AN em transformação para melhor atender a sociedade

O Arquivo Nacional (AN), ao longo de sua história de 184 anos, passou por diversos períodos de transformação. Nos últimos anos, vem realizando um amplo processo de aprimoramento institucional para o efetivo cumprimento de suas competências legais quanto à gestão documental, à preservação e ao acesso a documentos de arquivos, reforçando seu papel como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, e como elementos de prova e informação à sociedade.

Baseado em um novo modelo de gestão voltado para a efetiva prestação de serviços ao cidadão, e aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, seus projetos e ações estão previstos e detalhados no seu Planejamento Estratégico Setorial para o período 2020-2023, que já apresentou alguns resultados, divulgados no último balanço. Vale ressaltar que foi a primeira vez em sua história que a instituição conseguiu produzir tal planejamento, que orienta a gestão e publiciza o compromisso do AN com a sua missão institucional. O Planejamento Estratégico 2020-2023 é composto por diversos projetos, entre os quais o “Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal (Siga)”, o “Fortalecimento do AN Digital”, a “Modernização da infraestrutura física e tecnológica” e o “Desenvolvimento de competências institucionais e individuais”.

Um dos projetos prioritários é o Aperfeiçoamento do Siga, que visa fortalecer o Siga e a atuação do AN para aprimorar o apoio técnico prestado aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Essa iniciativa foi motivada pela necessidade de compatibilizar os parâmetros normativos vigentes e as atuais demandas da Administração Pública Federal (APF) às práticas e procedimentos técnicos da gestão de documentos e arquivos. Para embasar esse propósito, foi publicado o Decreto n.º 10.148, de 2 de dezembro de 2019, a partir de proposta que contou com a participação de técnicos do próprio AN.

De imediato, é preciso refutar veementemente a hipótese de que o mencionado decreto abra caminho para a eliminação indiscriminada de documentos públicos e incorra no esvaziamento das competências do AN. Os dirigentes e os técnicos da instituição jamais apoiariam tal iniciativa. Pelo contrário, o preceito do decreto visa fortalecer o Siga e definir, de forma clara, as competências e responsabilidades do órgão central, e dos órgãos setoriais e seccionais da APF. Uma leitura atenta ao Decreto n.º 10.148/2019 esclarecerá que seus ditames visam aprimorar as atividades de gestão de documentos da APF, organizadas sob a forma de sistema estruturador, e definir as competências de cada órgão. Antes, importa lembrar as mudanças normativas relativas ao tema.

Desde a edição do Decreto n.° 2.182/1997, revogado pelo Decreto nº 4.073/2002, já estava estipulada a delegação de competências aos órgãos da APF na execução dos procedimentos relativos à gestão documental. Para tanto, determinava que os dirigentes de cada órgão ou entidade deveriam constituir sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que teria a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção de documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente, e a eliminação dos destituídos de valor.

Posteriormente, o Decreto nº 4.073/2002 detalhou as responsabilidades e competências das CPADs, explicitando que os documentos públicos seriam analisados, avaliados e selecionados pelas comissões, obedecendo-se os prazos mínimos de guarda e destinação final estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação aprovada pelo AN. É válido frisar que, até então, não havia em leis ou decretos a exigência de procedimentos relacionados à autorização para eliminação de documentos, adotando-se as metodologias previstas em resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

O Decreto n.º 10.148/2019, nesse contexto, foi publicado para, além de reestruturar o sistema de governança do Siga, definir e explicitar melhor as competências das CPADs no processo de gestão documental, bem como para dispor sobre a sua composição e o seu funcionamento. E determina, inclusive, a necessidade de as comissões serem presididas por um servidor com formação em Arquivologia, ou pelo responsável pelos serviços arquivísticos do Órgão. Essas alterações se justificam pelo caráter eminentemente técnico-especializado das CPADs, em especial quanto à análise, a avaliação e a seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente. Assim como reestruturou as CPADs, o Decreto n.º 10.148/2019 alterou procedimentos para determinar maior autonomia técnica e responsabilidade para os órgãos e entidades da APF na análise e destinação final dos documentos públicos por elas produzidos e recebidos. Isso se justifica pelo fato de os órgãos terem melhor conhecimento para avaliar seus próprios conjuntos documentais.

Conforme legislação em vigor, a autorização de eliminação de documentos da APF passou a ser realizada pelo AN por meio da aprovação de instrumentos técnicos de gestão de documentos - códigos de classificação de documentos (CDD) e tabelas de temporalidade e destinação de documentos (TTDD). Uma vez aprovados esses instrumentos pelo AN, cabe à CPAD de cada órgão, ao aplicá-los, elaborar as listagens de eliminação de documentos (LEDs), conforme as orientações técnicas do AN, e encaminhá-las ao dirigente máximo do seu respectivo órgão para autorizar a eliminação, publicar Edital de Ciência de Eliminação no Diário Oficial da União (DOU) e, por fim, acompanhar a eliminação dos documentos, lavrando Termo de Eliminação de Documentos.

É preciso considerar que, na sistemática anterior, a aprovação das LEDs pelo AN não trazia maior confiabilidade ao processo de eliminação de documentos. Apesar dos esforços da equipe técnica do AN, esse processo, além de extremamente moroso, configurava-se como um procedimento meramente formal, uma vez que não havia verificação in loco da conformidade dos procedimentos de análise, avaliação e seleção de documentação, atividades executadas pelas CPADs e que precedem a elaboração das LEDs.

Com o fim dessa exigência, o Arquivo Nacional, em alinhamento com os princípios da administração, busca maior racionalização dos procedimentos, e o funcionamento eficiente e coordenado do sistema, além de valorizar as funções técnicas realizadas pelos servidores do órgão central, mas também dos demais órgãos integrantes do Siga. Essa mudança também resulta em maior economia com custos operacionais, tendo em conta a redução de espaços de armazenamento e recursos empregados na manutenção de documentos passíveis de eliminação - em observância da finalidade do Siga (art.2º, inciso V do Decreto nº 4.915/2003) e do dever dos diversos órgãos integrantes de sistemas estruturadores da APF (§3º, art.30 do Decreto-Lei nº 200/1967). E tudo isso, evidentemente, sem prejuízo de salvaguardas contra a eliminação de documentos de valor histórico, probatório ou informativo. 

É válido ressaltar que as alterações feitas pelo decreto de 2019 foram acolhidas pelo Conarq - órgão colegiado técnico formado por representantes do Poder Público (dos três poderes, nas esferas federal, estadual e municipal) e da sociedade civil. Por meio da Resolução Conarq n.º 44/2020, aprovada por unanimidade pelo plenário do conselho, alterou-se a Resolução n.º 40/2014 para estabelecer, em alinhamento com o decreto em vigor, que:

“Art. 2º A autorização para a eliminação de documentos digitais e não digitais de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dar-se-á mediante aprovação do código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD de cada órgão ou entidade e aprovados pela instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.” (Redação dada pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020).

§1º A eliminação de documentos fica condicionada à análise, avaliação e seleção pela CPAD dos arquivos produzidos e acumulados pelo órgão ou entidade no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação daqueles destituídos de valor, de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos e à aprovação do titular do órgão ou entidade produtor ou acumulador do arquivo.” (Redação dada pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020).” (grifo nosso)

O AN, ao descentralizar aspectos operacionais que podem ser melhor executados e acompanhados no âmbito de cada instituição, volta seus esforços e recursos para otimizar seu desempenho na coordenação, normatização, supervisão e orientação técnica aos órgãos e entidades integrantes do Siga. Entre outros benefícios, a medida permitiu que, entre 2019 e 2021, fossem aprovados 18 (dezoito) novos CCDs/TTDDs, praticamente dobrando a quantidade de instrumentos aprovados de 1991 a 2018. Esses instrumentos são fundamentais para a análise e avaliação documental pelas CPADs.

O AN também continuará a realizar a supervisão e análise de conformidade do processo, a partir do registro das informações referentes aos editais de ciência publicados no DOU, e pelos termos de eliminação de documentos encaminhados pelos órgãos. As informações estão disponibilizadas para consulta no portal da instituição na Internet. No site do AN, inclusive, é possível consultar editais de eliminação publicados pelos órgãos da APF que remontam a 1996. Para apoiar os órgãos e entidades do Siga no processo de elaboração das LEDs, o AN presta orientação técnica, inclusive por meio de publicações divulgadas na Internet.

Além das informações que constam em seu portal na Internet, o ANl utilizará também o Sistema de Informações Gerenciais do Siga (SIG-Siga), já desenvolvido e em fase de validação final para ser disponibilizado em fevereiro de 2022. Esse sistema permitirá que a instituição, enquanto órgão central do Siga, tenha um panorama mais completo sobre a situação dos arquivos e documentos do Poder Executivo Federal. Trará grandes melhorias ao monitoramento dos processos de eliminação realizados pelos órgãos, e à orientação técnica prestada a eles, inclusive, na elaboração de instrumentos de gestão (CCD/TTDD), além de fornecer dados que viabilizem ações e políticas públicas para a área.

Cabe mencionar, ainda, que todo esse processo de aplicação dos instrumentos técnicos da gestão de documentos e consequente destinação final de documentos também é coordenado e supervisionado pelos respectivos órgãos setoriais do Siga, em conformidade com o disposto no art. 5º do Decreto n.º 4.915/2003, com o apoio das suas respectivas subcomissões de coordenação, nos moldes do Decreto n.º 10.148/2019. E, visando justamente fortalecer os órgãos setoriais, o AN realizou uma redistribuição, em 2021, das gratificações relacionadas às atividades ligadas ao Siga, ampliando em 50% o número de gratificações para órgãos setoriais, fortalecendo e valorizando o trabalho do sistema na ponta.

Todas essas mudanças são significativas, pois atualizam procedimentos, conferindo modernidade a ações que trazem impacto direto e positivo para a organização e o processamento técnico dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades públicos, bem como para a preservação e o acesso aos documentos e às informações contidas neles.

De forma a promover maior sustentação a esse novo modelo de atuação do AN e do Siga, foi elaborada também a proposta de decreto que “institui a Política de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal (PGDeArq) e o Programa de Gestão de Documentos e Arquivos (Proged)”. Tal proposta foi preparada em muitas etapas, e por meio de um amplo processo de discussão com os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, a comunidade acadêmica e os profissionais de arquivo, incluindo uma consulta pública, que trouxe contribuições enriquecedoras, muitas devidamente incorporadas ao texto proposto.

O AN tem buscado, também, a integração com outros sistemas estruturadores e seus órgãos centrais para a elaboração e gerenciamento de políticas públicas correlatas às suas funções de autoridade arquivística. Nesse sentido, o AN foi um dos primeiros órgãos do Brasil a aderir ao Programa de Gestão Estratégica e Transformação do Estado (TransformaGov), instituído pelo Decreto n.º 10.382/2020, por meio de Plano de Gestão Estratégica e Transformação Institucional (PGT), celebrado entre a Secretaria de Gestão do Ministério da Economia (Seges/ME) e o AN, com a mediação do Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP).

A parceria ainda resultou na inclusão de ações de gestão de documentos como uma das dimensões obrigatórias a constar nos diagnósticos e nas medidas a serem previstas nos PGTs que estão sendo firmados com os órgãos e entidades da APF. Atualmente, em 92 PGTs, constam ações direcionadas, especialmente, à elaboração de instrumentos técnicos de gestão de documentos e estruturação das CPADs. Trata-se de iniciativa estratégica que proporciona visibilidade político-institucional ao AN, e insere a área de gestão de documentos e arquivos nas ações de simplificação, digitalização e integração de processos finalísticos, gerenciais e de suporte dos órgãos da APF.

Além disso, o AN, em conjunto com a Central de Compras da Seges/ME, elaborou modelos de termos de referência para a contratação de serviços de diagnóstico arquivístico, tratamento arquivístico e digitalização de documentos, com o objetivo de apoiar os órgãos do Siga na efetiva operacionalização das atividades técnicas auxiliares do processo de gestão de documentos. Por se tratar de uma demanda de interesse transversal dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, o projeto “Soluções de Gestão Arquivística” foi incluído na carteira de projetos da Central de Compras para o ano de 2022. Segundo análise prévia daquela unidade, estima-se uma economia da ordem de R$ 16,5 milhões, apenas em custos processuais.

Outra importante ação estruturante, no âmbito do Siga, foi a ampliação do seu programa de capacitação. Em cooperação técnica com a Universidade Federal Fluminense (UFF), foram desenvolvidos cursos na modalidade de educação a distância. Ao todo, serão cinco cursos em um total de 93 horas/aula, possibilitando diferentes níveis de aprendizagem. O primeiro curso, “Introdução às práticas arquivísticas”, lançado na plataforma da Escola Virtual.Gov (EV.G), em agosto de 2021, já capacitou 1.499 servidores federais. Esse programa de capacitação fortalece o Siga, apoia o aperfeiçoamento continuado de servidores, e qualifica a atuação dos serviços arquivísticos e das CPADs.

O Fortalecimento do AN Digital é outro projeto que deve ser destacado. Com o objetivo de ampliar a capacidade de recolhimento, custódia, preservação e acesso aos documentos da APF, visa dotar o AN de condições de infraestrutura organizacional e tecnológica, capazes de preservar e oferecer acesso aos documentos arquivísticos, em formato digital, recolhidos pelo órgão.

O AN Digital envolve o aperfeiçoamento da base de dados da instituição - o Sistema de Informações do Arquivo Nacional (Novo Sian) -, proporcionando o acesso de usuários a informações sobre o acervo da instituição com maior segurança e facilidade. Também inclui o aprimoramento e a ampliação do repositório digital confiável de documentos arquivísticos (RDC-Arq), destinado à preservação dos documentos recolhidos ao AN. Nesse sentido, está em curso o desenvolvimento de uma solução de integração do RDC-Arq com os sistemas de negócios das demais instituições que produzem esses documentos, facilitando, assim, seu posterior recolhimento. O AN Digital prevê o tratamento arquivístico e a digitalização de acervos prioritários ou de grande interesse público, por meio de recursos orçamentários próprios ou parcerias. Entre 2020 e 2021, 5,4 milhões de documentos do acervo do AN foram digitalizados - número 600% maior que a meta estipulada para o período -, 3,7 mil documentos restaurados e 545 mil documentos conservados.

A proteção e a segurança do patrimônio documental e do patrimônio arquitetônico, sob sua responsabilidade, é outra das preocupações da instituição. Por meio do projeto Modernização da infraestrutura física e tecnológica, foram realizadas obras no complexo predial da sede, no Rio de Janeiro, para a instalação de um sistema de combate a incêndio, em um investimento de R$ 7,8 milhões de reais com recursos do Fundo de Defesa de Direitos Difusos. Ainda foi investido R$ 1,56 milhão em segurança da informação, com a atualização de sistemas de TIC e aquisição de novos softwares, além da melhoria no sistema de back-up. Por sua vez, a unidade regional em Brasília receberá obras de requalificação de suas instalações, objetivando aperfeiçoar os serviços de tratamento técnico e de preservação de documentos, além ampliar e melhorar os espaços de guarda de documentos.

Em consonância com o mesmo projeto, em 2019, por solicitação da Direção Geral, foi elaborado Relatório de Análise de Riscos pela Diretoria de Inteligência da Secretaria de Operações Integradas do MJSP, almejando subsidiar a elaboração de Plano de Segurança Orgânica do Arquivo Nacional. Entre as medidas já implementadas a partir desse relatório, está a instalação de 246 pontos de circuito fechado de TV, traduzindo-se em cobertura parametrizada de toda a área da sede, no Rio de Janeiro, e a elaboração do primeiro Plano de Gerenciamento de Riscos dos Processos Estratégicos do AN, em alinhamento com a Política de Gestão, Governança, Integridade, Riscos e Controles Internos do MJSP.

Para fazer frente a todos esses desafios, o orçamento do AN vem sendo ampliado, apesar de todo o cenário de restrição fiscal. Para 2022, o orçamento será 9% maior em relação a 2021, chegando a R$ 31,1 milhões.

O Desenvolvimento de competências institucionais e individuais é o projeto do Planejamento Estratégico que objetiva a revisão das estruturas organizacionais para a melhor execução de ações prioritárias.Esse projeto foi iniciado, ainda em 2020, com a reestruturação organizacional da Coordenação Regional (Coreg) do AN em Brasília, incluindo a revisão de processos e reformulação das equipes de trabalho, de forma a gerar mais eficiência e efetividade no desempenho das atribuições institucionais. Naquela ocasião, foram reestruturadas a equipe de processamento e preservação, a equipe de acesso ao acervo, a equipe de gestão de documentos e a equipe de administração, inclusive com remanejamento de cargos em comissão e funções de confiança. O mesmo processo foi realizado na sede do AN, que já teve a reorganização das equipes de trabalho da Assessoria de Planejamento e Gestão Estratégica (Asplan); da Assessoria de Comunicação Social (Ascom); da Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq); da Coordenação de Atendimento ao Usuário (Cocac), da Coordenação Geral de Acesso e Difusão Documental (Coace); e da Divisão de Protocolo e Arquivo (Dipar) e da Coordenação de Gestão de Pessoas (Cogep), ambas da Coordenação Geral de Administração (Coad).

Além de remanejamento de cargos e funções para reforçar as áreas técnicas e revisão de estruturas organizacionais, foi realizado amplo esforço para recomposição do corpo técnico do AN. Em paralelo à continuidade dos estudos e negociações junto aos setores governamentais competentes para a realização de novo concurso público e de reestruturação da carreira, foi lançado edital público para seleção de servidores públicos federais de carreira, por meio de cessão. Em 2021, 23 novos servidores foram selecionados e, para 2022, já existe processo seletivo em andamento para mais 30 vagas técnicas.

Nesse contexto de reestruturação do órgão, recentemente foram realizadas mudanças no âmbito da Coordenação Geral de Gestão de Documentos (Coged). O programa de pesquisa Memória da Administração Pública Brasileira (Mapa) - programa de pesquisa transversal que visa atender às áreas técnicas do AN no processo de identificação dos conjuntos documentais custodiados pela instituição - foi transferido para a área de pesquisa (Coordenação de Pesquisa, Educação e Difusão – Coped), sendo mantidas as suas atividades, mas, de agora em diante, em atuação integrada com outras iniciativas de pesquisa da instituição.

Com vistas à melhor organização dos processos de trabalho da Coged, as atividades da Equipe de Gestão de Documentos Digitais, por sua vez, foram formalmente incorporadas à Equipe de Gestão de Documentos, justamente para que a orientação técnico-normativa relativa à gestão de documentos - independentemente da natureza do suporte do documento arquivístico (se digital ou não digital) - passasse a ser formalmente competência de uma única equipe. Ressalte-se que, até então, não existia formalmente uma “Equipe de Documentos Digitais e Não-digitais”.

Nesse processo, como ocorrido em outras unidades do AN, em decisões administrativas e gerenciais usuais, alguns dos servidores que atuavam nessas áreas foram remanejados internamente para apoiar a continuidade de ações e projetos relacionados às suas experiências técnico-profissionais. Ademais, como parte dos esforços de recomposição de equipes de trabalho, dos 23 servidores selecionados em edital público requisitados em 2021, sete foram para a área de gestão de documentos na sede do Rio de Janeiro. E em outro edital ainda em andamento, cinco vagas estão abertas para a mesma área no Distrito Federal. Todos com gratificações associadas ao desempenho de funções relacionadas à gestão do Siga.

O AN continua atuando pela valorização de servidores públicos de carreira, seja por meio da ampliação de capacitações, ou pela designação para funções e cargos comissionados, inclusive para os principais postos de comando e gerência da instituição. Para ocupar a Coordenação Geral de Gestão de Documentos, recentemente, foi nomeado um servidor de carreira do quadro permanente do próprio AN, com ampla experiência profissional e formação acadêmica na área.

Cabe registrar, ainda, que está em curso uma ampla reestruturação organizacional que vem sendo modelada, a partir de um intenso debate no âmbito do Comitê de Governança Interna. Se aprovada pelo MJSP e demais órgãos governamentais competentes, por sua consistência técnica, fará reforçar todas as áreas de atuação da instituição. Esse processo tornou-se obrigatório em toda a APF por força do Decreto n.º 10.829/2021, que “regulamenta a Lei nº 14.204, de 16 de setembro de 2021, que simplifica a gestão de cargos em comissão e de funções de confiança na administração pública federal direta, autárquica e fundacional, e altera o Decreto n.º 9.739, de 28 de março de 2019”.

Esse abrangente e inovador processo de transformação institucional é dirigido e coordenado por servidores públicos de carreira com grande experiência profissional e qualificação técnica. Todos continuarão a exercer, com o profissionalismo e competência, suas atribuições, com o intuito de executar os programas, projetos e ações estratégicos do AN.

Pela importância de suas atribuições legais como autoridade arquivística do Poder Executivo Federal, e suas atribuições institucionais como órgão central do Siga, o AN é uma instituição de Estado e, como tal, continuará exercendo a sua missão institucional de preservar e promover o acesso aos documentos que constituem o patrimônio documental do país, além de apoiar os cidadãos na busca de seus direitos, e o Poder Público em suas decisões, por meio do exercício do pleno acesso à informação e do incentivo à produção de conhecimento científico e cultural.