Arquivamento de processo eletrônico

As unidades setoriais deverão elaborar o termo de encerramento e enviar o processo para o Arquivo Central. O termo de encerramento do processo eletrônico deve conter os motivos para o seu encerramento, sendo vedada a inclusão de quaisquer documentos após a inserção do termo.

Saiba mais

Fases de guarda no processo eletrônico

1. O arquivamento é realizado de forma lógica no SEI, sem a distinção das fases de guarda do processo. Ao finalizar a instrução de um processo no âmbito de sua atuação, a unidade deverá concluir o processo em todas as unidades. A partir de então, a contagem da temporalidade será iniciada;
2. A temporalidade no processo eletrônico corresponde ao prazo em que um processo deverá permanecer concluído em todas as unidades, sua tramitação e destinação ao final deste prazo: eliminação ou guarda permanente.
3. Como o sistema não permite o trâmite de documentos avulsos, em regra os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que estiverem inseridos;
4. A unidade pode deixar o processo concluído no bloco interno, caso considere que ainda haverá tramitação ou consulta a documentos, evitando arquivamento e solicitando desarquivamento em seguida.

Processo físico sem digitalização

1. Inclua o Termo de Encerramento do Processo Físico na última folha do processo. Os processos que já tenham despacho de “arquive-se”, poderão ser mantidos dessa forma;
2. Classifique o processo físico de acordo com o código de classificação de área fim ou meio;
3. Anote na capa do processo, a lápis, no canto superior direito, o código de classificação referente ao assunto do processo;
4. Coloque a folha de rosto na frente da caixa arquivo de acordo com modelo estabelecido pela Coordenação de Gestão Documental (CGDOC), seguindo a sequência numérica anual da unidade;
5. Solicite a autorização de transferência pela Intrans / Sistemas / OTRS / GESTÃO DOCUMENTAL / GUARDA DOCUMENTAL / Transferência de Documentos, retornando a guia preenchida em formato PDF e XLS pelo mesmo chamado no OTRS; 
6. Tramite o processo para o ARQ/Central no SIPAR;
7. Envie o processo físico à Coordenação de Gestão Documental (CGDOC) para fazer a transferência à guarda externa.