Gestão de documentos

O Arquivo Nacional e a Consultoria Jurídica do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) reuniram-se, em ambiente híbrido, no dia 28 de agosto de 2023, para a análise dos desdobramentos da Ação Civil Pública n. 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ e a definição de orientações aos órgãos e às entidades da Administração Pública Federal, diante da vigência do Decreto n. 10.148, de 2019. No momento, aguarda-se a publicação da decisão judicial relacionada à referida Ação Civil Pública. 

No que diz respeito à eliminação de documentos, destaca-se que, nos termos do art. 10º do referido decreto: “A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput do art. 9º”. 

Ou seja, os trabalhos desenvolvidos nas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs), no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, seguem dependendo da validação do Arquivo Nacional. 

Nível de maturidade 

A eliminação de documentos públicos deve ser realizada mediante rigorosa aplicação dos procedimentos adequados de gestão de documentos. Isso inclui, mas não se resume, a aplicação de instrumentos técnicos de classificação, avaliação e destinação de documentos. 

Desse modo, é fundamental a observação do nível de maturidade de cada órgão ou entidade em seus procedimentos de gestão de documentos, sobretudo no que se refere à eliminação. Trata-se de um cuidado necessário diante da importância e da complexidade das ações que envolvem aplicação do disposto no Decreto n. 10.148/2019. 

Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos 

O Arquivo Nacional destaca ainda a necessidade da constituição das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) nos termos do art. 9° do Decreto n. 10.148/2019. Para tanto, devem ser observadas também as diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional e publicadas no documento Recomendações para Constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, disponível no site do Arquivo Nacional. 

É o trabalho atento e qualificado desenvolvido pelas CPADs nos órgãos, em especial na avaliação de documentos, que pode garantir a preservação e a proteção do patrimônio documental. 

Rotina de Orientações 

O Arquivo Nacional mantém suas equipes técnicas mobilizadas para auxiliar os órgãos do Poder Executivo federal na correta gestão de documentos de arquivo, dando especial atenção às dúvidas relacionadas aos processos de eliminação. 

Da mesma forma, segue realizando o acompanhamento sistemático das publicações de editais de ciência de eliminação feitas pelos órgãos. A finalidade é mitigar possíveis danos decorrentes da previsão de eliminação de documentos que não se encontrem em conformidade com os instrumentos de gestão de documentos aprovados e publicados. 

Revisão da Legislação 

O Arquivo Nacional tem também desenvolvido estudos com o propósito de atualizar o decreto em vigor, no sentido de torná-lo mais adequado à realidade e à maturidade dos órgãos da Administração Pública Federal em matéria de gestão de documentos. 

Para mais informações:

Acesse o Sistema de Orientações Técnicas – SOT.
O sistema pode ser acessado no endereço https://sigsiga.an.gov.br/
Para acessar o sistema, clique no botão "Entrar com gov.br". É necessário que o login gov.br tenha sido cadastrado no SIG-SIGA.
Caso ainda não esteja cadastrado, acesse a solicitação de cadastro por meio do link https:// www.gov.br/arquivonacional/pt-br/siga/sig-siga/solcitacao-acesso-ao-sistema-sig-siga 

Rio de Janeiro 

Praça da República, 173, Centro – CEP 22.211-350 – Rio de Janeiro, RJ 

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