Grupos de trabalho irão definir prontuários e instrumentos de gestão de documentos dos hospitais federais

Dois grupos de trabalho (GTs) ficarão responsáveis por definir a composição dos prontuários médicos, e elaborar os códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos dos hospitais federais.

A criação dos GTs segue o que foi estabelecido no I Encontro Técnico dos Arquivos Hospitalares do Poder Executivo Federal . O evento foi promovido, em 2019, pelo Arquivo Nacional, no exercício de sua atribuição de órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga) da administração pública federal, e tinha por objetivo conhecer a natureza e o trabalho desses arquivos, bem como propor a elaboração conjunta de instrumentos de gestão de documentos das atividades relativas à área-fim que atendessem a todo o segmento.

Para Camila Pacheco, da equipe de Gestão de Documentos da Coordenação Regional do AN no Distrito Federal, a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos é importante tanto para a organização dos documentos finalísticos produzidos pelos hospitais federais, quanto para a garantia de acesso à informação e otimização de recursos materiais para a guarda e preservação do patrimônio documental relativo aos serviços de saúde.

Nesse sentido, o AN publicou as portarias n.º 19, de 25 de agosto de 2021 , e n.º 30, de 20 de outubro de 2021 . Na primeira, o GT visa construir um único instrumento técnico de gestão de documentos para atender às especificidades de todas as instituições hospitalares federais, nos moldes dos trabalhos desenvolvidos com as Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes) e com Conselhos de Fiscalização Profissionais . A última institui o grupo de trabalho para realizar o levantamento, identificação e definição de quais serão os documentos que deverão ser obrigatórios na composição dos prontuários médicos de pacientes nas instituições hospitalares federais.

"O GT de prontuários é complementar ao GT para elaboração do plano de classificação de documentos”, explica Paola Bittencourt, da equipe de Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do AN. Segundo a arquivista, tais ações garantem que as informações produzidas pelos atendimentos médicos sejam gerenciadas, armazenadas e disponibilizadas com maior segurança, economia e agilidade.