App apoia a classificação de documentos

Um aplicativo para auxiliar na aplicação da temporalidade e destinação dos documentos que registram as atividades da administração pública, assim é o TTDD-meio . Segundo sua idealizadora, a arquivista Paula Cotrim, o software, disponível para download gratuito em celulares com o sistema operacional Android, é um espelho fiel da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), que consta da publicação “Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública”, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) .

Em apresentação na sede do Arquivo Nacional, Paula demonstrou como o TTDD-meio pode ser utilizado no trabalho constante do servidor público de registrar os documentos produzidos nas rotinas de trabalho, de acordo com a classe a que cada atividade pertence. A partir da classe, é possível definir a duração das fases do ciclo de vida de cada documento público, e o prazo até a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

O engenheiro Antonio Abrantes, do Instituto Nacional de Propriedade Industrial, ajudou a desenvolver o app e apresentou, na palestra, o esforço de programação empregado no projeto. Numa rara oportunidade de se enxergar o que está “por trás” das plataformas digitais usadas no dia-a-dia, Antonio narrou o percurso da conversão do texto e do formato da tabela da publicação do Conarq até o resultado final.

De fácil navegação e sem espaço para publicidade comercial, o TTDD-meio conta com um módulo de ajuda e ferramentas de busca por assunto e pelo código de classificação, além de preservar a hierarquia superior (imagens acima). É bom lembrar que ele inclui somente as atividades-meio da administração, que são objeto da publicação do Conarq. A criadora do app, que também é servidora da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, aproveitou para anunciar que desenvolveu recentemente uma solução semelhante para as atividades finalísticas das instituições federais de ensino superior, chamada TTDD-Fim-IFES, já disponível .

Ao fim da apresentação, Paula Cotrim enfatizou que o TTDD-meio já passou por modificações desde seu lançamento, inclusive incorporando contribuições dos mais de 700 usuários que o instalaram em seus dispositivos móveis. Da mesma forma, ele poderia se adaptar a alterações na Resolução n.º 14, de 24 de outubro de 2001 , que aprovou a TTDD atual e está passando por um processo de revisão e atualização, no âmbito do Conarq.

A palestra sobre o aplicativo fez parte da série "Inovação em Arquivos", que apresentou iniciativas criativas, utilizando recursos como inteligência artificial, conhecimento coletivo e humanidades digitais, aplicados à área de de arquivos e ao serviço público em geral. Para a Diretora-Geral do AN, Neide De Sordi, que encerrou o evento, o objetivo do ciclo é incentivar a inovação entre os colaboradores da insituição, o que deve continuar a ser feito a partir da formação de uma equipe específica para isso.