Digitalização dos processos

A digitalização facilita a busca, o armazenamento e o processamento da documentação, garantindo o mínimo de qualidade entre o arquivo digital e o documento original. O processo de digitalização é composto de cinco fases: preparação, captura das imagens, conferência, indexação e finalização.

Preparação dos documentos

1. Todos os documentos e processos devem ser preparados previamente, a fim de torná-los aptos à digitalização; 
2. Desmonte o processo ou desencaderne o material;
3. Remova clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao escâner ou multifuncional;
4. Desamasse documentos dobrados ou amassados;
5. Verifique se há algum tipo de documento que difere do padrão A4 e folhas soltas;
6. Ordene os documentos para digitalização, conferindo se todas as folhas estão na mesma direção;
7. Cada processo deve, preferencialmente, ser digitalizado em um único arquivo contendo todas as suas páginas, respeitando-se sempre o limite de tamanho de arquivo para upload no sistema em uso;
8. Caso o processo contenha mais de um volume, recomenda-se digitalizá-los em arquivos separados (um para cada volume);
9. Os documentos avulsos devem ser digitalizados de forma individual;
10. Ventile os documentos antes de colocá-los na bandeja de entrada para que fiquem bem separados – isso reduz o risco de atolamento do papel.
11. Confira também os parâmetros referentes à OCR e tipo de papel:

Captura da imagem

1. Antes de iniciar a digitalização na Samsung Multixpress, revise o passo-a-passo anterior:
   
2. Salve o arquivo na unidade de rede a que o usuário tem acesso (presi / dipro / diges / dipro / difis / audit / ppcor / proge / ouvid / etc. );
3. Caso não encontre uma unidade que tenha acesso, escolha “Rede” para salvar o documento/processo digitalizado na pasta T:\SCANNER com OCR e sem OCR;
4. Acesse a pasta da rede onde o arquivo eletrônico referente ao documento/processo digitalizado foi salvo temporariamente, retire o arquivo e salve-o em uma pasta temporária em sua unidade organizacional;
5. Confira se todas as páginas do documento/processo foram digitalizadas e estão legíveis. Efetue a correção necessária se for o caso, digitalizando as páginas que não ficaram legíveis;
6. Efetue o ajuste necessário no arquivo utilizando a ferramenta PDF Split and Merge, retirando páginas em branco, retirando páginas ilegíveis, inserindo páginas que foram digitalizadas para substituir as ilegíveis e gerando um arquivo final com o número do processo ou documento (veja o passo-a-passo logo abaixo, em Conferência da imagem);
7. Se o documento/processo foi digitalizado a pedido de um ente regulado ou beneficiário, o Administrador Setorial poderá dar acesso ao documento/processo digitalizado através de acesso ao usuário externo (quando estiver disponível) ou disponibilizar o arquivo eletrônico em CD para o solicitante;
8. A digitalização de arquivos com até 8 Mb do documento/processo em pdf também pode ser enviada por e-mail do SEI. Para isso, é preciso que a unidade organizacional possua e-mail institucional cadastrado na unidade no SEI;
9. Retire e exclua o arquivo eletrônico da pasta da rede em até 24 horas após digitalização. Caso contrário, o arquivo será apagado de forma automática.

Conferência da imagem

1. Após digitalizar, junte a capa com o arquivo do processo e exclua as “folhas em branco”;
2. Utilize o programa PDF Split and Merge para realizar essa atividade:
   
3. Verifique se o conteúdo do meio físico é igual ao do meio eletrônico; 
4. Insira o arquivo no SEI; 
5. Se o arquivo tiver tamanho maior que o permitido, clique em "Dividir" no PDF Split and Merge; 
6. Faça a indexação dos documentos conforme padronização sugerida abaixo: 

Indexação dos documentos

1. Organize os documentos e processos antes de inseri-los no SEI;
2. Identifique o arquivo digital de forma sucinta, única e estruturada para facilitar sua localização e pesquisa; 
3. Utilize a seguinte estrutura padrão de nomenclatura dos arquivos digitais:
   • parte 1: data de produção do documento (ano.mês.dia);
   • parte 2: espécie documental (sigla, conforme definição da unidade);
   • parte 3: número do documento ou processo (NUP);
   • parte 4: número do volume ou sequencial.
   • Separe as partes entre si com traço inferior (underline), conforme exemplos abaixo:
   • Processo com dois volumes:
   • 2016.05.20_Processo_10167000456201681_v1
   • 2016.05.20_Processo_10167000456201681_v2
   • Memorando: 2016.07.14_Memo_10175000789201658
   • Ofício: 2016.09.23_Oficio_10193000123201632
   • Nota Técnica: 2016.04.30_NT_10583000135201603
4. Evite caracteres especiais na nomenclatura desses arquivos, tais como: acentos (agudo, circunflexo, grave, til), cedilha, asterisco, parênteses, apóstrofo, colchetes, percentual, cifrão, espaços em branco, barra etc. O uso desses caracteres dificulta a interoperabilidade dos arquivos digitais. 

Finalização do processo

1. Encerre o processo em papel e abra o correspondente processo eletrônico por meio do Termo de Encerramento de Processo Digitalizado;
2. Identifique a unidade que realizou a digitalização;
3. Aponte a quantidade de volumes e folhas do processo original em papel;
4. Cite a estratégia de digitalização utilizada:
   • todos os documentos do processo em papel foram digitalizados em arquivos separados e incluídos um a um no processo eletrônico;
   • todos os documentos do processo foram digitalizados em arquivo único;
   • todos os volumes foram digitalizados, um arquivo único para cada volume;
5. Especifique o local e prazo onde o processo ficará armazenado até o envio para o Arquivo;
6. Insira o Termo de Encerramento de Processo Digitalizado no SEI ao final do processo digitalizado (original, assinado eletronicamente);
7. Insira o Termo de Encerramento de Processo Digitalizado no processo em papel (impresso, cópia do eletrônico);
8. A partir desse momento, não insira mais nenhum documento no processo físico – para que não haja diferenças entre o processo físico e o processo digitalizado –, com exceção da juntada de novos documentos externos à ANS que, eventualmente, tenham sido recebidos em suporte papel.