Prazo para atualização das Unidades Protocolizadoras é estendido

Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal têm prazo até 3 de julho para atualizar suas Unidades Protocolizadoras (UP) no Portal de Gestão do Processo Eletrônico Nacional (PEN). A medida foi estabelecida nesta quarta-feira (22/4) pelo Ministério da Economia e pelo Arquivo Nacional, por meio da publicação Instrução Normativa Interministerial nº 32, de 20 de abril de 2020​. A alteração do prazo foi realizada em função do estado de emergência ocasionado pelo novo coronavírus, permitindo que os órgãos e entidades tenham mais tempo para fazer o levantamento das unidades protocolizadoras.

Novas regras 

Em fevereiro o Ministério da Economia e o Arquivo Nacional adotaram regras para agilizar o trabalho das áreas de protocolo dos órgãos. A Instrução Normativa Interministerial nº 13/2020 estabeleceu os procedimentos para o Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras (CNUP), conferindo mais autonomia para os gestores de protocolo. Com as novas regras, o próprio órgão passou a cadastrar suas UPs no Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras, sem a necessidade de uma faixa de códigos exclusiva. Os órgãos e entidades teriam o prazo de 60 dias, a partir da data de entrada em vigor da IN, para atualizar as informações sobre suas UPs já cadastradas. Devido à situação de calamidade pública, o normativo prorrogou para julho o prazo que se encerraria em maio.

As Unidades Protocolizadoras são responsáveis pelas atividades de protocolo do órgão e pela atribuição de Número Único de Protocolo (NUP) – padrão oficial de numeração, formado por 17 dígitos, utilizado para controle dos documentos pelos órgãos e entidades federais. Além de viabilizar a padronização da gestão documental, desde a produção até o arquivamento dos documentos, o NUP também facilita a comunicação entre as unidades administrativas dos órgãos e entidades com a sociedade.

As informações para os órgãos que ainda não iniciaram o cadastro das UPs estão disponíveis no Manual do Gestor de Unidades Protocolizadoras. Em caso de dúvidas, deve ser consultada a seção de perguntas frequentes, ou registrado chamado na Central de Atendimento do PEN.

Texto: Ministério da Economia/Governo Federal.