Perguntas Frequentes - Tomadas de Contas Especial

Tomada de Contas Especial é um processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública federal e obter o respectivo ressarcimento, com apuração de fatos, quantificação do dano e identificação dos responsáveis (art. 2º da IN TCU 71/2012).

O pressuposto essencial para a instauração de TCE é a constatação da ocorrência de dano ao erário. São exemplos de fatos que podem levar à instauração do processo de TCE: a omissão no dever de prestar contas; a não comprovação da regular aplicação dos recursos repassados pela União; a ocorrência de desfalque, alcance, desvio ou desaparecimento de dinheiro, bens ou valores públicos; e a prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte dano ao erário (art. 3º da IN TCU 71/2012).

Sim. Providências administrativas a cargo do órgão ou entidade onde ocorreu o dano, com vistas ao saneamento preliminar da irregularidade, deverão ser tomadas pela autoridade competente. Somente depois de esgotadas as medidas administrativas e não obtido o devido ressarcimento ou saneamento da irregularidade, formaliza-se um processo de TCE. Dessa forma, são consideradas medidas administrativas internas as providências destinadas a apurar os fatos, identificar os responsáveis, quantificar o dano e obter a regularização e o ressarcimento pretendidos. No § 1º do art. 4º da Portaria CGU 1.531/2021 constam exemplos de medidas administrativas.

Não. O cometimento de uma ilegalidade, por si só, não é suficiente para demonstrar a ocorrência de dano ao erário. Faz-se necessário verificar se houve prejuízo de fato aos cofres públicos em decorrência dessa ilegalidade.

Sim. Segundo o art. 3º da IN TCU 71/2012, a autoridade administrativa competente deve adotar de imediato as medidas administrativas à sua disposição para a regularização do dano verificado em análise preliminar.

Sim. Nos termos do art. 4º, § 2º, da Portaria CGU 1.531/2021, as medidas administrativas internas deverão ser adotadas e ultimadas em até 180 (cento e oitenta) dias. O início do prazo deverá ser contado da forma indicada nos incisos I, II, III e IV do § 2º e no § 3º do mesmo artigo.

Sim, no caso de se verificar dano ao erário decorrente do cometimento de infrações disciplinares. Quando peças desses procedimentos ou de auditorias e fiscalizações forem úteis ao processo de TCE para a caracterização da irregularidade, quantificação do dano e identificação dos responsáveis, essas peças poderão ser aproveitadas. Entretanto, caso o Tomador de Contas disponha de outros meios para levantar as informações necessárias ao andamento do processo de TCE, poderá dar prosseguimento ao processo antes mesmo da conclusão da sindicância ou do PAD.

Conforme o art. 3º da Portaria CGU 1.531/2021, na hipótese de não haver norma específica, considera-se autoridade administrativa competente para instaurar tomada de contas especial o dirigente de órgão ou entidade que gerencie recursos públicos, no qual ocorreu o fato ensejador de apuração, a quem compete determinar medidas objetivando o ressarcimento do dano ou a regularização da situação.

Sim, conforme o disposto no § 2º do art. 70 da Portaria Interministerial 424 MP/MF/CGU, de 30 de dezembro de 2016, bem como no § 1º do art. 8º da Lei 8.443/1992 – Lei Orgânica do Tribunal de Contas da União.

Considera-se instaurada a tomada de contas especial a partir da emissão do ato de instauração, conforme § 1º do art. 8º da Portaria CGU 1.531/2021.

Sim, os órgãos ou entidades da administração pública federal devem instaurar as TCEs de sua competência no Sistema e-TCE, salvo impossibilidade devidamente justificada, nos termos do art. 14 da IN TCU 71/2012. A instauração de TCE via Sistema e-TCE se tornou obrigatória a partir de 1º de julho de 2018, conforme estipulado no art. 40 da Portaria TCU 122/2018. O acesso ao sistema é concedido mediante solicitação ao Tribunal de Contas da União, por meio do e-mail: stce@tcu.gov.br.

Conforme os arts. 16 e 17 da Portaria CGU 1.531/2021, a fase interna da TCE se inicia, no âmbito do órgão ou entidade, com a emissão do ato de instauração pela autoridade administrativa competente, inclui a manifestação do órgão de controle interno e da autoridade em nível de Ministro ou equivalente, e se encerra com a autuação no Tribunal de Contas da União, para julgamento. A fase externa da TCE se inicia com a autuação do processo no TCU e finda com seu julgamento.

Sim. A Portaria CGU 1.531/2021 dispõe, em seu art. 19, inciso I, que a instauração e o envio da tomada de contas especial ao órgão central de controle interno devem ocorrer no prazo de até 90 (noventa) dias. Em caso de descumprimento do prazo definido no inciso I, quando o processo for encaminhado ao órgão central de controle interno, o tomador/comissão tomadora deverá incluir nos autos as justificativas para o referido atraso.

Sim. De acordo com o art. 11 da IN TCU 71/2012, a tomada de contas especial deve ser encaminhada ao Tribunal de Contas da União em até 180 (cento e oitenta) dias após a sua instauração. O prazo estabelecido pode ser prorrogado pelo Plenário do TCU, em caráter excepcional, mediante solicitação fundamentada ao Tribunal, formulada, conforme o caso, por autoridade elencada no § 2º do mesmo artigo.

Não, em virtude do princípio da independência das instâncias. É importante, contudo, que conste do processo de TCE e do Relatório do Tomador de Contas informações acerca de eventuais ações judiciais (identificação do processo, jurisdição, cópia da petição inicial, dentre outras), com vistas a subsidiar a instrução da TCE.

Segundo o art. 6º da IN TCU 71/2012: 

Da dispensa 

Art. 6º Salvo determinação em contrário do Tribunal de Contas da União, fica dispensada a instauração da tomada de contas especial, nas seguintes hipóteses:

I - o valor do débito for inferior a R$ 100.000,00, considerando o modo de referenciação disposto no § 3º deste artigo (NR) (Instrução Normativa nº 76, de 23/11/2016, DOU de 12/12/2016);

II - houver transcorrido prazo superior a dez anos entre a data provável de ocorrência do dano e a primeira notificação dos responsáveis pela autoridade administrativa competente. 

Os débitos que não forem objeto de instauração de TCE por valor inferior ao mínimo devem ser cadastrados pela autoridade competente no sistema e-TCE, conforme previsto no § 4º do art. 11 da DN TCU 155/2016. É importante salientar que, conforme o § 2º do art. 6º da IN TCU 71/2012, a dispensa de instauração de tomada de contas especial por valor inferior ao mínimo não exime a autoridade administrativa de adotar outras medidas administrativas ao seu alcance ou requerer ao órgão jurídico pertinente as medidas judiciais e extrajudiciais cabíveis, com vistas à obtenção do ressarcimento do débito apurado, inclusive o protesto, se for o caso.

Com relação à possibilidade de dispensa de instauração pelo decurso do prazo de dez anos, é importante destacar que não significa prescrição do processo de TCE. A hipótese tem fundamento na garantia da ampla defesa ao agente responsabilizado, porém, esse juízo é da competência do órgão julgador do processo. Assim, na prática, o tomador de contas deve instaurar a TCE para que a situação seja avaliada pelo Tribunal de Contas da União. A Tese 899, fixada pelo Supremo Tribunal Federal em 2020: “é prescritível a pretensão de ressarcimento ao erário fundada em decisão de Tribunal de Contas”, refere-se à fase de execução da dívida, após o trânsito em julgado do acórdão condenatório no TCU.

Segundo o art. 7º da IN TCU 71/2012: 

Do arquivamento 

Art. 7º Serão arquivadas as tomadas de contas especiais, antes do encaminhamento ao Tribunal de Contas da União, nas hipóteses de:

I - recolhimento do débito nos termos do artigo 9º;(NR) (Instrução Normativa-TCU nº 85, de 22/4/2020, BTCU Deliberações 75/2020);

II - comprovação da não ocorrência do dano imputado aos responsáveis;

III - subsistência de débito inferior ao limite de R$ 100.000,00, de que trata o inciso I do art. 6º desta Instrução Normativa. (NR) (Instrução Normativa nº 76, de 23/11/2016, DOU de 12/12/2016). 

É importante ressalvar a possibilidade de consolidação de débitos de um mesmo responsável e o recolhimento do débito sem a incidência de juros (ver itens 18 e 19).

A consolidação deverá ser realizada quando o somatório de diversos débitos de um mesmo responsável atingir o mínimo estabelecido pelo TCU, de R$ 100.000,00, perante o mesmo órgão ou entidade repassadora. Conforme o § 1º do art. 6º da IN TCU 71/2012, a dispensa de instauração de Tomada de Contas Especial de valor inferior ao mínimo estabelecido não se aplica aos casos em que a soma dos débitos de um mesmo responsável atingir o referido valor. Para efeito do somatório mencionado, devem ser desconsiderados os débitos que, por responsável, são inferiores ao limite de inscrição no Cadastro Informativo de créditos não quitados do setor público federal (Cadin), regulado pela Lei 10.522/2002.

Caso o recolhimento do débito seja realizado com pagamento do valor atualizado monetariamente e acrescido de juros, o processo deverá ser arquivado, conforme disposto no inciso I do art. 7º da IN TCU 71/2012. Contudo, a IN TCU 85/2020 alterou a IN TCU 71/2012, acrescentando ao seu texto o art. 13-A, que dispõe sobre a possibilidade de pagamento sem a incidência de juros. Nesse caso, o processo deve prosseguir para verificação, pelo Tribunal, da boa-fé do agente, do valor recolhido e da ausência de outras irregularidades nas contas.

Nos termos do art. 9º da IN TCU 71/2012, a atualização monetária e os juros moratórios incidentes sobre o valor do débito devem ser calculados segundo o prescrito na legislação vigente, considerados os seguintes eventos:

I) da data do crédito na conta bancária específica, quando conhecida, ou da data do repasse dos recursos - no caso de omissão no dever de prestar contas ou de as contas apresentadas não comprovarem a regular aplicação dos recursos, exceto nas ocorrências previstas no inciso II do referido artigo;

II) da data do pagamento - quando houver impugnação de despesas específicas e os recursos tiverem sido aplicados no mercado financeiro ou quando caracterizada responsabilidade de terceiro;

III) da data do evento, quando conhecida, ou da data de ciência do fato pela administração - nos demais casos.

Sim. Conforme disposto no inciso XV, § 1º do art. 4º da Portaria CGU 1.531/2021, conceder o parcelamento administrativo da dívida, quando houver solicitação do responsável e conforme legislação pertinente, é, inclusive, uma das medidas administrativas internas que podem ser tomadas objetivando a elisão do dano. Ressalta-se que o parcelamento pelo órgão só é possível antes do encaminhamento da TCE ao Tribunal de Contas da União. Uma vez encaminhada, apenas o Tribunal poderá conceder parcelamento da dívida, observados os termos do art. 217 do Regimento Interno do TCU. Atualmente, no âmbito do Tribunal, o débito pode ser parcelado em até trinta e seis meses.

Sim, consideram-se responsáveis pessoas físicas ou jurídicas às quais possa ser imputada a obrigação de ressarcir o erário.

Responsável solidário é todo aquele agente que deu causa ao dano juntamente com outra pessoa. Se dois ou mais agentes concorrem para o mesmo prejuízo, então eles são solidários no débito conjuntamente. Porém, deve-se tomar o cuidado de separar os períodos de gestão de cada agente, identificando o valor do dano gerado em cada período. Dessa maneira, haverá casos em que a solidariedade será apenas parcial, podendo ter mais de um responsável principal, conforme os períodos de gestão de cada agente.

O art. 10 da IN TCU 71/2012 enumera as peças que devem integrar o processo de Tomada de Contas Especial. Também constam orientações nos arts. 4º e 5º da DN TCU 155/2016. Na instrução do processo no sistema e-TCE, a aba 4 (documentos comprobatórios) orienta o instaurador com relação aos documentos obrigatórios e aos documentos justificáveis (que possuem campo específico para preenchimento de justificativa, em caso de ausência). Com relação ao Relatório do Tomador de Contas, é importante destacar que a peça deve conter informações claras sobre os fatos que levaram à irregularidade e identificar, de forma fundamentada, o agente responsável pelo débito, assim como o valor do dano. O inciso I do art. 10 da IN TCU 71/2012 e o art. 3º da DN TCU 155/2016 trazem mais detalhamento sobre o tema. O sistema e-TCE disponibiliza os modelos de Relatório do Tomador de Contas, de utilização preferencial, sem prejuízo das adaptações que os órgãos ou as entidades julgarem necessárias.

Conforme dispõe o art. 14 da Portaria CGU 1.531/2021, salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, as notificações e comunicações de diligências poderão ser efetuadas:

I - mediante ciência pessoal ou de procurador habilitado, devidamente comprovada;

II - mediante correspondência registrada, com o retorno do aviso de recebimento que comprove a entrega no endereço do destinatário;

III - por correio eletrônico ou por outro meio, desde que confirmada, inequivocamente, a ciência do destinatário; e

IV - por edital publicado no Diário Oficial da União - DOU, quando o seu destinatário não for localizado.

O endereço do destinatário deverá ser previamente confirmado mediante consulta aos sistemas disponíveis no órgão ou entidade, preferencialmente ao sistema CPF/CNPJ da Receita Federal do Brasil, e, caso reste infrutífera a localização do destinatário no endereço constante dessas bases de dados, mediante pesquisa junto a outros meios de informação, devendo ser juntada ao processo documentação ou informação comprobatória da tentativa e do resultado da pesquisa. Considera-se não localizado, para fins de publicação de edital de notificação, o destinatário que estiver em lugar ignorado, incerto ou inacessível, circunstância essa identificada após as tentativas infrutíferas de localização do destinatário, que devem estar evidenciadas no processo.

O agente responsabilizado poderá apresentar defesa ou justificativas no órgão onde ocorreu o dano na fase das medidas administrativas e, também, após a instauração do processo de TCE, devendo a análise de tais justificativas ser realizada pela área técnica do órgão ou entidade. O agente também poderá apresentar defesa na fase externa do procedimento, quando o processo estiver no âmbito do Tribunal de Contas da União. Caso o processo esteja na Controladoria-Geral da União e a defesa seja apresentada no órgão instaurador, a CGU restituirá o processo para análise e emissão de parecer sobre a documentação apresentada. A análise de defesa ou justificativas não é atribuição da CGU.

Na hipótese de falecimento do responsável, conforme informado pelo Sistema e-TCE, com base no Sistema de Controle de Óbitos (Sisobi) ou em outros sistemas disponíveis na administração pública, o instaurador deve buscar as informações sobre o espólio, o administrador provisório ou sobre os herdeiros, com vistas a subsidiar a instrução da TCE. Destaca-se que, no caso de falecimento do agente, a responsabilidade pelo ressarcimento dos cofres públicos é transferida ao espólio ou, caso concluída a partilha, aos herdeiros, até o limite do valor do patrimônio transferido, nos termos do art. 5º, XLV, da Constituição Federal. Atualmente, os órgãos e entidades federais podem firmar convênio com a Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais – ARPEN Brasil para colher digitalmente a certidão de óbito na Central de Informações do Registro Civil (https://sistema.registrocivil.org.br). Para busca de inventário extrajudicial, recomenda-se a consulta ao sistema CESDI/CENSEC (https://censec.org.br/cesdi), para atos praticados em todos os cartórios do território nacional, exceto São Paulo. Para atos praticados em São Paulo, utiliza-se o CESDI/CANP (https://canp.org.br/Canp/Home.aspx). Identificada a existência de inventário extrajudicial, diligencia-se o cartório respectivo para obter as informações. Para inventário judicial, recomenda-se a busca no site do Tribunal de Justiça respectivo e posterior diligência para obtenção dos dados. Ressalta-se que, conforme o art. 4º, § 1º, da Portaria CGU 1.531/2021, o instaurador deve providenciar cópia da certidão de óbito ou identificação do inventariante, herdeiros ou sucessores do espólio, no caso de falecimento do responsável pelo dano, devendo ser juntada ao processo documentação ou informação comprobatória do resultado das pesquisas.

Conforme explica o art. 26 da Portaria CGU 1.531/2021, a Controladoria-Geral da União examinará os processos de tomada de contas especial conduzidos sob o rito ordinário, emitindo: relatório de auditoria (contendo pronunciamento a respeito da adequação das medidas administrativas adotadas pela autoridade competente para a caracterização ou elisão do dano e sobre o cumprimento das normas pertinentes à instauração e ao desenvolvimento da tomada de contas especial, devendo manifestar-se conclusivamente sobre caracterização dos fatos, correta identificação do responsável, precisa quantificação do dano, existência de todas as peças necessárias e tempestividade da adoção das medidas administrativas e da instauração da tomada de contas especial); certificado de auditoria, contendo opinião sobre a regularidade das contas, com base nas conclusões do relatório de auditoria, referenciando as constatações nele evidenciadas e na matriz de responsabilização; e parecer conclusivo do dirigente do órgão de controle interno, para fins de comunicação ao Ministro de Estado supervisor da área ou autoridade equivalente. Durante o exame do processo de tomada de contas especial e elaboração do relatório de auditoria, a Controladoria-Geral da União poderá elaborar e inserir no sistema e-TCE uma lista de verificação - checklist - para melhor caracterização dos quesitos avaliados. Os modelos de checklist utilizados estão disponíveis para consulta na página da CGU na Internet.

Sim. Conforme o disposto no art. 7º, § 1º, da DN TCU 155/2016, caso o órgão de controle interno constate falhas que prejudiquem a verificação dos elementos essenciais para a caracterização das irregularidades, identificação dos responsáveis ou quantificação do dano, deve solicitar à autoridade administrativa a correção/complementação das informações para a continuidade do processo e para a emissão dos documentos a que se referem os incisos II e III do art. 10 da IN TCU 71/2012. Em caso de devolução, a Controladoria-Geral da União estabelecerá um prazo improrrogável de, no máximo, 45 (quarenta cinco) dias para adoção de providências para saneamento e restituição do processo (§ 1º do art. 27 da Portaria CGU 1.531/2021). Conforme o § 2 º do mesmo artigo, em caso de descumprimento do prazo definido, quando o processo for restituído à CGU, o tomador/comissão tomadora deverá incluir nos autos as justificativas para o referido atraso.

A IN TCU 71/2012 determina, em seu art. 15, dentre outras medidas, a inscrição, pela autoridade competente, nos cadastros de devedores e nos sistemas de informação contábeis, das informações relativas ao valor do débito e à identificação dos responsáveis. Entretanto, a IN não contém disposição acerca do momento em que deve ser realizado o registro no cadastro de devedores. Nos termos da Lei 10.522/2002, compete aos órgãos e entidades disporem sobre a inclusão no Cadin. Dessa forma, a CGU não exige que os processos de TCE sejam instruídos contendo o registro de inscrição no Cadin e, também, não exige que o registro de inscrição no Cadin seja realizado apenas após o julgamento pelo TCU, posto que entende que esta é uma decisão interna do órgão/entidade instaurador(a).