Arquivo Nacional recebe selo de modernização por ações de desburocratização dos serviços

O Arquivo Nacional teve três de suas iniciativas de gestão contempladas com Selos Nacionais de Modernização do Estado, distinção concedida pela Presidência da República para as melhores iniciativas voltadas à modernizar da Administração Pública, à prestação de serviços e o ambiente de negócios para melhor atender às necessidades dos cidadãos. A premiação faz parte da Política Nacional de Modernização do Estado (PNME) e é realizada pela Secretaria Especial de Modernização do Estado da Secretaria-Geral da Presidência da República (Seme/SG-PR) e promove a classificação em quatro categorias: Ouro, Prata, Bronze e Bronze com menção honrosa.

O serviço de emissão de certidões digitais do Arquivo Nacional foi contemplado com o Selo-Ouro. A distinção reconhece importante iniciativa implementada pelo órgão em 2020 e que tem conferido maior celeridade na tramitação de pedidos e no encaminhamento de certidões e transcrições paleográficas dos documentos do acervo sob a guarda do AN. Com isso, cidadãos e organizações têm tido acesso à comprovação de seus direitos por meio do atendimento à distância, de forma simples e totalmente digital.

Outras duas iniciativas, relacionadas à melhoria de processos e procedimentos técnicos no âmbito de atuação do Arquivo Nacional, foram contempladas com o Selo-Bronze.

Uma dessas iniciativas é a “Digitalização de acervos prioritários ou de grande interesse da sociedade”. Trata-se de atividade continuada do AN, que busca dar acesso, em meio digital, ao acervo custodiado em sua sede no Rio de Janeiro e na unidade regional do Distrito Federal. Assim, usuários de qualquer parte do mundo podem consultar remotamente a documentação, por meio do Sistema de Informações do AN (Sian), e os originais permanecem em seu ambiente de preservação por mais tempo, protegidos da deterioração decorrente de sua movimentação e manipulação para consulta. 

A outra ação premiada foi a “Desburocratização do processo de eliminação de documentos públicos destituídos de valor”. Trata-se de alteração processual decorrente da publicação do Decreto nº 10.148/2019 que reestruturou as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, incluindo a previsão de presença de um profissional arquivista, conferindo-lhes maior autonomia técnica no processo de análise, avaliação e seleção dos documentos acumulados em seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final.  Cabe as CPADs aplicar corretamente os instrumentos técnicos de gestão de documentos aprovados pelo Arquivo Nacional – códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos – elaborar as Listagens de Eliminação de Documentos - LEDs e submetê-las à aprovação do titular do órgão ou entidade produtora da documentação. A alteração normativa e a desburocratização processual visam promover o tratamento da massa documental acumulada da Administração Pública Federal e reduzir custos administrativos com a racionalização de espaços de armazenamento em arquivos e depósitos, sem prejuízo de salvaguardas contra a eliminação de documentos que tenham valor histórico, probatório ou informativo, que deve ser definitivamente preservados.

Outras iniciativas do Governo Federal que receberam "Selo Ouro" foram: o Programa Tempo de Aprender e o Laboratório de Criatividade e Inovação para a Educação Básica (LABCRIE), do Ministério da Educação; a Plataforma Fala.BR – Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação, da Controladoria Geral da União; a Carteira de Trabalho Digital, do Ministério de Trabalho e Previdência; o Projeto Brasil MAIS (Meio Ambiente Integrado e Seguro), do Ministério da Justiça e Segurança Pública; a Plataforma GOV.BR e o Desenvolvimento do Super.GOV.BR – Sistema Único de Processos Eletrônicos em Rede, do Ministério da Economia. Essa última iniciativa contou com o apoio técnico do Arquivo Nacional.  

O Ministério da Justiça e Segurança Pública foi o segundo com maior quantidade de “Selos Ouro”, ao lado do Ministério do Trabalho e Previdência e atrás apenas do Ministério da Economia. No total, o MJSP foi contemplado com oito selos, três deles do Arquivo Nacional. 

O objetivo do Selo de Modernização, como instrumento da Política Nacional de modernização do Estado, é incentivar instituições com o compartilhamento de boas práticas e, desta forma, inspirar e promover o alinhamento das iniciativas de desburocratização dos serviços públicos em todo o país.