AN aprova instrumentos de gestão de documentos do INSS

A Diretora-Geral do Arquivo Nacional Neide De Sordi aprovou, na terça-feira (24 de agosto), o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades finalísticas do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

O INSS é um dos maiores órgãos do governo federal, e o maior produtor de documentos. Compete ao órgão a operacionalização do reconhecimento dos direitos dos segurados do Regime Geral de Previdência Social, que abrange mais de 50 milhões de segurados e, aproximadamente, 36 milhões de beneficiários.

A documentação do INSS, em grande parte constituída por documentos de guarda longa, está distribuída em 58 centros de documentação. O seu volume ultrapassa mais de 700 quilômetros de documentos e processos não-digitais, e 700 mil processos digitais.

A implantação e a aplicação desses instrumentos de gestão arquivística são essenciais para o desenvolvimento de ações que promovem a compreensão e consciência, por parte dos usuários, sobre a importância do tratamento e organização da informação institucional, e também sobre essa informação como recurso estratégico para o INSS. Além disso, o uso do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação dfe documentos contribui com a melhoria dos processos de trabalho, economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos, redução de custos operacionais, segurança e confiabilidade das informações, bem como propicia o acesso e uso da informação, de maneira que garanta o atendimento das necessidades informacionais dos usuários. Os instrumentos serão publicados, em breve, na página da Gestão de Documentos, no portal do AN.

O Arquivo Nacional, como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga) , vem aprimorando seus processos de orientação técnica aos órgãos da administração pública federal. Com isso, o Siga pretende agilizar, a partir do engajamento dos atores envolvidos, o trabalho de elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação.

O Siga tem a finalidade de garantir, ao cidadão e aos órgãos e entidades, o acesso aos documentos arquivísticos e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais. A existência do sistema está relacionada ao fato de serem deveres do poder público a gestão e a proteção especial aos documentos arquivísticos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, e como elementos de prova e informação.