Arquivo Nacional participa de seminário de gestão documental

O Arquivo Nacional participou em conjunto com o Arquivo Histórico e Institucional da Fundação Casa de Rui Barbosa do "2º Seminário de Gestão de Documentos" no dia 21 de junho. O evento teve como objetivo abordar a importância estratégica da Gestão de Documentos para as instituições.

O seminário teve início com a Conferência de Abertura, ministrado por Ana Celeste Indolfo, professora da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio), doutora em Ciência da Informação pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia em convênio com a Universidade Federal do Rio de Janeiro e também servidora do Arquivo Nacional. Nele foi abordado o tema “A importância da avaliação documental no Programa de Gestão de Documentos: aspectos teóricos, legais e políticos.” A professora Ana Celeste discutiu sobre a relevância da avaliação documental no programa de gestão de documentos, e em suas palavras destacou: "Um problema da avaliação documental é a dificuldade de articular e organizar o que se tem de escrito (saber) e o que se tem feito (o fazer)”

Após a abertura foi realizada uma mesa com o tema “A avaliação de documentos sob a perspectiva institucional.” Maria Teresa vilela Bandeira de Melo, diretora do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, falou sobre o programa de gestão de documentos do estado do Rio de Janeiro e enfatizou que apesar dos avanços no campo da legislação arquivística nos últimos 25 anos, a existência de marcos legais não garantem a realização de uma política pública de gestão de documentos. "O programa de gestão de documentos tem sua implementação justificada pela necessidade de estabelecer procedimentos comuns para adequada administração da produção de documentos, de maneira que possa controlá-los desde a produção até sua destinação.”

Em seguida, Beatriz Kushnir, diretora do Arquivo Municipal do Rio de Janeiro, falou sobre o “programa de gestão de documentos: economia de recursos e transparência na prefeitura do Rio". A diretora afirma que a prefeitura do Rio de Janeiro foi uma das primeiras prefeituras a ter uma lei Municipal de arquivos e que essa lei designa o arquivo da cidade como gestor da memória do município. “Mas isso não significa que a gestão de documentos foi efetivamente aplicada. É preciso criar estratégias além do arcabouço legal para fazer pressão para realização efetiva da gestão de documentos, preparando e sensibilizando as Comissões Permanentes de Avaliação dos órgãos da prefeitura”.

Na sequência, a coordenadora-geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional - COGED, Larissa Candida Costa, discutiu sobre o tema “Avaliação Documental na Administração Pública Federal”. A coordenadora salientou que: “A gestão documental da administração pública Federal possui grandes desafios como o volume de instituições e complexidade do governo Federal. Como criar políticas para abranger todos?” A coordenadora ressalta, ainda, a importância do critério de avaliação documental e que, inclusive, está presente na missão do Arquivo Nacional. Para ela: “A avaliação documental é um processo de aprendizagem e amadurecimento da instituição. Todos os envolvidos no processo passam a refletir não somente em quais documentos guardar? Razões para guardar? Como guardar? Mas também em o que produzir? Razões para produzir? Como produzir?”. Por fim, Larissa Candida, cita as consequências da gestão de documentos, dentre elas, o fácil acesso ao documento e à informação, um maior controle na produção documental e eliminação de documentos adequada. Mostrando a importância da gestão documental, Larissa destaca que em 2015 foram eliminados 25km de documentos, graças a aprovação das tabelas de temporalidade dos Institutos Federais de Ensino Superior (IFES) e da Receita Federal pela Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional.

Com o auditório lotado e com a participação de grande parte da equipe da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos, as palestrantes se reuniram a mesa para perguntas e debate. O evento continua dia 27 de junho, quarta-feira, apenas para os servidores da fundação casa de Rui Barbosa em um processo de reciclagem de conhecimento.