A importância dos sistema SIGA e SEI

Sallya de Oliveira Pereira, Coordenadora do SIGA e bibliotecária da equipe de gestão de documentos da COREG, concedeu uma entrevista à Ascom do Arquivo Nacional, onde explica a importância dos projetos relacionados ao SIGA e ao SEI para o AN e para a Administração Pública Federal. Um desses projetos coordenados pela Sallya tem como objetivo o desenvolvimento e o aperfeiçoamento do SIGA, por meio da reestruturação do seu modelo de governança e do desenvolvimento da plataforma tecnológica (eSiga) que dará suporte às atividades do AN, enquanto órgão central do sistema.

Ascom: O que são e qual a importância dos projetos do SIGA e do SEI?
Sallya: O SIGA é o sistema estruturante da Administração Pública Federal que organiza e coordena as atividades de gestão de documentos de arquivo, desenvolvidas nos órgãos e entidades da administração direta e indireta. Os documentos de arquivo produzidos e acumulados pela administração pública são a forma de registro de suas ações, consistindo em ferramenta gerencial que: subsidia as próprias ações, retroalimentando um fluxo constante; promove a transparência pública por meio do acesso aos documentos; viabiliza a prestação de contas aos órgãos de controle e à sociedade e; gera direitos aos cidadãos, além de terem potencial valor histórico e probatório para a nação. Mas nenhum desses benefícios é possível sem uma adequada e ampla gestão de documentos de arquivo.

O SIGA, instituído pelo Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, é uma resposta da administração ao Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que determina que as atividades auxiliares comuns a todos os órgãos da administração sejam organizadas sob a forma de sistema e submetidas à coordenação central, padronização de procedimentos, monitoramento e controle por parte do órgão central. A legislação que sustenta o sistema foi construída, principalmente, pelos servidores do AN e pelo Diretor-Geral na época, Jaime Antunes, sendo bem fundamentada e completa em termos de estruturação do sistema e governança, questões que não são tão desenvolvidas na legislação dos demais sistemas estruturantes. A legislação do SIGA determina que o órgão central do sistema é o AN, que assume, com isso, a responsabilidade pela governança do sistema, pelo diálogo com os órgãos integrantes, pela operacionalização das reuniões da Comissão de Coordenação, pela realização do Encontro Técnico dos Integrantes do SIGA e do Seminário de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal e pelo monitoramento e controle das atividades de gestão de documentos desenvolvidas pelos serviços de arquivo de todos os órgãos da Administração Pública.

Com o objetivo de otimizar os resultados do SIGA, a Supervisão de Gestão de Documentos da COREG, estruturou e está dando andamento a dois projetos: "Desenvolvimento e aperfeiçoamento do SIGA" e "Implantação do eSiga".
O projeto "Desenvolvimento e aperfeiçoamento do SIGA" tem como objetivo desenvolver, a partir da legislação que sustenta o sistema, um modelo de governança dinâmico e eficiente para atuação da Comissão de Coordenação e do AN, como órgão central e, operacionalizar, por meio da implantação de sistema informatizado, as atividades de monitoramento e controle inerentes ao órgão central do sistema. Por isso, estruturamos o subprojeto "Implantação do eSiga", que tem como objetivo a concepção, a elaboração, a construção e a transição do eSiga.
O eSiga é a plataforma tecnológica que dará suporte às atividades gerenciais e de monitoramento e controle inerentes ao órgão central do sistema, o AN.
Esse sistema possibilitará o diagnóstico da situação dos arquivos da administração pública, bem como da gestão aplicada pelos órgãos integrantes do sistema, dando um panorama do nível da gestão de documentos no Executivo Federal, subsidiando a atuação da Comissão de Coordenação, no que diz respeito à construção de políticas no âmbito do sistema.
Além desses dois projetos, foi delegado à equipe pelo atual Diretor-Geral, José Ricardo Marques, em decorrência da presença de um ATI atuando nos projetos do SIGA, o projeto de "Implantação do SEI no AN" que possibilita a realização do processo administrativo em meio eletrônico, trazendo mais celeridade e eficiência nas atividades de gestão interna do AN, e atendendo à determinação do MP para adoção de processo eletrônico (art. 22 do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 e Portaria MP n. 28, de 16 de fevereiro de 2017).
A Administração Pública busca modernizar a gestão interna, aperfeiçoando as atividades formalizadas por meio de processos administrativos com o uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), que é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de processos eletrônicos administrativos para um ambiente virtual. O AN participa da Comunidade de Negócios, que é o fórum instituído pelo Ministério do Planejamento para comunicação, troca de experiência e evolução do SEI, tanto no aspecto da gestão de documentos, quanto nos demais aspectos em que se verifica a necessidade de evolução e/ou adaptação, e colabora ativamente, há mais de 2 anos, com o objetivo de aperfeiçoar o SEI e agora, também, em decorrência do projeto de implantação no AN, participará como usuário. Embora o SEI ainda não seja um SIGAD, apresenta soluções para vários problemas da administração pública com resultados, em termos de gestão administrativa e economia de recursos, muito interessantes.

Ascom - Qual a importância do SIGA na estratégia de estruturação dos arquivos estaduais e municipais?
Sallya: O SIGA, como já mencionado, é o sistema estruturante da administração pública que organiza as atividades de gestão de documentos desenvolvidas pelos serviços de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Sendo assim, seu âmbito de atuação é o executivo federal, administração direta e indireta. Os arquivos dos estados e municípios também são organizados em forma de sistema e integram, também, como "microssistemas", o SINAR. Nesse contexto, os Arquivos Públicos Estaduais e Municipais figuram como órgãos centrais de seus respectivos sistemas, acumulando a função gerencial de monitoramento e controle das atividades de gestão de documentos desenvolvidas pelos demais órgãos que integram a estrutura administrativa do estado e do município. Ou seja, os Arquivos Públicos Estaduais e Municipais replicam a função que o AN tem em relação ao SIGA, só que em seus respectivos âmbitos de atuação ou sistemas.
O eSiga tem o objetivo de operacionalizar essas funções gerenciais previstas na legislação que sustenta o SIGA, e tem como principal entrega o diagnóstico constante da situação dos arquivos federais e do nível de gestão de documentos nos órgãos da administração pública. Esse sistema pode ser utilizado também pelos Arquivos Estaduais e Municipais fortalecendo o processo de gestão de documentos em suas esferas, viabilizando a função de monitoramento e controle destas atividades e produzindo diagnóstico constante dos arquivos estaduais e municipais. Ainda, a partir do momento que o sistema for distribuído para utilização dos arquivos estaduais e municipais, quando somado ao diagnóstico decorrente de sua implantação no âmbito do SIGA (arquivos federais), possibilitará uma visão mais abrangente sobre a situação dos arquivos no Brasil, subsidiando a construção de políticas pelo CONARQ.

Ascom: Como se deu o convite para assumir a coordenação do SIGA e quais foram as diretrizes gerais do Diretor?
Sallya: Recebi o convite para ser coordenadora do SIGA em decorrência do projeto que apresentei para desenvolvimento e aperfeiçoamento do sistema. Além de gostar e aprovar o projeto, o Diretor observou que seria mais coerente ter a coordenação do SIGA em Brasília, já que o decreto de criação determina que a Comissão de Coordenação seja instaurada nesta Capital, onde estão instalados os demais integrantes da Comissão, que são os coordenadores das subcomissões de coordenação nos órgãos setoriais. Assim, o desafio apresentado pelo Diretor foi o de trazer a coordenação do SIGA para Brasília, o que será feito em articulação com a COGED, então responsável pela coordenação do sistema. Outra diretriz era melhorar o relacionamento com a administração pública, o que pretendemos atingir definindo um modelo de governança.

Ascom: Quais os seus projetos como Coordenadora do SIGA?
Sallya: O projeto principal é o "Desenvolvimento e aperfeiçoamento do SIGA", que está sendo trabalhado em três frentes: definição de modelo de governança alinhado com os demais sistemas estruturantes; elaboração de sistema informatizado para dar suporte às atividades inerentes ao órgão central do sistema (que é o subprojeto "Implantação do eSiga") e reformatação do Seminário de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal, realizado no âmbito do Encontro Técnico dos Integrantes do SIGA, promovido de 2 em 2 anos pelo AN.

Ascom: Como vc vê as divergências da comunidade arquivística em relação ao SEI?
Sallya: Enquanto integrante da equipe de gestão de documentos do Arquivo Nacional há quase 10 anos, eu compartilho das mesmas inseguranças e questionamentos da comunidade e da administração pública, principalmente a respeito da preservação dos documentos arquivísticos produzidos e/ou incluídos no SEI. O Ministério do Planejamento institui um fórum para discussões relacionadas ao SEI, a Comunidade de Negócios. O objetivo desse fórum é exatamente convergir esforços e buscar o consenso para a construção de uma ferramenta ideal para a Administração Pública Federal e eu acredito que todos os problemas identificados possam ser resolvidos de forma colaborativa e consensual. O AN, representado por suas equipes de gestão de documentos (COREG e COGED), apoia as iniciativas de evolução do sistema e participa ativamente da Comunidade de Negócios e do grupo de trabalho formado para construção do módulo de gestão de documentos do SEI, que está em fase inicial de discussão e será desenvolvido colaborativamente pelos órgãos que já utilizam o sistema. O AN tem provocado discussões sensíveis, mas necessárias para a evolução do sistema e, com uma postura conciliatória, a sua participação na Comunidade de Negócios torna-se fundamental para a resolução dos problemas relacionados à gestão de documentos no SEI.

Ascom: Hoje nós temos ATI, para que serve um ATI no Arquivo Nacional?
Sallya: Os Analistas em Tecnologia da Informação (ATIs) são os responsáveis pela gestão, planejamento, supervisão, coordenação e controle dos recursos de Tecnologia da Informação relativos ao funcionamento da Administração Pública Federal e executam, dentre outras atividades, análises para o desenvolvimento, implantação e suporte de sistemas de informação e soluções tecnológicas específicas. No AN, o ATI viabilizará o desenvolvimento da plataforma tecnológica que dará suporte às atividades de monitoramento e controle inerentes ao órgão central do SIGA, no âmbito do projeto "Implantação do eSiga" e apoiará a implantação de solução tecnológica para processo eletrônico, no âmbito do projeto "Implantação do SEI no AN". Além disso, o ATI está colaborando com a consolidação do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) do AN e com questões diversas relacionadas à governança de tecnologia da informação.

Ascom: Quais as propostas e projetos que serão desenvolvidos pelo ATI do AN?
Sallya: O ATI integra a equipe do projeto "Implantação do eSiga", que inclui em seu escopo: atividades preliminares necessárias para a concepção, tais como “benchmark” e alinhamento com o modelo de governança do SIGA e demais sistemas estruturantes; a concepção do eSiga, que inclui o mapeamento do processo a ser automatizado (monitoramento e controle das atividades de gestão de documentos nos órgãos integrantes do SIGA), o desenvolvimento do documento de visão e o levantamento preliminar de informações para definição de requisitos funcionais e não funcionais do sistema; a elaboração do eSiga, que inclui a definição dos requisitos, a modelagem de “software” e a análise de casos de uso, viabilidade, custos e riscos do sistema; a construção do eSiga, que inclui a elaboração de Termo de Referência para contratação de desenvolvimento, codificação, prototipagem e revisão de versões; a transição do eSiga, que inclui a disponibilização, implantação, capacitação, avaliação, manutenção e correção de erros, finalizando com toda a documentação de criação e manuais de utilização para o sistema.
Além disso, o ATI apoiará também a Implantação do SEI no AN em todas as fases, desde a elaboração do projeto. No momento, no âmbito do projeto "Implantação do eSiga" estamos em fase de desenvolvimento do documento de visão do sistema, com a primeira entrega prevista para abril. O documento de visão é o planejamento estratégico do sistema. No âmbito do projeto "Implantação do SEI no AN", estamos em fase de “benchmark” com a UnB e demais órgãos que já utilizam o sistema. O ATI também tem dado suporte a outras áreas do AN, em relação à governança de TI, e está participando na consolidação do PDTI do AN.

Ascom
março/2016

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