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Dúvidas mais frequentes:
- Quando temos um processo com restrição de acesso, somente a pessoa que colocou a restrição poderá retira-la.
- Para colocar sigilo em documentos já juntados/prontos: Basta dar um duplo click na linha do documento no grid de juntadas do “Editar NUP”. Será aberta uma janela que terá a opção “restrição de acesso”, basta marcá-la e clicar em salvar. Para designar quem pode acessar o documento basta clicar no ícone de engrenagem que irá aparecer ao lado da restrição de acesso. Se for caso de sigilo previsto na Lei de Acesso à Informação também deve ser preenchido o formulário na aba “sigilo” da mesma janela.
- Atualmente, para mandar tarefa para alguém, se o processo tem restrição de acesso, e o usuário destinatário não tem permissão para ver, o sistema não permite completar a ação de mandar a tarefa. O sistema manda primeiro o usuário ir na restrição de acesso, conceder permissão e depois abrir a tarefa.
- No caso de o processo ter vindo do limbo, então tem que mandar o NUP para o e-mail do suporte do sistema, solicitando a indicação de que quem colocou o acesso restrito.
- As duas modalidades formais de vinculação de processos - anexação e apensamento - efetivamente travam o andamento dos processos secundários, até por uma questão de lógica. No primeiro os documentos inclusive são "transportados" para o principal e o secundário fica encerrado (por isso é um procedimento definitivo).
- O apensamento é para que os apensados sejam considerados na análise do principal (por isso eles não andam mais).
- Os formatos atualmente aceitos para componente digital são html, htm, pdf, jpg, jpeg, ogg e mp4, com um tamanho máximo de 10 MB.
- Não. Se você por algum motivo fez uma juntada em um processo de forma equivocada, você deverá necessariamente desentranhar a juntada, informando a justificativa (nesse caso, juntada indevida).
- Em complemento ao COMUNICADO Nº 63/SGAGU, DE 28 DE OUTUBRO DE 2015, informa-se que em razão da existência de processos que estavam sem tarefa no sistema, os quais ficaram paralisados, o Sistema passou a criar automaticamente a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO”, com intuito de que os Usuários deem o devido andamento aos processos sob sua responsabilidade.
- Isto posto, existem três medidas possíveis para que os processos com a referida tarefa saiam desta situação:
- O processo deve seguir para o arquivo corrente, via tarefa “MANTER SOB GUARDA TEMPORÁRIA NO ARQUIVO CORRENTE”, com trâmite, e a referida tramitação, necessariamente deve ser recebida pelo usuário deste arquivo;
- O processo deve ser encaminhado por tarefa para algum usuário;
- O processo deve ser tramitado para outro Órgão, via tramite externo, quando este for expedido para um Órgão que não utiliza o Sistema.
- Caso não sejam tomadas nenhuma das medidas acima, os processos permanecerão na mesma situação e, mesmo sendo encerrada com a atividade, a tarefa “DAR ANDAMENTO A PROCESSO” irá retornar ao Usuário.
- Uma vez criada a NUP não poderá mais ser excluída.
- O que pode ser feito é transpor os documentos por desentranhamento e realocação deles direto para o NUP certo.
- Quanto ao processo criado indevidamente, é necessário realizar o arquivamento.
- Registre o afastamento e seu período na opção Configurações, no canto superior direito do sistema, e em seguida, na opção Afastamentos, registre o afastamento correspondente e seu período. Atenção: durante esse período você não receberá tarefas cujo prazo inicial coincida com seu afastamento!
- O limite atualmente existente é de 25 componentes digitais por documento. Caso seu arquivo seja superior a 250 MB, você deverá providenciar um novo documento com as demais partes.
- No módulo de relatórios, em Gerencial - Recursos Humanos - Folha de Registro de Atividades, é possível gerar uma folha manualmente.
- Certifique-se de que o processo está em seu setor, pois como somente um Arquivista pode arquivar um processo, as tarefas de arquivamento relacionadas só podem ser tramitadas para o Arquivo. Caso o processo não esteja em seu setor, peça a um usuário naquele setor que efetue o trâmite ou para seu setor ou para o arquivo correspondente. Utilize a opção Editar NUP ou o pesquise para verificar qual o setor atualmente responsável pelo processo.