Série AN Digital: Projeto 1

Dando continuidade à série sobre o Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais – AN Digital serão abordados detalhes sobre cada projeto desenvolvido ao longo do programa.

O AN Digital envolve oito projetos articulados entre si, que foram iniciados em 2010. O Arquivo Nacional já concluiu grande parte dessas etapas e atualmente se encontra no projeto de número sete. São eles: Projeto 1- Visitas técnicas a instituições arquivísticas que fazem preservação digital; Projeto 2 - Pesquisa em preservação e acesso digital; Projeto 3 - Inventário da produção documental digital aplicado no âmbito do SIGA; Projeto 4- Modelagem de processos; Projeto 5 - Abordagem de gestão e preservação digital; Projeto 6 - Especificação de requisitos; Projeto 7- Desenvolvimento do sistema e Projeto 8 - Implantação de projeto-piloto.

O objetivo do Programa ser estruturado por projetos é possibilitar um melhor acompanhamento e gerenciamento, garantir que os resultados esperados sejam alcançados com êxito e que os melhores fornecedores e parceiros sejam encontrados.

Para viabilizar a execução dos projetos foi criada uma estrutura organizacional baseada em duas equipes: o Grupo Executivo e o Comitê de Integração. O primeiro é composto pelos técnicos responsáveis pela execução de cada um dos projetos. Inicialmente o Grupo Executivo foi formado por especialistas da equipe de documentos digitais da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (COGED). Após a criação da equipe de preservação digital na Coordenação-Geral de Processamento Técnico (COPRA) em 2016, especialistas desta equipe também passaram a integrar o Grupo Executivo e a participar ativamente da realização dos projetos e atividades do AN Digital.  A segunda equipe que integra a estrutura organizacional do AN Digital é o Comitê de Integração, composto por coordenadores e especialistas de diferentes áreas do Arquivo Nacional, e tem a finalidade de definir estratégias para a integração das diversas unidades da instituição no que diz respeito à preservação digital. As decisões são sempre tomadas pelo Comitê de Integração, que também acompanha a execução de todos os projetos.

A etapa preliminar do AN Digital teve por fim levantar informações para nortear o programa. Nesta etapa, foram desenvolvidos os dois primeiros projetos, que tiveram como objetivo conhecer experiências similares no exterior e fazer o inventário da produção de documentos digitais nos órgãos e entidades do Poder Executivo federal.

Assim, em 2010  o programa AN Digital teve seu início, com a realização do projeto “Visitas técnicas a instituições que fazem preservação digital”, que tinha como propósito conhecer e estudar diferentes iniciativas de preservação digital, conhecer in loco experiências similares, buscar parcerias estratégicas e cooperação. Portanto, foram visitadas instituições arquivísticas em Portugal e na Holanda, que já tinham repositórios digitais em uso ou em fase de implantação. Além disso, também foram trazidos os responsáveis pelos programas de preservação digital dos arquivos nacionais dos Estados Unidos e do Reino Unido, que passaram uma semana no Arquivo Nacional passando sua experiência para nossa equipe.

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