Gestão de Documentos

Publicado em 01/01/2012 16h43 Atualizado em 06/10/2022 15h05

Sobre

A Coordenação-Geral de Gestão Documental (CGDOC), vinculada à Diretoria de Logística e Gestão Documental (DLOG), da Secretaria-Geral de Administração (SGA), é responsável pelas atividades relacionadas com os Sistemas de Gestão de Documentos de Arquivo, incluídos protocolo, serviço de recebimento e expedição de documentos e arquivo, em âmbito nacional, tanto em meio físico, como eletrônico.

Além disso, é responsável pelas atividades de digitalização de documentos por meio das Centrais de Digitalização da AGU.

Histórico da CGDOC

Desde a fundação da Advocacia-Geral da União, a Gestão Documental foi objeto de preocupação junto aos seus dirigentes. Por esse motivo, em 1993, foi instalado o primeiro Protocolo vinculado ao Gabinete da AGU.

Em seguida, o Protocolo absorveu o Arquivo existente da antiga Consultoria-Geral da República (CGR), o qual é mantido até os dias de hoje no Arquivo-Central da AGU.

Com a necessidade de nacionalização dos serviços, foi criada, em 2003, a Coordenação-Geral de Gestão de Documentação e Informação (CGDI) com a finalidade de promover a Gestão da Documentação no âmbito da AGU.

Assim, cumpre ressaltar que a criação de uma Coordenação específica para promover a Gestão Documental mostrou-se uma atitude de vanguarda à época, e teve o intuito de transparecer a preocupação dos dirigentes da instituição em priorizar a gestão documental como atividade relevante para o melhor desempenho das ações finalísticas da AGU.

Posteriormente, a CGDI passou a ser vinculada à Secretaria-Geral de Administração, passando a atuar no desenvolvimento, implantação e coordenação do então Sistema de Controle de Documentos da Advocacia-Geral da União (AGUDOC), ferramenta que operacionaliza as atividades de protocolo, cuja finalidade é de receber, cadastrar e tramitar toda a documentação recebida ou expedida da instituição.

A atividade de digitalização de processos arquivísticos na Advocacia-Geral da União teve início em 2009, na então Coordenação-Geral de Documentação e Informação (CGDI), a partir do projeto piloto de digitalização de processos arquivísticos, que eram escaneados e disponibilizados na RedeAGU, na então plataforma “Dossiê Eletrônico”, para eventuais consultas dos usuários nos arquivos.

Por fim, a CGDI passou a trabalhar na implantação, gestão documental e arquivística do Sistema SAPIENS, um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) que se mostrou uma relevante evolução da área de Gestão Documental no âmbito da AGU.

O SAPIENS proporcionou um ambiente digital propício ao correto armazenamento dos processos convertidos em meio digital, bem como uma poderosa ferramenta para inserção da AGU na área do Processo Eletrônico.

Atualmente, por força do Decreto n° 10.608, de 2021, a unidade passou a se chamar Coordenação-Geral de Gestão Documental (CGDOC), e passa a trabalhar na implantação, gestão documental e arquivística do Sistema SUPER SAPIENS, atual SIGAD da AGU.

Contatos

Coordenador-Geral de Gestão de Documental:

João Marcus Wouk Okumura

joao.okumura@agu.gov.br

Telefone: (61) 2026- 8907

Assessores de Gestão Documental:

Jhonatan Vieira Nunes

jhonatan.nunes@agu.gov.br

Telefone: (61) 2026-9849

Marjorie Werneck Genofre Gonçalves

marjorie.goncalves@agu.gov.br

Rafael Vieira dos Santos