamento de arquivos, com tecnologia de internet aberta, sem custos de hospedagem, mão-de-obra especializada e suporte/manutenção, através da customização/programação de planilhas eletrônicas com diferentes abas de dados, utilizando apenas email institucional, através das ferramentas tecnológicas Google Docs e Google Drive. As informações foram disponibilizadas no site institucional do CE, onde tanto gestores quanto sociedade podem acessá-las. Além disso, é compartilhada em email com as demais chefias, sendo que ao ser editados dados (despesas), a chefia da subunidade envolvida recebe uma notificação automática para acompanhamento do gasto de sua subunidade através da ferramenta. Contudo, apenas a Direção do Centro e o Setor de Orçamento e Controle Interno podem editar dados. Os demais usuários podem apenas consultá-los. Portanto, a ferramenta pode ser replicada facilmente e mantida por pessoal de setores administrativos sem conhecimentos avançados de informática.

Assim, a ferramenta apresentada é simples, prática e possui alguns aspectos inovadores na sua concepção, pois emprega a idéia de compartilhamento eletrônico de informações no intuito de promover a transparência ativa e facilitando a transparência passiva, pois na própria ferramenta estão disponíveis os meios de contato para se buscar maiores informações, seja pelos usuários de caráter interno quanto externo, contribuindo para a promoção de accountability, governança mais efetiva e aumento da integridade na gestão orçamentária.

7) Por fim, a partir dos resultados obtidos com a iniciativa, o CE/UFSM planeja desenvolver outros projetos na área da transparência e acesso à informação pública?

Com a elaboração da ferramenta foi possível identificar, de imediato, alguns gastos com itens que não eram planejados oportunamente, principalmente aqueles efetivados através de suprimento de fundos (ou cartão corporativo). Isto é, foi possível observar a necessidade de se aprimorar o planejamento das aquisições pelo Centro, evitando o gasto desnecessário e muitas vezes recorrente via cartão corporativo. Graças à exposição da gestão do CE, a direção do CE aboliu estes gastos em 2014, sendo que no ano de 2014 passou a efetuar suas compras somente por processo licitatório.

Dessa forma, o CE é o único da UFSM que não utiliza o cartão corporativo, pois consegue realizar um planejamento adequado às suas reais necessidades de aquisição, contribuindo para a responsabilidade social do CE.

Por meio da ferramenta, foi possível também elaborar um mapa de controle de custos/despesas, onde foi possível observar quais os outros itens de despesa deveriam ser avaliados e ter seus montantes reduzidos pela direção do campus (coffee breaks, eventos, concessão de bolsas) e quais as subunidades estavam incorrendo em gastos sem relação com as suas respectivas atividades, permitindo a intervenção da direção para a devida orientação e ajustamento junto aos respectivos chefes.

A partir do início deste ano, os idealizadores da ferramenta já estão participando de reuniões com outros dirigentes de campi da UFSM, a fim de construir parcerias para a implantação da ferramenta de acordo com a realidade da gestão de cada unidade gestora, promovendo a difusão da transparência e prática de controle interno para além do Centro de Educação. Além disso, a própria APASM, que colaborou na implementação da ferramenta, já está em tratativas para adotar o mesmo modelo desenvolvido pelo CE para compartilhar a transparência de seus atos de gestão orçamentário-financeira com seus associados e comunidade em geral.

Direção do CE/UFSM e equipe do setor de orçamento. Fonte: CE/UFSM