Qualquer órgão do governo federal, incluindo os do Legislativo e Judiciário, e também conselhos de fiscalização de profissões, podem inscrever as pessoas no Cadin. Isso significa que eles podem registrar as informações sobre quem deve dinheiro para o governo no cadastro.

No Cadin podem ser incluídas pessoas jurídicas, sejam elas de direito público ou privado, e pessoas físicas que possuam obrigações financeiras vencidas e não pagas para órgãos e entidades da Administração Pública Federal, tanto direta como indireta. Além disso, também podem ser incluídas aquelas que estejam com a inscrição suspensa ou cancelada no Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou que tenham sido declaradas inaptas no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Em resumo, qualquer pessoa ou empresa que tenha dívidas com o setor público federal pode ser incluída no Cadin.

Um devedor pode ter seu nome inscrito no Cadin apenas uma vez, independentemente da quantidade de dívidas que ele tenha. Isso é estabelecido pela Portaria nº 685, de 14 de setembro de 2006, da Secretaria do Tesouro Nacional. Se uma pessoa ou empresa tiver uma ou várias pendências financeiras, seu nome será registrado no Cadin. Quando todas as pendências forem resolvidas, o registro será removido. No entanto, se surgirem novas pendências, um novo registro será feito.

Além disso, as entidades credoras devem manter um cadastro paralelo ao do Sisbacen (sistema que administra o Cadin) com informações sobre o devedor e todas as dívidas pendentes.

Para obter a baixa de um registro no Cadin, é necessário seguir alguns passos:

1. Regularização das obrigações: O devedor deve resolver todas as suas pendências financeiras com o órgão ou entidade responsável pela inscrição no Cadin. Isso significa pagar todas as dívidas ou cumprir as exigências necessárias.
2. Comprovação da regularização: O devedor precisa entrar em contato com o órgão ou entidade responsável pela inscrição e fornecer os comprovantes ou documentos que mostram que as obrigações foram regularizadas.
3. Procedimento de baixa: O responsável pelo registro no Cadin terá um prazo máximo de 5 dias úteis para realizar a baixa do registro após receber a comprovação da regularização. Somente o órgão ou entidade responsável pelo registro pode efetuar a baixa.

É importante destacar que se o devedor estiver em débito com mais de um órgão credor, haverá uma inscrição separada para cada órgão no Cadin. Isso significa que a regularização com um órgão não resultará automaticamente na remoção do registro do devedor pelos outros órgãos. Cada órgão é responsável pela sua própria baixa no cadastro.

A suspensão pode ocorrer para os devedores que comprovarem duas coisas:

1. Se eles entrarem com uma ação judicial para discutir a natureza ou o valor da dívida, e fornecerem uma garantia adequada ao tribunal, conforme a lei.
2. Se houver uma suspensão legal da cobrança da dívida que está registrada.

No caso de um parcelamento aprovado, o registro do nome do devedor no Cadin é suspenso em até 5 dias úteis após a aprovação do parcelamento. No entanto, o nome da empresa só será totalmente removido do Cadin quando todas as pendências forem pagas. É importante destacar que, se o parcelamento for cancelado, o registro no Cadin será ativado novamente."