AN apresenta diagnóstico da gestão de documentos em reunião de coordenação do Siga

A Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (CCSiga) realizou, na última sexta-feira (15/3), sua primeira reunião em 2024. Os trabalhos foram conduzidos pela presidenta do colegiado e diretora-geral do Arquivo Nacional, Ana Flávia Magalhães Pinto, que destacou a importância do diálogo direto com os integrantes do Siga, e apresentou importantes iniciativas desenvolvidas no intuito de avançar no diagnóstico a respeito da política de gestão de documentos na administração pública federal. Participaram da reunião representantes de 24 órgãos e entidades que compõem o sistema. 

No encontro, foram apresentados dois estudos recentemente concluídos pelo Arquivo Nacional, como órgão central do Siga: o Levantamento da Situação Arquivística (LSA) e o Índice de Maturidade em Gestão de Documentos (iMGD), relativos aos órgãos setorias do sistema. Ambas as iniciativas compõem o Programa de Aceleração do Siga, cujo objetivo é aumentar a capilaridade das ações do AN e a colaboração entre os integrantes do sistema, com objetivo de elevar o grau de maturidade das práticas de gestão documental nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. 

“São dois instrumentos muito importantes para avançarmos no apoio aos órgãos da administração pública federal. Para construirmos, ouvimos todos os órgãos setoriais do Siga. Com o LSA, conseguimos levantar dados quantitativos sobre os processos arquivísticos em cada instituição; já o índice [de Maturidade em Gestão de Documentos] nos permite compreender o grau de adesão dos órgãos às boas práticas de gestão de documentos”, detalhou o diretor de Gestão de Documentos e Arquivos do Arquivo Nacional, Jean Camoleze.  

Os levantamentos realizados permitem compreender a situação dos arquivos do Poder Executivo Federal, identificando lacunas e elementos potenciais que precisam de atenção e estratégias específicas de atuação por parte do Arquivo Nacional como órgão central do Siga. Também foram levantados os postos de trabalho e o perfil profissional de servidoras/es e empregadas/os públicas/os que atuam em gestão de documentos. 

De acordo com o estudo, a maturidade em gestão de documentos alcançada pelos órgãos setoriais está no nível 2 ("iniciando"), com 38,52% de aderência às práticas de gestão de documentos. O índice é dividido em quatro escalas: inexpressivo, iniciando, intermediário e aprimorado. O universo total do levantamento foi de 35 órgãos entrevistados, incluindo todos os 31 ministérios hoje existentes. A inciativa do Programa de Aceleração do Siga visa, dentre outros objetivos, auxiliar os integrates do sistema no aperfeiçoamento de suas práticas, gerando aumento do iMGD.

Sigad

Outro destaque apresentado na reunião foi o início do desenvolvimento do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad) para a administração pública federal. “Esta é uma necessidade do Arquivo Nacional e da gestão pública, de forma geral”, afirmou Jean. 

O Sigad, cujo desenvolvimento também está contemplado no Programa de Aceleração do Siga, irá integrar os diversos sistemas informatizados de gestão de documentos atualmente em operação na administração federal (como o SEI e o SouGov.Br), e fazer um gerenciamento comum das informações. Para isso, será desenvolvida uma solução tecnológica para capturar documentos arquivísticos digitais que apoiam as atividades dos órgãos e entidades, produzidos em variados ambientes computacionais, e realizar a gestão arquivística desses documentos até a destinação final. A ação será contemplada em parceria do AN com a Dataprev, empresa pública vinculada ao Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

"Por meio do Sigad teremos um sistema que ajuda na condução da gestão documental e da segurança da informação e dos documentos que vêm sendo produzidos pelos órgãos. Ele é chave nessa parceria com a Dataprev e também com outros órgãos do MGI, a exemplo da Secretaria de Serviços Compartilhados, com o Colaboragov. Assim, o Arquivo Nacional reforça seu papel como órgão central do Siga e constrói uma parceria sólida junto a outros órgãos e secretarias, de maneira afirmativa, construtiva e legitimada", destacou Ana Flávia.

Na reunião da CCSiga, as etapas de desenvolvimento do Sigad foram apresentadas aos presentes, que debateram sobre a implementação dessa iniciativa considerada essencial para a boa gestão de documentos no país. Outras iniciativas também componentes do Programa de Aceleração do Siga foram discutidas na ocasião, como o desenvolvimento de soluções tecnológicas visando apoiar a a entrada de acervos digitais no Arquivo Nacional, a automação da produção de instrumentos de gestão de documentos e a criação de um repositório institucional destes instrumentos.