14.8 Em qual momento deve ser emitido o documento comprobatório de uma despesa? O documento fiscal pode ser emitido após seu pagamento? Qual o prazo máximo admitido para emissão do documento fiscal após o pagamento de uma despesa?

De acordo com o artigo 1º da Lei 8.846/94, a emissão do documento fiscal, cumprimento de obrigação tributária acessória, deve ocorrer no momento da efetivação da operação:

“Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.

§ 1º O disposto neste artigo também alcança:

a) a locação de bens móveis e imóveis;

b) quaisquer outras transações realizadas com bens e serviços, praticadas por pessoas físicas ou jurídicas.”

Desse modo, a proponente deve exigir a emissão dos documentos fiscais no momento da prestação do serviço, da entrega do bem ou da efetivação de quaisquer outras transações (com pessoas físicas ou jurídicas).

Em regra, o pagamento deve ser realizado após a emissão dos documentos fiscais. No entanto, compreendemos que, em alguns casos específicos, a empresa prestadora do serviço ou fornecedora da mercadoria necessita de um prazo mínimo para faturamento e processamento, o que pode gerar um pequeno hiato entre o reconhecimento do pagamento e a emissão do documento fiscal. Diante disso, é admitida a emissão do documento fiscal em até 30 dias após o pagamento da despesa a partir da conta de movimentação.

Cabe esclarecer que a IN 150/2019 não admitia a emissão de documentos fiscais após a data do correspondente débito da conta de movimentação. No entanto, a IN 159/2021 introduziu um ajuste nessa regra e passou a admitir 30 (trinta) dias de hiato temporal máximo entre a data do débito na conta e a emissão do respectivo documento fiscal. Diante disso, esclarecemos que será aplicada a retroatividade benéfica da nova regra introduzida pela IN 159/2021 para despesas executadas sob a vigência da IN 150/2019.