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Sigad do Arquivo Nacional irá interoperar com outros sistemas do governo federal
Em parceria inédita para o desenvolvimento de uma solução para a gestão de documentos digitais, o Arquivo Nacional (AN) e a Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência (Dataprev) visam disponibilizar o novo Sigad (sistema informatizado de gestão arquivística de documentos) com a possibilidade de interoperar com os sistemas de negócios existentes nos órgãos e entidades da administração pública federal.
O Sigad é uma ferramenta de software que gerencia o ciclo de vida de documentos arquivísticos, desde a sua produção até a destinação final, e que atende ao modelo de requisitos E-ARQ Brasil, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).Trata-se de um conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.
Conforme o gráfico abaixo, o Sigad em desenvolvimento tem a previsão de atuar como um “agente intermediário” para integração dos sistemas que tramitam documentos e processos em sua fase de elaboração e uso, com os sistemas que guardam esses documentos após seu arquivamento, quando já efetivaram as atividades para as quais foram criados. Por meio do Sigad, será implementada a destinação prevista nos instrumentos de gestão de documentos elaborados pelos órgãos, com supervisão do AN. Como demonstra o gráfico a seguir, após passarem pelo Sigad, os documentos digitais poderão ser:
- encaminhados para a eliminação;
- transferidos para a guarda intermediária, de onde poderão ser desarquivados para consulta ou apoio a outras atividades; ou
- recolhidos para a guarda permanente, para processamento, preservação e acesso, pelo tempo que for necessário.
Como também é recomendado pelo Conarq, os documentos arquivados deverão ser armazenados em Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-ARQ), seja para guarda intermediária no órgão produtor dos documentos, seja para guarda permanente no AN.
Uma das entregas incluídas no planejamento estratégico do AN para o período entre 2023 e 2027, o Sigad dos órgãos e entidades da administração pública federal integra o Programa de Aceleração do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Acelera Siga. Atualmente, o projeto já se encontra em fase de implementação do software, e está prevista a inclusão de um módulo para operacionalizar listas de eliminação de documentos.