8.1 Quais formalidades devo cumprir para executar despesas no exterior?

Em projetos realizados no exterior, a proponente poderá contratar serviços, alugar equipamentos e comprar produtos, sempre respeitando as Instruções Normativas e Resoluções do Banco Central do Brasil - BACEN sobre envio de recursos ao exterior, do SISCOMEX (Sistema Integrado de Comércio Exterior) e do SISCOSERV (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços) sobre registro de informações sobre bens e serviços no exterior, e da ANCINE sobre a boa e regular aplicação dos recursos públicos.

De acordo com o artigo 2º da Circular BACEN nº 3.691/2013, que regulamenta a Resolução nº 3.568, de 29 de maio de 2008, e dispõe sobre o mercado de câmbio do Banco Central do Brasil, as pessoas físicas e jurídicas podem “realizar transferências internacionais em reais, de qualquer natureza, sem limitação de valor, sendo contraparte na operação agente autorizado a operar no mercado de câmbio, observada a legalidade da transação, tendo como base a fundamentação econômica e as responsabilidades definidas na respectiva documentação”.

De acordo com o artigo 14, inciso I, da Instrução Normativa nº 159/2021, as despesas executadas no exterior devem ser contratadas diretamente do Brasil por meio de pagamento com contrato de câmbio de remessa internacional. As despesas devem ser comprovadas com a apresentação dos seguintes documentos:

• fatura comercial (invoice) emitida pelo prestador do serviço ou fornecedor do material adquirido, em nome da empresa proponente e contendo o título do projeto impresso no corpo do documento;
• contrato de câmbio emitido por instituição financeira autorizada a funcionar pelo Banco Central do Brasil, no qual estejam discriminados: nome do emitente da fatura comercial (invoice), a natureza da operação, a vinculação aos serviços ou materiais informados na fatura comercial (invoice), a taxa de câmbio utilizada para conversão da moeda, os tributos e as tarifas incidentes;
• comprovantes de recolhimento dos tributos incidentes ou documentação e legislação que comprove a dispensa da retenção na fonte.

A remessa deve ser realizada em favor do efetivo prestador do serviço ou fornecedor do bem, sendo vedada a remessa em favor de intermediários, pessoas físicas ou jurídicas, com ou sem vínculo com a proponente.

O artigo 14, II, da Instrução Normativa nº 159/2021, permite a utilização de cartão de crédito internacional emitido no Brasil, de titularidade da proponente ou de pessoa natural vinculada ao projeto, para o pagamento de compras de mercadorias no exterior não relacionadas à manutenção da equipe, necessárias à equipe de produção, artística, figurino, maquiagem e técnica em geral, em conformidade com o orçamento aprovado. O cartão de crédito não poderá ser utilizado para pagamento de serviços em geral, hospedagem, alimentação e transporte. O valor principal da despesa do projeto realizada por meio de cartão de crédito deverá ser pago com recursos próprios para posterior reembolso, nos termos do inciso VI do art. 15 da Instrução Normativa nº 159/2021.

A comprovação das despesas executadas com o cartão de crédito deve ser acompanhada da fatura comercial (invoice) emitida pelo prestador do serviço ou fornecedor do material adquirido, contendo o título do projeto; e com os comprovantes das despesas acompanhados de cópia da fatura do cartão de crédito que contenha os nomes dos emitentes das faturas comerciais (invoice), a taxa de câmbio utilizada para conversão da moeda e tributos incidentes.

As taxas cobradas pela administradora do cartão de crédito, não relacionadas à conversão da moeda, incluindo anuidade, serão de responsabilidade da proponente, devendo ser pagas com recursos próprios. A conversão de valores monetários deve ser feita com base nos índices utilizados pela instituição financeira responsável pela efetivação do contrato de câmbio.

Ao preencher a “Relação de Pagamentos”, os valores devem ser convertidos em reais (taxa de câmbio utilizada no cartão de crédito ou no contrato de câmbio). Recomendamos também que o valor em reais seja anotado em cada comprovante de despesa para facilitar a conferência com o formulário “Relação de Pagamentos” e com a fatura do cartão de crédito, no momento de eventual inspeção documental.

As despesas com hospedagem, transporte urbano e alimentação da equipe no exterior deverão ser comprovadas com recibos de diárias (per diem).

Os serviços de cópias e reprodução de matrizes de obras audiovisuais que se destinem à exploração comercial no mercado brasileiro não poderão ser executados em laboratórios instalados no exterior, conforme artigo 18, inciso XV, da Instrução Normativa nº 159/2021).

É vedado o pagamento de despesas por intermédio de plataformas de serviços online.

A proponente deve anexar e digitalizar todo o conjunto comprobatório da despesa para fins de prestação de contas, incluindo o recibo de reembolso.

Observação: não se inclui dentre as possibilidades de compras de mercadorias no exterior com pagamento por meio de utilização de cartão de crédito emitido em nome da proponente, qualquer compra em sítio eletrônico na rede mundial de computadores como, por exemplo, a aquisição on-line de licença de software no exterior. Toda aquisição de bem ou contratação de serviço no exterior que não se trate de compra de mercadorias não relacionada à manutenção da equipe, necessária à equipe de produção, artística, figurino, maquiagem ou técnica em geral, deve se realizar na forma prevista no inciso I, art. 14, da Instrução Normativa ANCINE nº 159/2021 (comprovada por meio do envio de invoice, contrato de câmbio e respectivos comprovantes de recolhimentos dos tributos).