Migração de processos físicos

A migração de um processo para o SEI não necessita elaborar um fluxograma, embora seja recomendável fazer uma lista ou figura com todo o caminho que o processo percorre até ser arquivado. Esse tipo de informação fará parte da Base de Conhecimento do processo, tornando o trâmite administrativo mais eficiente e uniforme. Clique nas etapas abaixo e responda às perguntas:

Definição do escopo do processo

1. Quais são os produtos, serviços ou resultados entregues pelo processo?
2. Qual é a natureza da atividade do processo? 
3. Quais são as modalidades da atividade do processo?
4. Considerando o Plano de Classificação de Documentos para a Administração Pública Federal, qual(is) é(são) o(s) assunto(s) a que o processo se refere?
5. Será necessário criar um novo assunto na tabela do sistema? 

Documentos que integram o processo

1. Quais são os documentos que compõem o processo?
2. Quais deles serão internos (gerados e assinados pela unidade) e quais serão externos (juntados como arquivos anexos e não assinados)? 
3. Reúna um modelo de cada documento que compõe o processo.
4. Como a unidade numera os documentos por ela produzidos hoje? 
5. Será necessário criar algum novo tipo de documento que ainda não esteja no sistema?

Mapeamento simplificado do processo

1. Onde o processo começa? Qual é a unidade responsável por iniciar o processo? 
2. Quais documentos são incluídos em cada etapa do processo?
3. Quem são os responsáveis por produzir e incluir cada um desses documentos? 
4. Qual é o caminho percorrido pelo processo?
5. Como, quando e onde o processo termina? 
6. Qual unidade é responsável por encerrar o processo?

Integração com outros sistemas de informação

1. No contexto atual, do processo em papel, existe integração do protocolo com algum outro sistema durante a tramitação desse processo? Algum sistema precisa obter alguma informação, ou vice-versa, para que esse processo possa ser realizado? 
2. Em caso positivo, que tipo de informação é trocado entre esses sistemas?
3. Em caso positivo, quais sistemas estão envolvidos?
4. Qual é o órgão responsável pela gestão desse sistema?

Níveis de acesso à informação

1. O processo é considerado público, restrito ou sigiloso?
2. Caso seja restrito ou sigiloso, trata-se do processo inteiro ou de um documento em particular? Caso seja um ou mais documentos, quais são eles?
3. Qual(is) é(são) a(s) hipótese(s) legal(is) que determinam a restrição de acesso a esse processo ou documento? Isso já está cadastrado no SEI?