Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/FBN) promoveu palestra no Dia do Arquivista

No último dia 23 de outubro, a Fundação Biblioteca Nacional (FBN) – entidade vinculada ao Ministério da Cultura (MinC) - realizou um evento interno para celebrar o Dia do Arquivista (20/10). A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/FBN) promoveu o evento visando divulgar seus trabalhos, materializados no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da área-fim, instrumentos técnicos caros à Arquivologia. Este foi o segundo ano consecutivo em que a FBN celebrou a efeméride.

A data tem um significado especial para os profissional da Arquivologia, já que marca a apresentação da proposta, em 1823, para a criação do primeiro Arquivo Público do Brasil, e a inauguração da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB), em 1971.

A palestra “Dia do Arquivista: Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-fim da Fundação Biblioteca Nacional” foi proferida pelas servidoras Flávia Cezar e Danielle Peçanha, com mediação e apresentação das também servidoras Lorrane Sezinando e Luciane Medeiros, respectivamente. O evento aconteceu no Auditório Machado de Assis e contou com a abertura do presidente da FBN, Marco Lucchesi.

Gestão documental

O Código de Classificação de Documentos (CCD) é o instrumento utilizado para classificar todo documento de arquivo produzido ou acumulado pelas unidades da FBN. A classificação possibilita a recuperação do contexto original de produção dos documentos, com relação às funções, subfunções e atividades da Fundação Biblioteca Nacional. Também fornece subsídios essenciais para a avaliação dos documentos, bem como a padronização, conferindo assim maior agilidade na recuperação e acesso aos documentos e às informações neles registradas.

Já a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) é um instrumento de gestão que resulta da avaliação dos valores dos documentos (primário ou secundário), o que permite a atribuição dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos. O instrumento é essencial para a racionalização do ciclo de vida dos documentos de arquivo, pois define em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e que documentos deverão ser preservados, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração pública e para a sociedade.

Durante o evento, as palestrantes falaram sobre as etapas de trabalho da CPAD e sobre a temática da gestão documental - conjunto de procedimentos e técnicas que orientam a produção, tramitação, manutenção, uso e destinação dos documentos nas idades corrente e intermediária de um arquivo. A gestão documental assegura a eliminação dos documentos que já cumpriram sua finalidade e não trarão perdas para a instituição ou sociedade, além de contribuir para o acesso seguro e confiável dos documentos destinados à guarda permanente (memória).

“O Evento do Dia do Arquivista foi uma oportunidade de divulgar internamente o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da área-fim da FBN, instrumentos arquivísticos desenvolvidos pela CPAD e que se encontram em fase de aprovação pelo Arquivo Nacional”, afirma Flávia Cezar, presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).